基于管理信息系統(tǒng)的圖書檔案管理策略探析

摘 要：推動(dòng)圖書檔案管理信息化，已經(jīng)成為當(dāng)前圖書管理行業(yè)發(fā)展的主要方向和趨勢(shì)。結(jié)合新時(shí)期電子信息技術(shù)的發(fā)展背景，文章以圖書檔案管理工作為主要研究對(duì)象，從管理信息系統(tǒng)的角度，在簡(jiǎn)單介紹當(dāng)前用于圖書檔案管理的信息系統(tǒng)基本構(gòu)成要素的基礎(chǔ)上，探討在管理信息系統(tǒng)的幫助下，助力圖書檔案管理水平提升的有效策略和措施，希望能夠?yàn)橥苿?dòng)圖書管理行業(yè)的發(fā)展提供支持與助力。

關(guān)鍵詞：管理信息系統(tǒng)；圖書檔案管理；數(shù)據(jù)訪問(wèn)

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

圖書檔案管理工作不僅要求保障圖書資料信息的完整性，還要求依據(jù)客戶需求，為其提供更多的圖書管理服務(wù)。隨著新時(shí)代科學(xué)技術(shù)的持續(xù)進(jìn)步，信息管理系統(tǒng)逐步被應(yīng)用于圖書管理工作中，推動(dòng)傳統(tǒng)紙質(zhì)圖書檔案資料朝著電子檔案的方向轉(zhuǎn)化，也有效促進(jìn)了圖書管理服務(wù)質(zhì)量的提升。基于此，研究分析圖書檔案管理工作，離不開管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用和發(fā)展。

一、圖書檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)成要素

1.簡(jiǎn)潔清晰的交互界面

專為圖書檔案管理設(shè)計(jì)的信息系統(tǒng)，全面負(fù)責(zé)圖書檔案資料的檢索查閱、資源管理等基礎(chǔ)服務(wù)功能。通過(guò)管理信息系統(tǒng)，從數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)的海量圖書資料中調(diào)取用戶所需的圖書內(nèi)容，在保證用戶便于理解，實(shí)現(xiàn)良好操作的同時(shí)，以更簡(jiǎn)潔清晰的交互界面及頁(yè)面布局凸顯管理信息系統(tǒng)的功能作用，強(qiáng)調(diào)管理信息系統(tǒng)在圖書檔案工作中的作用價(jià)值。

2.數(shù)據(jù)訪問(wèn)與處理技術(shù)

數(shù)據(jù)訪問(wèn)與處理是管理信息系統(tǒng)的基本功能，登錄用戶及圖書管理人員均需要依靠數(shù)據(jù)訪問(wèn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)圖書檔案信息資料的調(diào)取、檢索和管理。讀者用戶在登錄管理信息系統(tǒng)后，在信息檢索界面輸入關(guān)鍵字，在系統(tǒng)程序中產(chǎn)生數(shù)據(jù)訪問(wèn)請(qǐng)求，由系統(tǒng)判斷用戶登錄權(quán)限后，為用戶呈現(xiàn)相應(yīng)的圖書信息資料。圖書管理人員則在登錄管理信息系統(tǒng)后，從圖書分類、借閱信息管理以及圖書數(shù)量統(tǒng)計(jì)等工作入手，在管理信息系統(tǒng)的具體功能模塊中發(fā)送數(shù)據(jù)訪問(wèn)請(qǐng)求，以此明確掌握當(dāng)前圖書館的所有圖書檔案和信息資料。

數(shù)據(jù)處理則強(qiáng)調(diào)在經(jīng)由系統(tǒng)程序判斷讀者用戶或管理人員的數(shù)據(jù)訪問(wèn)請(qǐng)求符合標(biāo)準(zhǔn)后，通過(guò)對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)信息展開綜合分析與處理，從中找出符合用戶需求的信息，完成整個(gè)圖書檢索、管理的過(guò)程。

3.圖書檔案的在線互評(píng)

以提升圖書檔案管理服務(wù)質(zhì)量為目的，要求圖書檔案管理主體提高對(duì)工作評(píng)價(jià)反饋的重視，為用戶提供更豐富、多元化和高質(zhì)量的圖書服務(wù)。在圖書檔案管理工作中，可以將信息管理系統(tǒng)作為用戶與管理主體之間溝通交流的橋梁工具，用戶可以依靠系統(tǒng)平臺(tái)，向管理人員提出圖書借閱與檢索過(guò)程中的疑難問(wèn)題，由管理人員在線解答，也可以在系統(tǒng)平臺(tái)的交流互動(dòng)模塊留言，提出圖書閱讀與管理等方面的建議和需求。管理人員能夠依據(jù)用戶提出的相應(yīng)問(wèn)題，優(yōu)化和完善圖書檔案管理工作。這種在線互評(píng)的機(jī)制有效助力圖書檔案管理人員與用戶之間的溝通和交流，幫助工作人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的問(wèn)題，對(duì)助力圖書檔案管理服務(wù)質(zhì)量提升具有積極的意義。

二、基于管理信息系統(tǒng)的圖書檔案管理措施分析

現(xiàn)階段，許多圖書館已經(jīng)引入管理信息系統(tǒng)作為圖書檔案管理工作的支持，但在管理信息系統(tǒng)的功能挖掘和開發(fā)應(yīng)用方面，仍受到技術(shù)水平以及圖書檔案管理工作模式等方面因素的影響。在此情況下，應(yīng)積極梳理管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)與特點(diǎn)，結(jié)合圖書檔案管理工作開展的實(shí)際情況，探討以管理信息系統(tǒng)助力圖書檔案管理質(zhì)量和水平提升的有效方法。

1.優(yōu)化圖書檔案管理流程

為充分發(fā)揮管理信息系統(tǒng)的效能，關(guān)鍵在于優(yōu)化并調(diào)整現(xiàn)有圖書檔案管理的程序與流程。重點(diǎn)關(guān)注圖書檔案管理涉及的借閱、歸檔等核心環(huán)節(jié)，旨在提升檔案管理工作的效率和服務(wù)質(zhì)量。

以圖書歸檔工作為例，在傳統(tǒng)的圖書檔案管理模式中，圖書歸檔信息的記錄、圖書補(bǔ)充及管理等工作效率偏低，很容易因圖書歸檔延誤導(dǎo)致圖書補(bǔ)充不及時(shí)、圖書下架不科學(xué)等問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在不僅會(huì)降低圖書使用率，還會(huì)對(duì)圖書檔案管理工作的開展產(chǎn)生影響。針對(duì)這一問(wèn)題，在引入管理信息系統(tǒng)的前提下，可應(yīng)用二維碼等技術(shù)，將圖書檔案信息掃描錄入系統(tǒng)程序后，直接在系統(tǒng)程序中完成對(duì)圖書檔案信息的記錄與管理，代替以往的人工歸檔方式，從而有效簡(jiǎn)化圖書檔案的歸檔流程，不僅能夠有效保障圖書信息分類與識(shí)別的準(zhǔn)確性，還有助于提高圖書歸檔管理的效率，從而提高圖書檔案管理工作的整體水平。

圖書分類作為圖書檔案管理的基礎(chǔ)性工作，隨著新時(shí)期圖書檔案數(shù)量持續(xù)增長(zhǎng)的趨勢(shì)，其分類難度也在不斷加大。圖書內(nèi)容、體裁形式等不同的分類標(biāo)準(zhǔn)，也會(huì)對(duì)后續(xù)圖書的檢索、借閱與管理等工作產(chǎn)生直接的影響。在管理信息系統(tǒng)的幫助下，可以直接在系統(tǒng)中對(duì)大量圖書檔案信息整合處理，簡(jiǎn)化以往圖書檢索和查詢的工作流程，滿足不同分類標(biāo)準(zhǔn)下對(duì)圖書檔案的分類管理需求，確保用戶在依據(jù)不同分類關(guān)鍵詞檢索圖書的過(guò)程中，能夠更快速地找到相應(yīng)的圖書檔案信息，為用戶提供更高質(zhì)量的圖書服務(wù)。例如，在管理信息系統(tǒng)所設(shè)置的圖書分類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中，某圖書既歸類于人文、藝術(shù)領(lǐng)域，同時(shí)在檢索散文類書籍時(shí)，亦能檢索到該圖書。從這一方面來(lái)看，不同的分類標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)用戶對(duì)圖書的關(guān)注點(diǎn)和角度不同而有所差異，管理信息系統(tǒng)能夠滿足這種不同角度下的圖書檢索與服務(wù)需求。

2.研發(fā)完善的管理信息系統(tǒng)功能

針對(duì)圖書檔案管理的信息系統(tǒng)，需充分考慮圖書數(shù)量持續(xù)增長(zhǎng)及管理需求不斷擴(kuò)展的背景，全面優(yōu)化和完善系統(tǒng)功能，并加大力度研發(fā)應(yīng)用于管理信息系統(tǒng)的各類先進(jìn)技術(shù)。在這一過(guò)程中，一方面，需要以提高管理信息系統(tǒng)運(yùn)行效率、圖書檔案管理工作效率為目的，圍繞圖書檢索與借閱服務(wù)，提升數(shù)據(jù)訪問(wèn)、數(shù)據(jù)處理等技術(shù)的應(yīng)用效果。另一方面，需要積極開發(fā)更多符合當(dāng)前圖書檔案管理需求的功能模塊，并注重加強(qiáng)對(duì)圖書檔案信息的安全管理與保護(hù)。

對(duì)管理信息系統(tǒng)現(xiàn)有功能的深入研發(fā)，應(yīng)從基本的圖書檔案檢索功能入手，優(yōu)化和完善圖書檔案檢索功能。相關(guān)人員可以加強(qiáng)管理信息系統(tǒng)與讀者終端設(shè)備之間的聯(lián)系，設(shè)計(jì)開發(fā)系統(tǒng)交互站點(diǎn)，讓管理信息系統(tǒng)在B/S基本結(jié)構(gòu)、Web、ASP及關(guān)鍵數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)的支持下，能夠快速響應(yīng)用戶提出的數(shù)據(jù)訪問(wèn)需求。讀者可以利用手機(jī)、電腦等終端設(shè)備下載圖書管理信息系統(tǒng)軟件，在登錄用戶權(quán)限信息并通過(guò)系統(tǒng)認(rèn)證后，在系統(tǒng)檢索界面輸入所需圖書的關(guān)鍵詞等信息，直接依靠交互站點(diǎn)，將用戶提出的數(shù)據(jù)訪問(wèn)請(qǐng)求傳送給數(shù)據(jù)庫(kù)。在此基礎(chǔ)上，由系統(tǒng)程序自動(dòng)構(gòu)建的ADO數(shù)據(jù)模型支持對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中各類圖書信息的訪問(wèn)。在數(shù)據(jù)庫(kù)輸出結(jié)果后，直接呈現(xiàn)在讀者的終端設(shè)備界面，以更高效的圖書檢索服務(wù)，提升讀者對(duì)圖書館的整體印象，助力圖書館圖書管理服務(wù)質(zhì)量的全面提升。

在圖書借閱方面，應(yīng)簡(jiǎn)化管理信息系統(tǒng)的界面，突出系統(tǒng)的重點(diǎn)功能，以提升讀者使用便捷性為目的，確保管理信息系統(tǒng)的各項(xiàng)功能更為清晰明確。基于以往圖書借閱的基本流程及規(guī)范要求，深入探討管理信息系統(tǒng)功能模塊的研發(fā)與應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)圖書資料到電子檔案信息的轉(zhuǎn)換，發(fā)揮二維碼掃描技術(shù)的作用，同時(shí)在系統(tǒng)中依據(jù)不同分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)圖書依次編號(hào)，并使其與檔案信息相互匹配。讀者在經(jīng)由系統(tǒng)檢索到其所需的圖書編號(hào)后，系統(tǒng)向讀者顯示完整的圖書信息，待讀者確認(rèn)后，系統(tǒng)將圖書編號(hào)與信息再次整合匹配，將讀者借閱相應(yīng)書籍的編號(hào)、時(shí)間以及還書期限等信息采集、記錄至系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中。依據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息，設(shè)定在距離讀者還書期限7天、3天等關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)，通過(guò)系統(tǒng)軟件的自動(dòng)推送功能，及時(shí)提醒讀者在規(guī)定期限內(nèi)歸還圖書。參考讀者借閱的信息記錄，便于圖書館對(duì)現(xiàn)有的書籍補(bǔ)充整理與合理規(guī)劃，有效保證圖書使用率，提升圖書檔案管理服務(wù)的質(zhì)量。

從圖書管理人員的視角出發(fā)，在清晰界定當(dāng)前圖書檔案管理工作內(nèi)容與要求的基礎(chǔ)上，還需進(jìn)一步優(yōu)化管理信息系統(tǒng)在圖書檔案管理方面的核心功能。

（1）除面向讀者用戶的圖書檢索、借閱等服務(wù)外，圖書檔案管理工作還應(yīng)強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案信息的掃描錄入、發(fā)布查詢以及計(jì)劃辦公等基礎(chǔ)性功能。管理信息系統(tǒng)應(yīng)加強(qiáng)其與掃描儀設(shè)備之間的連接效果和匹配程度，選擇合適的掃描儀設(shè)備，采用HTML方式，將掃描錄入系統(tǒng)的檔案信息呈現(xiàn)在系統(tǒng)界面，支持檔案在線訪問(wèn)。

（2）管理信息系統(tǒng)也可以引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)圖書檔案信息變化情況的動(dòng)態(tài)分析。依據(jù)分析結(jié)果，制訂符合當(dāng)前圖書檔案管理工作需求的管理計(jì)劃，并在計(jì)劃執(zhí)行中提醒管理人員注意工作中的相關(guān)事項(xiàng)和問(wèn)題，提高檔案管理的效率和水平。此外，還應(yīng)增加管理信息系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)功能，讓存儲(chǔ)在管理信息系統(tǒng)中的各類檔案信息以更直觀的形式呈現(xiàn)，支持對(duì)圖書檔案的在線統(tǒng)計(jì)與整理。讀者也能夠依據(jù)統(tǒng)計(jì)表格，了解圖書檔案資料的動(dòng)態(tài)變化情況，進(jìn)而依據(jù)自身的借閱需求合理規(guī)劃圖書檔案借閱計(jì)劃。

（3）針對(duì)管理信息系統(tǒng)功能的開發(fā)，應(yīng)從系統(tǒng)用于圖書檔案管理的表單形式著手，確保圖書館數(shù)據(jù)信息與讀者數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一性。在充分考量讀者需求與圖書分類標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)包含具體菜單功能及窗口的各類表單，以展示系統(tǒng)存儲(chǔ)的用戶信息、圖書檔案信息等內(nèi)容。

（4）為確保圖書檔案管理的安全性，在開發(fā)圖書檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)，需著重加強(qiáng)電子化與數(shù)字化檔案的建設(shè)。同時(shí)，配備更高性能的防火墻和安全防護(hù)設(shè)備，并重視系統(tǒng)內(nèi)圖書資料信息的備份工作。此外，應(yīng)合理規(guī)劃圖書檔案管理與系統(tǒng)運(yùn)維的時(shí)間及頻率，以預(yù)防數(shù)據(jù)資料被泄露或丟失等風(fēng)險(xiǎn)。

3.革新圖書檔案管理模式與方法

在管理信息系統(tǒng)的支持下，圖書館亟須重視并革新圖書檔案管理的模式與方法，貫徹新時(shí)期圖書檔案管理觀念，提升圖書檔案管理與決策的有效性。管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，顯著提升了圖書檔案信息的傳播效率，同時(shí)也為圖書檔案信息的實(shí)時(shí)更新提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)保障。圖書館應(yīng)高度重視對(duì)外部信息的獲取，充分利用管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理功能。在面向外部環(huán)境搜集相關(guān)信息后，通過(guò)對(duì)這些信息的系統(tǒng)收集與精準(zhǔn)處理，預(yù)測(cè)分析外部信息變化對(duì)圖書檔案管理工作可能產(chǎn)生的影響。據(jù)此，針對(duì)相應(yīng)變化，在圖書檔案管理工作中采取有效措施，以全面提高圖書檔案管理水平。

此外，管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，還可以依托圖書檔案管理工作，針對(duì)當(dāng)前圖書館改革發(fā)展中遇到的結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化問(wèn)題，運(yùn)用管理信息系統(tǒng)內(nèi)的定量與定性模型，實(shí)現(xiàn)對(duì)圖書檔案管理信息的有效加工。在確保圖書檔案信息真實(shí)的前提下，精準(zhǔn)梳理圖書館改革發(fā)展中的各類問(wèn)題，從而優(yōu)化和調(diào)整包括圖書檔案管理在內(nèi)的各項(xiàng)工作，全面提升圖書檔案管理的質(zhì)量與效果。為深化管理信息系統(tǒng)在圖書檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，可將其與圖書信息的推廣宣傳有機(jī)結(jié)合。在確保管理信息系統(tǒng)與用戶終端順暢連接的基礎(chǔ)上，積極推動(dòng)圖書信息的實(shí)時(shí)交流與共享，進(jìn)而將讀者用戶的反饋信息納入圖書檔案管理改革的范疇。通過(guò)不斷拓展管理信息系統(tǒng)平臺(tái)的功能及應(yīng)用范圍，有效提升檔案管理工作的質(zhì)量和成效。

4.建設(shè)圖書檔案管理專業(yè)隊(duì)伍

管理信息系統(tǒng)是信息技術(shù)在圖書檔案管理工作中的具體應(yīng)用表現(xiàn)，圖書管理人員作為開展圖書檔案管理工作的重要主體，其是否具有專業(yè)的能力和素質(zhì)，會(huì)直接影響管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用效果以及圖書檔案管理工作的質(zhì)量。圖書館應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有圖書檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，著重強(qiáng)調(diào)圖書管理人員對(duì)信息系統(tǒng)各項(xiàng)功能的深入理解與熟練操作能力，同時(shí)要求其能依據(jù)豐富的圖書檔案管理經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)當(dāng)前管理信息系統(tǒng)應(yīng)用中的問(wèn)題，為推動(dòng)管理信息系統(tǒng)的優(yōu)化升級(jí)提供有力支持，確保其在檔案管理工作中發(fā)揮更加顯著的作用。

基于此，為構(gòu)建更專業(yè)的圖書檔案管理隊(duì)伍，關(guān)鍵是加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有圖書檔案管理人員專業(yè)能力以及操作管理信息系統(tǒng)技能的培訓(xùn)。結(jié)合以往圖書檔案管理工作的開展情況，綜合考評(píng)現(xiàn)有圖書檔案工作人員的能力與素質(zhì)，為相應(yīng)人員規(guī)劃更合適的培訓(xùn)方案。在開展培訓(xùn)工作的同時(shí)，還需制定用于衡量和評(píng)估培訓(xùn)成效的考核標(biāo)準(zhǔn)。在培訓(xùn)過(guò)程中，應(yīng)依據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容合理規(guī)劃考核要求，并加大考核力度，以此提升管理人員對(duì)管理信息系統(tǒng)應(yīng)用及圖書檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。針對(duì)培訓(xùn)及考核結(jié)果中暴露的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取有效措施，展開必要的調(diào)整和規(guī)范。在此過(guò)程中，還需密切關(guān)注圖書檔案管理人員對(duì)管理信息系統(tǒng)應(yīng)用的意見(jiàn)反饋，明確現(xiàn)有系統(tǒng)的應(yīng)用局限及功能開發(fā)需求，并將這些寶貴意見(jiàn)納入后續(xù)管理信息系統(tǒng)開發(fā)規(guī)劃方案中。如此一來(lái)，不僅能持續(xù)提升管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用效果，還能在培訓(xùn)過(guò)程中有效提高圖書檔案管理人員的工作能力和綜合素質(zhì)，為圖書檔案管理工作的順利開展提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)與人才保障。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用為圖書檔案管理工作的開展提供了有力的技術(shù)工具支持。在充分明確當(dāng)前圖書檔案管理工作內(nèi)容與具體要求的基礎(chǔ)上，應(yīng)以管理信息系統(tǒng)為參照，優(yōu)化圖書檔案管理流程，進(jìn)一步開發(fā)和完善管理信息系統(tǒng)的功能模塊，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的圖書檔案管理工作模式。在圖書檔案管理工作優(yōu)化調(diào)整的過(guò)程中，還需加強(qiáng)對(duì)圖書檔案管理人員專業(yè)能力及綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，為圖書檔案管理工作的順利開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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作者單位：濰坊職業(yè)學(xué)院

作者簡(jiǎn)介：王永峰（1977—），男，漢族，山東濰坊人，本科，講師，研究方向：檔案管理。