“智慧校園”背景下高校檔案公共服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)與應(yīng)用

摘 要：高校檔案公共服務(wù)平臺(tái)作為“智慧校園”的關(guān)鍵組成部分，其建設(shè)與應(yīng)用決定著“智慧校園”的普及和發(fā)展。文章聚焦于高校檔案公共服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)，重點(diǎn)剖析了“智慧校園”背景下高校檔案公共服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)與應(yīng)用策略，旨在提升檔案管理效能，強(qiáng)化檔案公共服務(wù)能力，為促進(jìn)資源整合及共享提供一定的理論依據(jù)，為高校檔案管理的日益完善和我國教育行業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：“智慧校園”；高校檔案；公共服務(wù)平臺(tái)

中圖分類號(hào)：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，要加快檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。隨著我國社會(huì)的發(fā)展和教育資源的完善，高校檔案規(guī)模也在日益擴(kuò)大，檔案來源包括教學(xué)活動(dòng)（學(xué)生成績單、教學(xué)計(jì)劃）、科研項(xiàng)目（課題申報(bào)書、研究成果）、行政管理（人事檔案文件、會(huì)議記錄）等方面。因而高校致力于打造檔案公共服務(wù)平臺(tái)，以滿足當(dāng)下龐大的檔案管理需求。高校檔案公共服務(wù)平臺(tái)是高校采用先進(jìn)信息技術(shù)搭建并收集、存儲(chǔ)數(shù)字化形式的檔案數(shù)據(jù)信息，并利用校園網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息資源傳遞和共享的綜合服務(wù)平臺(tái)。“智慧校園”是以促進(jìn)信息技術(shù)與教育教學(xué)融合為目的，以云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和人工智能等新一代前沿信息技術(shù)為基礎(chǔ)構(gòu)建的智慧學(xué)習(xí)環(huán)境，其覆蓋教學(xué)、管理等方面，旨在利用信息技術(shù)優(yōu)化校園管理與服務(wù)，提升教育質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)校園的智能化發(fā)展。高校檔案公共服務(wù)平臺(tái)作為“智慧校園”的重要部分，其建設(shè)與應(yīng)用在“智慧校園”環(huán)境下獲得了新的啟迪與路徑，兩者之間存在密切聯(lián)系。一方面，“智慧校園”強(qiáng)調(diào)利用信息技術(shù)全方位提高校園的運(yùn)行、教學(xué)和管理水平，高校檔案公共服務(wù)平臺(tái)借助相關(guān)前沿技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理與利用的智能化、便捷化服務(wù)，有利于更好地融入“智慧校園”體系，豐富其服務(wù)功能板塊；另一方面，“智慧校園”的健康發(fā)展也能助力高校檔案公共服務(wù)平臺(tái)的整體建設(shè)。“智慧校園”搭建起的信息技術(shù)環(huán)境以及數(shù)據(jù)共享等機(jī)制的運(yùn)行，可為檔案公共服務(wù)平臺(tái)提供一定技術(shù)支持，提高其運(yùn)作效率和質(zhì)量，得以最大限度地挖掘和發(fā)揮檔案的價(jià)值。“智慧校園”和高校檔案公共服務(wù)平臺(tái)之間相互依存、相互促進(jìn)，共同推動(dòng)教育信息化的發(fā)展進(jìn)程。

一、“智慧校園”背景下高校檔案公共服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)

1.規(guī)劃設(shè)計(jì)階段

首先，明確目標(biāo)與范圍。明確檔案公共服務(wù)平臺(tái)建設(shè)目標(biāo)的同時(shí)，確定平臺(tái)的覆蓋范圍，包括但不限于教學(xué)檔案、科研檔案、行政檔案以及校園文化檔案等，確保全面反映學(xué)校發(fā)展歷程和各項(xiàng)工作成果。此外，通過問卷、訪談等形式廣泛收集校內(nèi)師生、校友、研究人員及社會(huì)公眾等目標(biāo)用戶的需求，形成需求分析報(bào)告。其次，確定平臺(tái)架構(gòu)。根據(jù)需求分析報(bào)告，規(guī)劃平臺(tái)的整體架構(gòu)藍(lán)圖，包括硬件、軟件及服務(wù)的配置，確保平臺(tái)能支持大規(guī)模用戶并發(fā)訪問，具備高可用性和可擴(kuò)展性。同時(shí)，規(guī)劃平臺(tái)的功能模塊，即檔案收集、整編、管理、檢索、借閱以及統(tǒng)計(jì)等。考慮增加在線展覽、學(xué)術(shù)交流和個(gè)人信息管理等附加功能，以滿足用戶的多樣化需求。最后，技術(shù)選型。選擇適合的技術(shù)開發(fā)，采用HTML5、CSS3等技術(shù)前端開發(fā)，Java、Python等后端技術(shù)數(shù)據(jù)處理，以及MySQL、MongoDB等數(shù)據(jù)庫展開數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。同時(shí)，考慮采用SSL證書、防火墻等技術(shù)保障平臺(tái)的安全性。這一階段需要綜合考慮智慧校園的理念、技術(shù)、發(fā)展趨勢(shì)以及高校檔案管理的實(shí)際需求，以確保平臺(tái)能夠高效、安全地服務(wù)于師生和管理人員。

2.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)階段

在硬件設(shè)備設(shè)施方面，高校需配備先進(jìn)的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，通過大容量的磁盤陣列、磁帶庫等，保障檔案信息的安全存儲(chǔ)。同時(shí)，建立云存儲(chǔ)系統(tǒng)，通過云平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)龐大檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與管理，其具備彈性擴(kuò)展、按需分配空間等優(yōu)勢(shì)，方便檔案數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程存儲(chǔ)與訪問。購置高性能的服務(wù)器，其具備強(qiáng)大的計(jì)算能力和內(nèi)存，能夠滿足平臺(tái)運(yùn)行需求，在保障數(shù)據(jù)處理速度和穩(wěn)定性的同時(shí)，還支持大數(shù)據(jù)和云計(jì)算應(yīng)用的發(fā)展。此外，建設(shè)專門的檔案查閱室，配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等外部設(shè)備，為師生用戶提供便捷的查閱服務(wù)。

在軟件方面，通過檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)挖掘與分析軟件等數(shù)字化軟件，實(shí)現(xiàn)對(duì)高校檔案的全面數(shù)字化管理。該類軟件應(yīng)具備檔案的錄入、分類等強(qiáng)大的功能，用戶通過智能化的操作界面，可以輕松地查詢和管理檔案信息，提升了檔案管理的便捷性。

在網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，一是加大校園有線網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)力度。采用高速率的網(wǎng)線鋪設(shè)，提高網(wǎng)絡(luò)帶寬的傳輸速率，確保具備快速處理大量檔案數(shù)據(jù)傳輸需求的能力，實(shí)現(xiàn)了檔案信息在校園不同區(qū)域間傳輸?shù)臅惩ā６莾?yōu)化無線網(wǎng)絡(luò)覆蓋。全面優(yōu)化校園無線網(wǎng)絡(luò)，消除信號(hào)盲點(diǎn)，確保其在圖書館、教學(xué)樓和宿舍等各區(qū)域均能隨時(shí)隨地查詢檔案信息，提升網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性。

3.系統(tǒng)研發(fā)與集成階段

在技術(shù)選型的基礎(chǔ)上展開系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)和接口設(shè)計(jì)等，系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)要考慮到平臺(tái)的穩(wěn)定性、可維護(hù)性和可擴(kuò)展性。數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)要確保數(shù)據(jù)的完整性、一致性和安全性。接口設(shè)計(jì)要遵循一定規(guī)范，便于不同系統(tǒng)之間的集成和交互。在系統(tǒng)模塊研發(fā)上，按照設(shè)計(jì)方案，分別開展各功能模塊的開發(fā)工作。檔案管理模塊實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、分類、編目和元數(shù)據(jù)管理。查詢檢索模塊運(yùn)用先進(jìn)的檢索技術(shù)，為用戶提供全面且高效的檔案查詢服務(wù)。用戶權(quán)限管理模塊根據(jù)不同用戶身份設(shè)置精細(xì)的權(quán)限，確保檔案信息的安全訪問控制。借閱管理模塊支持在線借閱申請(qǐng)、審批流程自動(dòng)化以及借閱期限管理和逾期提醒。共享與交互模塊促進(jìn)檔案資源在校園內(nèi)以及與外部的合理共享與交流互動(dòng)，通過校內(nèi)統(tǒng)一身份認(rèn)證，實(shí)現(xiàn)與其他部門系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享接口開發(fā)等。

在系統(tǒng)集成與測(cè)試上，將各個(gè)獨(dú)立開發(fā)的模塊集成管理，重點(diǎn)解決模塊間的接口兼容性、數(shù)據(jù)傳輸準(zhǔn)確性和系統(tǒng)整體穩(wěn)定性問題。開展全面的測(cè)試工作，包括單元測(cè)試、集成測(cè)試、系統(tǒng)測(cè)試以及用戶驗(yàn)收測(cè)試，通過反復(fù)測(cè)試與調(diào)試及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)存在的漏洞和缺陷，確保系統(tǒng)達(dá)到預(yù)期的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和性能要求，能夠穩(wěn)定、高效地在“智慧校園”環(huán)境中運(yùn)行，為高校師生和相關(guān)用戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案公共服務(wù)。

4.運(yùn)行與維護(hù)階段

一方面，完成系統(tǒng)開發(fā)與集成測(cè)試后，將平臺(tái)部署到“智慧校園”的服務(wù)器環(huán)境中，確保其能穩(wěn)定運(yùn)行，根據(jù)高校的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)和安全策略，展開網(wǎng)絡(luò)配置和安全防護(hù)措施的部署，并在上線前檢查數(shù)據(jù)完整性、系統(tǒng)功能可用性等，確保平臺(tái)能順利對(duì)用戶開放。此外，建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)備份策略，定期對(duì)平臺(tái)的檔案數(shù)據(jù)全量或增量備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地的安全存儲(chǔ)設(shè)備中。

另一方面，對(duì)系統(tǒng)日常運(yùn)行管理，安排專業(yè)的運(yùn)維人員對(duì)平臺(tái)展開24小時(shí)監(jiān)控，實(shí)時(shí)關(guān)注服務(wù)器的CPU使用率、內(nèi)存占用、磁盤I/O等性能指標(biāo)以及網(wǎng)絡(luò)流量和平臺(tái)應(yīng)用的運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理系統(tǒng)故障、卡頓及頁面加載緩慢等問題，確保平臺(tái)的可用性和穩(wěn)定性。

維護(hù)與更新數(shù)據(jù)的同時(shí)對(duì)高校檔案數(shù)據(jù)維護(hù)以及定期的數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失，及時(shí)更新新增的檔案資料，確保檔案信息的時(shí)效性和完整性。對(duì)檔案數(shù)據(jù)展開糾正錯(cuò)誤數(shù)據(jù)、補(bǔ)充缺失信息以及優(yōu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)等質(zhì)量檢查和優(yōu)化，以提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和檢索效率，保障平臺(tái)提供的檔案服務(wù)具有高質(zhì)量的數(shù)據(jù)支持。

二、“智慧校園”背景下高校檔案公共服務(wù)平臺(tái)的應(yīng)用策略

1.加大資金投入，筑牢建設(shè)根基

在“智慧校園”背景下，穩(wěn)定的資金支持是確保高校檔案公共服務(wù)平臺(tái)建設(shè)順利推進(jìn)、提升服務(wù)質(zhì)量與水平的關(guān)鍵因素，高校可以從多種層面入手以保障資金的支持。

首先，各高校應(yīng)積極爭取政府財(cái)政撥款。政府對(duì)教育事業(yè)的重視以及對(duì)“智慧校園”建設(shè)的支持，是高校檔案公共服務(wù)平臺(tái)建設(shè)資金的重要來源之一。一方面，高校應(yīng)了解相關(guān)政策導(dǎo)向，密切關(guān)注政府的針對(duì)信息化建設(shè)等方面的政策動(dòng)態(tài)，確保項(xiàng)目符合政府支持方向；另一方面，高校應(yīng)主動(dòng)對(duì)接相關(guān)部門，與教育、財(cái)政及文化等政府部門建立聯(lián)系，了解相關(guān)撥款流程、申請(qǐng)要求及評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)，并充分闡述平臺(tái)建設(shè)的意義與價(jià)值，以爭取更多的財(cái)政資金支持。

其次，合理拓寬融資渠道。高校可以與當(dāng)?shù)仄髽I(yè)合作吸引企業(yè)投資，通過與科技公司合作共同開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，還可通過贊助平臺(tái)建設(shè)獲得廣告宣傳等回報(bào)。此外，鼓勵(lì)社會(huì)捐贈(zèng)也是重要途徑之一，往屆校友、企業(yè)以及社會(huì)各界人士對(duì)高校檔案建設(shè)的支持，也能為平臺(tái)建設(shè)提供資金補(bǔ)充。

最后，合理規(guī)劃資金使用。一是詳細(xì)評(píng)估平臺(tái)建設(shè)成本，包括硬件設(shè)備的購置、軟件開發(fā)、人員培訓(xùn)以及后期運(yùn)維費(fèi)用等各項(xiàng)開支，確保成本預(yù)算的全面性和準(zhǔn)確性；二是制定分階段預(yù)算。高校應(yīng)根據(jù)平臺(tái)建設(shè)的進(jìn)度和階段，制定詳細(xì)的分階段預(yù)算方案，明確各項(xiàng)支出的具體用途和金額，確保資金按需分配；三是建立財(cái)務(wù)審計(jì)部門，對(duì)資金展開嚴(yán)格的監(jiān)管與審計(jì)，保證資金使用的透明性與合規(guī)性。

2.加強(qiáng)信息化建設(shè)，強(qiáng)化技術(shù)支撐

在“智慧校園”背景下，信息化建設(shè)是構(gòu)建高校檔案公共服務(wù)平臺(tái)的基礎(chǔ)，更是提升服務(wù)質(zhì)量與效率的關(guān)鍵。一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)的快速處理和分析，從而顯著提高檔案管理的效率。通過自動(dòng)化手段，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以輔助檔案管理人員快速完成檔案的收集、分類和存儲(chǔ)等工作，大幅提高了工作的容錯(cuò)率。同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)展開深度挖掘和分析，將更完善、準(zhǔn)確的檔案信息提供給檔案管理人員，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理質(zhì)量；另一方面，高校借助云計(jì)算平臺(tái)的強(qiáng)大計(jì)算能力，檔案公共服務(wù)平臺(tái)能夠根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求靈活調(diào)配服務(wù)器資源。面對(duì)新生入學(xué)、畢業(yè)季等檔案查詢高峰期，平臺(tái)可快速擴(kuò)展計(jì)算實(shí)例，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，杜絕因訪問量激增發(fā)生卡頓或崩潰問題，提升了檔案公共服務(wù)平臺(tái)的可靠性和響應(yīng)速度。同時(shí)，高校利用云存儲(chǔ)技術(shù)，可將龐大的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在云端，無須擔(dān)心本地存儲(chǔ)空間不足的問題。云存儲(chǔ)提供的高擴(kuò)展性和數(shù)據(jù)冗余備份機(jī)制，強(qiáng)化了檔案數(shù)據(jù)的完整性，降低了存儲(chǔ)成本，減少了高校在硬件設(shè)備上的資金投入和維護(hù)精力。總之，完善智慧系統(tǒng)平臺(tái)的信息化建設(shè)是開展高校檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)條件，為打造高校檔案資源的數(shù)字化、智能化提供支撐。

3.建設(shè)專業(yè)人才隊(duì)伍，促進(jìn)平臺(tái)運(yùn)行

在高校檔案公共服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)過程中，檔案管理人員的信息化水平對(duì)檔案管理效果有著至關(guān)重要的影響。在“智慧校園”背景下，高校檔案管理應(yīng)大力加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，重視對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，確保其所學(xué)符合高校檔案信息化管理需求。

首先，要強(qiáng)化“智慧校園”背景下高校檔案管理人員的專業(yè)技能。檔案管理涵蓋檔案存檔管理以及借閱兩個(gè)方面。檔案管理人員需依據(jù)檔案類型科學(xué)制定索引及分類，有助于提高管理水平和效率。在管理方面，檔案管理人員可在電腦系統(tǒng)中依據(jù)索引快速檢索檔案內(nèi)容。同時(shí)，創(chuàng)建多樣性的檢索目錄，在以日期為單位的檔案索引目錄下，拓展以部門、會(huì)議及人員為標(biāo)準(zhǔn)的檢索信息目錄形式，通過多樣化檢索目錄的設(shè)置，進(jìn)一步提高檔案管理效率。此外，高校檔案體量大，包含各方面的多元化信息，需要建立相應(yīng)的保密級(jí)別，以保障檔案信息的安全。保密級(jí)別可與檔案借閱系統(tǒng)協(xié)同建設(shè)，檔案管理人員根據(jù)人員不同級(jí)別賦予相應(yīng)權(quán)限，有效提升高校檔案管理的安全性。

其次，通過強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)來提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，進(jìn)而提升檔案管理服務(wù)的使用體驗(yàn)。檔案管理人員要為高校師生提供更便捷的檔案使用方式，通過校園網(wǎng)、圖書館信息發(fā)布平臺(tái)等渠道明確檔案使用規(guī)范，以滿足高校師生的檔案使用需求。除此之外，還應(yīng)廣泛征集使用者的需求，擴(kuò)大檔案收集管理范圍，滿足師生多樣化的檔案借閱需求，提高高校辦公室檔案的利用水平。

最后，高校應(yīng)積極加大對(duì)外部優(yōu)秀人才的引進(jìn)力度，為檔案信息化建設(shè)注入新的力量。同時(shí)，高校通過與相關(guān)企業(yè)及科研機(jī)構(gòu)的合作，積極尋求外部的支持與幫助，共同推動(dòng)高校檔案公共服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)和發(fā)展。

4.提高系統(tǒng)安全管理，降低風(fēng)險(xiǎn)隱患

在“智慧校園”環(huán)境下，高校檔案公共服務(wù)平臺(tái)的構(gòu)建對(duì)守護(hù)校園網(wǎng)絡(luò)安全具有重大意義。

首先，防火墻的部署。防火墻作為網(wǎng)絡(luò)安全的第一道防線，其能夠嚴(yán)格把控進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)流量，根據(jù)預(yù)設(shè)的安全規(guī)則篩選網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，從而下發(fā)允許或阻止數(shù)據(jù)通過的命令，保護(hù)了高校檔案資源免受惡意訪問和攻擊。防火墻不僅可以抵御外部攻擊，還可以通過其有效的安全策略防止敏感信息被泄露。

其次，入侵檢測(cè)系統(tǒng)的部署。入侵檢測(cè)系統(tǒng)能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)測(cè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的波動(dòng)，識(shí)別并分析其異常行為。一旦檢測(cè)到未經(jīng)授權(quán)的網(wǎng)絡(luò)訪問、惡意軟件的傳播或異常流量的起伏等問題，它會(huì)及時(shí)向檔案管理人員發(fā)出警報(bào)，并采取相應(yīng)的防御措施，入侵檢測(cè)系統(tǒng)的合理部署為高校檔案管理信息化建設(shè)的安全奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

再次，數(shù)據(jù)加密技術(shù)的運(yùn)用。數(shù)據(jù)加密技術(shù)是保護(hù)數(shù)據(jù)安全的重要手段之一，通過加密算法，將檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為特定密文，只有具備解密密鑰的授權(quán)人員才能獲取原始信息，可有效防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問、竊取或篡改檔案數(shù)據(jù)的情況發(fā)生。這對(duì)于維護(hù)高校檔案的完整性和真實(shí)性至關(guān)重要，有助于保障學(xué)校的聲譽(yù)和利益。

最后，健全權(quán)限管理機(jī)制。權(quán)限管理機(jī)制可確保檔案信息的訪問與使用被嚴(yán)格限制在授權(quán)范圍內(nèi)。根據(jù)不同級(jí)別的權(quán)限設(shè)定，使各類用戶只能在其權(quán)限所允許的范圍內(nèi)操作。對(duì)于普通學(xué)生僅能訪問個(gè)人檔案信息，而教師則可獲取與教學(xué)相關(guān)的檔案資料。這一機(jī)制的建立有效阻止了檔案信息的混淆與誤用，保障了高校檔案信息的整體性和保密性，強(qiáng)化了高校內(nèi)部數(shù)據(jù)的合規(guī)性與可信度。

5.促進(jìn)部門協(xié)同，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

一是高校檔案公共服務(wù)平臺(tái)作為“智慧校園”的一部分，能夠整合來自不同部門的數(shù)據(jù)資源，避免出現(xiàn)信息孤島現(xiàn)象。通過統(tǒng)一的平臺(tái)，各部門之間可方便地共享和交換檔案數(shù)據(jù)，從而提高工作效率，減少勞動(dòng)成本。面對(duì)高校教務(wù)處、科研處以及學(xué)生處等部門產(chǎn)生的海量檔案信息，可以通過平臺(tái)實(shí)現(xiàn)共享，為全校師生提供更全面、完整的服務(wù)。

二是平臺(tái)的建設(shè)可以推動(dòng)各部門之間的業(yè)務(wù)流程更加優(yōu)化。通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的手段，高校各部門得以更加高效地協(xié)同工作，減少人為干預(yù)和溝通成本。在檔案管理過程中，可以實(shí)現(xiàn)電子檔案的在線歸檔、分類和借閱，避免了因傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理煩瑣帶來的不便。同時(shí)，檔案公共服務(wù)平臺(tái)還可以提供自動(dòng)化的審批和通知功能，進(jìn)一步提高協(xié)同效率。

三是積極推動(dòng)檔案公共服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)，提升檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量，滿足師生對(duì)檔案信息的多樣化需求。高校檔案公共服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)作為促進(jìn)“智慧校園”建設(shè)的重要舉措之一，高校應(yīng)大力推動(dòng)學(xué)校信息化水平的提升和數(shù)字化轉(zhuǎn)型的速度。同時(shí)，加強(qiáng)平臺(tái)與其他“智慧校園”系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接以及集成應(yīng)用，共同構(gòu)建智慧化的學(xué)習(xí)與生活環(huán)境，為學(xué)校的全面發(fā)展提供有力支撐。

6.加快檔案的開發(fā)和利用

高校檔案公共服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)依托互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算及人工智能等尖端技術(shù)，這些技術(shù)為高校檔案的開發(fā)和利用提供了強(qiáng)有力的支持。

首先，創(chuàng)新檔案利用方式。高校應(yīng)支持網(wǎng)絡(luò)下載、電子拷貝等數(shù)字形式檔案的利用，滿足師生多樣化的需求。此外，利用可視化技術(shù)，將檔案信息以直觀、生動(dòng)的形式展現(xiàn)，使復(fù)雜的數(shù)據(jù)變得易于理解。通過對(duì)高校檔案的深度開發(fā)與廣泛利用，檔案資源將在高校的教學(xué)、科研及管理等環(huán)節(jié)發(fā)揮更大的效用，為高校的高質(zhì)量發(fā)展注入新的活力。

其次，開展檔案的編研工作。高校需組織專業(yè)人員對(duì)檔案資源展開深入挖掘和研究，圍繞學(xué)校的發(fā)展歷史、重大事件及知名人物等重要主題，編寫校史、年鑒和大事記等編研成果，進(jìn)一步為學(xué)校的決策提供參考依據(jù)。同時(shí)，也為高校的學(xué)術(shù)研究和社會(huì)公眾提供豐富的歷史資料。

最后，拓展檔案服務(wù)渠道。除了傳統(tǒng)的檔案查閱窗口外，高校應(yīng)充分利用智慧校園的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，通過學(xué)校官網(wǎng)、某信公眾號(hào)及移動(dòng)App等渠道，搭建線上檔案查詢和利用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程查詢、在線借閱和電子檔案的下載等功能，方便高校用戶隨時(shí)隨地對(duì)檔案信息查詢及利用。高校加快檔案的開發(fā)和利用促進(jìn)了高校檔案公共服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)。同時(shí)，其幫助高校管理層充分了解學(xué)校的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)遇與挑戰(zhàn)，從而制定更具前瞻性和全面性的戰(zhàn)略規(guī)劃，推動(dòng)高校持續(xù)健康發(fā)展。

三、結(jié)論

綜上所述，隨著“智慧校園”的蓬勃興起，高校檔案公共服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)及應(yīng)用與當(dāng)前高校“智慧校園”的發(fā)展目標(biāo)相契合。本研究對(duì)高校檔案公共服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)與應(yīng)用展開深入研究，通過對(duì)云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等前沿信息技術(shù)的整合和利用，給高校的檔案管理工作注入前所未有的動(dòng)力。未來，伴隨著“智慧校園”的發(fā)展，高校檔案公共服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)是提高高校檔案管理水平與服務(wù)質(zhì)量的必由之路。高校應(yīng)持續(xù)加大信息技術(shù)的研發(fā)投入，建立健全相應(yīng)的安全保障機(jī)制，深化高校用戶的教育，推動(dòng)檔案公共服務(wù)平臺(tái)與“智慧校園”的深度融合，加大平臺(tái)的優(yōu)化力度，從而進(jìn)一步挖掘檔案資源的內(nèi)在價(jià)值，為高校的教學(xué)、科研、管理以及師生和校友的發(fā)展提供更為強(qiáng)大、優(yōu)質(zhì)的檔案信息支撐與服務(wù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展與“智慧校園”建設(shè)的協(xié)同共進(jìn)，促使檔案管理工作邁向更加智慧化、高效化及人性化的新階段。

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作者單位： 萊蕪職業(yè)技術(shù)學(xué)院

作者簡介：邢慶麗（1975—），女，漢族，山東濟(jì)南人，本科，館員，研究方向：檔案管理。