略論入世后中國秘書人才培養的國際化趨勢

【摘要】 中國加入世界貿易組織，即加入了全球經濟一體化的體系，這種新的經濟環境要求我國企業管理達到國際化的標準，而作為輔助地位的秘書人才也應相應地實現人才培養的國際化。秘書人才培養的國際化要點是建立完善的秘書理論體系、健全秘書工作制度、加快秘書傳統職能性質的轉變、提高秘書人才的服務水平和促進秘書隊伍能力建設，從而促進我國企業管理國際化的順利進行。

【關鍵詞】 國際化；輔助地位；秘書培養

一、加入世貿組織，對我國秘書人才提出了國際化要求

中國加入世界貿易組織后，我們會不經意地發現，當我們再次審視自我的發展空間時往往會不由自主地加上“入世后，我們該如何如何”或者“入世后，我們應如何與世界接軌”這樣的字眼。我國前經貿部部長龍永圖曾說過：“中國加入WTO是中國向世界靠攏，而非世界向中國靠攏。”這意味著中國要放棄許多舊的東西，在經濟貿易的各個領域都要和世界接軌。而真正的接軌，就是一點偏差都不能有，要嚴密結合，齊頭并進。

嚴密結合，講求的是要適應世界經濟發展的游戲規則，進入新的全球經濟一體化體系。

齊頭并進，說的是要在進入這個體系后，逐步用高標準的國際準則來要求自己。

二、入世對我國秘書人才的挑戰

應該說，中國秘書人才的培養是伴隨著改革開放的步伐進行的，可是人才的現狀卻滿足不了市場的需求。曾經有那么一段時間，提起在中國許多私營企業里的秘書一職，人們往往抱有種種偏見和誤解，如“小蜜” “花瓶” “應聲蟲”等蔑稱。這些偏見的存在雖有其復雜的社會原因，但一定程度上也說明當時的秘書社會地位低、工作技術含量不高等問題，而這些片面觀點也影響了我國秘書人才的健康發展，導致現有的秘書從業人員素質良莠不齊的局面。

而在西方發達國家，秘書職業的發展卻呈現出欣欣向榮的景象。早在20世紀初，現代管理之父法約爾就在《工業管理與一般管理》一書中提出要在工商企業中注重秘書的職能特征，他認為在總經理、經理、廠長身邊都應設置負責通訊、會客、記錄、聯絡、計劃、檢查等工作的秘書人員，這些人員能向經營者提供很大的幫助。自此以后，秘書很快成為一門屬于“白領階層”的熱門職業。據美國勞工部統計，現在全美有數百萬人在從事秘書職業，并且有上千所大學開設了秘書專業，授予各種學位。這樣的數字也許并不能從根本上說明我國秘書人才現有的問題，但在這龐大的從業陣營背后，更重要的是發達國家秘書職業的高標準要求與我們有著天壤之別。

（一）西方發達國家與我國秘書人員的組成概況

在國外，許多歐洲的大公司里很難看到很年輕的女秘書，那些高級總裁或是高級部門的秘書，大多是一些40多歲、有教養、有經驗的職業女性。她們除了一般的文字、外語、計算機技能之外，其溝通、協調、預見和判斷能力都很強。而在這個年齡階段還具備如此高標準職業條件的女性，在中國卻是鳳毛麟角。

長期以來，在中國許多企事業單位，秘書的工作過于簡單、程式化，缺乏創造性，沒有成就感，似乎可歸納為“收發打存”，更被人們普遍認為是吃“青春飯”。一位女性在秘書職位上干上一兩年，即便在很好的公司，她也會千方百計地要求轉崗，要么做人事、行政，要么做市場、銷售，似乎大家都認為秘書職業得不到長足的發展。

（二）入世后，我國秘書人才面臨的具體挑戰

入世后我國秘書從業人員將面臨怎樣的挑戰呢？

1．全球經濟一體化、文化多元化的沖擊

入世后，更多跨國公司、外商獨資企業、合資企業涌入中國，這些外來企業的管理者們經常會遇到類似國籍、文化背景、語言都不相同的員工如何共同完成工作，以及管理制度與工作價值觀迥然不同的組織如何溝通等問題。而秘書即是管理者的輔助人員，又處于企業各部門的紐帶，其溝通協作能力的要求也因此會更加細致和全面。

2．新的管理理念與管理方法的出現與應用

全球經濟一體化使市場競爭日益激烈，我國企業要適應必然要不斷提高勞動生產率，提高產品質量，改善服務。于是，新的管理理念和方法不斷應運而生。而這些都必然會給組織管理帶來新的生機與活力。秘書從業人員在組織中位于重要的樞紐位置，更需要隨時地了解最新的市場信息與先進的管理理念。

3．發達國家秘書工作的發展趨勢對我國的秘書工作提出了更高的要求

當前西方發達國家的秘書工作呈現出社會化、專業化、智能化的發展趨勢。

社會化，是指秘書工作對社會各層次、各行業的滲透率。在企業的管理活動中，秘書工作是一個重要的組成部分，其工作的效能對領導的工作和管理水平有著不言而喻的影響。因此，國外的秘書工作廣泛存在于政府機關、工商企業單位和社會團體，有的還滲透到了社會各個角落。

專業化，是對秘書的分工而言。秘書工作分工越細，要求的技術含量就越高。如美國的秘書職業大類就包括41個分工種類，僅工資等級就分14種，它從低層次秘書到專職秘書，到秘書的管理階層，形成了規范化的人才體系，故專業性非常強，也帶動了這一職業的長足發展。

智能化，是指秘書工作對新技術革命的適應。隨著辦公自動化水平提高，事務性工作由計算機操作，這樣，秘書就可以擺脫繁重的工作，集中精力和時間從事高層次輔助、參謀工作，幫助老板輔助決策、綜合管理。

三、入世后，我國秘書行業面臨的機遇和發展

（一）秘書的職業要求更加豐富全面

我國在開始設立秘書學科教育之時，主要培養的是面向國家事業單位等組織的秘書人員，這樣的秘書職責比較單一，做著大量的文書工作。

而當多種經營模式的企業誕生后，進入各企業工作的秘書人員，實際上是更像“綜合秘書”，他們身兼多職，對他們職業能力的要求更加全面，經濟、法律方面的知識和能力要求明顯提高。

（二）秘書職業的發展前景更加光明

最近在網絡上，中國青年報社會調查中心、智聯招聘和新浪招聘聯合進行了一項職業吸引力調查。在將近三千人參加的調查中，“文秘是可以積累經驗的職業，是走向管理崗位的階梯”這一觀點得到了48％的公眾支持。

同樣在此次調查中，有22％的公眾贊成“經濟越發展，好的文秘越缺乏”的觀點。據調查，加入世界貿易組織后，“高級文秘”是目前人才市場上追捧的職位，身價不菲。他們比傳統的“文員”更多了一層管理的重任，因此要求也更高，職業前景也更美好。

四、積極采取對策，抓住機遇迎接挑戰

加入世貿組織，對我國秘書人才的隊伍建設既帶來了嚴峻的考驗，又提供了很好的學習與交流的機會，展現了更廣闊的人才發展空間。總的來說，利大于弊。

只要我們正視我國秘書人才與世界標準的差距，找到縮小這個差距的辦法，進行大膽的變革與創新，就可以逐步實現我國秘書人才的國際化。

（一）深化秘書制度的改革、創建良好的市場競爭環境

人才的合理培養需要的是合適的行業環境與相應的管理制度。要培養符合國際化標準的秘書隊伍首先要在創造環境上下功夫，要通過建立健全的人才市場管理制度，建立和維護人才市場秩序，加強政策研究，根據實際需要，制定促進人才流動和人才市場建設的有關政策，創造公平競爭的市場環境。

（二）構建完善的秘書理論體系、設置適應市場需求的秘書學科課程

在秘書學理論研究上，引進管理學、行政學、人才學等學科的最新研究成果，明確秘書的職業化發展方向，從秘書學原理、秘書實務、秘書學相關理論（包括管理學、檔案學、公關學等）多個層面上構建起秘書學基礎理論的框架，以適應秘書工作走向全球化的需要。

在教學內容上，去掉空洞的說教，使教學內容與現代管理理念接軌，與社會實踐相適應；在教學方法上，也應從傳統的講授方式向案例教學、情景教學、多媒體演示、實地教學等方式過渡，使我們培養出來的秘書人員的知識結構與專業素質能不斷適應網絡化辦公環境的新要求。

（三）全面提高秘書人員的素質

相比較而言，我國現有秘書人員的素質普遍不高，尤其缺乏具備國際眼光、熟悉國際游戲規則、適應國際競爭需要的高級秘書人才。

1．要轉變職能，完成由事務型秘書向參謀型、復合型秘書轉化

長期以來，人們總是把秘書的職能定位在事務上，責任多是在辦文、辦事及辦會上，它牽扯了秘書太多的精力和時間，而現代辦公手段的采用，為秘書轉變職能提供了物質上的保證，秘書將因其職能的擴大，而在工作中扮演復合型管理人員的角色，因而需要不斷更新觀念，擺脫舊的思維定勢的影響，培養自己的創新能力，并積極輔助領導加強企業的管理。

2．建立動態的知識結構

信息社會知識更新速度加快，老化周期日趨縮短，知識的陳舊、老化必然導致思維的滯后和僵化，因此秘書若不想被社會所淘汰，只有加強學習，不斷更新知識。由此可見，終身學習將是新時代秘書生存的資本。

3．規范秘書工作內容

入世前，我國許多企業的秘書人員工作內容單一，工作中帶有極大的經驗性和隨意性，很多秘書人員是以不變應萬變，以一法應萬法，沒有起到應有的輔助管理作用。入世后，我國各行各業逐漸融入全球經濟圈，其商務活動必然越來越頻繁，也使得各自的秘書人員商務交往增多，因此，我國秘書的工作內容應該更加規范合理，用更符合國際標準的工作方法與之相匹配，以輔助領導者更好的完成經濟活動。

4．實現秘書工作手段的智能化轉變

秘書工作中產生的大量文件具有規范化、模式化的特點，很容易被計算機所接受。秘書工作中的大量文字、數據、圖形、聲音和影像均可在互聯網上傳輸，“無紙辦公”的物質條件已經具備。秘書工作現代化是實現管理工作現代化的重要保證條件之一，因此，秘書工作應盡快實現智能化，以促進秘書工作的現代化進程。

（四）強化和完善秘書職業資格考核制度

我國應不斷加強和完善秘書人員的資格管理，形成一套較全面系統的秘書職業資格的認證和培訓體系。這不僅包括建立全國統一的資格標準、建立專門的資格審查機構、監督機構和考核機構，還應從制度上明確秘書工作的職責，規范秘書的工作行為，更應在用人制度上真正實行持證上崗，并區分資格等級、資格范圍。經過持續地努力，最終實現我國秘書人員的專業化、規范化、國際化。