加快高校檔案數學字化過程的思考

高校檔案不但是學校文獻信息中心，也是為教學和科研服務的教育學術性機構，現代信息技術是影響檔案發展最深刻的環境因素。高密度的信息儲存技術，高速度的信息傳遞技術，高效率、高質量的信息查詢技術。在變革了人們生產、收集、組織、傳遞和使用知識信息的方式的同時，也使信息服務的機制、結構以及服務手段發生了巨大的變化。如何將一些先進的信息技術結合運用到圖書館的管理和服務中，用這些技術來促進日常工作，改變檔案管理的傳統模式，致力于營造以知識導航為服務觀念的發展環境，不再只局限于向使用者提供可使用檔案，還提供所有網絡上的可利用的檔案，協助教學和科研是目前我們高校檔案的工作重點。

一、高校數字化檔案的特征

隨著計算機技術的迅猛發展，特別是網絡技術、數碼存儲與傳輸技術等的全面普及，使得人們對檔案信息的加工、存儲、查詢、利用等方面有了新的要求。因此，數字檔案也就應運而生，它是一個新生事物，它的所有載體的信息均能以數字化的形式獲得，包括所有聯機采購、編目、公共查詢；對各種信息資源的檢索，通過網絡組織讀者訪問數據庫系統，如電子檔案、電子圖片、聲像資料、多媒體資料等；用計算機系統管理檔案的服務；數字檔案利用網絡連接到全球各個角落，讓人們很方便地共享資源。數字檔案有如下特征：

1．數字檔案是一個分布式的群體，通過寬帶高速互連的計算機網絡，把大量分布在一個單位或一個地域的眾多檔案信息資源單位組成聯合體，把不同地理位置上及不同類型的檔案信息按統一標準加以有效存儲、管理并通過易于使用的方式提供給使用者，超越空間和時間的約束，便于使用者在任何時候、任何地方都可以在網上遠程跨庫獲取任何所需的信息資源，達到高度的資源共享。

2．數字檔案是面向服務對象的數字化多媒體信息庫。數字檔案的存儲介質已不限于印刷體，它具有文本、聲、光、圖像、影視等多種媒體，其存儲的載體也相應的有光盤、錄音帶以及各種類型的數字化、電子化裝置，它通過多媒體、超文本、超媒體等技術，提供智能化：的信息檢索手段，向使用者展示各種生動、具體、形象、逼真的信息。

3．數字檔案是與平臺無關的數字化資源集合。數字檔案可實現異種數據庫之間、服務之間、工作站之間的可互操作性，并正在探索深層語義上的可互操作性。它采用一種聯合式或協調性軟件，從類型相似的數據對象和服務中，取得一致性和連貫性檢索內容。

4．數字檔案具有強大的信息傳播與發布功能。數字檔案的服務方式與傳統檔案的管理有著重大的差別，它變傳統檔案管理的被動式服務為主動服務。它可以通過網絡隨時發布和傳播各種檔案資源的信息，對使用者進行“引導”或“導航”，向使用者提供多種語言兼容的多媒體遠程數字信息服務。

二、高校數字化檔案建設的技術保障

數字信息檔案是一個開放式的硬件和軟件的集成平臺，通過對技術和產品的集成，把大量的各種信息載體數字化，將它們組織起來在網上服務。

1．各種載體的數字化。將檔案信息的各種文字、圖像等，利用計算機和相關設備，將這些資料數字化。

2．數據的存儲和管理。數字檔案信息大多數采用客戶機／服務器的模式?？蛻?、檔案管理服務器和對象服務器構成信息傳遞的核心結構。檔案管理服務器主要管理數據的目錄、索引和查詢。而對象服務器則用于管理數字化的對象(即各種類型載體的原檔案)，當對象數據直接到達客戶的時候，就實現了檔案對象數據的傳送，它存儲和管理的數據量是巨大的。

3．組織有效的訪問和查詢。文本類型的文件檢索，實現在網上的快速全文檢索軟件：如何為多媒體信息檔案建立索引，讓用戶進行有效的查詢，也是當前研究的熱點之一。

4．權限管理和版權保護。數字檔案信息的安全性顯得很重要，它要有一般計算機網絡系統的管理功能，要重視各種類型用戶的權限管理；更重要的是，必須用適當的技術確保資源不被濫用。

三、高校數字檔案建設應解決的問題

1．加強高校檔案信息數字化的人力資源建設。人力資源，即數字檔案管理的專業人員、管理人員及其后續儲備人才，是建設數字檔案的關鍵。建設數字檔案必須確立：“以人為本”。傳統檔案管理時代的工作人員的工作基本模式是人與紙的結合，或者說是以紙為媒介與用戶的結合，也就是人與人的結合。而數字檔案時代檔案員工作的基本模式是人與計算機的結合，也就是所謂的“人機結合”，工作人員得通過計算機和計算機通訊網絡來獲取或提供信息服務。因此，數字時代檔案員既要有扎實的傳統檔案學的知識，又要兼備計算機技術、網絡技術、通訊技術知識和網絡安全維護知識，即是通才、復合型的人才。數字檔案的建設和發展離不開高素質人才。數字檔案工作要求管理人員具有較高學歷和專業素質，需要掌握多方面知識結構的人才，只有擁有這樣一批既具有深厚的專業知識、熟練的網絡技能，又具有良好的文化修養，同時還具備獲取、組織、傳播信息能力的新型檔案員，數字檔案事業才可持續發展。信息技術對檔案管理、服務及其館員的影響是深遠的，隨著數字化技術和網絡技術的發展，檔案管理必然將朝著“數字化檔案”的方向發展。

2．提高數字化資源。數字化資源建設是發展數字檔案的前提條件，不然，檔案的數字化發展猶如無米之炊、無本之木。數字化資源建設要立足于做好以下兩個方面的工作：一是學校資源數字化；二是社會資源館藏化。學校資源數字化，就是根據各高校的學科特點、科研方向和日后的發展規模，建立個性化的數據庫，實現目錄檢索、主題檢索和全文檢索；同時，還可根據教學和科研的需要，對相關的數據作數字化技術處理，在此基礎上建立全方位搜索引擎，實現網上輕松使用和下載。社會資源館藏化，指對社會上已數字化的信息資源進行收集、整合和利用，大力拓展網上資源，通過對信息的搜索、跟蹤和過濾，將有關資源分門別類地加以組織，供教師、學生使用以及社會上有關人員使用。

3．創新組織模式數字檔案是一種嶄新的檔案形態。建設數字檔案，必須要構筑一個能與之相匹配的新的組織模式。對此，我們通?？梢詮娜齻€層面去理解：一是從數字檔案構成要素去理解，即數字資源、網絡化存取和分布管理；二是從技術層面去理解，主要包括用戶接口、預處理系統、查詢系統和對象庫等基本構件；三是從社會組織系統方面去理解，作為社會整個的數字檔案與行為個體的高校數字檔案之間各自的組織結構及相互關系。按主題進行部門設置、工作分工的數字檔案組織模式，是對傳統檔案組織模式的創新，大大精簡了傳統檔案管理的龐大工作部門，便于按學科、按工作性質加以劃分，著重、著力于對信息的采集、整合、傳播，突出信息咨詢服務，有利于優化人員結構配置，降低管理成本，提升管理效能。

4．高校檔案數字化建設應量力而行、因“?！敝埔耍咝n案數字化建設是社會信息化工程的有機組成部分，是一項子工程，不應搞“小而全”、“大而全”，應遵循整體性原則，高校檔案數字化建設的原則取向是：因“校”制宜、科學規劃、準確定位、特色鮮明、逐步推進?；ヂ摶?，網絡資源共享，是社會信息化建設的基本原則，高校數字檔案的建設也要遵循。

(作者單位：廊坊師范學院教務處)