數(shù)字化背景下房地產(chǎn)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與機遇

摘 要：數(shù)字化發(fā)展已成為行業(yè)轉(zhuǎn)型與市場規(guī)劃的關(guān)鍵因素。房地產(chǎn)行業(yè)也面臨著諸多挑戰(zhàn)與機遇。房地產(chǎn)檔案管理不僅需要對數(shù)據(jù)信息有超高的敏感度，還要做到及時更新與處理，確保檔案信息同步，從而為工作與溝通提供良好的基礎(chǔ)。但在數(shù)字化背景下，房地產(chǎn)檔案管理與發(fā)展面臨諸多不可控因素。基于此，文章針對房地產(chǎn)檔案的特點，結(jié)合數(shù)字化背景發(fā)展特性，立足房地產(chǎn)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，從數(shù)字化轉(zhuǎn)型角度出發(fā)，提出當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理可能面臨的挑戰(zhàn)與機遇，并及時給出改善措施，以期推動房地產(chǎn)檔案管理工作的積極發(fā)展與建設(shè)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；房地產(chǎn)；檔案管理；挑戰(zhàn)與機遇

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A

隨著科技的不斷發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)深入各行業(yè)領(lǐng)域，包括房地產(chǎn)檔案管理。數(shù)字化背景下的房地產(chǎn)檔案管理，指的是利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化、數(shù)字化的信息，以便于高效、便捷地存儲、查詢、傳輸和利用。這種新的檔案管理方式，不僅可以大幅提高檔案管理的效率和準確性，還可以延長檔案的保存時間，降低檔案管理的成本。因而，在數(shù)字化背景下，房地產(chǎn)檔案管理的研究具有重要意義。

傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理主要以紙質(zhì)形式為主，這種管理方式存在一定的局限性。首先，紙質(zhì)檔案容易受環(huán)境因素的影響，如溫度、濕度等，這些因素會導(dǎo)致檔案損壞和老化。其次，紙質(zhì)檔案的存儲和查詢效率較低，需要耗費大量的人力和時間成本。此外，紙質(zhì)檔案的傳輸和利用也存在諸多限制，不利于信息的共享和傳播。數(shù)字化技術(shù)可以實現(xiàn)檔案的自動化處理和快速查詢，大幅提高了檔案管理的效率，同時，避免紙質(zhì)檔案在存儲和使用過程中受到損壞，從而延長了檔案的壽命，節(jié)省大量的存儲空間。此外，通過實現(xiàn)檔案的遠程傳輸和共享，降低了管理成本。實現(xiàn)檔案的加密處理和權(quán)限控制，提高了檔案的安全性。

一、數(shù)字化背景下房地產(chǎn)檔案的管理現(xiàn)狀

在數(shù)字化背景下，房地產(chǎn)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀具有兩面性。一方面，電子化檔案管理系統(tǒng)和檔案保密機制的推廣和應(yīng)用表明，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)在一定程度上改變了房地產(chǎn)檔案管理的方式和手段，提高了檔案管理的效率和安全性；另一方面，檔案管理技術(shù)手段的滯后現(xiàn)象，凸顯了在數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用及其發(fā)展過程中，尚有許多亟待解決的難題。

首先，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用，房地產(chǎn)檔案管理也逐漸實現(xiàn)電子化管理。許多單位已經(jīng)推廣應(yīng)用電子化檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理工作變得更加高效和便捷。電子化檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)在線存儲、檢索、查詢、備份和維護等功能，極大地提高了檔案管理的效率和準確性。

其次，隨著社會信息化程度的加深，房地產(chǎn)檔案管理領(lǐng)域?qū)覍野l(fā)生信息被泄露和盜取事件，保密工作面臨嚴峻的挑戰(zhàn)。因而當(dāng)前在檔案管理過程中加強保密機制已經(jīng)成為一種趨勢和必要措施。核心檔案資料的保密級別要求高，需要實施嚴格的安全防護措施，加強權(quán)限控制和訪問授權(quán)等措施，確保檔案管理的安全性和完整性。盡管電子化檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)逐漸推廣應(yīng)用，但大部分地區(qū)的房產(chǎn)管理信息化平臺淪為形式，信息技術(shù)僅僅被應(yīng)用在登記、存儲和查閱檔案方面，未能在檔案信息的整合、數(shù)據(jù)挖掘和進一步分析利用等方面發(fā)揮更大的作用。這表明，盡管數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)引進房地產(chǎn)檔案管理領(lǐng)域，但在實際應(yīng)用中仍存在一些問題，需要進一步改進和優(yōu)化。

二、數(shù)字化背景下房地產(chǎn)檔案管理面臨的機遇

1.數(shù)字化技術(shù)有待提升

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案管理已經(jīng)逐漸從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。然而，在這個過程中，也暴露出一些數(shù)字化技術(shù)不足的問題。首先，數(shù)字化檔案管理的技術(shù)難度較高。數(shù)字化技術(shù)需要專業(yè)的技術(shù)人員實施操作和維護，包括對檔案開展掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲和備份等操作。如果技術(shù)不成熟或者操作不當(dāng)，可能會造成檔案損壞或數(shù)據(jù)丟失等問題；其次，數(shù)字化檔案管理的數(shù)據(jù)安全也是一個需要關(guān)注的問題。數(shù)字化檔案容易被篡改、泄露和損壞。因而需要采取更加嚴格的安全措施來保障數(shù)據(jù)的安全性。例如，可以采用加密技術(shù)、權(quán)限控制及備份等措施來確保數(shù)字化檔案的安全性。

另外，數(shù)字化背景下的房地產(chǎn)檔案管理還存在法律法規(guī)制度不完善的問題。數(shù)字化檔案的法律地位和權(quán)利保護等問題還沒有得到完全解決，也給數(shù)字化檔案管理帶來了一些不確定性和風(fēng)險。因而需要加強數(shù)字化技術(shù)的研發(fā)和應(yīng)用，提高數(shù)字化檔案管理的技術(shù)水平。同時，也需要加強數(shù)字化檔案管理的安全保障，建立健全法律法規(guī)制度，規(guī)范數(shù)字化檔案的管理和使用，確保數(shù)字化檔案的安全性和可靠性。結(jié)合實際使用情況與制度發(fā)展需求，有的放矢地引入數(shù)字化管理手段，并將其應(yīng)用到實際管理中，逐步改善當(dāng)前數(shù)字化不足的問題。盡管在當(dāng)前使用過程中仍會遇到諸多問題，但隨著未來數(shù)字化與現(xiàn)代化的不斷推進，檔案管理必將迎來積極的發(fā)展態(tài)勢。

2.內(nèi)部檔案管理制度不完善

檔案管理在房地產(chǎn)行業(yè)占據(jù)至關(guān)重要的地位。它不僅關(guān)乎房地產(chǎn)企業(yè)的運營效率，還涉及企業(yè)的合法性和信譽。然而，許多房地產(chǎn)企業(yè)在檔案管理方面存在內(nèi)部制度不完善的問題，導(dǎo)致檔案的真實性、完整性和安全性受到威脅，影響企業(yè)的整體運營和效益。由于檔案管理涉及多個環(huán)節(jié)和部門，不規(guī)范的檔案管理流程可能導(dǎo)致部門之間的信息溝通不暢，進而影響企業(yè)的決策和執(zhí)行效率。因此，需要制定一套完整且規(guī)范的制度和流程，確保檔案管理工作有序開展。然而，許多企業(yè)的檔案管理流程過于簡單，缺乏具體的操作指南和責(zé)任界定，導(dǎo)致在實際操作中存在許多疏漏。例如，一些部門可能對檔案的收集、整理和保存等環(huán)節(jié)沒有明確的規(guī)范，導(dǎo)致檔案的完整性受到影響，甚至可能丟失重要信息。除了流程方面的不完善，一些企業(yè)還可能存在人員配備不足或素質(zhì)不高的問題，可能導(dǎo)致檔案在生成、傳遞以及接收等過程中出現(xiàn)遺漏或錯誤，從而影響檔案的完整性。此外，一些企業(yè)可能缺乏有效的檔案審核機制，使得檔案的真實性和準確性無法得到保障。房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理還涉及大量的法律、金融等敏感信息。如果企業(yè)內(nèi)部制度不完善，可能會導(dǎo)致信息被泄露或不當(dāng)使用，不僅可能引發(fā)法律風(fēng)險，還可能對企業(yè)聲譽造成嚴重損害。例如，檔案信息被泄露或不當(dāng)使用可能讓客戶和合作伙伴對企業(yè)的誠信和專業(yè)性產(chǎn)生懷疑。房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的安全性直接關(guān)系企業(yè)運營的穩(wěn)定性。法律文件中的產(chǎn)權(quán)交割條款、金融數(shù)據(jù)里的資金流水記錄，乃至客戶隱私信息，都是極易被不法分子覬覦的關(guān)鍵信息資源。若內(nèi)部缺乏嚴格的檔案分級管理制度，嚴重時可能導(dǎo)致商業(yè)機密被泄露或引發(fā)糾紛。

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型浪潮中，部分房企已引入AI智能檔案管家，通過自然語言處理自動將敏感信息脫敏，結(jié)合機器學(xué)習(xí)預(yù)測潛在的泄露風(fēng)險。將傳統(tǒng)檔案管理升級為智能風(fēng)控中心的轉(zhuǎn)型，滿足《中華人民共和國個人信息保護法》等合規(guī)要求。當(dāng)檔案管理從成本中心轉(zhuǎn)型為價值守護中樞，其戰(zhàn)略意義已遠超文件保管本身。

3.缺乏專業(yè)人才

由于工作人員對數(shù)字化轉(zhuǎn)型及相關(guān)技術(shù)的缺乏理解，房地產(chǎn)檔案管理亦將面臨發(fā)展困境。在當(dāng)前的房地產(chǎn)行業(yè)中，專業(yè)人才的缺乏已經(jīng)成為一個日益嚴重的問題。由于房地產(chǎn)檔案管理的復(fù)雜性和多樣性，企業(yè)需要具備專業(yè)知識和技能的人才來保證其運營的效率和穩(wěn)定性。因此，許多企業(yè)面臨著專業(yè)人才短缺的問題，這對其運營和未來發(fā)展構(gòu)成了巨大的挑戰(zhàn)。專業(yè)人才的缺乏給房地產(chǎn)企業(yè)的運營和管理帶來了很多問題。首先，由于員工缺乏專業(yè)知識和技能，企業(yè)可能需要花費更多的時間和資金來培訓(xùn)新員工，這無疑增加了企業(yè)的運營成本。其次，專業(yè)人才的缺乏可能導(dǎo)致企業(yè)無法有效地開展市場分析、項目評估和風(fēng)險管理等關(guān)鍵工作，從而影響企業(yè)的決策質(zhì)量和項目執(zhí)行效果。

此外，由于缺乏專業(yè)人才，企業(yè)可能無法有效地管理其供應(yīng)鏈、人力資源和財務(wù)等關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程，從而增加了運營風(fēng)險。一旦出現(xiàn)專業(yè)人才匱乏，就會直接導(dǎo)致企業(yè)在運營層面滯后，無法緊隨時代發(fā)展步伐，不利于企業(yè)的長久發(fā)展與進步。

三、數(shù)字化背景下提升房地產(chǎn)檔案管理質(zhì)效的策略

1.加快技術(shù)更新節(jié)奏

隨著房地產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案管理也變得越來越重要。數(shù)字化技術(shù)的不斷更新為檔案管理帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。為了更好地滿足行業(yè)需求，通過實施建立技術(shù)更新機制、加強員工培訓(xùn)、優(yōu)化檔案管理流程以及引入先進的技術(shù)和工具等措施，可以有效地加快數(shù)字化技術(shù)更新節(jié)奏，提高檔案管理效率和準確性，為房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展提供有力支持。

首先，企業(yè)應(yīng)建立定期更新數(shù)字化技術(shù)的機制，包括定期評估現(xiàn)有技術(shù)的性能、問題和市場上的新技術(shù)發(fā)展情況，并根據(jù)評估結(jié)果更新技術(shù)。其次，加強員工培訓(xùn)。提高員工對新技術(shù)和新應(yīng)用的掌握程度，確保員工能夠有效地使用和管理數(shù)字化技術(shù)。最后，優(yōu)化檔案管理流程。結(jié)合數(shù)字化技術(shù)的特點，對檔案信息的收集、整理、存儲和利用等環(huán)節(jié)開展流程優(yōu)化，提高檔案管理的效率和準確性。通過積極引入先進的數(shù)字化技術(shù)和工具，如人工智能、大數(shù)據(jù)分析等，以提高檔案管理效率和準確性，促進企業(yè)的發(fā)展。通過部署智能OCR識別系統(tǒng)，可以有效提高歷史檔案數(shù)字化效率，結(jié)合NLP技術(shù)，進一步實現(xiàn)自動元數(shù)據(jù)提取與分類，從而提高檢索響應(yīng)時間。數(shù)字化升級不僅能夠有效降低企業(yè)運營成本，還可以進一步促進企業(yè)檔案管理模式趨于成熟。

2.完善內(nèi)部管理制度

首先，建立健全的檔案管理制度和流程，明確各部門的職責(zé)和操作規(guī)范。具體而言，企業(yè)可以制定詳細的檔案管理流程圖，明確每個環(huán)節(jié)的責(zé)任人、操作規(guī)范和審核標準。同時，還可以建立完善的檔案管理制度體系，包括檔案分類標準、保管期限以及借閱規(guī)定等，確保檔案管理工作有序開展。

其次，加強數(shù)字化檔案管理的投入和技術(shù)支持。通過引進先進的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和技術(shù)手段，提高檔案管理效率和質(zhì)量。例如，企業(yè)可以建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的快速檢索、查詢和利用。同時，還可以通過數(shù)據(jù)加密、身份認證等手段，加強數(shù)字化檔案的安全防護，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

最后，加強對檔案管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。通過定期組織培訓(xùn)課程、分享會等活動，增強檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和管理能力。例如，企業(yè)可以邀請業(yè)內(nèi)專家授課，講解檔案管理的基本理論和實踐技巧。同時，還可以組織內(nèi)部交流會，讓不同部門的檔案管理人員分享經(jīng)驗和最佳實踐。還可以定期舉辦跨部門檔案管理交流會，通過結(jié)構(gòu)化研討與流程復(fù)盤，各部門之間能夠更加清楚檔案管理的每個環(huán)節(jié)，既能夠形成涵蓋全周期的檔案管理標準，又能推動跨部門協(xié)作機制創(chuàng)新，促使企業(yè)與員工在檔案管理方面形成理論與實踐一致發(fā)展的品牌內(nèi)涵，推動企業(yè)的良好建設(shè)與可持續(xù)性發(fā)展。

3.強化員工的培訓(xùn)管理

首先，企業(yè)可以通過提高薪酬和福利來吸引更多的專業(yè)人才。同時，企業(yè)可以通過提供良好的職業(yè)發(fā)展機會和培訓(xùn)計劃來保留和激勵員工。其次，企業(yè)可以與高校和研究機構(gòu)建立合作關(guān)系，通過聯(lián)合培養(yǎng)和實習(xí)計劃等方式吸納更多的專業(yè)人才。此外，企業(yè)可以通過優(yōu)化招聘流程和面試技巧來提高招聘效果，吸引更多的優(yōu)秀人才。另外，對于在職員工，企業(yè)可以提供持續(xù)的培訓(xùn)和發(fā)展機會。例如，定期組織內(nèi)部培訓(xùn)課程、外部研討會和在線學(xué)習(xí)等活動，鼓勵員工不斷更新知識和技能。同時，企業(yè)可以實施績效評估和獎勵機制，激勵員工不斷提升自己的工作表現(xiàn)。

此外，房地產(chǎn)企業(yè)還可以通過建立良好的企業(yè)文化來吸引和留住人才。積極向上、富有創(chuàng)新精神的企業(yè)文化可以增強員工的歸屬感和責(zé)任感，提高員工的工作滿意度和績效。

四、結(jié)語

數(shù)字化管理是企業(yè)發(fā)展的核心競爭力，在檔案管理環(huán)節(jié)更是如此。雖然目前很多企業(yè)在檔案管理方面仍然存在一些問題，但是經(jīng)過一系列改善，能結(jié)合企業(yè)發(fā)展需求進一步強化數(shù)字化在檔案管理中的應(yīng)用。數(shù)字化建設(shè)是企業(yè)未來的發(fā)展趨勢，房地產(chǎn)檔案管理依托數(shù)字化平臺能夠快速及時地更新與管理相應(yīng)的信息，不僅能突破時間與空間的束縛，實現(xiàn)信息的即時同步，還能在內(nèi)部制度、人員管理及技術(shù)更新等多個層面提供便捷高效的解決方案，從而有力推動房地產(chǎn)檔案的創(chuàng)新性建設(shè)。

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作者單位：陜西金泰恒業(yè)房地產(chǎn)有限公司

作者簡介：陰璐（1992—），女，漢族，陜西西安人，專科，檔案助理館員，研究方向：檔案管理。