計提壞賬準備的公式定義

[摘 要] 計提壞賬準備是會計穩健性原則的具體應用#65377;對于計提壞賬準備，我國目前采用應收賬款余額百分比法#65377;本文通過介紹對壞賬的界定#65380;壞賬準備計提的時間和標準，以用友軟件為例，對計提壞賬準備的公式進行定義#65377;

[關鍵詞] 計提壞賬準備;公式定義;應收賬款余額

[中圖分類號]F232[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2007)09-0015-02

在一次對會計軟件應用的調查中，被調查單位的會計人員問及壞賬準備自動憑證生成公式如何定義#65377;所謂壞賬，是指企業無法收回的應收款項，由此而產生的損失稱為壞賬損失#65377;計提壞賬準備是穩健性原則的具體應用，理論上有3種方法:①賒銷百分比法;②賬齡分析法;③應收賬款余額百分比法#65377;我國當前采用的是應收賬款余額百分比法#65377;現將處理過程介紹如下#65377;

一#65380;壞賬的界定

根據企業財務制度的規定，壞賬的界定應滿足以下兩個條件之一:①債務人因破產(法人)或死亡(自然人)以其破產財產或遺產不能清償的部分;②債務人超過3年未能履行償債義務的債務#65377;已經確認的壞賬經批準后可以核銷#65377;早期壞賬的界定只有第①條規定，為與國際慣例接軌，財政部作了大量的調查，發現國內有很多在建國初期和總路線#65380;大躍進時期形成的債權#65380;債務，但企業已幾經改變隸屬關系，企業法人代表幾經更換，根據公司法卻不能說其破產或倒閉，債權#65380;債務長期不能得到清償，因此，1993年出臺的新財務制度增加了第②條規定，從此，壞賬界定的可操作性加強了#65377;

二#65380;壞賬準備計提的時間和標準

根據會計制度的規定，壞賬準備按年末應收賬款的3‰～5‰計提#65377;它說明了兩個問題，一是每年提一次;二是按應收賬款賬戶年末余額的3‰～5‰計提，即企業可以在3‰～5‰之間確定計提比例#65377;

三#65380;壞賬準備的轉賬級別

壞賬準備是管理費用的明細賬戶，應在管理費用結轉本年利潤賬戶前形成，應當屬于最低級別的計提費用#65377;但是，管理費用每月都應結轉到本年利潤賬戶(表結賬不結的單位除外)并使其余額為零，而壞賬準備并不每月都提#65377;因此，盡管壞賬準備的轉賬級別低，但在年內前11個月是不提壞賬準備的#65377;

四#65380;壞賬準備的公式定義

壞賬準備是個金額保留性賬戶，應當按應收賬款的規定比例保留一定的壞賬準備金，年內核銷壞賬時記入本賬戶的借方#65377;因為應收賬款年內有增有減，這就有可能在提取壞賬準備前存在5種情況:①壞賬準備賬戶余額為零，應按規定補提;②壞賬準備為借方余額，除按規定計算外，還應補足借方金額;③壞賬準備為貸方余額，但小于應保留的金額，不足部分補提;④壞賬準備為貸方余額，但大于應保留的金額，超出規定部分應當沖回;⑤壞賬準備為貸方余額，且等于按規定計算的金額，這種情況不提壞賬準備#65377;但無論哪種情況，年末計提壞賬準備后，其余額都應在貸方，并保留規定的金額#65377;

根據這個原理，壞賬準備年末賬戶余額=年末應收賬款賬戶余額×壞賬準備提存率+壞賬準備賬戶年末借方余額-壞賬準備賬戶年末貸方余額，當其貸方余額大于計算金額時為負數，即應沖回的金額#65377;根據用友會計軟件的公式格式，賬務系統期末額函數為:

期末額函數名(科目編碼，會計期間，方向，輔助項1，輔助項2)

設某企業應收賬款科目編碼為“1131”，壞賬準備科目編碼為“1141”，該企業按5‰計提壞賬準備，則壞賬準備的計提公式為:QM(1131，年，借)*0.005+QM(1141，年，借)-QM(1141，年，貸)#65377;

應當注意的是，公式中QM(1131，年，借)中的“借”參數不能少，如果少了這個方向參數，系統的返回值是“1131”總賬賬戶下所有明細賬戶借#65380;貸相抵后的金額#65377;

假設某企業年末應收賬款總賬賬戶下有3個明細賬戶，明細戶甲為借方100萬元，明細戶乙為借方40萬元，明細戶丙為貸方余額20萬元，如果少了“借”參數，則:公式的返回值為120萬元(100+40-20)，而該企業的應收賬款為140萬元(100+40)，20萬元的貸方余額實際上是該企業的負債，不應當作為應收賬款計提基數的抵減金額，況且該企業也沒有破產或倒閉的主觀故意#65377;

假設該企業年末壞賬準備的5種情況分別為:①余額為零;②借方余額2 000元;③貸方余額3 000元;④貸方余額8 000元;⑤貸方余額7 000元#65377;

則:第一種情況計算結果為7 000元(1 400 000×0.005+0-0);第二種情況計算結果為9 000元(1 400 000×0.005+2 000-0);第三種情況計算結果為4 000元

(1 400 000 × 0.005+0-3 000);第四種情況計算結果為

-1 000元(1 400 000 × 0.005+0-8 000)，且分錄金額將以紅數顯示;第五種情況計算結果為零(1 400 000×0.005+0-

7 000)，不生成轉賬憑證#65377;

所形成的轉賬分錄分別為:

第一種情況:

借:管理費用——壞賬損失 7 000

貸:壞賬準備 7 000

第二種情況:

借:管理費用——壞賬損失 9 000

貸:壞賬準備 9 000

第三種情況:

借:管理費用——壞賬損失 4 000

貸:壞賬準備 4 000

第四種情況:

借:管理費用——壞賬損失 1 000

貸:壞賬準備1 000

(注:方框內的數字表示紅字，即應沖回的壞賬準備#65377;)

第五種情況:系統提示沒有數據，不能生成憑證#65377;

以上5種情況中的任意一種出現，當生成的轉賬憑證記賬后，壞賬準備賬戶的余額均為7 000元，正好是應收賬款余額140萬元的5‰#65377;

因此，在計提壞賬準備金時，本文中的自動生成轉賬憑證的公式定義滿足了企業在任何情況下計提壞賬準備的需要#65377;