高校人事檔案管理的思考

人事檔案是記錄和反映職工個人情況的專卷，是以單獨一個人為保管單位且由工作部門集中統一保存的一種特殊的專門的檔案，是用人單位全面地歷史地考察和了解職工、正確評價和使用人才的重要依據。但在多年的實際管理工作中，筆者發現有一些不容忽視，且亟待改進的問題。

一、參加工作時間前后不一致

有些人員的檔案中，參加工作時間有好幾個，如履歷表、個人自傳、工資表上的參加工作時間與招工錄用登記表或入伍登記表或學生就業報到證等材料上的時間不一致。造成這種現象的原因：一是人為造成的書寫錯誤。二是有些人員參加工作時間的確認，根據有關規定作了更改。例如根據有關規定，有的職工原來在大集體或小集體工作，后來到現單位正式參加工作，在大集體工作的時間不能計算工齡，而在小集體工作的工齡最早也只能從16周歲開始計算，而小于16周歲的工作時間不予以確認工齡，但是檔案中沒有記載更改的原因，只是在工資表的參加工作時間欄中直接予以更改。三是有些人原來在本單位做臨時工，后來又轉了正，其參加工作時間是從做臨時工開始時計算的。這些原因，都會造成參加工作時間前后不一致，給確認工齡帶來困難。

二、任職時間難以確定

一個單位的建制，隨著歷史的變革而不斷變化，其單位領導的職級也會隨之變化。如某職業技術學院在中專時期是正處級單位，升格后上升為副廳級單位，所以，同樣的辦公室主任，在中專時期是正科級，而在高職時期是副處級。另外一個問題是非行政、黨內的任職沒有記載，工、青、婦任職資料不齊全，甚至沒有歸檔，致使任現職和低任一級職務難以確定。

三、工作人員年度考核材料不齊全

正常的工作人員年度考核材料問題不大，主要是一些特殊的人群。如受到立案審查的人員，當年考核時，由于案子尚未定性，只能暫緩考核；而在定性之后，又沒有及時將上年度的考核確定檔次材料補上，造成年度考核材料不齊全等等。

人事檔案是一個人職業生涯和政治生命的全面記載，它原始地記錄著每個人職務的晉升、職稱的評聘、工資的變動、業績的考核等等。一個人的檔案資料，從上學開始到退休直至死亡，一直隨人而走，檔案管理人員幾經輪換，在其中任何一個環節出現差錯，都會造成很大的損失。我們要把人事檔案作為精美的產品來制作，要使這個產品完美無瑕，就要樹立責任意識，嚴把質量關口，利用現代科技，強化業務培訓，提高檔案質量。

1. 樹立責任意識

人事檔案管理工作，不僅僅是人事檔案管理部門的任務，也是各有關形成人事檔案材料部門的任務。因此，所有人事檔案的管理者和參與者，都要樹立責任意識，要本著對本人負責、對他人負責，對歷史負責的態度，共同做好人事檔案管理工作，做到人人關心人事檔案工作，人人支持人事檔案工作。

2. 嚴把質量關口

（1）第一關：每個人要對自己的檔案予以足夠的重視，把好質量第一關。一些需要入檔的材料要及時送交人事檔案管理部門歸檔，如在職學歷學習畢業后，要及時將畢業生檔案材料歸檔；個人填寫的材料要真實、詳細，前后要一致。

（2）第二關：形成人事檔案材料的部門要有強烈的責任意識，尤其是人事、勞資、組織部門，人事檔案中有相當一部分材料來自這些部門，這些部門填寫的人事檔案材料的質量，直接關系到人事檔案的質量，這是質量第二關。①歸檔材料的記錄要歷史、客觀、正確、規范、翔實，以便后人查閱；②及時將各類個人材料交給人事檔案管理部門歸檔，避免人事檔案材料在經辦人手中自生自滅。

（3）第三關：人事檔案管理部門，這也是最關鍵的部門，工作人員的責任意識和工作責任心、業務水平直接關系到人事檔案的質量，這是質量第三關。①發現歸檔材料不符合有關歸檔規定，要及時通知材料形成部門予以更正。②及時將涉及個人的職稱、職務、學歷、獎勵、處分、工資、福利待遇批復等等有關材料歸入檔案。③材料整理要直觀。現在根據《干部檔案整理工作細則》，人事檔案材料分為十大類，為了更加直觀地反映變動情況，筆者建議在有些類別前可增加一張該類別的匯總表。如年度考核類，這張匯總表上登記每個年度的考核結果；工資變動類，匯總表上登記工資變動的時間、變動的原因；職務(職稱)類要登記職務(職稱)變動時間、變動前的職務(職稱)、變動后的職務(職稱)等，這樣可以把歷史串成一條線，便于查閱，也可以及時發現漏缺和差錯。④干部任免登記表要規范，除了要寫明職務外，還要注明職級，同時要登記工、青、婦等群眾團體中的任職情況，以便今后檔案的利用。

3. 利用現代科技

利用干部人事檔案管理系統，對干部人事檔案業務過程進行綜合管理，建立干部電子檔案。這可以有效減輕工作強度，提高工作效率，方便檔案的查詢，增強檔案管理的標準化、規范化。

4. 強化業務培訓

提高人事檔案質量，管理人員業務素質非常重要。要加大對干部檔案管理人員的培訓力度，努力提高檔案管理人員的業務素質和綜合素質。通過學習與培訓，使他們掌握檔案管理的新知識、新技術、新理論，尤其是學習信息化知識。只有干部人事檔案管理人員的綜合素質提高了，人事檔案質量才能得到保障。

（江西交通職業技術學院）