強化高校校辦企業檔案管理之管見

在市場經濟條件下，各個行業的競爭日趨激烈，高校校辦企業也伴隨著社會的需要與發展不斷地發展壯大起來。高校校辦企業不同于社會的一般企業，她有著自身獨有的特點，例如：一類是緊密依托學校的人才優勢、學科優勢，堅持產學研結合、堅持技術創新，以高新技術成果轉化和產業化為支撐點，興辦高新技術企業。這一類主要服務于高校的教學科研事業，服務于國家的經濟建設；另一類則是為學校的教科研和教職工生提供后勤保障和各種便利的實體企業，它主要服務于學校的教職工生以及有關業務往來單位的人員。無論是哪種類型的高校校辦企業，要把企業穩定的發展下去，甚至做強做大，都不容忽視企業檔案管理中所起的重要作用。

強化高校校辦企業檔案管理的必要性

1.校辦企業檔案是記錄企業發展壯大的依據

校辦企業從創業成立到發展壯大，經理了無數次風風雨雨、艱難曲折，在不斷發展壯大的歷史進程中，形成了許多具有查考利用價值的文件、報表、圖紙、照片等材料。這些材料是校辦企業進行技術開發、科學實驗、生產經營、政治生活的真實記錄，校辦企業檔案是高校全部檔案的一個重要組成部分，同樣是高校的寶貴歷史財富和文化財富。

校辦企業的發展變化，前進征程中的經驗教訓，都能夠從企業中的各種計劃、總結、調查報告、研究材料等文件中體現出來。研究和制定企業的發展規劃要查考它，研究校辦企業生產經營的歷史經驗教訓要利用它，有時，領導作決策，解決實際問題還要使用它。這些珍貴的歷史資料，不僅是記錄企業發展壯大的依據，而且對指導、推進企業今后的發展起著重要的作用。

2.強化檔案管理，是防止企業資源流失的需要

有些校辦企業，尤其是部分規模較小的校辦企業，在創辦企業過程中，對檔案管理認識不足、重視不夠、缺乏管理經驗，也沒有設專人負責，特別是企業的專利技術資料、圖紙、科技檔案等，由于企業經營者怕泄密，只交給自認為可靠的人保管，留下了很多隱患，也帶來了很多遺留問題。

近年來，我們從身邊或從報端經常可以看到一些企業的管理或技術人員，帶著重要的技術資料或先進研發成果“跳槽”到另外的企業，從而使本企業的資源流失，先期投入付之東流，給企業帶來嚴重損失。因此，要建立必要的檔案管理制度，對檔案管理進行必要的規范和約束，尤其是對技術檔案、機要檔案進行有效的管理、防止企業資源流失，避免給企業帶來損失。

3.強化檔案管理，是維護企業利益的需要

一個企業的檔案資料完備，不僅有助于企業的各項管理，使管理工作規范有序，同時也能避免一些不必要的經濟糾紛。近年來，也有一些經濟糾紛，就是由于企業檔案資料不齊全而致使企業蒙受損失。例如：有家科技型企業在一次經濟糾紛中，被對方告上法庭，因不能出具原始證據來維護自己的合法權益，缺少合法的法律依據而敗訴，企業為此損失慘重。充分說明了校辦企業檔案原始憑證作為一種法律依據對維護企業合法權益所起到的重要作用。因此，強化檔案管理，對維護企業利益起著不可低估的作用。

4.強化檔案管理，可利用歷史少走彎路

檔案工作的根本目的在于利用。許多企業非常重視文件、檔案等的收集和管理，文件檔案信息資源儲備數量很大。但一些企業在進行經營管理重大決策時，決策層卻很少去查閱企業文檔、去分析和研究過去企業在遇到類似問題時的決策意見，不注意吸取前人和他人的成功和失敗的經驗教訓，走了很多冤枉路，浪費了寶貴的時間，造成了經濟損失。

強化高校校辦企業檔案管理的有效措施

1.企業經營者應高度重視檔案管理工作

改革開放以來，校辦企業已在市場競爭中顯露了勃勃生機，按照市場經濟規律轉變校辦企業經營者的經營理念，與現代企業制度接軌，有效合理地整合校辦企業內部各種資源，全面提升企業經營者的自身管理水平，才能形成企業自主創新能力和核心競爭力，因此，企業經營者必須從企業的科學管理入手，高度重視企業的檔案管理工作。同時，抓好三個方面：一是人員配備，挑選有事業心、有責任感、懂業務、善學習的同志從事檔案管理工作；二是資金投入，要保證文檔管理必要的資金需求，比如：檔案室的建立、電子設備的配置、以及人員培訓工作等等；三是完善制度，建立必要的、完善的檔案管理規章制度，使檔案管理工作有章可循。

2.加強培訓，提高管理人員的業務水平

檔案工作人員的業務素質直接關系到檔案管理水平，要使檔案管理達到我們預期的目標，必須不斷地提高檔案管理人員的業務水平。校辦企業檔案管理科學化和提高檔案開發利用率，都要求檔案人員必須掌握計算機、數據庫、網絡以及音像、光盤刻錄等知識和技能。因此，校辦企業經營者要根據實際情況，制定提高檔案管理人員業務水平的規劃，切實抓緊業務學習，不斷提高專業業務水平和實際操作技能，鼓勵自學專業技術和相關領域的業務知識，結合工作實際和發展需要，選派檔案管理人員到檔案館進修或參加地方舉辦的培訓班學習，使其系統地學習檔案管理、信息開發等方面的知識，以全面提高檔案管理人員的業務水平。

3.努力實現檔案的科學管理和目標管理

檔案管理主要是針對從事檔案管理具體工作的人員及其活動而開展的，其重心是對檔案人員的管理，是通過對人的科學、有效的管理從而實現對檔案管理工作的科學管理和高效完成，并在此基礎上，高價值地實現管理的知識化、達到傳播企業歷史、弘揚企業文化的作用。作為企業經營者，要通過制訂崗位目標責任制，將目標管理應用到檔案管理人員身上，從而實現通過對檔案管理人員的管理而實現管理出效益的目標上。

總之，在不斷深化校辦企業改制的同時，校辦企業的健康發展對社會進步和經濟發展起著重要的作用。沒有健全的校企檔案，校辦企業的基礎就不牢，校辦企業經營、管理和持續發展就會受到影響。建立規范的檔案管理工作，對提升校辦企業整體管理水平、維護校企自身利益、規避市場風險、保證校辦企業健康發展都具有重要意義。

作者單位：河南大學接待服務中心河南開封