淺議會計電算化環(huán)境下的管理審計

[摘 要] 實行會計電算化后，企業(yè)管理審計的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，主要體現(xiàn)在審計線索#65380;審計內(nèi)容#65380;審計技術(shù)方法等方面#65377;相關(guān)因素的變化使管理審計工作遇到很多問題，本文在分析這些問題的基礎(chǔ)上，提出了一些相應(yīng)的解決措施#65377;

[關(guān)鍵詞] 會計電算化;管理審計;內(nèi)部控制

[中圖分類號]F239.1[文獻標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194(2007)09-0083-03

會計電算化是現(xiàn)代會計理論與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，尤其是計算機技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，它改變了財務(wù)會計信息的處理和存儲方式，管理審計人員面對的是更為復(fù)雜的審計環(huán)境，傳統(tǒng)管理審計面臨巨大的挑戰(zhàn)#65377;

一#65380;會計電算化環(huán)境的特點

1. 會計信息處理的電算化與集中化

會計電算化系統(tǒng)是以人和計算機為系統(tǒng)的主體構(gòu)成的一個緊密結(jié)合#65380;協(xié)同工作的人-機系統(tǒng)#65377;它以計算機及其外部設(shè)備為數(shù)據(jù)處理工具，原來手工會計崗位分工核算的工作，在電算化環(huán)境中由計算機集中化#65380;自動化處理#65377;隨著會計電算化的發(fā)展，系統(tǒng)的復(fù)雜性越高，數(shù)據(jù)的處理就越為集中，這一特點在多用戶和聯(lián)網(wǎng)的工作環(huán)境下尤為突出#65377;

2. 會計數(shù)據(jù)存儲的電磁化

在會計電算化環(huán)境下，所有會計數(shù)據(jù)均以文件的形式存儲，這些數(shù)據(jù)文件代替了手工會計環(huán)境下的憑證#65380;賬簿#65380;報表以及其他會計數(shù)據(jù)資料，其存放介質(zhì)為硬盤或軟盤等磁性介質(zhì).存儲于磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)，與其他電子數(shù)據(jù)一樣，都具有存儲方便#65380;修改與刪除不留痕跡的特點，使得管理審計人員對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)變化的中間過程難以了解#65377;

3. 會計數(shù)據(jù)處理的內(nèi)部控制程序化

會計電算化環(huán)境下，除數(shù)據(jù)的輸入和必要的操作控制外，數(shù)據(jù)處理流程在系統(tǒng)程序的統(tǒng)一調(diào)度下由計算機快速自動地完成，一次輸入數(shù)據(jù)，集中存儲于一個數(shù)據(jù)庫文件中，根據(jù)事先設(shè)定的核算方法進行多重處理，多層次輸出所需要的各種會計信息#65377;因此，憑證#65380;賬簿#65380;會計報表等會計數(shù)據(jù)的安全性和可靠性顯得尤為重要#65377;通常需要將各種控制方法嵌入程序中，檢查數(shù)據(jù)處理流程#65377;

二#65380;會計電算化環(huán)境對企業(yè)管理審計的影響

會計電算化的實施，極大提高了會計信息處理的速度和準(zhǔn)確性，能為用戶提供更及時#65380;準(zhǔn)確的會計信息，是會計事業(yè)發(fā)展史上的一次飛躍#65377;但這也給企業(yè)管理審計工作帶來了很大的影響，歸納起來主要有以下幾方面:

1. 對管理審計線索的影響

實行會計電算化后，傳統(tǒng)的賬簿代之以存有會計資料的磁盤和磁帶等磁性介質(zhì)，此外，從原始數(shù)據(jù)進入計算機，到財務(wù)報表的輸出，這中間的全部會計處理集中由計算機按程序指令自動完成，傳統(tǒng)的審計線索在電算化系統(tǒng)中中斷甚至消失#65377;管理審計人員很難甚至根本無法通過肉眼跟蹤會計業(yè)務(wù)的處理，也無法用傳統(tǒng)的方法考查會計檔案數(shù)據(jù)的安全性#65380;完整性和準(zhǔn)確性#65377;

2. 對管理審計內(nèi)容的影響

在會計電算化信息系統(tǒng)中，由于會計事項由計算機按程序自動進行處理，如果會計電算化系統(tǒng)的應(yīng)用程序出錯或被人非法篡改，則計算機只會按給定的程序以同樣錯誤的方式處理有關(guān)的會計事項#65377;電算化會計信息系統(tǒng)的特點及其固有的風(fēng)險，決定了管理審計的內(nèi)容要增加對計算機系統(tǒng)處理和控制功能的審查，管理審計人員要花費較多的時間和精力對會計電算化的內(nèi)部控制進行審計#65377;另外，除要對投用后的電算化會計信息系統(tǒng)進行審計外，管理審計人員還應(yīng)在系統(tǒng)的設(shè)計#65380;開發(fā)階段參與事前和事中的審計#65377;因此，在會計電算化條件下，管理審計的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括對會計系統(tǒng)的開發(fā)與設(shè)計#65380;會計軟件的程序#65380;數(shù)據(jù)文件以及內(nèi)部控制的審計等#65377;

3. 對管理審計技術(shù)的影響

實現(xiàn)會計電算化后，必須采用新的審計技術(shù)方法才能適應(yīng)這種變化#65377;雖然人工的各種審計技術(shù)仍然需要，但由于管理審計的內(nèi)容發(fā)生了很大變化，計算機輔助審計成為必不可少的審計技術(shù)#65377;在會計電算化信息系統(tǒng)的情況下，管理審計人員應(yīng)掌握計算機知識及其應(yīng)用技術(shù)，在采用各種傳統(tǒng)審計技術(shù)的同時，采用計算機輔助審計技術(shù)，用計算機審計軟件去審計單機#65380;網(wǎng)絡(luò)#65380;多用戶等各種工作平臺下的會計軟件#65377;

4. 對審計準(zhǔn)則的影響

實現(xiàn)會計電算化以后，由于審計線索#65380;審計內(nèi)容以及審計技術(shù)手段等發(fā)生了一系列的變化，原有的審計準(zhǔn)則很難適用#65377;因此，針對會計電算化的新環(huán)境，需要在原有審計準(zhǔn)則的基礎(chǔ)上，建立一套與之相適應(yīng)的新的審計準(zhǔn)則#65377;

5. 對管理審計人員的影響

實現(xiàn)會計電算化以后，由于會計電算化信息系統(tǒng)的環(huán)境比手工會計系統(tǒng)更為復(fù)雜，審計對象也更多更復(fù)雜，管理審計人員只依靠原有的知識和技能是無法勝任對會計電算化信息系統(tǒng)的審計工作的#65377;管理審計人員應(yīng)掌握一定的計算機知識和應(yīng)用技術(shù)，同時，在管理審計組織中，還應(yīng)培養(yǎng)一批計算機審計的系統(tǒng)開發(fā)人員，從事設(shè)計和開發(fā)審計應(yīng)用軟件的工作，建立本單位的計算機審計系統(tǒng)#65377;

三#65380;電算化環(huán)境下企業(yè)管理審計工作遇到的問題

1. 電算化環(huán)境下企業(yè)的內(nèi)部控制發(fā)生變化

由于會計系統(tǒng)實現(xiàn)了電算化，手工會計系統(tǒng)原有的內(nèi)部控制已不能適應(yīng)電子數(shù)據(jù)處理的新特點，不能有效地降低電算化會計系統(tǒng)特有的風(fēng)險#65377;例如，在電算化會計系統(tǒng)中，會計信息的處理和存儲高度集中于計算機，會使手工會計系統(tǒng)中的某些職責(zé)分離，互相牽制的控制失效#65377;因此，必須考慮電算化系統(tǒng)的特點，建立新的內(nèi)部控制，不僅包括企業(yè)內(nèi)部的管理制度和企業(yè)信息系統(tǒng)的程序控制，還包括外部網(wǎng)絡(luò)及網(wǎng)上交易的安全控制#65377;如何識別#65380;研究#65380;審查和評價這些新的內(nèi)部控制，是會計電算化給管理審計提出的一個新問題#65377;

2. 管理審計可視線索不斷減少

在會計電算化進程中，隨著計算機軟硬件水平及現(xiàn)代通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷提高，客觀上存在著管理審計可視線索自然消失的趨勢#65377;電算化環(huán)境下，傳統(tǒng)文字記錄及經(jīng)手人簽字的審計線索可能完全消失，各種單據(jù)#65380;票證和賬簿等都以人眼無法直接辨識的電磁信息的形式在網(wǎng)上傳遞并存儲于磁性介質(zhì)中，系統(tǒng)的內(nèi)部控制更多地依賴自身的實時控制，并且這些線索還具有被無痕刪改#65380;不能永久保存等缺點#65377;而設(shè)計會計電算化程序的軟件設(shè)計人員，并不知道審計人員的需求，即使有關(guān)部門規(guī)定必須留有審計線索，實際上也是很難做到的#65377;如果系統(tǒng)設(shè)計時考慮不周，可能到審計時才發(fā)現(xiàn)只留下業(yè)務(wù)處理的結(jié)果而不能追索其來源#65377;于是，數(shù)據(jù)的可靠性#65380;原有紙制審計證據(jù)的減少#65380;會計處理及業(yè)務(wù)處理流程的變化成為內(nèi)部審計必須面對的問題#65377;

3. 傳統(tǒng)的管理審計技術(shù)和手段不再適用

電算化環(huán)境下審計證據(jù)大多存儲在數(shù)據(jù)庫中，傳統(tǒng)的審計技術(shù)難以達到目的，審計信息的收集#65380;審計線索的發(fā)現(xiàn)，都需要借助計算機來進行，因此必須不斷采用新的審計技術(shù)和手段#65377;同時，電算化環(huán)境下管理審計具有很強的實時性，管理審計人員執(zhí)行審計任務(wù)與系統(tǒng)運行同時進行#65377;審計實時性#65380;交易數(shù)據(jù)處理的高速性和處理程序的復(fù)雜性，使得如何掌握并運用新的審計技術(shù)和手段無疑成為管理審計人員工作中遇到的又一個問題#65377;

4. 管理審計的獨立性可能弱化

管理審計的獨立性受所處環(huán)境的制約，在電算化環(huán)境下，由于管理審計人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)可能不適應(yīng)電算化審計的要求，在執(zhí)行管理審計任務(wù)時，會越來越依賴于輔助人員，特別是計算機專家，使得管理審計人員的獨立性受到影響#65377;同時，在企業(yè)信息系統(tǒng)的設(shè)計開發(fā)階段可能需要管理審計人員的參與，極易造成管理審計人員審計參與開發(fā)的系統(tǒng)的情況，從而影響到管理審計的獨立性#65377;

四#65380;加強會計電算化環(huán)境下企業(yè)管理審計的措施

1. 完善相關(guān)審計法規(guī)準(zhǔn)則

不斷完善審計相關(guān)配套法律法規(guī)，確保企業(yè)管理審計不斷創(chuàng)新，以適應(yīng)新的審計環(huán)境，為管理審計提供良好的外部環(huán)境#65377;同時，由于電算化環(huán)境下管理審計的對象#65380;線索#65380;技術(shù)方法等各方面相對于傳統(tǒng)管理審計都發(fā)生了變化，所以應(yīng)加快建立一套新的審計準(zhǔn)則#65377;建立新的審計準(zhǔn)則，應(yīng)把內(nèi)部控制作為重點，把數(shù)據(jù)輸入#65380;處理和輸出控制等信息安全作為管理審計的重點內(nèi)容以使管理審計工作在新的環(huán)境下順利進行#65377;在審計準(zhǔn)則制定時要考慮我國的實際情況，同時也要吸收借鑒國外先進經(jīng)驗#65377;

2. 加強對信息系統(tǒng)實施審計

在會計電算化環(huán)境下，管理審計人員要想了解系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)的可信賴程度，必須對系統(tǒng)本身進行審計#65377;管理審計人員應(yīng)參加信息系統(tǒng)設(shè)計和評審驗收#65377;在會計數(shù)據(jù)處理流程中，信息系統(tǒng)要設(shè)置審計控制點，提供測試數(shù)據(jù)和比較標(biāo)準(zhǔn)#65377;管理審計人員要審查系統(tǒng)的技術(shù)文檔資料，并進行系統(tǒng)測試和評價，主要應(yīng)審查系統(tǒng)的合法合規(guī)性#65380;安全可靠性#65380;可審計性及可維護性#65377;尤其要測試形成系統(tǒng)核心的程序功能是否達到原定要求，內(nèi)部控制制度是否嚴(yán)密，程序編寫是否符合要求，以及測試數(shù)據(jù)運行結(jié)果是否正確#65377;信息系統(tǒng)運行后主要是采取各種符合性和實質(zhì)性測試的方法，尤其在被審系統(tǒng)的程序有所修改或輸入#65380;處理#65380;輸出的條件發(fā)生變化時，更要及時進行測試，并對已經(jīng)改變了的系統(tǒng)功能作出審計評價#65377;

3. 加強對內(nèi)部控制的審計

健全的內(nèi)部控制制度能夠有效地維護資產(chǎn)和資源的安全，保證包括會計信息在內(nèi)的經(jīng)濟信息的完整#65380;正確與可靠，有效地考核#65380;評價各部門的業(yè)績，以促進經(jīng)濟效益的提高#65377;電算化環(huán)境下，業(yè)務(wù)處理過程包括了計算機系統(tǒng)處理#65380;人與計算機進行交互處理等部分，內(nèi)部控制的重點變成了人機交互處理過程#65380;計算機系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理過程和不同系統(tǒng)之間信息的傳遞過程，內(nèi)部控制的重點和環(huán)節(jié)發(fā)生了很大變化#65377;管理審計人員應(yīng)對處理數(shù)據(jù)的系統(tǒng)和數(shù)據(jù)本身給予更多的關(guān)注:一是職責(zé)分工#65377;管理審計人員應(yīng)該檢查組織結(jié)構(gòu)#65380;職權(quán)和責(zé)任的分配與分工情況，其目的在于確定職責(zé)分工是否能夠提供有力的內(nèi)部控制#65377;例如，程序與系統(tǒng)開發(fā)#65380;計算機操作#65380;輸入數(shù)據(jù)的控制，在可行的情況下應(yīng)予以分離#65377;二是控制明確#65377;管理審計人員應(yīng)確定是否制定了有關(guān)計算機硬件#65380;計算機程序#65380;數(shù)據(jù)文件#65380;數(shù)據(jù)傳送#65380;輸入和輸出資料以及人員的相關(guān)規(guī)定#65377;

4. 加強管理審計風(fēng)險防范

在電算化環(huán)境下，管理審計面臨的不僅僅是企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險，系統(tǒng)的安全性也為管理審計帶來新的風(fēng)險#65377;因此，企業(yè)的信息系統(tǒng)控制和信息的安全可靠性自然成為管理審計風(fēng)險防范和控制的重點#65377;首先，完善會計信息系統(tǒng)的設(shè)計，留下清晰的審計線索#65377;為保證系統(tǒng)的可審性，在系統(tǒng)的開發(fā)階段必須考慮到審計的要求，使系統(tǒng)在處理時能夠留下可供追蹤的審計線索#65377;其次，重點審查系統(tǒng)的安全控制#65377;管理審計人員要著重對系統(tǒng)的職責(zé)分離情況#65380;操作權(quán)限設(shè)置進行審查，檢查系統(tǒng)安全管理體制和安全保密技術(shù)#65377;最后，加強對所有與信息系統(tǒng)有關(guān)的部門及人員的監(jiān)督管理#65377;與信息系統(tǒng)相關(guān)的部門包括信息系統(tǒng)管理部門#65380;維護部門和使用部門#65377;相關(guān)人員包括網(wǎng)絡(luò)管理員#65380;系統(tǒng)管理員#65380;數(shù)據(jù)庫管理員#65380;軟硬件維護人員#65380;系統(tǒng)操作人員#65380;檔案保管人員及機房保安人員等，對這些部門和人員進行安全意識教育及監(jiān)督管理對于降低管理審計風(fēng)險是至關(guān)重要的#65377;

5. 提高管理審計人員素質(zhì)

在電算化條件下，由于管理審計線索#65380;內(nèi)容和技術(shù)方法等發(fā)生變化，對管理審計人員素質(zhì)提出了更高的要求#65377;管理審計人員除了掌握傳統(tǒng)的財會#65380;審計基本知識外，還必須掌握計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和企業(yè)管理知識，具備較強的審計風(fēng)險意識和安全控制意識，以及較強的職業(yè)判斷能力#65377;企業(yè)應(yīng)加強管理審計人員的后續(xù)教育，使他們了解電算化環(huán)境下內(nèi)部控制的特點，掌握新的管理審計技術(shù)方法#65377;

6. 保持管理審計的獨立性

管理審計人員只有獨立于審計活動之外，才能使審計工作做到客觀和公正#65377;管理審計人員中應(yīng)包含計算機方面的專家，其他的管理審計人員也應(yīng)通過持續(xù)的后續(xù)教育，確保他們的專業(yè)勝任能力#65377;同時，在企業(yè)會計信息系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計過程中，管理審計人員應(yīng)與開發(fā)設(shè)計者保持密切的聯(lián)系，可以建議在相關(guān)系統(tǒng)中建立控制和保留審計線索，但必須明確參與的目的和限度，不得參與實際系統(tǒng)設(shè)計，不參與任何決策行為，以保持管理審計的獨立性#65377;

主要參考文獻

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