期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能應(yīng)增加“臨時(shí)輸入”取數(shù)來源

[摘 要] 本文提出“臨時(shí)輸入”的觀點(diǎn)，旨在解決當(dāng)在會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)中取不到數(shù)據(jù)和非“常數(shù)”情況下，如何編制自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證公式的問題#65377;

[關(guān)鍵詞] 自動(dòng)轉(zhuǎn)賬;臨時(shí)輸入;取數(shù)來源

[中圖分類號(hào)]F232[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194(2007)09-0016-02

一#65380;問題的提出

任何會(huì)計(jì)單位，都必然存在一些不定額或不定率的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的計(jì)算和分配問題，特別是部門核算較細(xì)的單位，需要分?jǐn)偟臄?shù)據(jù)很多，如甲部門占用企業(yè)租入倉(cāng)庫(kù)面積本月為100m2，下月可能是80m2;任意盈余公積的提存率今年是3%，明年可能是4%#65377;數(shù)據(jù)的不定性或在賬簿中取不到數(shù)據(jù)，給憑證自動(dòng)生成公式的定義帶來了困難#65377;例如企業(yè)按倉(cāng)庫(kù)占用面積分?jǐn)倐}(cāng)庫(kù)的租金和相關(guān)費(fèi)用，會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)中就找不到這個(gè)數(shù)據(jù)，而且還是變數(shù);任意盈余公積的計(jì)提基數(shù)可以從賬務(wù)系統(tǒng)中提取，但提存率不是常數(shù)#65377;這些業(yè)務(wù)都不能利用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬模塊所提供數(shù)據(jù)來源定義公式#65377;在企業(yè)還存在大量按不同標(biāo)準(zhǔn)為權(quán)數(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)計(jì)算和分配的問題，如:按工人工時(shí)比例分配#65380;按機(jī)械工時(shí)比例分配#65380;按定額耗用量比例分配#65380;按受益期限比例分配等#65377;由于它們不確定并且不是系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，從而為編制自動(dòng)憑證公式帶來了困難#65377;因此，筆者提出要在公式的數(shù)據(jù)來源中增加“臨時(shí)輸入”的概念#65377;

二#65380;解決方案設(shè)計(jì)

如果在期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬模塊增加“臨時(shí)輸入”數(shù)據(jù)來源，編制自動(dòng)轉(zhuǎn)賬公式定義時(shí)，上述問題就可通過輸入原始單據(jù)中的數(shù)據(jù)來解決#65377;也就是說在編制公式時(shí)允許有“臨時(shí)輸入”項(xiàng)，當(dāng)生成該項(xiàng)業(yè)務(wù)分錄時(shí)，遇有公式中的“臨時(shí)輸入”項(xiàng)后，系統(tǒng)彈出臨時(shí)輸入框，并要求用戶輸入臨時(shí)數(shù)據(jù)，

用戶根據(jù)本單位的各種#65380;類原始單據(jù)的記錄，即時(shí)輸入相關(guān)數(shù)據(jù)并回車，系統(tǒng)則自動(dòng)制作本條會(huì)計(jì)分錄，不需要“臨時(shí)輸入”的分錄仍由系統(tǒng)自動(dòng)完成，直至完成一張轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的憑證#65377;

三#65380;舉 例

× × 集團(tuán)有運(yùn)輸車一部，負(fù)責(zé)對(duì)甲#65380;乙#65380;丙三個(gè)車間運(yùn)輸物資，凡車間領(lǐng)料#65380;產(chǎn)品入庫(kù)可申請(qǐng)派車(量小時(shí)也可由車間自行解決)，本運(yùn)輸車的一切開支及折舊均單獨(dú)核算，列入“車間運(yùn)輸費(fèi)”賬戶，科目設(shè)置見表1(亦可在制造費(fèi)用下設(shè)“410510制造費(fèi)用/車間運(yùn)輸費(fèi)用”賬戶，本題因?yàn)楸?寬度不夠而改)#65377;

本月末車間運(yùn)輸費(fèi)用賬戶借方余額為30 000元，用車記錄單見表2，根據(jù)用車記錄單編制自動(dòng)分錄公式，分配車間運(yùn)輸費(fèi)用(這些數(shù)據(jù)賬簿中是沒有的)#65377;

方法1:所有轉(zhuǎn)賬分錄都定義公式，公式示意如表3#65377;

編制憑證時(shí)，第一#65380;二條分錄分別在“臨時(shí)輸入”框中輸入“60/240”并回車，第三#65380;四條分錄分別在“臨時(shí)輸入框”中輸入“65/240”并回車，第五#65380;六條分錄分別在“臨時(shí)輸入”框中輸入“115/240”并回車，系統(tǒng)自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證為:

借:制造費(fèi)用/甲車間 7 500.00

貸:車間運(yùn)輸費(fèi)用7 500.00

借:制造費(fèi)用/乙車間8 125.00

貸:車間運(yùn)輸費(fèi)用8 125.00

借:制造費(fèi)用/丙車間14 375.00

貸:車間運(yùn)輸費(fèi)用 14 375.00

這樣定義可能有人認(rèn)為煩瑣，但筆者認(rèn)為這是必須的，它可以為后續(xù)查賬工作提供方便#65377;如果將第二#65380;四#65380;六筆分錄合并，從憑證分錄上看似乎說得過去，也不會(huì)發(fā)生賬務(wù)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，但憑證記賬后，財(cái)政#65380;稅務(wù)等部門查賬時(shí)不容易看清車間運(yùn)輸費(fèi)用都轉(zhuǎn)到哪個(gè)賬戶中去了，特別是在不提供轉(zhuǎn)賬公式及數(shù)據(jù)的打印功能時(shí)，由于不能打印自動(dòng)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)清單，后續(xù)查賬工作可能不便#65377;

方法2:第一#65380;三#65380;五條分錄同前，第二#65380;四#65380;六筆分錄不編制公式#65377;

編制憑證時(shí)，第一條分錄在提示框中輸入“60/240”回車，系統(tǒng)生成第一條分錄，并自動(dòng)顯示第二條分錄的摘要和會(huì)計(jì)科目;回車將光標(biāo)打到第二條分錄的“貸方”欄后，按“=”鍵，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將第一條分錄的金額7 500.00寫在第二條分錄的“貸方”欄(此為會(huì)計(jì)軟件提供的找平功能)，也就是說憑證的第一#65380;三#65380;五條分錄分別在“臨時(shí)輸入”框中輸入“60/240”#65380;“65/240”#65380;“115/240”并回車，而第二#65380;四#65380;六條分錄分別為光標(biāo)在“貸方”欄時(shí)按“=”鍵，本張憑證即可編制完畢#65377;采用哪種方法，可由用戶自行定義，類似這樣的定義和操作技巧還很多，會(huì)計(jì)工作中應(yīng)開發(fā)和利用這些功能#65377;

四#65380;建 議

“臨時(shí)輸入”的名稱亦可定義為“手工輸入”，其格式應(yīng)為數(shù)值型，取值范圍應(yīng)當(dāng)是“整數(shù)”#65380;“小數(shù)”#65380;“算術(shù)表達(dá)式”，如“100”#65380;“0.14(14%的變形)”#65380;“(60*20)/240”等，如能增加科學(xué)數(shù)字的公式計(jì)算則更佳#65377;