民營企業發展離不開檔案管理

作為一名檔案管理工作者，筆者本著“轉變觀念、創新思路，建立即堅持檔案管理必要原則、又具有民營企業特色檔案管理體制”的思路，對民營企業的檔案工作進行了摸索與實踐，淺述如下：

檔案管理的地位與現狀

民營企業發展歷史短、起點低，企業經營者追求的是利益最大化，而檔案工作所產生的效益因其隱蔽性的特點，往往被企業經營者忽視，在初期幾乎被遺忘，檔案管理工作事實上是一項空白。不少民營企業沒有獨立的檔案管理機構；有些雖配備了檔案管理人員，卻往往忽視檔案工作的技術含量，認為誰都能干，因而造成絕大多數檔案管理人員不具備專業知識或沒經過專業培訓，靠想當然工作，對“檔案”的管理僅限于裝入檔案袋或文件夾，根本談不上分門別類規范有序整理，使有價值的第一手原始材料沒有轉化為檔案。零散材料利用時不登記、橫傳現象比比皆是。

民營與國有企業檔案管理工作的一些共同點和區別

共同點：檔案管理是企業管理的重要組成部分，是維護企業合法權益經濟利益的一項重要工作。企業檔案，作為現有管理經驗和管理水平的積累，是企業管理工作的基礎和條件，也是企業再發展和再提高的重要資源。

都得遵循檔案的使用價值向現實轉化這個規律：檔案使用價值具有潛在性，只有當它發揮出來時，才能產生效益；因此使用價值的發揮，一定要有現實需要做條件：必須要有人們對檔案的收集、整理、檢索、提供利用等管理活動作為實現價值的條件，那么具備檔案專業知識和經驗的檔案工作者就是這個不可缺少的條件。

區別：國企的升級達標和認證具備許多得天獨厚的外部條件：《檔案法》的頒布，給國有企業檔案管理工作創造了條件，企業要升級檔案升級必須先行一步。

而民營企業缺少外部動力機制，檔案管理工作缺少力度，檔案工作的重要性要想得到認可，除適當的時候向企業經營者“宣傳”外，最實際的做法也只有通過檔案管理人員的辛勤勞動和不斷協調才能使檔案的使用價值得到體現。由于檔案工作是一項默默無聞的工作，沒有顯赫地位，檔案工作者有時候顯得很無助，民企經營者須增強檔案意識，真正意義上支持檔案工作。“經濟活動發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里”，使檔案管理與民企經濟同步發展，使檔案重要性得到充分體現。

加強民營企業檔案管理應采取的措施

為使民營檔案管理的重要性在民企得到體現，要做好如下工作：

1.檔案基礎工作是起點。鑒定、整理（含補充收集）、理順雜亂無序的材料，為集中統一管理檔案打下堅實基礎。只有經過規范化分類整理，檔案才會在企業需要的時候體現出自身價值，發揮不可取代的作用，從而才能使檔案管理在民營企業的作用得到重視。

2.建立適合本企業特點的檔案管理制度。適合就是最優的。各項基礎工作完成后，對所在民企企業管理狀況和業務有了較全面了解，本著“既要體現檔案管理必要原則，又有民企特色的檔案管理制度”的思路，著手制定檔案管理制度。

3.建立責任明確的兼職檔案員隊伍。在各部門設兼職檔案員，使之明確各自部門歸檔范圍。進行業務培訓，明確如基本建設、設備、商務合同、收益分配等各類檔案的歸檔要求及處理程序內容，既能提高員工綜合業務素質，又保證檔案工作順利進行。

4.建立民企綜合檔案理機構。檔案各項基礎工作的完成，各項規章制度的建立，標志著民營企業綜合檔案管理機構的建立具備了條件。從此檔案應走向現代化管理階段。

5.把檔案管理工作納入有關人員和部門的職責范圍。檔案管理是一項比較龐大的工程，它涉及到民營企業管理的各方面，列入相關人員和部門職責范圍，能起到制約作用，能促進檔案工作制度化、規范化。

總之，民營企業需要檔案工作，但還不能照搬傳統國有企業檔案管理模式建檔。

民企經營者民企領導者對檔案工作的思想轉變

民企經營者檔案意識的高低，取決于對檔案作用的認識程度。通過深入細致的工作做到了規范化、有章可循并形成良性循環。能夠在企業需要的時候及時提供依據，為維護企業的合法權益和經濟利益發揮著不可取代的作用，得到企業老總的認可與重視。如：有一家民營開發經營者，由于聘請了專職檔案管理人員，后期材料收集完善，整理及時，一次就挽回幾十萬元損失，如今檔案室是老總引以為自豪的事之一。從“要我建檔”到“我要建檔”，企業經營者的思想轉變是檔案的使用價值向現實轉化產生效益帶來的，使用價值是潛在的財富，只有當它發揮出來時才能產生效益。此時也是默默無聞的檔案工作者最有成就感和自豪感的時刻。

綜上所述，在經濟飛速發展的今天，民營企業發展離不開檔案管理已被越來越多的企業家認識、接受。企業規模的擴大，企業競爭力的增強，都離不開完善的檔案建設，檔案管理是企業規范化管理的重要保證。

[1]《檔案的效益研究》.

[2]《檔案學術討論會文集》.