高職院校教學(xué)秘書(shū)職業(yè)倦怠的原因分析及優(yōu)化策略

在高職院校，教學(xué)管理及運(yùn)行主要由教務(wù)處和各二級(jí)學(xué)院的教學(xué)管理者共同完成。二級(jí)學(xué)院的教學(xué)秘書(shū)身兼多職，既是基層教學(xué)的管理者，需協(xié)同教務(wù)處工作人員處理本院日常教學(xué)運(yùn)行事務(wù)；又是面向師生的服務(wù)者，為師生的課程教學(xué)提供幫助；同時(shí)也是聯(lián)絡(luò)者，與教務(wù)處工作人員共同在教務(wù)處、二級(jí)學(xué)院分管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)、師生之間傳遞信息，搭建溝通橋梁。1]因此，教學(xué)秘書(shū)工作呈現(xiàn)出快節(jié)奏、高強(qiáng)度、高壓力、高要求的特點(diǎn)，這使得教學(xué)秘書(shū)的職業(yè)倦怠現(xiàn)象愈發(fā)顯著。分析教學(xué)秘書(shū)職業(yè)倦怠的原因，并提出對(duì)應(yīng)的改進(jìn)方法，有利于提高教學(xué)秘書(shū)的工作效率，增強(qiáng)二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理效果，進(jìn)而提升高職院校教育教學(xué)質(zhì)量。[2]

一、教學(xué)秘書(shū)的工作內(nèi)容

（一）保障教學(xué)秩序正常運(yùn)行

協(xié)助專業(yè)負(fù)責(zé)人制定并執(zhí)行人才培養(yǎng)方案中的課程計(jì)劃，進(jìn)行排課、選用師生教材、調(diào)停課及解決日常教學(xué)運(yùn)行中出現(xiàn)的各種問(wèn)題。負(fù)責(zé)辦理學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)、退休學(xué)及學(xué)籍異動(dòng)的手續(xù)。統(tǒng)籌安排考務(wù)，負(fù)責(zé)學(xué)期末的考試及學(xué)期初的補(bǔ)考，考前收集試卷、打印試卷、發(fā)放試卷及相關(guān)材料，做好保密工作，同時(shí)需要安排考試學(xué)生人數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)、監(jiān)考人員等；考中巡考、監(jiān)督考場(chǎng)紀(jì)律；考后安排教師在線上錄入成績(jī)，收回試卷、成績(jī)單、試卷分析總結(jié)等。

（二）采用線上系統(tǒng)提高教學(xué)管理效率

在教學(xué)系統(tǒng)中進(jìn)行畢業(yè)生畢業(yè)資格審核，按照各專業(yè)人才培養(yǎng)方案要求，結(jié)合系統(tǒng)中學(xué)生成績(jī)相關(guān)信息，確定畢業(yè)、結(jié)業(yè)學(xué)生名單，經(jīng)學(xué)院審核上報(bào)至教務(wù)處。在學(xué)生實(shí)習(xí)系統(tǒng)統(tǒng)籌學(xué)生崗位實(shí)習(xí)實(shí)踐，錄人指導(dǎo)教師及學(xué)生信息，進(jìn)行線上實(shí)習(xí)安全知識(shí)測(cè)評(píng)，開(kāi)展師生實(shí)習(xí)動(dòng)員會(huì)，督促簽訂并上傳安全協(xié)議書(shū)及實(shí)習(xí)協(xié)議，定期提醒學(xué)生系統(tǒng)打卡簽到、提交周記，提醒實(shí)習(xí)指導(dǎo)老師系統(tǒng)審核，實(shí)習(xí)結(jié)束后收集相關(guān)實(shí)習(xí)資料。

（三）促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量提升

協(xié)助教研室或?qū)I(yè)教師定期制定或修改課程標(biāo)準(zhǔn)，督促教師學(xué)期初提交授課計(jì)劃，學(xué)期末提交期末考試試卷及分析表等資料，保證人才培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)、授課計(jì)劃及期末考試資料的一致性，進(jìn)而保證教學(xué)質(zhì)量。對(duì)接學(xué)校質(zhì)量管理辦公室，召開(kāi)期中教學(xué)質(zhì)量座談會(huì)，匯總學(xué)生意見(jiàn)并反饋至專業(yè)負(fù)責(zé)人、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)[3]，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。

綜上，在高等職業(yè)學(xué)校中，教學(xué)秘書(shū)是處理教學(xué)信息和教務(wù)運(yùn)行的專業(yè)管理人員。由于學(xué)校層次不同，教學(xué)秘書(shū)的定義也不完全相同，作為高職院校的教學(xué)秘書(shū)，應(yīng)該具備溝通協(xié)調(diào)、教學(xué)管理、輔助參謀三項(xiàng)技能。[4]

二、教學(xué)秘書(shū)職業(yè)倦怠的原因分析

（一）專業(yè)不對(duì)口，崗位認(rèn)同感低

教學(xué)秘書(shū)不僅需要具備秘書(shū)學(xué)、教育學(xué)、管理學(xué)等基礎(chǔ)知識(shí)，還應(yīng)了解相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，以更好地服務(wù)于教學(xué)活動(dòng)的開(kāi)展。然而，現(xiàn)狀是許多教學(xué)秘書(shū)都非教育管理學(xué)專業(yè)出身，缺乏必要的管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，影響教學(xué)管理的科學(xué)性和規(guī)范性，進(jìn)而影響教學(xué)質(zhì)量，還有可能導(dǎo)致教學(xué)秘書(shū)在職業(yè)發(fā)展過(guò)程中遇到瓶頸。教學(xué)秘書(shū)日常工作主要由教務(wù)處發(fā)布，但人事關(guān)系上歸屬二級(jí)學(xué)院，導(dǎo)致教學(xué)秘書(shū)對(duì)崗位歸屬不確定，一定程度上影響工作熱情。教學(xué)秘書(shū)日常處理的是一些重復(fù)性的工作，工作成效不明顯，削弱個(gè)人成就感、獲得感、責(zé)任感和職業(yè)歸屬感。長(zhǎng)此以往，崗位認(rèn)同感和工作幸福感降低，進(jìn)而降低工作效率和服務(wù)質(zhì)量，影響教學(xué)活動(dòng)的有序開(kāi)展，給高校的教學(xué)管理帶來(lái)不穩(wěn)定因素。

（二）工作超負(fù)荷，心理壓力大

目前大多數(shù)高校教務(wù)處把部分教學(xué)運(yùn)行工作分配給二級(jí)學(xué)院，這增加了教學(xué)秘書(shū)的工作量。實(shí)際情況是，教務(wù)處每個(gè)模塊都由專人負(fù)責(zé)，而大多數(shù)二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)教學(xué)工作的行政人員人手不足，當(dāng)教務(wù)處把工作下發(fā)到二級(jí)學(xué)院時(shí)卻只有一位教學(xué)秘書(shū)對(duì)接，一人同時(shí)對(duì)接多人，任務(wù)內(nèi)容繁雜，又需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，時(shí)間緊迫。教學(xué)秘書(shū)一人處理眾多工作，很少獲得同事或?qū)W生的協(xié)助，花費(fèi)大量時(shí)間和精力，但效率卻不高。另一方面，教學(xué)秘書(shū)的工作量大，多個(gè)任務(wù)同時(shí)進(jìn)行，新舊任務(wù)常常重疊，導(dǎo)致教學(xué)秘書(shū)常處于焦慮的狀態(tài)。5]同時(shí)，教學(xué)方面的工作復(fù)雜多樣，處理不好極易造成教學(xué)事故，因此教學(xué)秘書(shū)心理一直處于高壓狀態(tài)，并且得不到及時(shí)紓解。

（三）工作碎片化，突發(fā)狀況多

教學(xué)秘書(shū)工作包括教學(xué)運(yùn)行、學(xué)籍與成績(jī)管理、考務(wù)與教學(xué)評(píng)價(jià)等，其中教學(xué)運(yùn)行工作內(nèi)容較為分散，缺乏系統(tǒng)性。教學(xué)秘書(shū)往往需要在課程協(xié)調(diào)、學(xué)籍管理、考試組織、數(shù)據(jù)填報(bào)等十余項(xiàng)任務(wù)中頻繁切換角色，導(dǎo)致難以集中精力完成重要任務(wù)，難以對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行深入思考和細(xì)致處理，進(jìn)而導(dǎo)致工作質(zhì)量下降。同時(shí)，教學(xué)運(yùn)行過(guò)程中，任何一個(gè)環(huán)節(jié)都可能出現(xiàn)問(wèn)題。面對(duì)眾多學(xué)生及教師，各種突發(fā)狀況也時(shí)有發(fā)生。如前一分鐘在處理某位教師因突發(fā)事件緊急調(diào)課時(shí)，后一刻便需應(yīng)對(duì)學(xué)生學(xué)分置換的咨詢；辦公室電話、工作群消息、師生來(lái)訪幾乎同步“轟炸”，工作計(jì)劃常被打斷，給教學(xué)秘書(shū)帶來(lái)極大心理壓力。有些突發(fā)狀況較為棘手，需追根溯源，溝通各方，這又給教學(xué)秘書(shū)的人際溝通帶來(lái)壓力。[6]

（四）溝通成本高，獲得正向反饋少

教學(xué)秘書(shū)需上傳下達(dá)，作為教務(wù)處和學(xué)院、學(xué)院和學(xué)生及教師的溝通橋梁，溝通占據(jù)了日常工作的大部分時(shí)間。由于事情繁雜瑣碎，溝通過(guò)程中容易出現(xiàn)信息不對(duì)等、個(gè)人理解偏差等，極易影響個(gè)人情緒，進(jìn)而影響工作推進(jìn)。同時(shí)教學(xué)秘書(shū)工作量大，與人溝通中得到正向反饋往往會(huì)激發(fā)個(gè)人工作動(dòng)力，但教學(xué)秘書(shū)卻很少得到各方正向反饋，反而教師或?qū)W生的訴求沒(méi)得到滿意的答復(fù)就會(huì)產(chǎn)生負(fù)面評(píng)價(jià)。這使得教學(xué)秘書(shū)有苦說(shuō)不出，產(chǎn)生很大心理落差，工作缺乏獲得感和成就感。此外，缺乏溝通技巧也讓工作開(kāi)展變得更加困難。在大部分學(xué)生的眼里，教學(xué)秘書(shū)不是真正的老師，所以缺乏應(yīng)有的尊重；在部分教師眼里教學(xué)秘書(shū)的崗位工作輕松，缺乏充分的理解；在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)眼里，教學(xué)秘書(shū)的工作內(nèi)容簡(jiǎn)單，缺乏足夠的重視。

（五）缺少培訓(xùn)提升機(jī)會(huì)，崗位發(fā)展渠道狹窄

大部分高職院校新入職的教學(xué)秘書(shū)沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的崗前培訓(xùn)，使得他們不了解教學(xué)秘書(shū)的工作內(nèi)容，不熟悉解決問(wèn)題的方式方法，因此無(wú)法快速進(jìn)入工作狀態(tài)。很多高校針對(duì)專任教師和輔導(dǎo)員進(jìn)行各種培訓(xùn)，但對(duì)教學(xué)秘書(shū)的培養(yǎng)卻寥寥無(wú)幾，使得教學(xué)秘書(shū)很少有提升自身能力的機(jī)會(huì)。7]而教學(xué)秘書(shū)本身工作量大、工作強(qiáng)度高，下班后難以抽出時(shí)間參加教學(xué)管理方面的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)最新的教學(xué)管理理念。教學(xué)秘書(shū)工作內(nèi)容雜亂無(wú)序，日常工作以事務(wù)性操作為主，缺乏參與科研項(xiàng)目、課程建設(shè)、技能競(jìng)賽等“高含金量”的經(jīng)歷，難以積累成果，職稱評(píng)審部分硬性指標(biāo)難以達(dá)標(biāo)；同時(shí)，高職院校職稱評(píng)審普遍向教學(xué)崗傾斜，行政教輔崗名額少，因此，職稱評(píng)審更是難上加難，導(dǎo)致長(zhǎng)期卡在初級(jí)或中級(jí)職稱階段。

三、教學(xué)秘書(shū)職業(yè)倦怠的優(yōu)化策略

（一）學(xué)校管理層面

1.提供培訓(xùn)交流的機(jī)會(huì)

高校應(yīng)當(dāng)積極為教學(xué)秘書(shū)提供更多學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，并制定出具體可行的培訓(xùn)規(guī)劃。對(duì)于新聘任的教學(xué)秘書(shū)，必須強(qiáng)化其崗前培訓(xùn)，確保他們通過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)能夠順利接手并高效完成后續(xù)工作。同時(shí)，高校應(yīng)鼓勵(lì)并支持教學(xué)秘書(shū)進(jìn)一步提升學(xué)歷水平。此外，還應(yīng)定期組織涵蓋管理學(xué)、秘書(shū)學(xué)、心理學(xué)以及計(jì)算機(jī)等多個(gè)領(lǐng)域的專業(yè)培訓(xùn)，這些培訓(xùn)能夠幫助教學(xué)秘書(shū)熟悉和了解新時(shí)期高校教學(xué)管理的規(guī)律與特點(diǎn)，提升崗位理解力、工作執(zhí)行力和解決實(shí)際問(wèn)題的能力，并舉辦交流會(huì)，讓教學(xué)秘書(shū)有機(jī)會(huì)就工作中遇到的各類問(wèn)題進(jìn)行深入探討，相互借鑒經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步。另外，通過(guò)調(diào)研學(xué)習(xí)其他院校的教學(xué)管理模式和方法，進(jìn)一步拓寬教學(xué)秘書(shū)的視野，并促使他們更新管理理念。學(xué)校在政策上應(yīng)給予教學(xué)秘書(shū)適當(dāng)?shù)膬A斜，支持他們申報(bào)各級(jí)科研、教研課題，鼓勵(lì)他們向職業(yè)化、專家化方向發(fā)展。

2.完善激勵(lì)制度，建立合理晉升機(jī)制

高校應(yīng)當(dāng)構(gòu)建合理且公正的薪酬體系，確保他們的收入能夠與其所承擔(dān)的工作量相匹配，實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)報(bào)酬與工作強(qiáng)度的合理對(duì)應(yīng)。此外，應(yīng)設(shè)立明確的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)突出、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)且業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的教學(xué)秘書(shū)給予表彰、獎(jiǎng)金等獎(jiǎng)勵(lì)，以此肯定他們的辛勤付出。最后，需針對(duì)教學(xué)秘書(shū)工作的特殊性建立適合的普升機(jī)制，提供職業(yè)生涯規(guī)劃發(fā)展建議，制定詳細(xì)的輪崗、調(diào)崗等制度[7]，合理細(xì)化崗位晉升條件，并營(yíng)造積極向上的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，推動(dòng)教學(xué)秘書(shū)工作效率和質(zhì)量的提升。

（二）教學(xué)秘書(shū)個(gè)人層面

1.提升自身能力，提高職位認(rèn)同感

教學(xué)秘書(shū)作為高職院校教學(xué)管理體系中的關(guān)鍵崗位，要系統(tǒng)而全面地規(guī)劃自身職業(yè)發(fā)展路徑，通過(guò)多方位的自我提升實(shí)現(xiàn)專業(yè)化轉(zhuǎn)型。

首先，教學(xué)秘書(shū)需不斷提升個(gè)人的專業(yè)素養(yǎng)，以教育學(xué)為核心，系統(tǒng)學(xué)習(xí)課程論、教育測(cè)量與評(píng)價(jià)等專業(yè)課程，同時(shí)選修教育心理學(xué)、組織行為學(xué)、行政管理學(xué)等相關(guān)學(xué)科，并深入了解所在二級(jí)學(xué)院的學(xué)科布局、人才培養(yǎng)計(jì)劃及教師隊(duì)伍狀況、科研團(tuán)隊(duì)構(gòu)成、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)資源配置等，通過(guò)參與人才培養(yǎng)方案修訂、專業(yè)認(rèn)證材料準(zhǔn)備等工作，逐漸從事務(wù)性處理向系統(tǒng)性協(xié)同的轉(zhuǎn)變。其次，增強(qiáng)工作能力同樣重要，這涵蓋了問(wèn)題分析與解決、管理、協(xié)調(diào)及有效溝通等多方面技能。盡管教學(xué)秘書(shū)的工作任務(wù)繁重且多樣，但其背后仍隱藏著一定的周期性規(guī)律。因此，在工作中應(yīng)培養(yǎng)敏銳的觀察力，善于提煉規(guī)律，具備前瞻性思維，以便提前規(guī)劃并妥善安排每個(gè)階段的任務(wù)，力爭(zhēng)在教務(wù)處或?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)布置任務(wù)之前就有所準(zhǔn)備，從而確保工作有條不紊地進(jìn)行。8]再次，積極參與各類培訓(xùn)與進(jìn)修活動(dòng)，不斷提升自我，勇于探索創(chuàng)新工作方式，進(jìn)一步提高工作效率。最后，要轉(zhuǎn)變看待教學(xué)秘書(shū)崗位的角度。每個(gè)崗位的存在都有它的必要性和重要性，雖然教學(xué)秘書(shū)的工作內(nèi)容和成果沒(méi)有專任教師的業(yè)績(jī)那么顯而易見(jiàn)，但是高職院校教學(xué)工作能正常運(yùn)行離不開(kāi)每一位教學(xué)秘書(shū)的認(rèn)真工作。

2.掌握情緒管理技巧，學(xué)會(huì)自我心理調(diào)節(jié)

教學(xué)秘書(shū)應(yīng)掌握情緒管理的技巧，學(xué)會(huì)接受自己的情緒，避免忽視或壓抑不良情緒，嘗試用積極的角度看待問(wèn)題，將注意力放在問(wèn)題的解決方案上，避免自我批評(píng)或貶低。學(xué)會(huì)自我心理調(diào)節(jié)，保持樂(lè)觀心態(tài)，及時(shí)面對(duì)并疏導(dǎo)心理壓力，提高個(gè)人抗壓能力。如合理規(guī)劃工作時(shí)間，明確任務(wù)優(yōu)先級(jí)，避免工作堆積造成的焦慮；適時(shí)進(jìn)行放松訓(xùn)練，如深呼吸、短暫休息，以緩解緊張情緒；積極尋求同事、朋友或家人的支持和理解，分享自己的壓力和困惑；培養(yǎng)興趣愛(ài)好，豐富業(yè)余生活，有助于轉(zhuǎn)移注意力，放松心情；若壓力持續(xù)且難以緩解，可考慮尋求專業(yè)心理咨詢，獲取更有效的應(yīng)對(duì)策略。[9]

3.調(diào)節(jié)工作節(jié)奏和方法，化零為整

教學(xué)秘書(shū)應(yīng)針對(duì)崗位工作特點(diǎn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新方法，將碎片化的工作梳理整合，制訂合理的工作計(jì)劃。準(zhǔn)備工作備忘錄，及時(shí)記錄待完成事項(xiàng)，按照事情的輕重緩急和重要性進(jìn)行分類，合理安排時(shí)間，避免瑣碎事務(wù)占據(jù)過(guò)多精力。可以采用集中處理的方式，將類似性質(zhì)的工作集中在一起處理，減少頻繁切換任務(wù)帶來(lái)的時(shí)間浪費(fèi)和精力消耗。此外，學(xué)會(huì)利用碎片時(shí)間處理簡(jiǎn)短事務(wù)，高效利用時(shí)間，改進(jìn)工作辦法，優(yōu)化工作流程，提高工作效率。3]同時(shí)，高職院校教務(wù)處應(yīng)梳理教學(xué)管理制度，精簡(jiǎn)冗雜的辦事流程，采用適合本校教學(xué)管理的教務(wù)系統(tǒng)，推行網(wǎng)上辦公系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)紙化辦公，使教學(xué)秘書(shū)的工作更加方便快捷，減輕工作壓力。

4.提高溝通協(xié)調(diào)能力，獲得他人認(rèn)可

教學(xué)秘書(shū)應(yīng)以師生的需求為中心，不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，將服務(wù)師生作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，學(xué)會(huì)使用溝通工具，在教務(wù)處、二級(jí)學(xué)院、教師、學(xué)生之間搭建有效的溝通橋梁，進(jìn)而確保學(xué)校的教學(xué)任務(wù)快速有效落實(shí)到各個(gè)環(huán)節(jié)，提升工作效率，維護(hù)自身形象，獲得他人對(duì)教學(xué)秘書(shū)工作的認(rèn)可。5]同時(shí)，在實(shí)際工作中，教學(xué)秘書(shū)還需要學(xué)會(huì)自我調(diào)節(jié)，面對(duì)師生的抱怨和不滿，以包容和理解的心態(tài)去對(duì)待，通過(guò)有效溝通和問(wèn)題解決，化解矛盾，提升服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，保持積極樂(lè)觀的工作態(tài)度，不僅能夠提升自身的工作效率，也能夠?yàn)閹熒鸂I(yíng)造一個(gè)和諧、積極的學(xué)習(xí)工作環(huán)境。教學(xué)秘書(shū)應(yīng)不斷學(xué)習(xí)和提升，以適應(yīng)教育發(fā)展的新要求，為師生提供更加專業(yè)、高效的服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)管理育人、服務(wù)育人的目標(biāo)。10]

四、結(jié)語(yǔ)

在高職院校教學(xué)運(yùn)行中，教學(xué)秘書(shū)是教學(xué)管理組織和教學(xué)管理流程中的核心角色。從學(xué)校管理和個(gè)人層面出發(fā)，通過(guò)以下措施，可提升其業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)：為教學(xué)秘書(shū)提供培訓(xùn)交流機(jī)會(huì)；完善激勵(lì)制度，建立合理晉升機(jī)制，以提升職位認(rèn)同感；幫助其掌握情緒管理技巧，學(xué)會(huì)心理調(diào)節(jié)，減輕工作壓力；引導(dǎo)其調(diào)節(jié)工作方法，化零為整，提高工作效率；加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)能力培訓(xùn)。這些舉措不僅有助于提升教學(xué)秘書(shū)的個(gè)人素養(yǎng)，還能加強(qiáng)學(xué)校治理體系中教學(xué)管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，提升教學(xué)管理水平，為提升高職院校整體行政管理效率貢獻(xiàn)力量。

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責(zé)任編輯 何麗華