事業單位檔案數字化進程中信息安全保障研究

摘 要：在數字化浪潮中，事業單位檔案管理轉型進程加快，信息安全保障成為關鍵。文章分析了檔案數字化的特點及信息安全重要性等理論基礎，剖析進程中面臨的技術、人員操作與意識問題、管理機制以及外部風險沖擊等挑戰，從搭建技術防護體系、完善人員管理與培訓體系、構建管理制度與流程優化體系以及打造風險應對與應急保障體系等方面，構建信息安全保障體系，為事業單位檔案數字化穩健發展筑牢安全防線。

關鍵詞：事業單位；檔案數字化；信息安全

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

在信息技術日新月異的當下，事業單位檔案管理領域正經歷深刻變革，檔案數字化進程全面提速。數字化轉型提高了檔案存儲、檢索與利用效率，突破了傳統紙質檔案管理在空間、時間上的諸多限制，為事業單位高效運轉提供有力支撐。但不容忽視的是，檔案數字化在帶來便利的同時，也使信息安全面臨前所未有的嚴峻挑戰。網絡攻擊手段層出不窮，存儲技術更新換代引發的兼容性問題以及人員操作不當、制度監管漏洞等，都時刻威脅著檔案信息的保密性、完整性與可用性。一旦發生信息安全事故，不僅會導致重要檔案數據被泄露或丟失，損害事業單位的信譽與利益，還可能影響社會公共事務的正常開展。因而構建完善且行之有效的信息安全保障體系，已成為事業單位檔案數字化進程中亟待解決的關鍵課題，對推動檔案數字化工作穩健、可持續發展具有現實意義。

一、事業單位檔案數字化進程中信息安全的相關理論

1.檔案數字化的特點

檔案數字化是借助計算機、掃描和數據庫等前沿技術，將傳統紙質、音像等多元載體的檔案資源，轉化為計算機可識別處理的數字化信息。檔案數字化革新了傳統檔案管理模式，從存儲層面看，它以數字形式將檔案信息存儲于硬盤、光盤等介質，存儲密度遠高于紙質檔案，有效節省大量空間，降低了存儲成本，且能長久保存，規避了紙質檔案因時間、環境因素造成的磨損、褪色等問題；在檢索利用方面，依托數據庫和智能檢索算法，用戶輸入關鍵詞或檢索條件，可快速精準定位目標檔案，大幅提高檢索效率，突破了傳統人工翻閱查找的局限；在共享性方面，數字化檔案借助網絡可在不同部門、地區間即時傳遞，打破空間壁壘，實現信息資源的廣泛共享，為跨部門協作、異地辦公提供有力支持，提升檔案管理與利用的效能。

2.信息安全的重要性

檔案信息蘊含著單位運營、業務開展以及決策制定等多方面的關鍵數據，是單位的核心資產。首先，維護檔案的完整性。一旦信息被惡意篡改，檔案將失去原本的憑證價值與參考意義，后續基于這些檔案所做的分析、決策都會出現偏差，誤導單位的發展方向。其次，加強信息保密。事業單位部分檔案涉及機密，如人事檔案中的個人隱私、業務檔案中的商業機密等，若被泄露，不僅損害單位信譽，還可能侵犯個人權益，引發信任危機，甚至面臨法律風險。最后，從可用性角度而言，安全的信息環境能確保檔案隨時可被調用，為日常辦公、項目推進和政策制定等提供有力支撐，如果遭遇網絡攻擊導致數據丟失或系統癱瘓，檔案無法正常使用，將影響單位工作效率與運轉秩序，信息安全是檔案數字化穩健推進的基石。

3.相關理論基礎

信息安全風險管理理論強調識別、評估與應對信息安全風險，就事業單位檔案數字化而言，需精準識別網絡攻擊、存儲設備設施故障以及人員誤操作等潛在風險，通過科學的風險評估方法，量化風險可能帶來的影響與發生概率，進而依據評估結果，制定涵蓋技術防護、制度約束和人員培訓等多維度的應對策略，將風險控制在可接受范圍。

信息安全保障理論注重從技術、管理和人員等多層面構建完整的保障體系。在技術上，利用加密技術、防火墻以及入侵檢測系統等筑牢防護屏障，保障檔案數據在存儲、傳輸與使用環節的安全；在管理層面，建立健全嚴謹的安全管理制度，規范操作流程，明確各崗位信息安全職責；在人員方面，通過持續培訓提高人員信息安全意識與專業技能，加強人員權限管理，杜絕因人員疏忽或違規操作引發的安全問題。

此外，檔案學基礎理論也為檔案數字化信息安全提供指引，從檔案的收集、整理和保管到利用等環節，確保檔案信息在數字化進程中的真實性、完整性與可用性，使其更好地服務于事業單位各項工作。

二、事業單位檔案數字化進程中信息安全面臨的挑戰

1.技術短板引發的安全漏洞

在事業單位檔案數字化進程中，技術短板引發的安全漏洞威脅信息安全。一方面，存儲設備設施存在隱患。隨著檔案數據量迅猛增長，早期存儲設備設施容量不足，頻繁擴容不僅成本高昂，還易出現兼容性問題，導致數據讀寫錯誤。同時，存儲介質老化、損壞概率隨時間增加，如硬盤可能出現壞道，光盤會因劃痕致使數據讀取受阻，造成關鍵檔案數據丟失；另一方面，網絡與軟件層面問題突出，網絡防護技術難以抵御新型攻擊，黑客利用漏洞發動攻擊，傳統防火墻、入侵檢測系統常難以察覺。此外，檔案管理軟件若未及時更新迭代，也易存在代碼編寫缺陷，被不法分子利用篡改檔案數據，破壞其真實性與完整性，而操作系統的安全漏洞，可能致使整個檔案數字化系統被惡意軟件入侵，面臨數據被泄露的風險，阻礙事業單位檔案數字化的穩健推進。

2.人員操作與安全意識困境

當前，事業單位檔案數字化還存在人員操作與安全意識方面的困境，給信息安全帶來挑戰。

一是部分檔案管理人員操作行為不規范，在數字化設備設施使用時，未按標準流程開展，如隨意插拔存儲設備，極易因靜電或設備設施不兼容引發數據傳輸錯誤，甚至導致病毒入侵，破壞檔案數據。

二是人員安全意識普遍淡薄。一方面，部分員工未充分認識檔案數字化信息安全的重要性，對信息安全風險敏感度低；另一方面，在檔案數字化常涉及的外包業務中，單位對外包人員資質審核與監管存在漏洞，外包人員對事業單位檔案保密要求、操作規范了解不足，且缺乏有效監督。一旦安全意識缺失、職業道德不高，有可能泄露檔案信息。

3.管理機制的缺陷與漏洞

事業單位檔案數字化管理機制的缺陷與漏洞，也會對信息安全構成威脅。許多單位的檔案數字化信息安全管理制度并不完善，部分規定缺乏明確性與可操作性。在數據備份方面，備份頻率、存儲位置以及數據恢復流程等關鍵內容未做詳細說明，導致數據備份工作混亂無序，一旦數據丟失，難以迅速恢復。此外，在權限管理方面，管理機制同樣存在漏洞，權限分配往往未能依據員工實際工作需求實施精準劃分，存在權限過大或過小的情況。部分事業單位在檔案數字化工作中涉及外包業務，卻未建立嚴格的外包商準入與監管機制，對外包商資質審查不嚴，缺乏對外包過程的全程監督，威脅檔案數字化進程中的信息安全。

4.外部風險與不可抗力沖擊

當前，網絡攻擊態勢日益嚴峻，黑客技術手段不斷翻新，利用各類軟件漏洞發動大規模惡意攻擊，如分布式拒絕服務攻擊，通過控制大量僵尸網絡向事業單位檔案服務器發送海量請求，導致服務器癱瘓，檔案信息無法正常訪問與使用。同時，政策法規環境也存在不確定性。新出臺的信息安全法規或行業標準，可能使事業單位現有檔案數字化安全措施無法滿足合規要求，面臨整改壓力；監管政策的調整，如對數據存儲、傳輸要求的變化，若單位未能及時跟進，易陷入法律風險。此外，地震、洪水等自然災害，可能瞬間摧毀檔案數據存儲的物理設備設施，導致數據永久性丟失。或長時間的電力故障、網絡通信中斷，會使檔案數字化系統無法正常運行，影響業務的連續性，阻礙事業單位檔案數字化工作的穩步前行。

三、事業單位檔案數字化進程中信息安全保障體系的構建

1.搭建技術防護體系

技術防護體系的搭建是信息安全保障的堅實基石。首先，在存儲環節采用先進的存儲技術，如固態硬盤（SSD）與磁盤陣列結合，利用SSD讀寫速度快的優勢提高檔案數據的訪問效率，磁盤陣列則保障數據冗余存儲，降低因單一存儲設備設施故障導致數據丟失風險。引入云存儲技術時，選擇具備高安全性、可靠性的云服務提供商，對存儲于云端的檔案數據實施加密處理，確保數據在存儲與傳輸過程中的保密性。其次，在網絡防護層面，部署防火墻與入侵監測系統（IDS）協同工作。防火墻阻擋外部非法網絡訪問，依據預先設定的規則篩選網絡流量，IDS 實時監測網絡活動，精準識別并告警異常流量與攻擊行為，如端口掃描、惡意軟件傳播等。同時，運用虛擬專用網絡（VPN）技術，為遠程訪問檔案數字化系統的用戶建立安全加密通道，防止數據在傳輸途中被竊取或篡改。最后，在數據備份方面，制定完備的數據備份策略，定期實施全量與增量備份，將備份數據存儲于異地，避免因本地災害導致數據丟失。采用數據加密技術對備份數據加密，防止備份數據被泄露，并定期開展數據恢復演練，確保在面臨數據丟失時，能夠迅速、準確地恢復檔案數據，保障檔案數字化工作的穩定運行。

2.完善人員管理與培訓體系

在人員管理方面，要嚴格規范檔案管理崗位的人員選拔流程，全面審查應聘者的專業素養、工作履歷及過往誠信記錄，確保入職人員具備扎實的檔案管理知識與良好的職業道德。入職后，根據員工崗位職能與工作需求，運用精細化的權限管理系統，實施最小權限原則，嚴格限制每位員工對檔案數據的訪問級別，定期審查與更新權限，防止權限濫用。同時，加強培訓體系建設，定期開展信息安全專項培訓，邀請行業專家、技術骨干授課，內容涵蓋最新的網絡安全形勢、檔案信息保密法規以及數字化系統規范操作流程等，強化員工信息安全意識與操作技能。針對新入職員工設立專門的崗前培訓環節，使其在上崗前便充分了解檔案數字化工作的信息安全要點與單位規章制度。此外，構建培訓效果評估機制，通過理論考核、實操演練以及案例分析等多種方式，檢驗員工的培訓成果，并將評估結果與績效掛鉤，激勵員工積極參與培訓，切實提升自身信息安全防護能力。對涉及檔案數字化外包業務的合作方人員，也要實施嚴格的背景審查、安全培訓與全程監督，確保他們在參與檔案數字化工作時嚴守信息安全底線，全方位筑牢檔案數字化進程中的人員安全防線。

3.構建管理制度與流程優化體系

事業單位需依據國家相關法律法規與行業標準，結合自身實際情況，明確規定檔案數字化工作各環節的安全準則，詳細規范數據采集、錄入、存儲、傳輸以及使用等流程的操作要求，確保每個步驟都有章可循，減少人為失誤帶來的安全風險。同時，完善檔案數字化流程，梳理現有工作流程，去除煩瑣、冗余環節，在提高工作效率的同時，降低安全隱患。建立嚴格的數據審核機制，在檔案數字化加工前，對原始檔案開展細致審查，確保錄入數據的準確性與完整性。在數據存儲環節，定期開展數據備份與恢復演練，保證數據安全可靠。優化數據訪問流程，采用身份認證、訪問授權等多重驗證手段，防止未經授權的訪問與數據被泄露。此外，構建監督與評估機制，成立專門的信息安全監督小組，定期對檔案數字化工作開展全面檢查，監督制度與流程的執行情況，及時發現并糾正違規操作。建立科學合理的評估指標體系，定期對檔案數字化信息安全保障工作成效實行量化評估，并依據評估結果調整、優化管理制度與流程，形成持續改進的良性循環，全方位保障事業單位檔案數字化進程中的信息安全。

4.打造風險應對與應急保障體系

事業單位需定期開展風險排查，構建全面的風險識別與評估機制，運用專業工具與方法，識別網絡攻擊、數據被泄露以及設備設施故障等潛在風險，依據風險發生的可能性與影響程度量化評估，劃分風險等級，為后續應對策略制定提供依據。針對不同風險，制定差異化應對策略。面對網絡攻擊，部署入侵防御系統、加強網絡安全監測，及時阻斷攻擊行為。對于泄露數據風險，強化數據加密、權限管理，防止數據被非法獲取。同時，建立應急預案體系，涵蓋數據恢復、系統重建以及業務應急處置等方案。明確應急響應流程，一旦風險事件觸發，迅速啟動預案，各部門協同作戰，保障檔案數字化業務的連續性。此外，應急資源儲備至關重要。儲備備用存儲設備設施、網絡設備設施等硬件資源，確保在設備設施故障時能及時替換。建立數據備份庫，定期異地備份關鍵檔案數據，避免數據丟失。

四、結語

在事業單位檔案數字化浪潮中，信息安全保障體系構建意義重大。從理論方面來看，明晰檔案數字化的特點，知曉信息安全的重要性，是構建保障體系的認知前提，通過搭建技術防護體系，完善人員管理與培訓體系，優化管理制度與流程，打造風險應對與應急保障體系，為信息安全筑牢防線，讓檔案數字化在安全軌道上穩健前行，充分發揮其對事業單位發展的支撐作用。

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作者單位：山東省滕州市公共就業和人才服務中心

作者簡介：宋麗偉（1978—），女，漢族，遼寧鐵嶺人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。