基層法院檔案管理工作存在的問題與改進策略探析

摘 要：基層法院的檔案詳盡記錄了每一起司法裁判的過程及依據。文章深入挖掘基層法院的檔案管理存在的問題，包括制度執行不力、人員隊伍薄弱以及利用服務受限等，提出涵蓋制度體系優化、人員能力強化和服務模式創新等多維度的改進策略，并結合技術支撐、資源投入與協同合作等保障措施，旨在提高基層法院檔案管理的規范化、專業化與智能化水平，充分發揮檔案資源在司法活動中的價值與效能，為司法公正高效實施提供有力支撐。

關鍵詞：基層法院；檔案管理；制度優化；人員素質；利用創新

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

基層法院承擔著大量案件的審理與司法服務任務，隨著信息技術的迅猛發展，檔案管理也逐步走向數字化、智能化。同時，暴露出傳統管理模式在制度執行、人員素養以及服務方式等方面的不足。因而構建適應現代司法需求的檔案管理體系成為基層法院亟待攻克的重要課題。

一、基層法院檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理制度執行困境

制度條文往往過于籠統抽象，缺乏具體可操作的實施細則，導致工作人員在執行過程中無所適從或隨意解讀。同時，電子檔案管理流程與要求不能及時納入制度框架，導致電子檔案管理處于無序狀態，且內部監督缺乏獨立性與專業性，難以發現深層次問題，外部監督又因信息不對稱而無法有效介入，使得制度執行過程中的違規行為難以得到及時糾正與懲處。

對于嚴格遵循檔案管理制度、在檔案管理工作中有突出表現的人員，要給予足夠的物質獎勵與精神激勵，激發工作人員積極主動地執行制度。對于違反制度的行為，如果處罰力度不足或執行不嚴格，會導致一些工作人員對制度缺乏敬畏之心。許多工作人員對制度的具體內容和重要意義認識不足，缺乏必要的檔案管理知識與技能培訓，在實際工作中只能摸著石頭過河，進一步加劇了制度執行的混亂局面。在制度執行過程中，由于各部門之間協調不暢，檔案管理部門與審判業務部門、后勤部門等缺乏有效的溝通與協作機制，在檔案的收集、整理和移交等環節容易出現推諉扯皮的現象，嚴重影響了檔案管理制度的有效落實，阻礙了基層法院檔案管理水平的提升與司法工作的順利開展。

2.檔案管理人員專業素養參差不齊

面對日益增長的案件量與檔案量，檔案管理人員專業素養參差不齊，有些檔案管理人員對檔案的分類原理、保管技術和信息檢索優化等專業技能掌握不足。在檔案信息化管理進程中，他們對電子檔案管理系統的操作不夠熟練、數據維護與安全保障能力薄弱。同時，培訓體系也不完善，培訓內容缺乏系統性與針對性，無法滿足不同崗位、不同層次的檔案管理人員對專業提升需求，且培訓頻率低、方式單一，缺乏實踐操作與案例分析的深度融合，難以切實提高管理人員的實際業務能力。

3.檔案利用服務效能受限

檔案利用方式單一，主要依賴于人工查閱與簡單的電子檔案檢索，缺乏對檔案信息的深度挖掘與分析利用技術手段，無法為司法決策、案例研究等提供高價值的數據支持與智能推薦服務。由于缺乏統一的跨區域檔案共享平臺與標準化的調檔協議，不同基層法院之間在檔案調閱時面臨手續煩瑣、信息溝通不暢以及安全風險難以把控等問題，嚴重阻礙了司法資源的高效整合與協同辦案效率。服務響應速度遲緩，中間環節過多且缺乏高效的協同機制，無法快速響應，極大地影響了司法工作的及時性。

當事人或代理人申請調閱檔案時，常需經歷提交紙質申請材料、多次往返法院展開身份驗證與手續辦理等煩瑣的線下流程，耗費了大量的時間與精力，尤其對于外地當事人而言更是極為不便。在檔案利用的時間限制上不夠靈活，不能充分考慮不同用戶的特殊需求與緊急情況，在一些緊急案件審理或法律研究任務中，無法及時獲取所需檔案而導致工作延誤。此外，檔案利用服務的信息化程度雖有所提升，但電子檔案檢索界面不夠友好，檢索結果的呈現不夠精準與清晰，導致用戶在海量的檔案信息中難以快速定位有用內容，制約了基層法院檔案資源的有效利用與價值發揮。

二、基層法院檔案管理工作的改進策略

1.優化檔案管理制度體系

（1）制度精細化與更新機制

在檔案收集環節，詳細規定不同類型檔案的收集范圍、收集時間節點以及收集的格式要求。例如，對于訴訟檔案明確規定從立案材料到結案文書的完整收集清單，并針對電子訴訟材料的收集制定專門的技術規范，包括文件格式、分辨率等參數要求；在整理環節，制定精確到各類檔案分類細則的操作手冊，依據檔案的法律屬性、時間順序和案件關聯等多維度因素確定分類標準。同時，明確檔案編號規則，確保編號的唯一性與系統性，便于快速檢索與定位；在保管環節，結合檔案的物理特性與數字化存儲要求，設定庫房環境監控的精準指標范圍，如溫度、濕度的適宜區間以及電子檔案存儲介質的定期檢測與更新周期；在利用環節，規范不同主體的檔案利用權限，通過建立基于角色的訪問控制模型，為法官、書記員和當事人等設置差異化的檔案查閱、下載和復制權限，并制定詳細的檔案利用申請審批流程，明確各環節的審批標準與時間限制。

（2）加強制度執行監督與問責機制

在內部監督上，抽查內容包括檔案的實體保管狀況、電子檔案的數據完整性與安全性等，依據預先設定的檢查清單，定期檢查檔案管理各環節。同時，利用信息技術手段建立檔案管理監控系統，實時跟蹤與分析檔案的操作記錄，可以及時發現異常操作行為；在外部監督方面，引入第三方專業審計機構，定期全面審計基層法院檔案管理制度執行情況。建立健全問責機制，并制定詳細的違規行為清單與對應的問責措施，對于輕微違規行為，如檔案整理不規范、利用申請審批超期等，給予警告、績效扣分等處罰；對于檔案丟失、泄露機密檔案信息等嚴重違規行為，依法依規給予降職、撤職，甚至追究法律責任等嚴厲懲處，從而形成強大的制度威懾力，確保檔案管理制度得到嚴格執行。

2.強化檔案管理人員能力建設

（1）合理擴充與優化人員配置

在合理擴充與優化人員配置上，依據基層法院過往檔案數量的增長曲線、案件受理量的發展趨勢以及未來數字化轉型的規模預估，運用數據分析模型精準計算所需檔案管理人員的數量。在人員結構優化方面，除傳統的檔案管理專業人員外，引入信息技術專業人才來應對檔案管理系統的開發、維護與升級需求。吸納有法律專業背景的人員，便于更好地理解和處理訴訟檔案中的法律專業內容與司法程序關聯問題。同時，根據檔案管理工作的季節性、案件類型分布等特點動態調整人員崗位安排。例如，在訴訟高峰期，將部分有檔案整理經驗的人員從輔助崗位調配至核心檔案整理與利用服務崗位，確保工作高效推進。

（2）全方位提升人員專業素質

在專業知識培訓方面，制定分層級、分領域的課程體系，針對基礎檔案管理人員開展檔案學基礎理論、檔案分類與編目技術等課程培訓。對于進階人員，設置檔案信息資源開發、檔案數字化戰略規劃等深度課程。在實踐技能提升上，建立模擬檔案管理實驗室，模擬真實的檔案管理場景，包括檔案庫房管理、電子檔案系統故障處理等，讓管理人員在實踐中熟練掌握檔案整理、修復、檢索以及電子檔案數據遷移、備份等技術操作。此外，鼓勵檔案管理人員參與行業學術交流與技術研討活動，及時了解國內外檔案管理領域的前沿技術與創新理念，并通過內部研討分享會等形式將這些新知識、新技術在團隊內部傳播推廣，形成持續學習、不斷創新的良好氛圍，整體提升檔案管理人員的專業素質與業務能力。

3.創新檔案利用服務模式

（1）拓展多元化檔案利用途徑

第一，利用數據挖掘技術分析海量檔案數據，提取有價值的信息。例如，通過對歷年相似案件的判決結果、證據鏈等信息的挖掘，為當前案件的審理提供參考范例與數據支持，助力法官提高審判效率與準確性。

第二，構建檔案知識圖譜。將各類檔案中的人物、事件和法律條款等要素以圖譜形式關聯呈現，方便使用者快速、全面地了解案件全貌及相關法律關系網絡。

第三，開發檔案文化創意產品。將典型案例、法律故事等檔案內容以文化作品形式呈現，如制作法律科普短視頻、出版法律故事集等。同時，與高校、研究機構和企業等建立合作機制，共享部分非涉密檔案資源，促進法學研究、普法教育等多領域的協同發展，拓展檔案利用的社會價值與影響力。

（2）提高服務效率與便捷體驗

第一，采用智能識別技術實現檔案利用身份認證的自動化與精準化。通過人臉識別、指紋識別等多模態生物識別技術與身份信息數據庫的無縫對接，快速確認使用者身份并賦予相應權限，減少人工審核的煩瑣與時間消耗。

第二，運用自然語言處理技術與機器學習算法，使系統能夠理解用戶的模糊查詢意圖，并按照相關性、重要性等維度排序展示，極大地提高檢索的準確性與便捷性。

第三，通過建立檔案利用預約與快遞服務機制，用戶可以提前在網上預約檔案查閱時間與所需檔案內容，法院在規定時間內準備好檔案，并根據用戶需求提供快遞送達服務。對于外地或不便到現場的用戶，可以實現檔案遠程利用，有效節省用戶的時間與精力，全面提高檔案利用服務的效率與用戶體驗。

三、基層法院檔案管理工作改進的保障措施

1.技術支撐與安全保障

（1）升級檔案管理信息系統

從系統性能優化來看，引入云計算技術構建彈性可擴展的計算資源，以應對檔案數據量的爆發式增長與高并發訪問需求。優化數據存儲機制，采用分布式存儲策略結合冗余備份技術，保障檔案數據的持久性與可靠性。在功能拓展方面，應積極融合智能技術。例如，利用人工智能算法開發智能分類與檢索功能，通過對檔案內容的語義理解與特征提取，實現精準、快速的檔案定位，極大地縮短法官與工作人員查找檔案的時間成本。同時，構建基于大數據分析的檔案關聯推薦系統，能夠根據用戶的歷史操作與當前案件信息，智能推送相關的檔案資料，為司法決策提供全面且有價值的參考依據。

（2）構建檔案信息安全防護體系

在數據加密與訪問權限管理策略方面，采用混合加密算法對檔案數據在存儲與傳輸過程實行全方位加密。對于敏感的司法檔案信息運用非對稱加密算法實行密鑰交換與數字簽名，保障數據來源的真實性與不可抵賴性。對大量的一般性檔案數據則采用高效的對稱加密算法批量加密處理，提高加密效率。同時，建立嚴格的多維度訪問權限管理模型，基于用戶角色、部門職能和檔案密級等多因素綜合設定訪問權限，并采用動態權限調整機制，根據用戶行為分析與安全態勢感知及時變更訪問權限，有效防范內部與外部的非法訪問風險。

在安全漏洞檢測與應急響應機制方面，部署專業的漏洞掃描工具與入侵檢測系統，定期對檔案管理信息系統開展全面的安全掃描與實時監測，及時發現并預警潛在的安全漏洞與入侵行為。制定完善的應急響應預案，明確在遭受數據被泄露、惡意攻擊等安全事件時的詳細應對流程，包括數據備份恢復策略、系統隔離與修復措施、事件報告與調查機制等，確保在最短時間內恢復系統正常運行并降低安全事件的負面影響，為基層法院檔案管理工作筑牢安全防線。

2.資源投入與協同合作

（1）爭取充足的資金與資源支持

在預算編制環節，綜合考量檔案數字化建設所需的硬件設備設施采購與更新成本，如高性能服務器、大容量存儲設備設施和先進的檔案掃描儀器等。軟件系統開發與維護費用，涵蓋檔案管理信息系統的升級、安全防護軟件的授權與更新。人員培訓與專業人才引進的投入，包括參加專業培訓課程、邀請行業專家講座以及招聘檔案學專業和信息技術專業人才的費用。還有檔案庫房建設與維護的開支，如庫房環境監控設備設施購置以及防火、防蟲設備設施配備等。同時，積極拓展資源獲取渠道，探索與檔案管理相關企業建立合作關系，通過項目合作、技術服務外包等形式獲取資金與技術資源支持。例如，與檔案數字化服務提供商合作開展部分檔案的數字化加工項目，以減輕資金壓力，并引入先進技術與管理經驗。

（2）加強部門間的協同聯動

第一，建立跨部門的檔案管理協調委員會，成員涵蓋審判業務部門、信息技術部門和后勤保障部門等核心部門代表。該委員會定期召開工作會議，以檔案管理工作中的關鍵流程與問題為議題，開展深入研討與決策。

第二，明確各部門在檔案管理不同環節的職責與協作流程。審判業務部門負責在案件辦理過程中及時準確地收集、整理檔案材料，并按照規定的標準與時間節點移交檔案室；信息技術部門承擔檔案管理信息系統的開發、維護與技術支持工作，確保系統穩定運行與功能不斷優化；后勤保障部門負責檔案庫房的建設與管理，提供良好的檔案存儲環境與設備設施保障。

第三，制定詳細的協同工作規范與考核機制。量化考核各部門在檔案管理工作中的協作表現，激勵各部門積極主動參與協同工作，形成全院一盤棋的良好工作格局，共同推動基層法院檔案管理工作向更高水平邁進。

四、結語

基層法院檔案管理工作的優化與提升是一項系統性工程，涉及制度建設、人員素質提高、服務模式創新以及技術與資源保障等方面。本研究通過深入剖析現狀與問題，制定并實施針對性的改進策略與保障措施，能夠有效提升基層法院檔案管理工作的質量與效率，為司法工作提供更加堅實的支撐與保障。未來，基層法院只有持續關注檔案管理領域的新趨勢、新技術，不斷探索創新，才能適應司法現代化進程不斷發展的需求，為維護社會公平正義、促進法治社會建設貢獻更大的力量。

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作者單位：棗莊市嶧城區人民法院

作者簡介：徐金鳳（1973—），女，漢族，山東臨沂人，本科，館員，主要從事檔案管理工作。