信息時代企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新模式

隨著信息時代的到來，信息技術(shù)的快速發(fā)展為企業(yè)科技檔案管理帶來了前所未有的變革機(jī)遇與挑戰(zhàn)。企業(yè)科技檔案作為企業(yè)發(fā)展中的重要組成部分，不僅是企業(yè)科技創(chuàng)新和知識積累的載體，也是企業(yè)在現(xiàn)代化競爭中獲取競爭優(yōu)勢的重要資源。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足信息時代對于檔案管理效率、精確度以及安全性的要求。本文結(jié)合信息化技術(shù)的發(fā)展趨勢，對企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新模式進(jìn)行深入探討，圍繞信息時代企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新存在的問題，提出數(shù)字化、智能化以及云存儲等科技手段的應(yīng)用創(chuàng)新策略，為企業(yè)在信息時代中提升檔案管理效能提供理論依據(jù)和實踐參考。

隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和企業(yè)經(jīng)營環(huán)境的日益變化，企業(yè)面臨著巨大的技術(shù)創(chuàng)新與管理挑戰(zhàn)?？萍紮n案管理作為企業(yè)技術(shù)與知識管理的重要組成部分，歷經(jīng)了從傳統(tǒng)手工管理到信息化管理的發(fā)展過程。信息時代的到來，尤其是大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)的快速發(fā)展，給企業(yè)的科技檔案管理帶來了前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，全面創(chuàng)新企業(yè)科技檔案管理模式、提高檔案管理的效率與安全性，成為企業(yè)管理者亟待解決的問題。面對日益復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)和技術(shù)環(huán)境，如何確保檔案管理人員具備足夠的信息素養(yǎng)與管理創(chuàng)新意識，也成為影響檔案管理創(chuàng)新成效的關(guān)鍵因素，通過推進(jìn)信息化建設(shè)、完善數(shù)據(jù)安全保護(hù)機(jī)制和加強(qiáng)人員培訓(xùn)，企業(yè)能夠有效應(yīng)對科技檔案管理中的挑戰(zhàn)，提升檔案管理效率，為企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

信息時代企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新的必要性

隨著信息時代的到來，科技進(jìn)步和數(shù)字化轉(zhuǎn)型加速了社會各領(lǐng)域的發(fā)展。企業(yè)在進(jìn)行科技創(chuàng)新和研發(fā)的過程中，面臨著龐大、復(fù)雜且不斷增長的科技檔案數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足企業(yè)快速發(fā)展的需求，信息時代對企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新提出了更高的要求。信息化推動企業(yè)發(fā)展，迫切要求科技檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。企業(yè)的科技檔案包括技術(shù)文獻(xiàn)、研發(fā)報告、實驗數(shù)據(jù)等關(guān)鍵信息，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和非智能化電子文檔管理方式難以滿足海量信息存儲、傳輸和共享的需求?；谛畔⒒侄蔚膽?yīng)用，如云存儲、數(shù)字化管理等，企業(yè)可以高效地管理科技檔案，實現(xiàn)檔案的隨時更新、快速訪問與有效共享，從而提高管理效率和支持科技創(chuàng)新。

企業(yè)的科技檔案包含大量的機(jī)密信息，隨著數(shù)據(jù)泄露和黑客攻擊事件的頻發(fā)，傳統(tǒng)檔案管理面臨著嚴(yán)峻的安全風(fēng)險，在信息時代，企業(yè)必須采用現(xiàn)代加密技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)等手段來提高檔案數(shù)據(jù)的安全性，確保檔案信息不被泄露、篡改或丟失。另外，提升檔案管理效率，降低管理成本是企業(yè)迫切需要解決的問題。傳統(tǒng)的檔案管理模式需要大量的人力投入，且容易出錯，增加了企業(yè)的管理成本，基于數(shù)字化、自動化的檔案管理系統(tǒng)，可以大幅提高檔案管理的精準(zhǔn)性、效率和可追溯性，減少人工干預(yù)和誤操作，提高工作效率，降低成本。

信息時代企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新中存在的問題

信息化建設(shè)滯后與系統(tǒng)整合難度大在中小型企業(yè)中，信息化建設(shè)相對滯后，導(dǎo)致科技檔案管理模式轉(zhuǎn)型困難，大部分企業(yè)已認(rèn)識到信息化的必要性，并開始引人數(shù)字化管理系統(tǒng)，但往往只是表面上的技術(shù)投入，缺乏深層次的系統(tǒng)規(guī)劃和全面實施，很多企業(yè)采用的檔案管理系統(tǒng)不具備足夠的兼容性和擴(kuò)展性，導(dǎo)致不同部門間的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)困難，信息資源得不到充分共享。此外，科技檔案管理涉及的數(shù)據(jù)種類繁多，如技術(shù)文檔、實驗數(shù)據(jù)、圖紙資料等，傳統(tǒng)管理系統(tǒng)往往無法涵蓋這些多元化的數(shù)據(jù)類型，致使各類檔案信息獨立存儲且難以交互操作，不能實現(xiàn)精準(zhǔn)、高效的綜合管理。信息系統(tǒng)與企業(yè)其他管理系統(tǒng)（如財務(wù)、研發(fā)、項目管理等）的整合也是一道難題。

數(shù)據(jù)安全問題亟待解決在企業(yè)科技檔案朝著數(shù)字化以及信息化管理不斷邁進(jìn)的進(jìn)程中，數(shù)據(jù)安全已然演變成一個極為嚴(yán)峻的隱患，企業(yè)科技檔案當(dāng)中蘊(yùn)含著數(shù)量眾多的技術(shù)機(jī)密以及知識產(chǎn)權(quán)信息，一旦這些數(shù)據(jù)出現(xiàn)泄露、被篡改或者丟失的情況，會給企業(yè)帶來難以估量的經(jīng)濟(jì)損失，同時對企業(yè)的信譽(yù)造成損害。當(dāng)前階段，不少企業(yè)在科技檔案管理方面依舊運用著較為簡單的防護(hù)舉措，欠缺系統(tǒng)的安全防護(hù)策略，傳統(tǒng)的存儲介質(zhì)以及安全技術(shù)難以有效地應(yīng)對如惡意攻擊、內(nèi)部人員泄密、硬件損壞等復(fù)雜的信息安全威脅，云存儲盡管提供了具有高效便捷特點的管理平臺，然而也引發(fā)了數(shù)據(jù)跨平臺、跨地域存儲時的安全風(fēng)險。并且部分企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)沒有構(gòu)建起完善的安全防護(hù)體系，未采用先進(jìn)的加密技術(shù)、身份認(rèn)證、防泄露等手段，這致使檔案信息面臨被破解或者遭到勒索的較高風(fēng)險，強(qiáng)化企業(yè)科技檔案管理中的數(shù)據(jù)安全防護(hù)，保障檔案信息的完整性、機(jī)密性以及可用性，成為當(dāng)下所面臨的關(guān)鍵問題。

人員素質(zhì)與管理理念的滯后企業(yè)科技檔案管理的創(chuàng)新并非單純依靠技術(shù)手段的更新，還和管理人員的素質(zhì)以及管理理念的轉(zhuǎn)變有關(guān)。在一些傳統(tǒng)行業(yè)，企業(yè)檔案管理常被當(dāng)作輔助性、優(yōu)先級較低的工作，沒有得到應(yīng)有的重視。不少企業(yè)管理人員以及檔案管理人員對現(xiàn)代信息技術(shù)認(rèn)識和理解不足，沒能把技術(shù)創(chuàng)新與檔案管理有效結(jié)合，使得管理方法和技術(shù)應(yīng)用滯后。檔案管理的傳統(tǒng)觀念十分頑固，仍停留在“手工管理”模式，沒有實現(xiàn)全員信息化、智能化參與，對于新興的檔案管理技術(shù)，像人工智能、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等技術(shù)，部分企業(yè)還不能應(yīng)用或正確評估其價值，現(xiàn)有的檔案管理人員一般缺乏專業(yè)培訓(xùn)和持續(xù)的技能提升，無法操作先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，致使新的管理模式在實際操作中難以實施。

信息時代企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新的有效策略

全面推進(jìn)信息化建設(shè)和系統(tǒng)整合在當(dāng)今信息時代，企業(yè)科技檔案管理若要實現(xiàn)創(chuàng)新，信息化的深入推進(jìn)以及系統(tǒng)的有效整合是不可或缺的。全面開展信息化建設(shè)，可提升檔案在存儲、管理以及使用方面的效率，而且還可以保證檔案信息的流轉(zhuǎn)更為規(guī)范且高效。企業(yè)需要構(gòu)建統(tǒng)一的信息化檔案管理平臺，以此促成檔案的數(shù)字化、自動化以及智能化。憑借引入如企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)、文檔管理系統(tǒng)、云計算平臺等現(xiàn)代化信息系統(tǒng)，企業(yè)可把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字文件，降低人為操作的復(fù)雜程度，并且可達(dá)成跨區(qū)域、跨部門的快速訪問與共享，借助智能化系統(tǒng)，企業(yè)可實現(xiàn)智能分類、數(shù)據(jù)檢索以及智能推送等功能，提高管理效率。

企業(yè)在運營過程中，需要重視信息系統(tǒng)之間的兼容性以及整合性。當(dāng)下不少企業(yè)仍然遭遇信息孤島難題，具體表現(xiàn)為各部門所使用的檔案管理系統(tǒng)之間缺少有效的對接，這使得信息的共享以及流動受到了限制。企業(yè)應(yīng)當(dāng)推進(jìn)各個管理系統(tǒng)的整合工作，促使檔案管理系統(tǒng)可與如財務(wù)管理、生產(chǎn)管理、技術(shù)研發(fā)等其他系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，保證在同一個平臺上達(dá)成全方位的數(shù)據(jù)操作。在整合進(jìn)程中要重點解決不同數(shù)據(jù)源之間的兼容問題，讓不同格式、種類的檔案數(shù)據(jù)可以在同一平臺下得到有效的管理與利用。云計算平臺為企業(yè)提供了極大的存儲空間以及靈活的數(shù)據(jù)存取模式，減少了對硬件設(shè)備的依賴，降低了傳統(tǒng)存儲的成本與維護(hù)難度。大數(shù)據(jù)技術(shù)可對存儲的科技檔案展開挖掘與分析，為企業(yè)的決策者提供更精準(zhǔn)的技術(shù)支持以及預(yù)測分析?；诖?，人工智能技術(shù)的運用可讓檔案管理變得更加智能，比如機(jī)器學(xué)習(xí)算法可自動歸檔和分類文檔，智能推薦系統(tǒng)會依據(jù)用戶需求推送相關(guān)科技資料。

強(qiáng)化數(shù)據(jù)安全保護(hù)機(jī)制隨著企業(yè)信息化建設(shè)不斷向前推進(jìn)，科技檔案的數(shù)字化存儲以及流通給數(shù)據(jù)安全帶來了十分嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。企業(yè)要采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)加密技術(shù)，以此保證檔案信息在存儲以及傳輸過程中的安全性。隨著互聯(lián)網(wǎng)攻擊技術(shù)持續(xù)升級，傳統(tǒng)的像防火墻和權(quán)限管理這樣簡單的安全措施大多時候沒辦法應(yīng)對復(fù)雜的攻擊手段。企業(yè)要借助強(qiáng)加密技術(shù)對科技檔案數(shù)據(jù)給予加密，保證信息就算在遭遇外部攻擊的狀況下也不會出現(xiàn)泄露。運用數(shù)據(jù)分布式存儲技術(shù)，防止數(shù)據(jù)集中存放產(chǎn)生的潛在風(fēng)險。

企業(yè)需施行嚴(yán)格的身份驗證機(jī)制，以此保障唯有獲得授權(quán)的人員才可訪問檔案數(shù)據(jù)，將現(xiàn)代生物識別技術(shù)，像是指紋識別、面部識別等，與動態(tài)口令技術(shù)，例如雙因素身份驗證等手段相結(jié)合，可切實提升權(quán)限管理的精確程度。除嚴(yán)格認(rèn)證用戶身份之外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)依據(jù)數(shù)據(jù)的關(guān)鍵程度以及保密級別，設(shè)定不同的訪問權(quán)限，并且對這些權(quán)限進(jìn)行動態(tài)管理，規(guī)避非法訪問以及權(quán)限濫用的風(fēng)險。企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的安全管理部門，針對檔案管理系統(tǒng)開展定期的漏洞掃描以及安全檢測工作，及時察覺潛在的風(fēng)險和問題，采取相應(yīng)舉措給予修復(fù)。

提升人員信息素質(zhì)和創(chuàng)新管理理念企業(yè)要提高檔案管理效率與水平，需采取系列舉措，提升員工信息素養(yǎng)，培養(yǎng)契合現(xiàn)代管理理念的管理團(tuán)隊，制定系統(tǒng)化人才培訓(xùn)及知識更新機(jī)制，保證檔案管理人員技術(shù)能力跟上時代步伐，信息技術(shù)發(fā)展迅速，云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案管理人員既要熟悉傳統(tǒng)檔案管理規(guī)范，又要有現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力。企業(yè)可借助定期技術(shù)培訓(xùn)、外部學(xué)習(xí)交流等途徑，幫助員工更新知識，掌握新工具和方法。大數(shù)據(jù)分析、人工智能操作等知識培訓(xùn)，是未來科技檔案管理的關(guān)鍵內(nèi)容。

企業(yè)需要構(gòu)建多層次且多元化的管理隊伍，以此提升檔案管理的專業(yè)程度。除了傳統(tǒng)的檔案管理人員之外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)培育有信息技術(shù)背景的管理團(tuán)隊。將信息技術(shù)、檔案管理以及業(yè)務(wù)運營的知識加以整合，形成專業(yè)互補(bǔ)的團(tuán)隊。企業(yè)應(yīng)當(dāng)推動跨部門之間的協(xié)作，讓檔案管理不再僅僅是單純的文檔管理工作，而是成為支撐公司戰(zhàn)略決策與創(chuàng)新的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。培養(yǎng)并引進(jìn)復(fù)合型與創(chuàng)新型的檔案管理人才，可提高整體的檔案管理水平以及效益。企業(yè)要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，促使管理理念實現(xiàn)更新。傳統(tǒng)的檔案管理一般側(cè)重于“檔案保護(hù)”以及“資料存儲”，然而在信息時代，檔案管理應(yīng)當(dāng)更注重“資源共享”以及“知識利用”。企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變管理理念，把檔案管理當(dāng)作提升知識管理、推動創(chuàng)新以及提高競爭力的關(guān)鍵方式。管理者要充分認(rèn)識到科技檔案管理在推動企業(yè)技術(shù)研發(fā)、支持創(chuàng)新活動以及優(yōu)化運營決策等方面所具有的價值，強(qiáng)化跨部門、跨領(lǐng)域的信息共享與協(xié)作。

信息時代企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新對于提升企業(yè)競爭力、支撐技術(shù)研發(fā)以及推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展而言十分關(guān)鍵，借助全面推進(jìn)信息化建設(shè)，企業(yè)可達(dá)成檔案的數(shù)字化、自動化以及智能化管理，如此一來，檔案的存儲、檢索與共享效率得以提高，人為操作的復(fù)雜性有所減少，業(yè)務(wù)協(xié)同效率也得以提升。信息化推進(jìn)過程中存在數(shù)據(jù)安全、技術(shù)整合等問題，這就需要企業(yè)強(qiáng)化數(shù)據(jù)加密和權(quán)限管理，以保證檔案信息的機(jī)密性與完整性，為應(yīng)對信息化建設(shè)帶來的挑戰(zhàn)，提升員工的信息素質(zhì)與創(chuàng)新管理理念相當(dāng)關(guān)鍵，企業(yè)要加強(qiáng)培訓(xùn)、建立跨部門協(xié)作團(tuán)隊，轉(zhuǎn)變檔案管理的傳統(tǒng)觀念，推動管理模式創(chuàng)新，唯有借助技術(shù)創(chuàng)新、數(shù)據(jù)安全保障以及人才提升等多方面舉措，企業(yè)才能切實推動科技檔案管理創(chuàng)新，為未來發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

（作者單位：海洋化工研究院有限公司）