強(qiáng)化醫(yī)院紀(jì)檢檔案管理的探索與思考

摘 要：紀(jì)檢檔案是醫(yī)院紀(jì)檢部門(mén)履行監(jiān)督執(zhí)紀(jì)問(wèn)責(zé)職能的重要載體。隨著反腐敗斗爭(zhēng)和醫(yī)療改革的持續(xù)推進(jìn)，醫(yī)院紀(jì)檢部門(mén)的工作呈現(xiàn)多樣化、行業(yè)性的特點(diǎn)。在紀(jì)檢工作過(guò)程中形成的檔案材料內(nèi)容也日趨豐富。這些檔案材料不僅是紀(jì)檢部門(mén)履行職責(zé)的直接見(jiàn)證，還是醫(yī)院強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督，推進(jìn)黨風(fēng)行風(fēng)建設(shè)，提升治理效能的重要基礎(chǔ)。因而做好紀(jì)檢檔案管理對(duì)醫(yī)院紀(jì)檢干部而言是一項(xiàng)重要且艱巨的任務(wù)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院紀(jì)檢工作；紀(jì)檢檔案；檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、醫(yī)院紀(jì)檢檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)

在醫(yī)院的日常運(yùn)營(yíng)中，紀(jì)檢工作是強(qiáng)化黨風(fēng)廉政建設(shè)、提升反腐拒變能力、助推醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展、形成海晏河清政治生態(tài)的重要環(huán)節(jié)。而醫(yī)院紀(jì)檢檔案是醫(yī)院紀(jì)檢部門(mén)在監(jiān)督執(zhí)紀(jì)問(wèn)責(zé)工作過(guò)程中形成的歷史性材料，主要包括四類(lèi)檔案材料：案件卷宗檔案、監(jiān)督檢查檔案、廉政建設(shè)檔案和日常文書(shū)檔案（見(jiàn)表1）。

案件卷宗檔案是紀(jì)檢部門(mén)在執(zhí)紀(jì)過(guò)程中，查辦問(wèn)題線索和違紀(jì)案件時(shí)所形成的具有保存價(jià)值，經(jīng)整理立卷、系統(tǒng)保存可查閱的歷史性材料，是醫(yī)院紀(jì)檢檔案材料的核心組成部分，主要包括審查調(diào)查類(lèi)檔案和一般信訪類(lèi)檔案。根據(jù)《中國(guó)共產(chǎn)黨紀(jì)律檢查機(jī)關(guān)監(jiān)督執(zhí)紀(jì)工作規(guī)則》等規(guī)定，案件承辦部門(mén)要做好線索處置的歸檔工作，材料應(yīng)齊全完整。監(jiān)督檢查檔案是醫(yī)院紀(jì)檢部門(mén)在履行監(jiān)督職能過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的檔案，主要包括政治監(jiān)督、日常監(jiān)督、專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督材料，巡視巡察材料以及照片、錄音和錄像等音像材料。廉政建設(shè)檔案主要包括談心談話記錄、廉政教育材料及干部廉政檔案等廉政建設(shè)材料。其中，談心談話記錄及廉政教育材料對(duì)于及時(shí)了解干部的思想動(dòng)態(tài)，抓早抓小，糾治苗頭性、傾向性問(wèn)題具有重要意義。干部廉政檔案則為干部選拔任用、評(píng)優(yōu)考核提供了重要依據(jù)。日常文書(shū)檔案主要包括上級(jí)紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)的文件及在日常紀(jì)檢工作中形成的一般性文書(shū)材料。

一份合格的醫(yī)院紀(jì)檢檔案應(yīng)具有真實(shí)性、保密性和動(dòng)態(tài)更新的特點(diǎn)。首先，真實(shí)性是指每一份檔案都是紀(jì)檢部門(mén)工作過(guò)程的真實(shí)記錄，是醫(yī)院紀(jì)檢檔案的基石。無(wú)論是對(duì)醫(yī)務(wù)人員廉潔自律情況的描述，還是對(duì)各類(lèi)違紀(jì)行為的調(diào)查結(jié)果，每一份檔案記錄都必須客觀、準(zhǔn)確，都應(yīng)基于事實(shí)。例如，當(dāng)一份紀(jì)檢檔案材料真實(shí)地記錄了某起醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)過(guò)程中的違紀(jì)行為，那么醫(yī)院就可以據(jù)此處理相關(guān)責(zé)任人，并完善采購(gòu)流程。反之，如果檔案中的信息不真實(shí)，則可能導(dǎo)致錯(cuò)誤的決策，對(duì)醫(yī)院造成更大的損害。其次，保密性是醫(yī)院紀(jì)檢檔案管理工作的重要保障。在紀(jì)檢工作過(guò)程中必然涉及干部監(jiān)督、案件調(diào)查等敏感信息。這些信息一旦被泄露，不僅會(huì)損害相關(guān)人員的合法權(quán)益，還可能影響醫(yī)院的聲譽(yù)和正常運(yùn)營(yíng)。因而確保紀(jì)檢檔案的保密性能夠讓醫(yī)務(wù)人員放心地配合紀(jì)檢工作，同時(shí)讓醫(yī)院的紀(jì)檢工作在良好的環(huán)境中順利開(kāi)展。最后，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)更新是醫(yī)院紀(jì)檢檔案管理工作的生命力所在。醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)是一個(gè)不斷發(fā)展變化的過(guò)程，新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)會(huì)不斷出現(xiàn)。醫(yī)院紀(jì)檢檔案也應(yīng)隨之不斷更新，以真實(shí)反映醫(yī)院內(nèi)部紀(jì)律狀況的最新變化，從而確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性和實(shí)用性，為醫(yī)院的黨風(fēng)廉政建設(shè)工作提供支持。

二、醫(yī)院紀(jì)檢檔案管理的挑戰(zhàn)

隨著醫(yī)院紀(jì)檢工作的開(kāi)展，紀(jì)檢檔案材料逐漸豐富，檔案載體也呈現(xiàn)多樣化的特點(diǎn)，對(duì)紀(jì)檢檔案管理的要求便不斷提高。在實(shí)踐中，醫(yī)院紀(jì)檢檔案管理主要存在四個(gè)方面的不足，對(duì)醫(yī)院紀(jì)檢工作的高質(zhì)量發(fā)展構(gòu)成了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

1.檔案的完整性不足

一份完整的檔案應(yīng)確保歸檔材料種類(lèi)齊全、份數(shù)完整，不缺張少頁(yè)。檔案的完整性不足是指檔案在內(nèi)容、形式或管理過(guò)程中存在不規(guī)范或不全面的情況，可能影響檔案的真實(shí)性和可用性。其原因包括檔案管理不規(guī)范、檔案收集制度不健全、檔案存儲(chǔ)條件不達(dá)標(biāo)和檔案工作人員不專(zhuān)業(yè)等因素，但根本原因是檔案管理人員對(duì)紀(jì)檢材料歸檔的認(rèn)識(shí)和重視不足。如前文所述，醫(yī)院紀(jì)檢檔案應(yīng)主要包括四類(lèi)檔案，但在實(shí)踐中，由于紀(jì)檢案件卷宗材料歸檔要求和上級(jí)案卷評(píng)查的壓力，醫(yī)院紀(jì)檢部門(mén)往往只重視案件卷宗材料的歸檔和管理，卻忽視了其他三類(lèi)材料歸檔的重要性。特別是監(jiān)督檢查檔案缺乏系統(tǒng)收集和歸類(lèi)，呈現(xiàn)出監(jiān)督檢查多、總結(jié)分析少以及收集成檔慢的特點(diǎn)，極大地影響了監(jiān)督檢查的成效。以醫(yī)院紀(jì)檢部門(mén)對(duì)人事部門(mén)的因私（公）出國(guó)境證照管理的再監(jiān)督為例，如果沒(méi)有將歷次監(jiān)督檢查的檔案資料收集、聯(lián)系起來(lái)展開(kāi)分析、比較，就難以看出監(jiān)督推動(dòng)因私（公）出國(guó)境證照管理機(jī)制改進(jìn)的效果。

2.歸檔的時(shí)效性不足

一是檔案材料歸檔不及時(shí)。不同的材料應(yīng)在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)完成歸檔。例如，案件卷宗檔案應(yīng)在案件辦結(jié)后及時(shí)歸檔；磁帶、照片及實(shí)物等特殊載體應(yīng)在工作結(jié)束后立即歸檔或與相應(yīng)的紙質(zhì)載體同步歸檔。如果文件、數(shù)據(jù)或信息沒(méi)有在歸檔時(shí)間內(nèi)完成歸檔，可能會(huì)導(dǎo)致信息的丟失、混亂或難以追溯。在實(shí)踐中，監(jiān)督檢查檔案和廉政建設(shè)檔案中的談心談話記錄、廉政教育材料歸檔不及時(shí)的問(wèn)題尤為突出。

二是歸檔內(nèi)容的更新不及時(shí)。檔案材料沒(méi)有反映最新的情況或數(shù)據(jù)。以廉政建設(shè)檔案中的干部廉政檔案為例，《中國(guó)共產(chǎn)黨紀(jì)律檢查機(jī)關(guān)監(jiān)督執(zhí)紀(jì)工作規(guī)則》明確要求應(yīng)當(dāng)建立健全黨員領(lǐng)導(dǎo)干部廉政檔案，且應(yīng)當(dāng)動(dòng)態(tài)更新。在實(shí)踐中，干部廉政檔案的建立健全需要包括紀(jì)檢、組織、人事和審計(jì)等多部門(mén)的重視和配合。檔案更新的及時(shí)性是其發(fā)揮應(yīng)有監(jiān)督效用的關(guān)鍵前提。但實(shí)踐中往往因各部門(mén)的重視和配合不足，導(dǎo)致檔案更新滯后甚至缺失，不僅嚴(yán)重削弱了檔案內(nèi)容的實(shí)時(shí)性與完整性，使其難以全面、準(zhǔn)確地反映干部最新的廉潔自律狀況，還直接影響了對(duì)黨員領(lǐng)導(dǎo)干部的精準(zhǔn)監(jiān)督和“畫(huà)像”。

3.歸檔的專(zhuān)業(yè)性不足

客觀因素包括歸檔制度不健全、存儲(chǔ)環(huán)境不達(dá)標(biāo)等。檔案歸檔制度是規(guī)范檔案的收集、整理、移交和保管等步驟的規(guī)章制度，體現(xiàn)了一份檔案從產(chǎn)生到保存的全過(guò)程管理要求。檔案歸檔制度不健全會(huì)出現(xiàn)歸檔流程不規(guī)范、檔案分類(lèi)混亂等情況，具體而言，包括檔案分類(lèi)模糊、編號(hào)不規(guī)范或存儲(chǔ)位置不明晰等，不僅降低檔案的查找效率，還可能出現(xiàn)重要檔案被錯(cuò)誤歸檔或遺漏、無(wú)效檔案堆積以及涉密檔案被泄露等情況。此外，不同存儲(chǔ)載體的檔案對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的要求不同。檔案的存儲(chǔ)環(huán)境不達(dá)標(biāo)可能導(dǎo)致檔案損壞、丟失或信息被泄露等問(wèn)題。例如，對(duì)檔案室溫濕度以及光照的把控不理想，可能導(dǎo)致紙質(zhì)檔案出現(xiàn)霉斑、蟲(chóng)洞或者紙張褪色等問(wèn)題；電子檔案材料因存儲(chǔ)硬盤(pán)高溫?fù)p壞或未定期檢測(cè)、備份等因素而丟失。檔案歸檔專(zhuān)業(yè)性不足的主觀因素主要包括檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力不足、檔案管理意識(shí)薄弱等方面。目前，醫(yī)院紀(jì)檢部門(mén)大多未設(shè)置專(zhuān)職檔案管理人員，紀(jì)檢干部多為非檔案專(zhuān)業(yè)人員，在檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和檔案管理意識(shí)方面都比較薄弱。例如，在審查調(diào)查、監(jiān)督檢查過(guò)程中形成的錄音錄像材料未經(jīng)檢查就歸檔，導(dǎo)致部分檔案出現(xiàn)錄音失敗，錄像缺失、損毀等情況，影響檔案的完整性。一些醫(yī)院的紀(jì)檢干部甚至是非專(zhuān)職紀(jì)檢干部或者非編制內(nèi)人員，輪崗、轉(zhuǎn)崗或離職等流動(dòng)的可能性較大，導(dǎo)致紀(jì)檢檔案管理的安全性風(fēng)險(xiǎn)加大，管理難度增加。

4.電子化歸檔不充分

醫(yī)院紀(jì)檢檔案的電子化主要通過(guò)掃描或拍照等方式，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖像或數(shù)字文本等電子文檔，并存儲(chǔ)在磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上，以便于整理、編目、統(tǒng)計(jì)、查閱和開(kāi)發(fā)等環(huán)節(jié)的數(shù)字化檔案操作。電子化歸檔不足主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是醫(yī)院紀(jì)檢部門(mén)的檔案資料以傳統(tǒng)載體為主，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)歸檔材料的電子化處理。但隨著監(jiān)督執(zhí)紀(jì)問(wèn)責(zé)方面工作的增多，逐漸凸顯紙質(zhì)檔案存量大、檔案查找難度大等缺點(diǎn)，特別是監(jiān)督檢查檔案材料種類(lèi)多、載體多、數(shù)量多，如果沒(méi)有實(shí)現(xiàn)電子化管理，容易造成材料的遺失或缺漏。二是電子化效果差。主要表現(xiàn)在電子化流程不完善、紙質(zhì)檔案電子化轉(zhuǎn)化不及時(shí)以及電子化檔案信息不準(zhǔn)確等方面。特別是檔案在電子化加工過(guò)程中，人工接觸檔案的環(huán)節(jié)較多，包括紙質(zhì)檔案的拆裝、掃描以及數(shù)字化加工等操作，均由檔案管理人員具體操作和執(zhí)行，存在檔案材料被損壞、檔案信息被泄露等安全風(fēng)險(xiǎn)，使得檔案電子化效果不盡如人意。

三、強(qiáng)化醫(yī)院紀(jì)檢檔案管理的探索

1.提高紀(jì)檢檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平

檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和水平極大程度地決定了醫(yī)院紀(jì)檢檔案管理的成效。

增強(qiáng)其思想認(rèn)識(shí)，使每位紀(jì)檢干部深刻認(rèn)識(shí)到紀(jì)檢檔案管理工作的重要性，并將其作為日常紀(jì)檢工作的核心組成部分。特別是要培養(yǎng)紀(jì)檢干部邊工作邊歸檔以及四類(lèi)紀(jì)檢檔案歸檔工作同樣重要的意識(shí)。

醫(yī)院紀(jì)檢部門(mén)可以根據(jù)實(shí)際情況和現(xiàn)實(shí)需要設(shè)置一至兩名政治素養(yǎng)高、紀(jì)律性強(qiáng)、吃苦耐勞的兼職檔案管理員，相對(duì)穩(wěn)定地負(fù)責(zé)檔案管理工作。

提高對(duì)紀(jì)檢檔案的開(kāi)發(fā)利用水平。以干部廉政檔案為例，將干部的任免審批表、信訪舉報(bào)核實(shí)情況材料以及黨風(fēng)廉政意見(jiàn)回復(fù)等反映個(gè)人廉政狀況的材料歸檔成冊(cè)，這不是建立廉政檔案的最終目的，將廉政檔案材料聯(lián)系起來(lái)展開(kāi)分析，從而客觀、全面地對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部精準(zhǔn)“畫(huà)像”，防止“帶病提拔”才是建立干部廉政檔案的現(xiàn)實(shí)意義。因而紀(jì)檢干部特別是檔案管理人員應(yīng)不斷提高對(duì)紀(jì)檢檔案的開(kāi)發(fā)利用水平，深入挖掘檔案背后的實(shí)踐價(jià)值，讓紀(jì)檢檔案真正成為反腐倡廉的重要載體。

2.提高電子紀(jì)檢檔案的管理水平

在當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代，檔案管理領(lǐng)域正經(jīng)歷著深刻的變革。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案管理高效性、準(zhǔn)確性和便捷性的需求。實(shí)現(xiàn)檔案電子化是紀(jì)檢檔案管理的必然趨勢(shì)。但紀(jì)檢檔案涉密材料多的特點(diǎn)對(duì)紀(jì)檢檔案電子化提出了更高要求，特別是防范失泄密的風(fēng)險(xiǎn)。

首先，在檔案電子化的過(guò)程中，應(yīng)培養(yǎng)檔案管理人員的數(shù)據(jù)安全意識(shí)，提高風(fēng)險(xiǎn)管理能力。例如，通過(guò)學(xué)習(xí)《檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等法規(guī)制度，確保檔案電子化管理符合國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)分析、識(shí)別紀(jì)檢檔案電子化過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)隱患，形成集風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與風(fēng)險(xiǎn)控制于一體的檔案電子化風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案，從而建立紀(jì)檢檔案的電子化風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制。

其次，提升檔案管理人員的信息化技能。通過(guò)學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)來(lái)提高檔案管理水平，包括應(yīng)具備基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)操作技能，如熟練使用操作系統(tǒng)、辦公軟件以及各類(lèi)檔案管理軟件，從而高效地錄入、存儲(chǔ)、檢索和管理檔案信息。還應(yīng)當(dāng)具備基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)，了解防火墻、加密技術(shù)等網(wǎng)絡(luò)安全的基本知識(shí)，掌握網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)和備份技術(shù)。具備基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)分析技能，從而通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分析，挖掘有價(jià)值的信息，為監(jiān)督執(zhí)紀(jì)問(wèn)責(zé)工作提供數(shù)字化支持。

3.提高紀(jì)檢檔案管理的制度化水平

建立健全紀(jì)檢材料的歸檔制度是提高紀(jì)檢檔案管理水平的關(guān)鍵。材料的立卷歸檔是文書(shū)工作的最后一步，也是檔案工作的第一步。只有建立完善的歸檔制度，明確歸檔的范圍、時(shí)間和質(zhì)量要求等，才能確保檔案的完整性和歸檔的時(shí)效性、專(zhuān)業(yè)性。從歸檔范圍來(lái)看，醫(yī)院紀(jì)檢部門(mén)的工作具有嚴(yán)肅性，一般而言，屬于反映工作活動(dòng)內(nèi)容，具有保存價(jià)值的材料都應(yīng)屬于歸檔范圍，包括體現(xiàn)履行紀(jì)檢部門(mén)監(jiān)督執(zhí)紀(jì)問(wèn)責(zé)職能和機(jī)構(gòu)變革歷史以及對(duì)紀(jì)檢部門(mén)工作及歷史研究具有利用價(jià)值或者憑證價(jià)值的材料。紀(jì)檢工作需要貫徹執(zhí)行上級(jí)文件以及本部門(mén)形成的重要文件材料等。值得注意的是，凡屬于歸檔范圍的材料，都應(yīng)當(dāng)按照歸檔制度實(shí)行集中統(tǒng)一管理，個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔，更不能篡改、遺失。從歸檔時(shí)間來(lái)看，案件卷宗檔案應(yīng)當(dāng)在辦結(jié)后及時(shí)整理歸檔；談心談話記錄應(yīng)當(dāng)實(shí)時(shí)、真實(shí)記載并保存；干部廉政檔案應(yīng)實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)更新，對(duì)于新提任的干部應(yīng)及時(shí)建立個(gè)人廉政檔案；屬于上級(jí)傳達(dá)的文件應(yīng)及時(shí)編號(hào)收文、閱文并歸檔；根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）的要求，電子文件應(yīng)在形成后的第二年6月前完成歸檔。其他紀(jì)檢工作過(guò)程中形成的檔案可以參照《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的有關(guān)規(guī)定，在第二年上半年移交檔案管理人員做好歸檔工作。從歸檔材料的質(zhì)量要求來(lái)看，除了案件卷宗檔案和干部廉政檔案屬于行業(yè)特有職責(zé)形成的專(zhuān)業(yè)檔案，一般有明確的文件要求以外，其余的紀(jì)檢檔案材料可以參照《機(jī)關(guān)檔案工作條例》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法規(guī)文件實(shí)施歸檔，確保歸檔材料齊全完整、真實(shí)可考和安全可用以及檔案存儲(chǔ)環(huán)境合理、科學(xué)。特別是對(duì)于各類(lèi)日常文書(shū)檔案，檔案管理人員應(yīng)仔細(xì)甄別其保密屬性，并嚴(yán)格依據(jù)是否屬于保密文件及相應(yīng)的密級(jí)分類(lèi)歸檔。當(dāng)然，除了建立完善的歸檔制度以外，還應(yīng)制定紀(jì)檢檔案日常管理規(guī)定、查閱規(guī)定等制度，規(guī)范紀(jì)檢檔案的日常使用及管理。

四、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院紀(jì)檢檔案是紀(jì)檢部門(mén)在履職過(guò)程中形成的歷史記錄材料，對(duì)紀(jì)檢工作具有查考價(jià)值，也是醫(yī)院黨風(fēng)廉政建設(shè)的重要體現(xiàn)，主要包括案件卷宗檔案、監(jiān)督檢查檔案、廉政建設(shè)檔案和日常文書(shū)檔案，具有真實(shí)性、保密性和動(dòng)態(tài)更新的特點(diǎn)。隨著醫(yī)院紀(jì)檢工作內(nèi)容的豐富，當(dāng)前醫(yī)院紀(jì)檢檔案管理普遍存在檔案完整性不足，歸檔時(shí)效性、專(zhuān)業(yè)性和電子化不足的缺點(diǎn)，影響紀(jì)檢檔案的利用價(jià)值和歷史意義。因而需要提高紀(jì)檢檔案管理的專(zhuān)業(yè)水平、電子紀(jì)檢檔案的管理水平和檔案管理的制度化水平，讓紀(jì)檢檔案真正成為醫(yī)院反腐倡廉工作的重要載體。

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作者單位：福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院

作者簡(jiǎn)介：薛琬燁（1995—），女，漢族，福建莆田人，碩士，助理館員，研究方向：紀(jì)檢檔案管理與使用。