人工智能背景下檔案數字化管理路徑研究

摘 要：在人工智能（AI）技術快速發展的背景下，檔案數字化管理正從傳統的“存儲與檢索”模式向“智能分析與知識服務”轉型。通過AI技術賦能，檔案管理效率、安全性及利用價值得到顯著提升。文章總結了傳統檔案數字化管理的痛點，并在此基礎上探究了基于人工智能技術的解決方案與實施路徑。

關鍵詞：人工智能；檔案數字化；管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著科技的飛速發展，大數據和人工智能技術不斷發展進步，對于各行各業而言，數字化轉型已然成為至關重要的發展趨勢。在檔案管理領域，數字檔案館的建設和升級逐步成為實現檔案管理智能化的關鍵路徑。近年來，隨著國家政策的推動，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》和《新一代人工智能發展規劃》相繼提出，在國家宏觀政策層面，推動檔案數字化建設與人工智能技術融合，提高檔案管理的現代化水平已經成為重要趨勢。目前，各地檔案館、檔案室的數字化建設已取得一定成果，為進一步應用人工智能技術打下了堅實的基礎。然而需要注意的是，隨著信息技術的快速演進，單純的數字化遠遠無法滿足檔案管理的需求，如何在數字檔案館的基礎上加快引入人工智能、大數據等先進技術，提高檔案管理的智能化水平，成為當前亟須解決的課題。

一、傳統檔案數字化管理的痛點

在檔案管理領域，我國已全面實現數字化。無論是檔案的清點、整理、掃描，還是后期的圖像處理及裝訂入庫，這些流程雖然能獲取完整的掃描件，但需耗費大量時間和精力，且存在一些明顯的弊端。

1.人員方面的問題

檔案管理工作在數據錄入、分類整理和圖像處理等環節對人工依賴度是比較高的。由于檔案管理工作較為煩瑣，常常需要高強度的重復性操作，導致人員穩定性不合理，流動性較高，招聘和培訓新員工也成為一項復雜而耗時的任務。此外，檔案管理工作要求較高的專業性，如果檔案管理人員素質參差不齊就難以保障工作質量。這使得傳統數字化過程中，往往需要大量人工介入，增加了人工成本。

2.工具和平臺的局限性

檔案管理涉及掃描、圖像處理、OCR文字識別以及分類存儲等環節，而目前許多企業和檔案館的處理工具功能較為單一、不完善，導致工作效率低下、系統繁雜和數據兼容性差。例如，一些企業的檔案部門使用不同廠商提供的掃描儀、圖像處理軟件及存儲平臺，這些設備設施之間缺乏有效的數據接口和兼容性，無法統一管理多樣化的數據來源，操作復雜度大幅度提升。

3.成本問題

傳統檔案數字化管理面臨的最大痛點之一是“三高”問題：高工期、高人工成本和高設備成本。在數字化過程中，檔案的清點、掃描及后期處理等流程需要大量時間和人力，檔案館（室）如果規模較大，工期就會很長，且對人工的依賴程度較高，上述因素均會提升成本。這種高成本的運營模式使得許多企業在檔案數字化的推進速度較為緩慢，甚至因為成本壓力而放棄數字化升級。

4.效率與質量的瓶頸

由于傳統檔案數字化對人工非常依賴，存在不少質量問題，雖然數字化掃描能夠將紙質檔案轉化為電子檔案，但在掃描過程中，出現圖像不清晰、信息丟失或標注不準確等問題的概率相對較高。后期的圖像處理和數據校驗工作，又需要大量人工干預和細致操作，導致整體速度較慢。上述因素不僅增加了檔案管理的工作量，還對檔案數據的可靠性產生不利影響，降低了檔案利用的效率。

5.管理層級分散，難以協調統一

傳統檔案管理模式通常是分散式管理，尤其在大型企業或機關單位，檔案管理可能存在多級管理和多部門協作的情況。這種分散式的管理模式使得不同部門間信息溝通不暢，導致數據更新滯后、數據整合困難。如果缺乏統一的管理平臺和協調機制，各層級之間的協作效率就會非常低下，難以形成合力。檔案信息的流轉和調度不及時，對整體工作效率產生了不利影響。

二、基于人工智能技術的傳統檔案數字化管理痛點的解決方案

針對上述弊端，一些企業提出了創新性的解決方案，引入人工智能，打造檔案數字化智能處理系統。這一系統將傳統的人工簡單重復性工作實行全流程數字化處理，修圖、手動錄入和質檢等工作全部可以通過數字化方式完成，將圖像優化、著錄、質檢及文本數字化流程全部整合在系統中。

1.智能圖像優化

掃描過程中的圖像常常受到掃描設備的分辨率、光線不足或紙張質量問題等因素的影響，掃描結果出現噪點、模糊、黑邊或污漬等問題。通過深度學習和圖像處理技術，智能圖像優化系統能自動修復上述常見問題，提升圖像質量。在一些文檔中，表格和文字的顏色、字體、線條等可能會存在不一致的情況，影響掃描圖像的可讀性。智能圖像優化系統可以通過細致的圖像處理算法，自動調整顏色深淺、線條對比度，確保文檔中所有內容能夠清晰呈現。

2.智能質檢

在檔案轉換和錄入過程中，由于技術或人為疏忽，往往會出現數據缺失、頁碼重復或文檔錯位等質量問題，為了保障檔案質量就需要引入智能質檢技術。例如，在智能質檢模塊中，能檢測公章的完整性和頁碼的正確性。基于圖像識別與機器學習技術，系統會自動判斷公章的位置、大小、形態及清晰度，并生成檢測報告。如果公章不完整或圖像質量過低，系統會自動標記并推送警報，提醒工作人員重新掃描或核對。同時，系統可以通過對文件的結構、內容、字體和排版等細節比對識別，檢查是否有部分信息被遺漏、損壞或篡改。若存在不一致之處，系統將自動提示并推送給相關人員處理。

3.智能著錄

智能著錄通過自動化的方式將掃描后的紙質文件轉換成結構化的數據，為其創建元數據、分類和標簽，這一過程不只是對文本的簡單轉錄，還涉及自動分類、自動標注、拆分文件和元數據生成等對文檔內容的深度理解和處理。智能著錄可以依托人工智能技術自動執行任務。首先，識別本文。通過OCR技術識別文檔中的標題、段落、表格和圖片等結構元素，并根據文本布局分析文檔的格式。如果字跡模糊或掃描質量較差，人工智能系統可以對其展開糾正和優化，保證文本提取的質量；其次，系統可以識別以及自動拆分文檔中的不同部分，如系統可以在文檔的格式和內容的基礎上將合同文件中的各個條款、報告中的章節和附錄等自動劃分成不同的段落、章節或單獨的文件單元。此外，還會根據內容自動分類和標注，系統能夠識別一份合同中的“簽署方”或“支付條款”部分，并為其自動添加相應的標簽。

4.智能搜索

傳統的搜索方式往往高度依賴關鍵詞匹配，而智能搜索則憑借人工智能技術能提供更加智能化、靈活且精準的搜索體驗。系統分析語句的語法、語義并理解用戶的真實意圖，從而提供更加相關的檔案結果，如用戶輸入“2022年度財務報告”時，系統不僅會搜索包含“財務報告”這一關鍵詞的文檔，還能夠推斷出用戶意圖是查詢2022年的財務報告，并自動排序相關文檔，優先展示2022年相關的檔案。此外，智能搜索還能處理圖像、音頻和視頻等多模態數據的檢索，對于圖像內容，人工智能模型可以識別圖片中的人物、物品及圖表等元素，并將其與數據庫中的相應檔案實行匹配。對于音頻或視頻文件，系統可以通過語音識別技術將音頻中的對話轉化為文本，再根據轉化后的文本搜索內容。用戶除了可以簡單地搜索關鍵字之外，還可以利用多種高級搜索功能精準查詢，可根據日期范圍、文檔類型、關鍵詞及文檔標簽等條件組合搜索。智能搜索不僅能提供與查詢內容最相關的檔案，還可以在用戶的歷史搜索行為、偏好和文檔更新頻率的基礎上，對搜索結果智能排序和個性化推薦。

三、人工智能背景下檔案數字化管理路徑

1.提升檔案管理層級間的協同效能

隨著經濟技術的不斷發展，檔案規模和結構也發生了很大變化，其規模不斷在擴張，檔案管理的層次性特征越來越明顯。上層管理要監測中層，而中層要監測基層。在檔案管理工作中引入人工智能技術，能夠高效整合各類可用資源，進而實施并發處理或程序化處理，這對檔案管理各層級工作人員的協作能力提出了更高要求。工作人員要對任務展開簡要地拆分和智能分配，對于復雜的檔案管理任務通過人工智能技術自動拆分，進而分配各管理層的工作負荷，上層確定總體目標，中層制定實施策略，基層負責具體操作和實施。同時，還可以建立一個協同工作系統，使各層級之間可以在執行任務時實時更新進度。此外，通過動態調配與共享資源，實現檔案資源的智能管理，根據各層級任務需求實時調整資源配置，有效避免因資源短缺或分配不當而導致的工作延誤。

2.提高智能檔案安防水平

對于檔案工作而言，安全是其生命線和底線，是檔案管理工作職責的第一要務。在檔案管理安防工作中，引入人工智能技術主要涉及兩個部分：一是實體檔案資源，二是數字檔案資源。其安全問題也主要是針對上述兩種資源展開討論。對于實體檔案資源，主要通過智慧建設來保障其安全，通過人工智能識別、智能監控門禁系統來確保庫房的安全。目前，很多企業已經引入了智慧檔案館系統，該系統能夠模擬人的感官和思維方式，通過人工智能技術對關鍵信息設置密碼，全方位監控庫房檔案。對于數字檔案資源，從存儲層面設置保障措施，在傳統模式下，檔案館通常以集中存儲模式來保存資源，但是數據量不斷增長，怎樣高效地拓展存儲空間需要深入思考。在人工智能模式下，很多企業通常通過云平臺來解決這一問題，借助云計算的彈性擴展能力高效地管理龐大的數字檔案資源。云平臺不僅提供了幾乎無限的存儲空間，還能實現數據的備份、容災和高可用性，確保檔案數據的長期保存和隨時訪問。

3.積極推進人員變革

根據一項調查結果顯示，截至2024年1月份，全美通過ChatGPT做作業的大學生所占比重達到了89%。可以看出，在日常工作和生活中，人工智能的滲透范圍極為廣泛，人工智能正在替代人類一些高級的腦力和智慧活動。但同時也要看到，技術的不斷進步的目標并非取代人類，而是以人為本。美國學者指出，人工智能所做的事情就是匹配模式，從人類語言統計數據庫中提取數據，將單詞合理地排列組合，而對于這些單詞背后蘊含的世界，人工智能沒有任何連貫性的理解。在檔案管理工作中引入人工智能技術，不僅要依靠各種技術，還要注意此過程離不開人的主導。作為檔案工作人員，在此過程中必須具有危機意識，不能停留于傳統的機械性、重復性的工作模式中，要打破舊有觀念，大膽地創新和探索，緊跟時代發展潮流不斷地提高技術應用能力。

4.優化檔案服務利用方式

檔案管理的主要目的是保管檔案，從終極目的看，檔案保管是為國家、企業和社會各項建設發展提供高效的服務。在這項工作中引入信息挖掘、自然語言理解等人工智能技術，整理不同的檔案信息資源，并在此過程中向用戶提供個性化的服務。因而應利用人工智能技術不斷地提升檔案管理服務質量，通過大數據收集用戶信息，明確其興趣習慣、專業領域，為其提供更加個性化、精準的檔案信息。同時，企業要構建智能化檔案服務平臺，通過人工智能技術提供24/7的服務，提高檔案管理效率和用戶體驗。

四、結語

綜上所述，隨著人工智能、大數據等新一代信息技術的飛速發展，檔案數字化管理迎來了前所未有的機遇。檔案數字化管理不僅是檔案管理智能化轉型的必然趨勢，還是推動數字社會和數字企業建設不可或缺的關鍵環節。通過集成人工智能技術，檔案管理將突破傳統模式，提高工作效率、改善服務質量，并為社會、企業提供更加高效及精準的信息服務。面對日新月異的技術革新和政策支持，檔案事業必須緊跟時代步伐，積極探索和實踐人工智能技術在檔案管理中的深度應用，推動檔案管理模式的持續創新和發展。

總之，人工智能為檔案數字化管理提供了從“保存過去”到“激活知識”的轉型機遇。通過技術賦能、場景創新與制度保障的三維協同，未來檔案管理將更高效、智能，并為文化傳承、社會治理和商業決策提供更深層次的價值支撐。

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作者單位：阜新市社會保險服務中心

作者簡介：隋時（1987—），男，漢族，本科，中級，研究方向：檔案綜合管理、檔案數字化。