探討檔案職能部門如何在重大突發公共事件應急處置中發揮積極作用

摘 要：當代檔案管理部門作為政府的重要職能機構之一，肩負著為社會積累、保存和開發利用檔案信息資源，為政府決策提供資政參考的重任。因而檔案管理部門應建立重大突發公共事件檔案管理機制，通過對這類檔案的深入編研和有效利用，為政府行政管理部門在應對突發公共事件時提供科學參考。通過對該類事件的預先干預，保障人民群眾生命財產安全，為推動和諧社會的構建作出積極貢獻。

關鍵詞：檔案部門；重大突發公共事件；應急處置；檔案管理

中圖分類號：D63;G271 文獻標識碼：A

隨著經濟的迅猛發展和城市化進程的加速推進，公共安全問題日漸顯露，各類重大公共事件對人民群眾正常的生產、生活造成嚴重影響和危害，也使得整個社會的公共安全面臨嚴峻挑戰。重大突發公共事件都具有突發性、破壞性、應對處置的緊迫性以及對經濟、社會影響大的特點。這些特點增加了對重大突發公共事件的應急處置難度。因而采取有效措施防范和應對重大突發公共事件，是當前我們所面臨的一項重要課題。

一、加強重大突發公共事件檔案管理工作的必要性

1.助推和諧社會建設的需要

檔案管理部門作為政府重要職能機構，肩負著為社會積累保存和開發利用檔案信息資源，為政府決策提供資政參考的重任。因而檔案管理部門應建立重大突發公共事件檔案管理機制，收集、匯總各地區、各系統、各單位及社會公眾在重大突發公共事件全過程中產生的各類原始、真實的歷史記錄，建立重大突發公共事件檔案，借助對此類檔案的編研和利用，回顧事件全程、總結經驗、吸取教訓，為政府行政管理部門處理該類事件提供科學借鑒，為今后盡可能地避免和減少此類事件的發生，以及助推和諧社會建設都具有存史資政和輔助決策的積極作用。

2.維護人民群眾切身利益的需要

突發公共事件是指突然發生且造成或者可能造成嚴重社會危害，必須采取應急處置措施加以應對的自然災害、事故災難、公共衛生事件和社會安全事件。突發事件檔案是指在應對各類突發公共事件的過程中，直接形成的具有保存價值的涵蓋文字、圖表、聲像以及實物等形式的歷史記錄。近年來，隨著應急管理工作的不斷發展，這類檔案在防范和應對處置各類突發公共事件中的作用越發重要。因而建立重大突發公共事件檔案管理機制，是進一步拓寬各級檔案職能部門服務社會和造福百姓的有效渠道，事關廣大人民群眾的根本利益。

3.豐富檔案館藏實踐的要求

建立重大突發公共事件檔案管理機制，將此類檔案納入館藏檔案資源也是各級檔案部門進一步豐富館藏、改善館藏結構的必然要求。檔案職能部門在重大突發公共事件應急處置中肩負著豐富檔案館藏的責任。

（1）記錄和保留相關檔案資料。檔案職能部門可以記錄和保留與突發公共事件相關的檔案資料，如現場照片、視頻記錄以及政策法規文本等，以便后續處理和研究。這樣可以充實檔案館藏，并提高公眾對重大突發公共事件的了解。

（2）提供檔案咨詢服務。檔案職能部門可以向公眾提供重大突發公共事件相關檔案資料的咨詢服務。例如，當社會公眾需要查閱過去此類事件的應對措施或政策法規時，可以通過檔案職能部門獲取相應的檔案信息，有利于提高公眾的知情權和參與度。

（3）協助應急響應。通過提供與事件相關的檔案記錄，為應急指揮部門提供可靠的檔案支持。在事件應急處置結束之后，按照相關要求對事故披露、調查和追究工作提供支持。

（4）參與公眾教育。檔案職能部門可以更多參與重大突發公共事件的公眾教育活動地。例如，在社會重大事件的宣傳教育中，檔案職能部門可以為教育主題提供實證資料，幫助公眾更好地認識事件，有助于樹立危機意識。

總之，檔案職能部門在重大突發公共事件應急處置中豐富檔案館藏實踐的作用十分重要。通過協助應急響應、提供檔案咨詢服務等方式，館藏檔案可以更好地為社會服務，保障廣大社會公眾的公共利益。

4.貫徹落實新時期檔案管理工作指示精神的必然要求

貫徹落實新時期檔案管理工作指示精神是適應和推進時代發展的必然要求。新時代，隨著社會經濟的快速發展和信息技術的蓬勃崛起，檔案管理工作也面臨著新的挑戰和機遇。

首先，貫徹落實新時期檔案管理工作指示精神是適應新時代政治、經濟和文化發展的必然要求。隨著我國經濟的迅猛發展，各行各業對檔案管理的需求亦呈現出復雜化、多元化及高效化的顯著特征。因而貫徹落實新時期檔案管理工作的指示精神，要求我們深入領會國家政策，緊密結合各領域實際情況，科學規劃、創新思維、轉變觀念，從而更好地滿足工作需求。

其次，貫徹落實新時期檔案管理工作指示精神是適應新時代社會信息化建設的必然要求。新時代，數據信息的收集、整理、傳輸以及存儲等方面都變得更加快速、實時化和智能化，不斷涌現出一些新的科技手段以及新的數據管控方法。作為信息化建設的核心，檔案管理正在不斷適應科技進步和社會信息化的需求，相應地調整并產生大量新的工作思維，并在實踐中得到了廣泛應用。

最后，貫徹落實新時期檔案管理工作指示精神是適應新時期社會治理體制改革和創新的必然要求。近年來，全面深化依法治國的戰略已正式啟動，國家建設與治理模式取得了顯著進步，同時涌現出眾多新興領域的治理機構，使得相關檔案工作亟須做出相應的變革與規范化調整。貫徹落實指示精神可以從形式上更好地保證新制度的順利實施，同時也可以從實際工作效果上為其他領域提供科學的借鑒參考。

綜上所述，貫徹落實新時期檔案管理工作的指示精神是時代發展的必然要求，需要通過追蹤國家政策、緊密結合實際情況、轉變工作思維以及推動信息化進程等多種方式來實現。同時，落實新時期檔案管理工作指示精神還需要注重以下幾個方面：

首先，堅持以質量為中心，確保檔案管理工作的質量和效率。檔案管理質量的好壞關系到信息資源的價值和利用效益，因而必須做到全過程、全要素的嚴密管控，落實各項制度和標準，不斷提高工作流程的規范性和技術手段的有效性。

其次，加強宣傳和服務，提高公眾參與度和滿意度。檔案管理作為一項重要的公共事務，只有充分利用媒體宣傳、展示等方式，才能有效增強公眾對檔案管理的認知度和感知度，并提高公眾的參與意識和關注度。

最后，積極推動檔案管理國際合作，開拓市場和創造價值。加強國際交流與合作，將有助于接觸新觀念、新思路和新經驗，提高檔案管理水平。

總之，加強重大突發公共事件檔案管理工作是貫徹落實新時期檔案管理工作指示精神、順應時代發展趨勢、深化社會治理體系改革的必然要求。在實踐中，必須秉持高質量、服務公眾、追求價值的工作理念，以推動重大突發公共事件檔案管理工作的持續發展、轉型升級和創新發展。

二、重大突發公共事件檔案管理工作的現狀

1.要務處理與檔案收集難以“兼容”

一般情況下，各業務職能部門是按照一定的程序收集重要的文件，不容易造成文件的漏收、錯收，且文件的收集工作與其他業務工作之間也很少產生沖突。然而，當發生重大突發公共事件時，業務職能部門的中心工作將完全以該類事件的處理為主線，全體工作人員都將業務工作提升為核心工作，導致與事件相關文件的收集和整理工作不可能與其業務工作同步開展，再加上檔案職能部門不能快速地與其他業務部門的應急處理工作流程完全融合在一起，大多數情況下是以等待和觀望的態度來處理，這就造成了重大突發公共事件的檔案收集和整理工作被暫時擱置。目前，在處理重大突發公共事件的過程中，大部分文件的收集和整理往往以事后處理為主，不能將其與日常工作相結合，導致此類案件中缺少原始資料。特別是在基層單位，工作繁雜，人員緊缺，這一缺陷就顯得尤為突出。

2.收集對象不確定、時間緊迫，加大了檔案職能部門對業務職能部門指導的難度

重大突發公共事件的檔案資料收集工作應當遵循真實記錄現場情況、完整呈現應急處置和重建過程的原則。但是，由于該類事件具有瞬時延續性、主體對象多元性、資料來源廣泛性、收集時間實時性及收集方法動態性等特點，因而檔案收集工作處于松散狀態。檔案職能部門不是首批介入現場應急處置工作的機構，無法及時客觀了解實時情況，也無法精準給出指導方案，導致檔案收集工作不能順暢推進。同時，重大突發社會事件文件資料來源廣泛，數量龐大、種類多樣和載體不一，無形中增加了業務職能部門工作人員的收集壓力，這些因素將會增加檔案資料流失的可能性。

3.職能部門工作人員缺乏檔案意識

在重大突發公共事件的處置中，許多業務職能部門的決策者過于關注業務處置工作，對檔案收集工作往往缺乏關注，沒有將其納入應急工作的整體部署中。實際上，現場指導人員、一線應急人員和災后恢復重建人員等往往是檔案的初始形成者。由于缺乏相應的檔案收集指導機制，這些人員難以判定檔案資料收集的時間節點和收集范圍，從而錯失了檔案資料收集的最佳時機，很多檔案的原始資料悄無聲息地流失了。即便展開了收集工作，大多局限于特殊事件或某個領域，收集的也多是通知文件、指示報告和總結匯報等，且收集人經常身兼數職，繁重的工作壓力常常使其在檔案收集中無甄別地“堆砌”資料。因此，在應急處置工作中，檔案職能部門應該充分重視對各業務職能部門的指導，從而為重大突發公共事件相關檔案的保留與整理工作提供有力支持與配合，確保相關檔案資料被妥善記錄、保管和利用。

三、檔案管理部門在應對重大突發公共事件檔案管理中的建議

作為支撐重大突發公共事件社會治理的重要環節，檔案服務工作具有重要作用。檔案職能部門需積極探索如何有效開發利用已有的重大突發社會事件檔案資源，以更好地服務于政府行政管理工作，進而持續提高社會治理能力和治理水平。

一是在檔案數據分析價值方面。可建立全國重大突發社會事件檔案數字化系統。積極利用大數據技術和互聯網+，增強該類檔案數據的預測分析和指導作用。依托該系統建立突發事件檔案專題信息數據庫，方便政府部門在處置該類事件時可以隨時調閱全國范圍內發生過的重大突發事件的所有資料，幫助各部門正確決策，從而在較短時間內控制事態發展。

二是發揮館藏重大社會事件檔案的價值。逐步加大對自然災害、重大疫情等專題檔案的開發力度，除了研究檔案經驗參考、記憶構建外，可以對此類檔案實行回顧性分析，關注其背后的深層原因，從而更有利于從根源處分析經驗教訓，彰顯檔案的利用價值。

三是最大限度地降低公共突發事件的破壞性。在最短時間內做出正確的部署，可以依托檔案部門的三級架構，在全國建立全面、高效的突發公共事件檔案信息系統，提高檔案管理部門的應急服務能力，使檔案應急服務能夠為突發事件的事前、事中、事后環節處置提供全方位的支撐，從而構筑國家公共安全和應急管理的檔案支撐體系。

四是解決在重大突發公共事件應對處置過程中各單位介入程度不同的問題。檔案職能部門可以有針對性地分類指導各單位開展特色化的檔案資料收集。將承擔檔案收集人員的范圍進一步擴大到參與一線處置工作的人員。檔案工作人員可與這類人員直接溝通，了解他們在事件處置過程中的具體職責分工情況，以便提供全流程指導，協助一線工作人員實行檔案資料的初步收集，確保檔案資料收集工作嚴格遵循規范，確保資料真實可靠，做到應收盡收，應歸盡歸。

五是加強檔案查詢服務。在突發公共事件中，許多有用的信息保存在檔案中，這些信息對于事件的調查、追溯、評估和研究至關重要。檔案職能部門要開發多渠道的檔案查詢服務，為需求群體提供方便、高效的查詢服務。

六是妥善處理敏感信息。在重大突發公共事件的檔案管理工作中，可能涉及一些敏感信息的材料，如保密文件、個人隱私等，檔案職能部門需要嚴格遵守相關法律法規和規定，正確處理敏感信息，保護個人隱私及國家安全。

總之，檔案職能部門在重大突發公共事件的檔案管理工作中，需要遵循科學、規范、高效和專業的工作原則，提供有效的支撐和服務，為突發事件的應對工作提供科學助力。各級檔案職能部門應切實履行職責，充分發揮主觀能動性，在各類重大突發公共事件應對處置中發揮主導作用，通過收集整理和匯總編研各部門、各單位在應對處置此類事件中的檔案，并加以管理與研究，從而切實為政府行政管理部門在今后應對各類重大突發公共事件時，提供關鍵的資政參考和決策依據。

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作者單位：山東省立第三醫院

作者簡介：明萌（1982—），女，漢族，山東齊河人，在職研究生，副研究館員，研究方向：檔案管理。