譯員涉外接待的準(zhǔn)備和禮節(jié)

譯員應(yīng)該熟悉涉外接待準(zhǔn)備工作和涉外禮儀，應(yīng)該具有跨文化交際的意識(shí)和敏感性，從而先于中外主賓雙方預(yù)感、理解、寬容和靈活處理各自在管理方式、文化傳統(tǒng)、價(jià)值觀念、行為態(tài)度以及預(yù)期等方面的差異。具體講，譯員在涉外接待方面應(yīng)注意5項(xiàng)準(zhǔn)備工作和6個(gè)基本禮節(jié)。

涉外接待的準(zhǔn)備

1、確認(rèn)來(lái)訪事宜。無(wú)論是官方活動(dòng)還是民間來(lái)往，涉外接待首先應(yīng)確認(rèn)是禮節(jié)性訪問(wèn)、公務(wù)訪問(wèn)，還是僅為旅游觀光；是為項(xiàng)目合作而來(lái)，還是希望達(dá)成某種意向。雙方可通過(guò)電子郵件、電話、傳真、正式信函等方式提前將訪問(wèn)事宜預(yù)告對(duì)方，以便準(zhǔn)備。如果在對(duì)方抵達(dá)前仍未能確認(rèn)來(lái)訪有關(guān)事宜，會(huì)引起后來(lái)接待工作的被動(dòng)，甚至造成損失。同時(shí)，譯員所在的接待方還應(yīng)對(duì)來(lái)訪外賓的人員構(gòu)成有所了解，包括其姓名、年齡、性別、國(guó)籍或民族、政治傾向、所屬黨派、宗教信仰、學(xué)歷、職業(yè)、職務(wù)等。

2、安排來(lái)訪日程。了解對(duì)方行程，并根據(jù)日期、時(shí)間、交通工具、活動(dòng)內(nèi)容、餐飲地點(diǎn)、下榻酒店等，配合該行程制訂詳細(xì)的日程安排。在得到主管人員的批準(zhǔn)后，一方面應(yīng)及時(shí)將日程安排表傳給來(lái)訪外方，以征求意見或方便客人預(yù)先了解接待日程，另一方面通知有關(guān)各方準(zhǔn)備接待。

3、確定迎送規(guī)格。按照身份對(duì)等原則，安排身份恰當(dāng)?shù)慕哟藛T提前到機(jī)場(chǎng)、車站或碼頭迎候外賓。一般而言，對(duì)身份重要的客人，應(yīng)安排身份相當(dāng)、專業(yè)對(duì)口的人士迎接，亦可安排與來(lái)訪者關(guān)系密切者接待，或根據(jù)需要安排特殊的人員接待；對(duì)于一般身份的來(lái)客，可由公關(guān)部門安排熟悉涉外禮儀、言談舉止得體、通曉來(lái)賓文化語(yǔ)言的人員到場(chǎng)接待。而不管是什么人去接待外賓，東道主身份相關(guān)的人員都應(yīng)在客人抵達(dá)的第一站即本部門的接待室或下榻的酒店大廳或宴會(huì)館所入口處迎候客人。

4、布置接待環(huán)境。良好的接待環(huán)境是對(duì)外賓表示尊重和禮貌。接待處環(huán)境應(yīng)相對(duì)安靜優(yōu)雅，室內(nèi)則應(yīng)布置得明亮整潔，配置沙發(fā)、茶幾、衣帽架、電話、茶具等以備客人之需。室內(nèi)可適當(dāng)點(diǎn)綴花卉盆栽，墻壁可懸掛得體字畫，以反映東道主品味和增加雅致氛圍。

5、準(zhǔn)備接待來(lái)賓。聯(lián)系好客人下榻的酒店，按客人要求預(yù)訂好客房，準(zhǔn)備客人膳食等。安排好會(huì)見、會(huì)談或談判場(chǎng)所，備齊必要的宣傳資料和產(chǎn)品目錄。如若需要，還要安排好投影儀或音響器材等。另外，交通工具、參觀訪問(wèn)、文娛活動(dòng)、異地游覽、贈(zèng)送禮品等都在準(zhǔn)備之列。再者，迎送人員、陪同人員、翻譯、司機(jī)等，都應(yīng)在精神和物質(zhì)兩方面作好迎送客人的準(zhǔn)備。

涉外交往的日常禮節(jié)

涉外交往與合作首先是人與人的交往與合作。在與外賓的交往中，要注意遵守時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)赴約；尊敬長(zhǎng)者，女士?jī)?yōu)先；談吐文雅，舉止得體；講究衛(wèi)生，注意儀表；尊重客人，不犯禁忌；講究國(guó)人形象，要拘小節(jié)等有關(guān)禮節(jié)。

1、遵守時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)守約。時(shí)間是一種最特殊、最稀有的資源。美國(guó)作家愛默生說(shuō)過(guò)：“要以一個(gè)人對(duì)時(shí)間的重視程度來(lái)衡量這個(gè)人”。在現(xiàn)代，時(shí)間就是效率、是速度、是生命、是金錢的觀念被越來(lái)越多的人所接受。守約，古往今來(lái)就是人們公共交往中最起碼的行為道德規(guī)范，守約即是信譽(yù)，信譽(yù)即是資產(chǎn)。失約是極為失禮的行為。因此在涉外接待中，活動(dòng)一定要如約開展。因故遲到，也應(yīng)向主人或其他來(lái)客道歉。因故不能按時(shí)赴約，要禮貌地盡早通知主人，并表示歉意。

2、尊敬長(zhǎng)者，女士?jī)?yōu)先。尊敬長(zhǎng)者是東西方共同的美德，而女士?jī)?yōu)先源于中世紀(jì)騎士風(fēng)度，敬老尊婦已成為國(guó)際社會(huì)人際交往中普遍接受的禮貌原則。一般而言，中、老年女士是男士應(yīng)首先幫助或照顧的對(duì)象，其次是青年女士、老年男士。在公共場(chǎng)合要讓老人、婦女先行；在困難時(shí)刻應(yīng)主動(dòng)照顧他們；上樓梯男子應(yīng)讓長(zhǎng)者、女士先行；而下樓梯則要走在他們的前面；出入大門主動(dòng)幫助開門、關(guān)門；對(duì)同行長(zhǎng)者、婦女，男士應(yīng)幫助提拿重物；同桌用餐，男士的左右兩旁若有長(zhǎng)者或女士，則應(yīng)幫助他們?nèi)腚x座位；到別人家拜訪作客，到達(dá)時(shí)別忘了向女主人致意，告別時(shí)則不要忘記向女主人的款待道謝。當(dāng)然，這一條禮節(jié)有時(shí)也有例外。因?yàn)樵S多西方人十分看重“自立”，不愿意他人把自己看作弱者。這種情況下，除非十分明顯地需要幫助，可不必?cái)v扶老者和女士或幫他／她拿東西。

3、談吐文雅，舉止得體。涉外接待中談話要溫文爾雅，說(shuō)話的態(tài)度要真誠(chéng)大方，聲音要自然平和，語(yǔ)氣要親切和藹，表達(dá)要清楚達(dá)意。一方面不能自顧自滔滔不絕高談闊論，或大聲喧嘩旁若無(wú)人；另一方面對(duì)方說(shuō)話時(shí)要洗耳恭聽，并給對(duì)方留有發(fā)表意見的機(jī)會(huì)。涉外接待的舉止得體指譯員要做到所謂“坐有坐相，站有站相”，談話不要指手畫腳、肢體語(yǔ)言過(guò)多。與外賓對(duì)面而坐，要注意聆聽；同坐一排，身體應(yīng)略微偏向說(shuō)話人；站立與人談話，不要離得太近，而應(yīng)保持在一米左右距離；不是關(guān)系親密或特殊場(chǎng)合，不要出現(xiàn)“咬耳朵根”的距離；聽別人說(shuō)話，身體應(yīng)面向?qū)Ψ?，目光注視?duì)方以示傾聽。

4、講究衛(wèi)生，注意儀表。譯員妻有良好衛(wèi)生習(xí)慣，保持個(gè)人衛(wèi)生，注意儀容服飾。要經(jīng)常保持發(fā)型、洗頭洗澡、防止體味。接待外賓前，更應(yīng)刷牙、梳頭、刮臉、修剪指甲，女譯員還應(yīng)注意適時(shí)適當(dāng)化妝。

著裝最基本的禮儀是保持清潔整齊，不得殘破或褶子過(guò)多，不得過(guò)分暴露透明，不應(yīng)過(guò)于短小緊身。另外，還要根據(jù)所接待的外賓的身份與涉外活動(dòng)的場(chǎng)合決定衣帽服飾的正式、中庸、休閑式樣。著裝三要訣是：公務(wù)場(chǎng)所強(qiáng)調(diào)“莊重保守”，社交場(chǎng)合穿出“時(shí)尚個(gè)性”，休閑場(chǎng)合講究“舒適自然”。得體著裝，能反映出個(gè)人修養(yǎng)及其品味。

男裝按正式、中庸、休閑來(lái)區(qū)分，正是著裝有深色禮服、深色西服配白色或淺色硬領(lǐng)襯衣、系領(lǐng)帶或領(lǐng)結(jié)、單色襪子、硬底皮鞋；中庸著裝有休閑西服、質(zhì)地挺括的夾克襯衫、系或不系領(lǐng)帶、配西褲、單色襪子、硬底或休閑皮鞋；休閑著裝有休閑衫、T恤衫、牛仔衫配休閑褲、牛仔褲、穿休閑皮鞋或跑鞋(國(guó)內(nèi)亦稱旅游鞋)，更隨意的則要算短袖T恤、短褲、白色棉織短襪、跑鞋。

女裝比起男裝來(lái)款式上更加新穎別致，色彩上更加豐富多彩，女士著裝也更能表現(xiàn)譯員的個(gè)人品味和風(fēng)格。盡管西方最為正式的場(chǎng)合女士可以“坦胸露背”長(zhǎng)裙拖地，但現(xiàn)代女士正式的服裝應(yīng)是西服套裙或套裝、連衣裙、下擺超過(guò)膝蓋的長(zhǎng)裙、中式旗袍，而非正式服裝主要指牛仔裝、運(yùn)動(dòng)裝、夾克衫、T恤衫、短袖襯衫、短褲等。值得一提的是，接待外賓的女譯員著裝不可過(guò)分時(shí)髦、標(biāo)新立異、或顯雍容奢侈。

服飾要講究搭配，從頭到腳要相得益彰，不可穿得不倫不類出“洋相”。女士著裝還要注意帽飾、挎包或手袋，以及鞋襪搭配得當(dāng)。國(guó)際交往中有禮儀從簡(jiǎn)趨勢(shì)，因此除了特別隆重的正式場(chǎng)合和表示特別尊重的場(chǎng)合以外，譯員的著裝“中庸”也就可以了。

5、尊重客人，不犯禁忌。盡管“入鄉(xiāng)隨俗”許多人都接受，譯員在涉外交往中仍需尊重來(lái)賓，不犯禁忌。首先要尊重“個(gè)人隱私”，堅(jiān)持“八不談”，即不談年齡、婚否、收入、經(jīng)歷、住址、個(gè)人生活、宗教信仰與政治見解，以及不談對(duì)其他人的看法。其次要尊重各國(guó)歷史文化、風(fēng)俗習(xí)慣等。除原則性問(wèn)題需“針鋒相對(duì)”以外，可能冒犯客人的話不說(shuō)，能得罪客人的舉止不做。

6、譯員形象，要拘小節(jié)。譯員的個(gè)人形象或集體形象，往往在一定程度上代表了民族形象、國(guó)民風(fēng)范，因此譯員應(yīng)有良好的素養(yǎng)。隨手亂扔果皮紙屑、隨地吐痰的行為是丑陋的，當(dāng)著外賓的面修指甲、挖鼻孔、掏耳朵不得體，抽煙要看場(chǎng)合，一般在露天處或吸煙室才能吸煙，打噴嚏要說(shuō)“對(duì)不起”，打哈欠要掩住嘴不出聲，吃飯時(shí)不要用筷子指著外賓說(shuō)話、不要用筷頭敲餐桌、不要邊說(shuō)邊吃、不要吃相難看發(fā)出呼嚕聲，即使就餐時(shí)飲酒也不可強(qiáng)行勸酒，也不可客人不醉人自醉，剔牙最好用餐巾或手掌罩著嘴，涉外活動(dòng)不要吃大蒜類氣味濃烈的食品(如果吃了可嚼茶葉、口香糖，或漱口水漱口)。所有這些都是文明修養(yǎng)的體現(xiàn)和良好素質(zhì)的寫照。