大數(shù)據(jù)時代企業(yè)科研檔案信息化建設的挑戰(zhàn)與對策

摘 要：在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)科研檔案信息化建設意義重大，但同時也面臨重重挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)手工操作、物理存儲的檔案管理模式效率低下且易受損，信息化建設可實現(xiàn)網(wǎng)絡化、共享化及實時化管理，提高管理效率與檔案的安全性。文章分析了大數(shù)據(jù)時代企業(yè)科研檔案信息化建設的重要性，剖析了大數(shù)據(jù)時代企業(yè)科研檔案信息化建設面臨的挑戰(zhàn)，并提出加強安全防護、統(tǒng)一技術標準、加大投入人才培養(yǎng)以及完善法規(guī)制度等對策，以期推動企業(yè)科研檔案信息化建設高效發(fā)展，提高企業(yè)科研管理水平。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；企業(yè)科研檔案；信息化建設

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

在科技高速迭代的當下，信息技術深度嵌入企業(yè)的各環(huán)節(jié)，對企業(yè)科研檔案管理產(chǎn)生了較大影響。傳統(tǒng)科研檔案管理以人工操作為主，流程煩瑣，效率偏低。從檔案的收集、整理，到后期的檢索與調用，常需耗費大量時間與人力，且難以保證準確性。在信息快速流轉、創(chuàng)新需求迫切的今天，這種模式已無法滿足企業(yè)對科研檔案高效利用的需求，大數(shù)據(jù)技術為企業(yè)科研檔案管理帶來了全新契機，能夠實現(xiàn)檔案資源的高效整合、精準檢索與深度挖掘，充分釋放檔案的潛在價值，為企業(yè)科研創(chuàng)新、戰(zhàn)略決策提供有力支撐。但機遇與挑戰(zhàn)并存，在推進科研檔案信息化建設進程中，企業(yè)面臨著信息安全風險加劇、技術標準不統(tǒng)一以及人才短缺等諸多棘手難題。本文深入剖析存在的挑戰(zhàn)，并探尋切實可行的應對策略，助力企業(yè)在科研檔案信息化建設道路上穩(wěn)健前行。

一、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)科研檔案信息化建設的重要性

1.顯著提高檔案管理效率

在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)科研檔案信息化借助先進的信息技術，如自動化采集工具可快速抓取科研過程中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)，智能分類算法能夠依據(jù)預設規(guī)則自動對檔案實施分類，縮短了檔案整理周期。檔案管理系統(tǒng)中的全文檢索功能，讓科研人員能夠在海量檔案中快速定位所需資料，不僅節(jié)省了寶貴時間，還讓檔案管理工作從繁重的體力勞動中解脫出來，檔案管理人員因而能夠將更多精力專注于檔案價值的深度挖掘與細致分析工作。

2.深度促進科研資源共享與創(chuàng)新協(xié)同

科研檔案信息化后，以數(shù)字化形式存儲于企業(yè)內部網(wǎng)絡系統(tǒng)或云端平臺，只要獲得相應授權，企業(yè)不同部門、不同地區(qū)的科研人員都能隨時隨地訪問。這種便捷的共享方式打破了信息壁壘，不同專業(yè)背景、不同研究方向的科研人員基于共享的科研檔案，能夠相互交流借鑒。通過科研檔案信息化實現(xiàn)的資源共享，激發(fā)了跨部門、跨領域的協(xié)同創(chuàng)新活力，使企業(yè)科研創(chuàng)新不再局限于單個團隊的閉門造車，而是匯聚企業(yè)整體智慧，形成創(chuàng)新合力，推動科研項目取得更具突破性的成果。

3.精準為企業(yè)決策提供有力支撐

大數(shù)據(jù)技術可對海量科研檔案數(shù)據(jù)展開深度挖掘，全面收集與分析各類數(shù)據(jù)，既有科研項目進度、成本投入及成果轉化效率等結構化數(shù)據(jù)，也包含科研人員的實驗操作記錄、技術研討郵件以及項目協(xié)作文檔等非結構化數(shù)據(jù)。通過算法模型對這些數(shù)據(jù)實施清洗、整合與關聯(lián)分析，能夠揭示科研活動中隱藏的規(guī)律與趨勢，企業(yè)管理層借助分析結果，在制定科研發(fā)展戰(zhàn)略時，可精準定位具有高潛力的重點投入領域，依據(jù)數(shù)據(jù)支撐合理規(guī)劃研發(fā)資金的分配比例，避免資源錯配。在評估科研項目時，能從數(shù)據(jù)維度綜合考量項目的技術可行性、投入產(chǎn)出比及市場應用前景，從而做出更科學的立項決策，或對現(xiàn)有項目實施及時調整、終止等優(yōu)化處理。這種依托數(shù)據(jù)驅動的決策模式，改變了以往單純依靠經(jīng)驗判斷的局限性，通過量化分析與多維驗證，大幅提升了決策的科學性、準確性與前瞻性，為企業(yè)科研創(chuàng)新發(fā)展提供了更堅實的決策支撐。

二、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)科研檔案信息化建設面臨的挑戰(zhàn)

1.信息安全風險嚴峻

企業(yè)科研檔案蘊含核心技術細節(jié)、未公開的實驗數(shù)據(jù)等關鍵信息，這些信息一旦被泄露，企業(yè)將遭受沉重打擊，多年科研投入付諸東流。網(wǎng)絡攻擊手段層出不窮，黑客通過惡意軟件入侵企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，植入病毒或木馬程序，竊取敏感信息，或實施數(shù)據(jù)篡改，破壞檔案數(shù)據(jù)的真實性與完整性。內部管理同樣存在隱患，員工權限管理漏洞使部分人員獲取超出職責范圍的訪問權限，可能導致有意或無意地泄露數(shù)據(jù)。存儲設備故障、數(shù)據(jù)備份機制不完善，也會造成數(shù)據(jù)丟失，使企業(yè)失去寶貴的科研積累。此外，在數(shù)據(jù)共享與開放利用過程中，如何平衡隱私保護與信息流通，避免個人敏感信息被泄露，也是亟待解決的難題。

2.技術標準不統(tǒng)一

大數(shù)據(jù)時代，不同企業(yè)由于發(fā)展歷程、業(yè)務側重及技術偏好各異，在構建科研檔案管理系統(tǒng)時采用了不同技術架構與標準。企業(yè)內部各部門間也常出現(xiàn)此類情況，研發(fā)部門依據(jù)自身項目需求搭建的檔案管理系統(tǒng)，與市場部門、財務部門等為滿足各自業(yè)務需求建立的系統(tǒng)，在數(shù)據(jù)格式、接口規(guī)范及元數(shù)據(jù)定義等方面存在顯著差異，這種不統(tǒng)一導致企業(yè)內部信息流通受阻。同時，隨著信息技術迅猛發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)需不斷升級以適配新的大數(shù)據(jù)技術，但因缺乏統(tǒng)一技術標準，系統(tǒng)升級困難重重，不僅增加了企業(yè)技術選型與系統(tǒng)維護成本，還使企業(yè)在利用大數(shù)據(jù)技術深度挖掘科研檔案價值時面臨數(shù)據(jù)整合難、系統(tǒng)協(xié)同性差等問題，制約了科研檔案信息化建設的成效。

3.檔案人才隊伍不足

科研檔案信息化建設需要既懂檔案管理專業(yè)知識，又掌握信息技術，還具備數(shù)據(jù)分析能力的復合型人才，能夠熟練運用大數(shù)據(jù)技術對科研檔案實施深度挖掘與分析，為企業(yè)科研決策提供有力支持。然而，這類復合型人才較少，企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理人員大多長期從事傳統(tǒng)檔案管理工作，僅熟悉紙質檔案的管理模式，習慣于手工分類、編目和檢索等操作方式。面對信息化建設中的新技術、新方法，如云計算、人工智能和區(qū)塊鏈在檔案管理中的應用，往往缺乏對新技術的了解與掌握，難以將其融入日常工作，從而難以推動科研檔案信息化建設的深入開展，導致企業(yè)在科研檔案信息化轉型方面進展緩慢，無法充分發(fā)揮科研檔案的潛在價值。

4.法律法規(guī)不完善

在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)科研檔案信息化建設面臨著法律法規(guī)不完善的嚴峻挑戰(zhàn)。盡管我國已出臺一系列檔案信息化相關法律法規(guī)，為行業(yè)發(fā)展提供了一定指引，但在實際操作中，仍存在諸多亟待解決的問題。電子檔案的法律地位在部分關鍵領域依舊模糊不清，如電子檔案作為法律證據(jù)時，其真實性、完整性的認定標準在司法實踐中尚未形成統(tǒng)一、明確的規(guī)范，導致企業(yè)在涉及科研檔案的法律糾紛中，難以充分發(fā)揮電子檔案的證據(jù)效力。相關法律法規(guī)在數(shù)據(jù)權屬、數(shù)據(jù)跨境流動等方面也存在模糊地帶，企業(yè)科研檔案中包含大量有價值的數(shù)據(jù)，在多方合作、數(shù)據(jù)共享等場景下，數(shù)據(jù)的所有權、使用權及收益權的界定不明，容易引發(fā)企業(yè)間的利益沖突。隨著全球化進程加快，企業(yè)科研活動可能涉及外事合作，科研檔案數(shù)據(jù)的跨境傳輸缺乏專門法律監(jiān)管，數(shù)據(jù)安全難以保障，一旦被泄露，將對國家主權、企業(yè)利益造成損害。

三、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)科研檔案信息化建設的對策

1.強化信息安全防護體系

在大數(shù)據(jù)時代，強化企業(yè)科研檔案信息化建設的信息安全防護體系，需構建技術、制度與管理三位一體的防護網(wǎng)絡。在技術層面，可部署量子加密技術對核心科研數(shù)據(jù)實施全生命周期加密，利用AI驅動的入侵檢測系統(tǒng)實時識別異常訪問行為，結合區(qū)塊鏈技術構建不可篡改的檔案存證鏈，確保數(shù)據(jù)在傳輸、存儲與調用環(huán)節(jié)的安全性。同時，采用隱私計算技術，在數(shù)據(jù)共享過程中實現(xiàn)“數(shù)據(jù)可用不可見”，平衡信息流通與隱私保護需求。在制度層面，需制定《科研檔案數(shù)據(jù)分類分級管理辦法》，按技術密級、商業(yè)價值等維度將檔案劃分為核心、重要和一般三級，匹配差異化的訪問權限與防護策略。建立泄露數(shù)據(jù)應急響應機制，明確從風險預警、事件處置到溯源追責的全流程規(guī)范，定期開展攻防演練，提高應急能力。在管理層面，實施“最小權限原則”，通過零信任架構對用戶身份實行動態(tài)認證，禁止跨層級越權訪問。加強員工安全意識培訓，將數(shù)據(jù)安全納入績效考核，對違規(guī)操作建立“一票否決”制度，從人為因素源頭阻斷安全隱患，形成覆蓋技術防護、制度約束與人員管理的立體防護屏障。

2.統(tǒng)一技術標準與規(guī)范

在大數(shù)據(jù)時代，統(tǒng)一技術標準與規(guī)范是企業(yè)科研檔案信息化建設的關鍵環(huán)節(jié)。國家、行業(yè)與地方已構建檔案數(shù)字化標準體系，企業(yè)應積極接軌。例如，在數(shù)據(jù)格式上，嚴格遵循《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》，采用如TIFF、PDF/A等通用格式存儲科研文檔，保障數(shù)據(jù)長期的可讀性。針對特殊載體科研檔案，參考行業(yè)專項標準，如《電影膠片檔案數(shù)字化規(guī)范》，確保色彩還原、存儲備份符合要求。在元數(shù)據(jù)定義方面，依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》，明確“檔號、題名、責任者、時間”等核心字段，實現(xiàn)檔案精準檢索與關聯(lián)。接口標準同樣重要，企業(yè)內部不同系統(tǒng)間以及與外部合作單位的數(shù)據(jù)對接，需制定統(tǒng)一規(guī)范，打破信息孤島，實現(xiàn)科研檔案數(shù)據(jù)順暢流通。企業(yè)還應參與標準制定修訂工作，反饋實踐問題，推動標準與時俱進，適配新興技術，助力科研檔案信息化建設高效、有序開展 。

3.加大檔案人才培養(yǎng)力度

為破解人才瓶頸對科研檔案信息化建設的制約，企業(yè)需多維度構建復合型人才培養(yǎng)體系。首先，深化與高校的產(chǎn)教融合。與檔案學、信息管理以及數(shù)據(jù)科學等專業(yè)建立戰(zhàn)略合作，依托高校優(yōu)質教育資源定制化設計課程體系，將檔案管理核心理論與大數(shù)據(jù)技術應用、信息安全防護等實踐模塊深度融合，并設立企業(yè)專屬實習基地，讓學生在真實業(yè)務場景中掌握檔案數(shù)字化處理、數(shù)據(jù)建模分析等實操技能，從源頭培育契合企業(yè)需求的復合型人才。其次，強化內部人才的能力迭代。定期組織檔案管理人員參與大數(shù)據(jù)技術應用、智能檔案管理系統(tǒng)操作以及信息安全防護等專題培訓，邀請行業(yè)專家與技術骨干開展案例教學，通過理論講解與模擬實操相結合的方式，幫助員工突破傳統(tǒng)管理思維局限，快速掌握信息化建設所需的新技術、新方法。最后，構建科學的人才激勵機制。針對在科研檔案信息化項目中表現(xiàn)突出的員工，給予崗位晉升、專項獎金或職業(yè)發(fā)展通道傾斜等激勵，并通過具有競爭力的薪酬體系與發(fā)展平臺吸引外部優(yōu)秀人才加盟，以此激發(fā)團隊創(chuàng)新活力，打造一支既懂檔案業(yè)務內核，又精通信息技術應用、兼具數(shù)據(jù)思維的專業(yè)化人才隊伍，為科研檔案信息化建設持續(xù)注入發(fā)展動能。

4.完善法律法規(guī)與制度保障

在大數(shù)據(jù)時代，完善法律法規(guī)與制度保障是企業(yè)科研檔案信息化建設穩(wěn)健推進的基石。國家已出臺《中華人民共和國檔案法》等相關法規(guī)，為檔案信息化建設提供了基本框架，但在實際執(zhí)行中，針對企業(yè)科研檔案的特性，仍需細化與完善。企業(yè)應依據(jù)國家法規(guī)，結合自身業(yè)務特點，制定內部科研檔案信息化管理細則，明確檔案從生成、收集、存儲到利用、銷毀的全流程規(guī)范。在數(shù)據(jù)跨境流動上，嚴格遵循國家數(shù)據(jù)安全相關規(guī)定，建立審批流程，確保企業(yè)核心科研數(shù)據(jù)安全。與此同時，國家和地方應加快立法進程，填補大數(shù)據(jù)時代科研檔案信息化建設在數(shù)據(jù)安全監(jiān)管、隱私保護等方面的法律空白，加大對違法違規(guī)行為的懲處力度，提高企業(yè)違法成本。行業(yè)協(xié)會也應發(fā)揮積極作用，制定行業(yè)自律規(guī)范，引導企業(yè)依法依規(guī)地開展科研檔案信息化建設工作。

5.創(chuàng)新管理模式與理念

企業(yè)應樹立“數(shù)據(jù)驅動”管理理念，將科研檔案視為重要戰(zhàn)略資產(chǎn)。在管理模式上，可構建“集中+分布式”混合管理模式，對核心科研檔案集中存儲于企業(yè)數(shù)據(jù)中心，保障安全與統(tǒng)一管控。各業(yè)務部門分散管理日常工作相關檔案，提升管理靈活性與響應速度。借助大數(shù)據(jù)、人工智能技術，實現(xiàn)管理流程自動化與智能化。建立以用戶需求為導向的服務模式，通過數(shù)據(jù)分析洞察用戶需求偏好，為不同用戶定制個性化檔案服務。鼓勵檔案管理人員創(chuàng)新，積極探索新技術在檔案管理中的應用，從“保管員”轉變?yōu)椤皵?shù)據(jù)分析師+服務提供者”，全方位推動企業(yè)科研檔案信息化建設邁向新高度。

四、結語

在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)科研檔案信息化建設對提高檔案管理效率、促進科研資源共享、支撐企業(yè)決策及增強競爭力意義重大。通過強化信息安全防護、統(tǒng)一技術標準、加大投入培養(yǎng)人才以及完善法規(guī)制度等舉措，企業(yè)能夠逐步克服困難，推動科研檔案信息化建設。展望未來，持續(xù)深化信息化建設，將助力企業(yè)更高效地挖掘科研檔案價值，實現(xiàn)長遠發(fā)展。

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作者單位：中國航發(fā)四川燃氣渦輪研究院

作者簡介：陶湘梅（1976—），女，漢族，湖南邵陽人，本科，館員，研究方向：檔案應用與研究；張喜梅（1976—），女，漢族，河南夏邑人，大專，館員，研究方向：檔案應用與研究。