商務英語函電的寫作特點及其教學方法探究

摘要：商務英語函電有別于其他英語文體，本文通過對商務英語函電寫作特點的分析，進一步探究該課程的教學方法和教學對策。

關鍵詞： 商務英語函電 寫作特點 教學方法

商務英語函電是涉外商務中使用的各種商務函件和各種電子數據交換的總稱，是進出口業務進展情況的專業性書面記錄。隨著全球化進程的加快，各國各地區之間的貿易往來日漸頻繁，商務英語函電成為國際商務活動的重要載體，是國際商務往來最為常用的聯系方式，是開展對外貿易業務和有關商務活動的基礎和重要工具。商務英語函電課程長期以來就是外貿專業以及商務英語專業學生的必修課，它與普通英語不同，是一種具有很強實用性的專門用途英語，有其特殊的寫作特點。因此教師應該結合商務英語函電的特殊寫作特點，運用合適正確的教學方法，幫助學生很好地掌握和運用商務英語函電知識。

一、商務英語函電寫作的5C原則

要寫出具有高水平的商務英語函電一定要遵循5C原則，這一原則也是商務英語函電寫作有別于普通英語寫作的重要特點。

1.清楚（clarity）：寫作時，我們的頭腦中一定要清醒地知道到底要寫什么，文中不得有含糊不清的思想，不得有模棱兩可的措辭，同時還要注意使用易懂的英語，寫作對象不一定總是操英語的商人，他可能是日本人、伊朗人等，他的英語水平不一定很高。

2.簡明（conciseness）：要求我們用最少的語言表達最豐富的內容，在寫作中，我們應當用簡短、易懂、直接、樸素的英語，不要將讀者時間浪費在難懂的字眼上。

3.正確（correctness）：它不僅指函電語法，格式等方面的正確，也指信息、數字、事實等方面的正確。因此，在函電發出前一定要反復校對，一定要核準品名、價格、數量、品質、型號、交貨期、交易條件、包裝等方面的信息。要知道，在這方面出錯不僅會使公司蒙受經濟上的損失，還會損害公司的形象，影響未來生意。

4.具體（concreteness）：是指信息要具體詳實、豐富生動，它與簡明（conciseness）并不矛盾，此處的“具體”是強調信息的完整性。在寫作時，要么對某項事件只字不提，要么就將其闡述透徹，千萬不要寫半截，留半截，不要有頭無尾。

5.得體（courteousness）：是指一方面要嚴格遵守慣例和人類交際準則，時刻給人一種愉悅的、溫和的、周全的、體貼的好感覺；另一方面，如遇叵測，應義正言詞地予以指責，它是一種積極意義的而不是消極意義的禮貌，是一種建設意義的行為。一封函電可以是嚴厲的，但同時也是禮貌的，這就是得體。

二、英語函電的寫作特點分析

（一）商務英語函電的詞匯特點

1.用詞正式莊重。

商務英語函電是傳遞商業信息的重要手段，事關經濟利益，所以表達直截了當、簡潔明快。用語要正規莊重，表現力強。如，We can’t grant you insurance coverage for 15% of the invoice value.此句中grant比同義詞give正式。其他一些常用詞在商務英語函電中被正式詞匯代替的有：begin——commence，make——manufacture，help——assist，buy——purchase，expect——anticipate，believe——trust。

2.用詞簡明得體，表達清晰。

書寫商務信函，草擬商務文件時，選詞上除正確得體外，還應簡明，措辭上力求簡潔，避免啰嗦。如把“at this time”說成是“now”，“enclose on the back of this check”說成“enclose this check”等。

3.普通詞匯的商務內涵。

在商務英語函電中存在大量的由普通詞匯轉變而來的帶有特定商務內涵的詞匯。如，Your draft will be honored on presentation.此句中的draft不是草案，而意為匯票，honor不是榮譽，而意為兌付。此外，常見的該類詞還有：advise建議——通知；balance平衡——差額；cover覆蓋——投保，支付；claim聲稱——索賠；order命令——訂單；quote引用——報價；document文件——提單。

4.縮略語的運用。

這些縮略語是商務英語函電中相對固定而又慣常使用的詞、詞組或名詞、術語等，能使商務活動的實際操作更為便利快捷。如，We have covered the goods against the risk of breakage，TPND，leakage，rust，etc.句中TPND指theft，pilferage and non delivery（盜竊及不能提貨險）。商務英語函電中常用的縮略語還有如下一些：CIF：Cost Insurance and Freight 運費，保險費在內價即到岸價；FOB：free from particular average平安險；S.S：steamship輪船；P.S.：post script附言；S/D：sight draft見票后即付匯票；D/D：demand draft即期匯票；D/A：documents against acceptance承兌交單。

5.古體詞的運用。

商務英語函電常用其他語體很少或不再用的古體詞。其中以here，there，where為詞根，加一個或幾個介詞構成的古體詞為最。以here和there加介詞構成的詞多為副詞作狀語，而where加介詞構成的詞多為連接關系副詞連接句子。如We hereby confirm having sold to you the following goods on the terms and conditions as set forth hereunder.該句中hereby（特此，以此）和hereunder（在下面）均為副詞，作狀語，分別修飾動詞confirm和set forth。

（二）商務英語函電的句法特點

1.句子表達固定。

為了表達具體的業務內容，商務英語函電在長期的實踐中已經形成了各種固定的程式化的套語。這是商務函電英語句法有別于其他語體的一個顯著的特點。如，在商務英語函電首段的第一句常用“某月某日來函收悉，不勝感謝，茲復函如下。常見套語有：Thank you for your letter of ....We have received your letter of ...with pleasure.We are in receipt of your letter of...如商務英語函電結尾句“隨函附上……請查收。”常見套語有Enclosed please find...，We now have the pleasure of enclosing...，we send you here with....如請求對方做某事“請……將不勝感激”常用套語有we would appreciate...，it would be appreciated...，we would be glad to...

2.句子結構嚴謹。

商務英語函電的句子通常較長，它往往將連續的短語、短句結合成一個較長的單句，或一個獨立的主從復合句或并列句，但其語義層次分明，形成完整準確、簡潔明白、內容嚴謹的句式。這樣的句子結構特點不易令人產生歧義和誤解，同時促進了國際商務活動的時效性，也加速了商務信息的傳遞。如，We are very pleased to receive your inquiry of 18th February and are enclosing our catalogue and price list giving the details you asked for...該句為兩個單句結合的并列句，在后一個分句中有分詞giving作定語修飾catalogue和price，you asked for這個從句修飾details。

（三）商務英語函電的語篇特點

語篇是指一系列連續的語段和句子構成的語言整體。它可以是談話、辯論、便條、書信、科研報告等。無論以何種形式出現，語篇必須合乎語法，語義連貫，話題結構成邏輯結構。由于各種語篇的交際功能不同，語篇的主題和內容有異，所以語篇的結構是多種多樣的。

商務英語函電表達固定，語篇結構邏輯合理，意義連貫。邏輯合理指句子結構、段落安排、語篇思維。意義連貫指句子詞語意義連貫，段落內容連貫，上下文思路連貫。

商務英語函電的正文已形成固定模式，共由三部分組成。第一部分即第一段，此段已形成了一些套語，開門見山地提出寫信的目的。第二部分具體講述寫信的理由及目的或答復上次通信中提出的問題，并闡述其理由。第三部分中寫信人常提出問題或請求，或盼對方復函。

三、商務英語函電的教學對策與教學方法

（一）商務英語函電教學方法

1.重視函電寫作原則、術語及常用表達方式的講解。

該課程內容的特殊性及結構的規范性，要求教師在教學過程中層層遞進。首先，著眼于函電的寫作原則及語言特點，力圖通過對比一些例句幫助學生理解每個原則的定義。如講解具體原則（concreteness）這一部分，通過對比例句，學生能準確地把握具體原則的涵義。例如：（1）We wish to confirm our telex dispatched yesterday.（2）We wish to confirm our telex of July 2nd，2000.

2.運用案例教學法。

案例教學法是指利用現實生活中發生的案例進行教學。商務英語函電的課程架構是和國際貿易緊密相關的，因而案例法大有用武之地，而且也可和模擬情景法相配合使用。案例法的運用主要目的在于幫助學生了解每一貿易環節中遇到的問題和解決的方法，而不是僅僅停留在掌握其英語表達的程度上。比如，在講到索賠案例的過程中，讓學生在真實的往來信函中實實在在地掌握一些函電內容的表達方法，如怎么進行理由陳述、如何索賠、如何拒絕等。這些函電案例能啟發學生思考，為學生提供解決問題的思路和方法，從而激發學生的創造潛能。

3.采用多媒體輔助教學法。

多媒體技術應用于教學中，使整個教學活動發生了深刻變化，為學生創造了一個提高學習興趣、理解知識、形象記憶的優良學習環境。函電教學中采用多媒體技術教學的主要優點：一是傳遞信息量大。二是通過圖片和動畫的形式使課堂內容豐富生動。教師可以將網上下載的圖片和用圖形及表格做成的操作流程圖清晰地展示給學生，這樣既加深了學生的理解，也節省了時間。

（二）商務英語函電的掌握與應用

1.注重理論與實踐相結合。

理論與實踐相結合的原則要求教師引導學生認清實踐是人們獲得真理的重要來源，是檢驗真理的唯一標準，促使他們善于在理論與實際的聯系中理解和掌握知識，積極地運用所獲得的知識去解決實際問題，以便形成專門人才必備的技能和技巧，增強分析問題和解決問題的能力。因此，應首先在學生充分了解商務英語函電的語言特點、寫作格式、寫作技巧和規則，以及相關商務知識等理論基礎上進行大量的操作練習，培養他們準確、嫻熟地運用商務函電的能力。

2.系統掌握內容。

首先，應給學生一個清晰的、系統的理論構架，即整個教材是按外貿實務程序編排的，整個貿易活動包括建立業務關系、詢價、報盤、還盤、訂貨、接受、簽約、包裝、裝運、支付、結算、保險、商檢、索賠、代理等。在教學當中，應注意按外貿業務進展的不同環節和內容進行系統的講解，并組織學生進行系列相關聯系；其次，在訓練培養學生語言技巧和表達能力時，注意歸納總結類似表達法，幫助學生系統記憶，靈活運用。

3.做好內容銜接。

不同的專業課程在內容上有相互聯系、互相滲透的特點，要注意與相關專業的協調與銜接。如國際貿易實務、商務英語寫作與商務英語函電課程之間聯系十分緊密。在教學中，舉例說明或內容講解時可將這些課程聯系起來，旁征博引，如函電中所涉及的進出口貿易的付款方式有信用證、付款交單、承兌交單等，學生對這些概念應該有深入的了解，這在國際貿易實務教材中都作了詳盡的闡述。

（三）具體指導學生寫好商務英語函電

1.提醒學生熟練掌握盡可能多的短語、套語和習慣用法。

商務英語函電長期以來形成了許多約定俗成、言簡意賅又很實用的固定句式和短語。教師可以提醒學生在寫作這方面多留意、積累，必然會取得事半功倍的效果。例如“關于”這一短語就有如下說法：about，regarding，concerning，as to，as regards，with regard to，in regard to，respecting，relative to，in connection with，referring to，with reference to，in reference to等等。

2.訓練學生使用簡短的表達方式。

行文簡潔明了是商務英語函電寫作的一個基本要求。具體地說就是應該遵守下列的原則：能使用單個句子，就不用多個句子；能使用短語就不使用從句；能用單詞就不用短語。例如學生使用這樣的表達方式：As what you have requested，we are sending you our newest catalogue.就可以改為As requested，we are sending you our newest catalog.

3.培養學生“you-attitude”的處事態度。

“you-attitude”即多為對方著想，多考慮對方的要求，愿望和感情，只有樹立了這樣的態度才能在字里行間切實地體現出寫信人的真誠和禮貌。這一點可以通過在信文中多使用“you”，而避免用“I，me，us”。例如；We allow 2% discount for cash payment.（we-attitude）You earn 2% discount when you pay cash.（you-attitude）上面的第二句體現了從對方的角度考慮問題，就顯得更為禮貌。

四、結語

商務英語函電寫作目的性強且涉及到人際交流的方方面面，具有其獨特的語言特點。商務英語函電不僅要格式美觀、拼寫正確、標點得當，更要注重內容準確無誤，完整具體而又清楚簡潔，緊扣主題。只要掌握了正確的商務英語函電寫作方法，遵循5C寫作原則，撰寫出來的商務函電就容易被對方理解和接受，就能促進雙方貿易順利開展。

商務英語函電是商務領域的一種特殊文體，也是英語寫作在商務語域中的變體。商務英語函電具有非常強的目的性，那就是為國際商務活動提供服務。因此，商務英語函電的字里行間處處反映著商務的特點，包含著商務的內容。要想具備良好的商務英語函電的閱讀能力和寫作能力，不僅需要有較強的英語表達能力，也需要一定的商務背景或商務知識。只有這樣，才能真正地理解商務英語函電的寫作特點，才能很好地運用這一商務工具。

如此看來，要搞好商務英語函電的教學，必須從以下幾個方面加以改進：（1）有針對性地介紹商務英語函電的文體特點、套語、術語及其具有不同于普通英語的獨特性知識。（2）掃清語言障礙，重視專業知識的教學，加強對函電寫作和英漢互譯的訓練。（3）商務英語函電是一門實用性很強的課程，必須加強實際訓練，通過大量的實踐，達到熟練掌握的目的。

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