信息化背景下高校人事檔案數(shù)據(jù)安全策略探究

摘 要：當前高校人事檔案數(shù)據(jù)安全面臨安全制度執(zhí)行不到位、技術防護薄弱、人員安全意識不足及外部環(huán)境威脅增多等問題。文章探討了信息化背景下高校人事檔案數(shù)據(jù)安全策略，如健全制度執(zhí)行體系，借助信息化手段實時監(jiān)控與深度分析制度執(zhí)行情況；升級技術防護體系，運用先進技術保障網(wǎng)絡與數(shù)據(jù)存儲安全；開展多元安全培訓，利用信息化方式提升人員安全意識；加強外部環(huán)境監(jiān)測，構(gòu)建協(xié)同防御機制，多方合作應對外部威脅，全方位保障高校人事檔案數(shù)據(jù)安全。

關鍵詞：信息化；高校人事檔案；數(shù)據(jù)安全策略

中圖分類號：G647；G371 文獻標識碼：A

在信息技術飛速發(fā)展的當下，高校人事檔案管理已步入信息化時代。人事檔案作為高校人才資源的重要信息庫，涵蓋教職工個人身份、學歷、工作經(jīng)歷以及業(yè)績成果等關鍵數(shù)據(jù)，對高校的人才選拔、培養(yǎng)、考核以及戰(zhàn)略規(guī)劃起著舉足輕重的作用。信息化給高校人事檔案管理帶來諸多便利，借助先進的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的快速錄入、高效分類與精準檢索，大幅節(jié)省人力與時間成本。借助網(wǎng)絡平臺，高校各部門能夠在權限范圍內(nèi)便捷獲取所需人事檔案信息，打破信息壁壘，有力推動部門間的協(xié)同辦公。然而，信息化在帶來便捷的同時，也使得高校人事檔案數(shù)據(jù)面臨嚴峻的安全挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡的開放性與復雜性，使得數(shù)據(jù)面臨諸多潛在風險，如黑客攻擊和惡意軟件入侵可能導致數(shù)據(jù)被泄露，使教職工個人隱私和高校重要信息暴露于危險之中。存儲設備故障和系統(tǒng)漏洞等問題則可能引發(fā)數(shù)據(jù)丟失或損壞，給高校人事管理工作帶來嚴重阻礙。深入探究信息化背景下高校人事檔案數(shù)據(jù)安全策略，有效防范和化解各類安全風險，確保人事檔案數(shù)據(jù)的完整性、保密性與可用性，成為高校人事管理工作亟待解決的重要課題。

一、高校人事檔案數(shù)據(jù)安全策略的重要性

1.保障教職工個人權益的堅固盾牌

高校人事檔案數(shù)據(jù)包含教職工大量敏感信息，從個人身份信息到薪資福利詳情，再到職業(yè)發(fā)展記錄等。這些數(shù)據(jù)如同教職工個人的 “數(shù)字足跡”，與其切身利益緊密相連。有效的數(shù)據(jù)安全策略，就像為教職工個人權益構(gòu)筑的堅固盾牌。通過加密技術對數(shù)據(jù)實行保護，確保只有經(jīng)過授權的人員能夠訪問，防止數(shù)據(jù)被竊取或被泄露，從而避免教職工遭遇身份盜用、騷擾詐騙等問題。若數(shù)據(jù)安全策略缺失，教職工的隱私將暴露無遺，可能會因個人信息被泄露而遭受經(jīng)濟損失或名譽損害等不良后果，影響他們的工作和生活質(zhì)量。

2.支撐高校管理決策的關鍵基石

高校人事檔案數(shù)據(jù)是學校管理決策的重要依據(jù)。在制訂人才培養(yǎng)計劃、師資隊伍建設規(guī)劃以及薪酬體系調(diào)整等方面，都離不開對人事檔案數(shù)據(jù)的深入分析。準確、完整且安全的人事檔案數(shù)據(jù)，就像為高校管理決策鋪就的關鍵基石，為高校提供了關于教職工能力、績效以及潛力等方面的清晰洞察。借助這些數(shù)據(jù)，高校能夠合理配置人力資源，精準選拔和培養(yǎng)人才，推動各項工作的高效開展。反之，如果數(shù)據(jù)安全得不到保障，數(shù)據(jù)的真實性和完整性受到破壞，將會誤導高校的管理決策，導致資源浪費和人才流失等問題，嚴重影響高校的長遠發(fā)展。

3.維護國家人才信息安全的重要防線

高校作為國家人才培養(yǎng)和匯聚的重要陣地，其人事檔案數(shù)據(jù)構(gòu)成了國家人才信息資源的重要部分。這些數(shù)據(jù)不僅反映了高校教職工的個體情況，還從宏觀層面體現(xiàn)了國家在特定領域的人才儲備和發(fā)展態(tài)勢。高校人事檔案數(shù)據(jù)安全策略，成為維護國家人才信息安全的重要防線。嚴格的數(shù)據(jù)安全管理，能夠防止外部勢力對高校人事檔案數(shù)據(jù)的非法獲取和惡意利用，避免國家關鍵人才信息被泄露，確保國家人才戰(zhàn)略的穩(wěn)步推進。在國際競爭日益激烈的當下，保障高校人事檔案數(shù)據(jù)安全，就是在守護國家的核心競爭力，為國家長治久安和可持續(xù)發(fā)展提供有力支撐。

二、信息化對高校人事檔案數(shù)據(jù)管理的影響

1.管理模式的變革性重塑

在信息化浪潮下，高校人事檔案數(shù)據(jù)管理模式經(jīng)歷了脫胎換骨的變化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式以手工操作為主，從檔案的收集、整理、分類到存儲，都耗費大量的人力與時間，且占用空間大，檢索查詢極為不便。而信息技術的介入，使得檔案管理走向數(shù)字化和網(wǎng)絡化。如今，高校通過建立人事檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的電子化錄入與存儲，檔案的分類與整理由系統(tǒng)按照預設規(guī)則自動完成。例如，在人員入職時，其各項信息可直接錄入系統(tǒng)，系統(tǒng)依據(jù)設定好的類別自動歸類。同時，網(wǎng)絡化管理打破了空間限制，不同部門的授權人員可在不同地點通過網(wǎng)絡訪問檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了檔案管理從分散孤立向集中共享轉(zhuǎn)變，極大地改變了傳統(tǒng)管理模式的運作流程與架構(gòu)。

2.管理效率的顯著提升

信息化為高校人事檔案數(shù)據(jù)管理效率的提升帶來了質(zhì)的飛躍。一方面，數(shù)據(jù)錄入的便捷性大幅提高。以往手工填寫紙質(zhì)檔案，不僅速度慢，還容易出現(xiàn)書寫錯誤?，F(xiàn)在借助信息化手段，通過電子表格導入或系統(tǒng)界面直接錄入，快速且準確，大幅縮短了檔案建立的時間。另一方面，檔案檢索與查詢變得高效精準。在傳統(tǒng)模式下，查找一份檔案可能需要在眾多文件柜中逐一翻閱，耗時費力。而在信息化系統(tǒng)中，只需輸入關鍵詞，如姓名、工號等，瞬間就能定位所需檔案信息，實現(xiàn)秒級響應。此外，信息化系統(tǒng)還能自動生成各類統(tǒng)計報表，為高校人事管理決策提供及時的數(shù)據(jù)支持。例如，可快速統(tǒng)計不同職稱、年齡段的教職工人數(shù)，為師資隊伍建設規(guī)劃提供數(shù)據(jù)依據(jù)，極大地提高了管理工作的效率和質(zhì)量。

3.數(shù)據(jù)安全帶來的嚴峻挑戰(zhàn)

信息化在給高校人事檔案數(shù)據(jù)管理帶來諸多便利的同時，也使數(shù)據(jù)安全面臨前所未有的嚴峻挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡的開放性使得人事檔案數(shù)據(jù)暴露在更多的風險之下。黑客攻擊、病毒感染等網(wǎng)絡威脅隨時可能發(fā)生，一旦系統(tǒng)遭受攻擊，數(shù)據(jù)可能被竊取、篡改或刪除。例如，一些惡意軟件可能通過網(wǎng)絡漏洞入侵高校人事檔案管理系統(tǒng)，篡改教職工的薪資數(shù)據(jù)，造成嚴重的混亂。此外，數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的損壞也可能導致數(shù)據(jù)丟失。隨著數(shù)據(jù)量的不斷增加，對存儲設備的依賴程度越來越高，若存儲設備出現(xiàn)故障，如硬盤損壞、服務器崩潰等，而又缺乏有效的備份措施，將會給人事檔案數(shù)據(jù)帶來不可挽回的損失。同時，人員操作不當、權限管理混亂等內(nèi)部因素，也可能引發(fā)數(shù)據(jù)安全問題，如未經(jīng)授權的人員獲取敏感數(shù)據(jù)，導致信息被泄露。

三、高校人事檔案數(shù)據(jù)安全現(xiàn)狀分析

1.安全制度執(zhí)行不到位

在高校人事檔案數(shù)據(jù)管理領域，雖然多數(shù)高校已構(gòu)建一系列數(shù)據(jù)安全制度，但在實際執(zhí)行過程中，卻呈現(xiàn)出不到位的狀況。部分高校對制度的宣傳與培訓力度不足，導致許多檔案管理人員對制度內(nèi)容一知半解，無法在日常工作中有效落實。例如，對于數(shù)據(jù)訪問權限的規(guī)定，一些人員未能嚴格按照流程申請與審批，隨意獲取超出自身權限的數(shù)據(jù)。同時，監(jiān)督機制的不完善也使得制度執(zhí)行缺乏有力約束。當出現(xiàn)違規(guī)操作時，難以迅速發(fā)現(xiàn)并及時糾正，導致數(shù)據(jù)安全隱患長期存在。

2.技術防護存在薄弱環(huán)節(jié)

盡管高校在人事檔案數(shù)據(jù)管理方面已引入諸多信息技術手段，但技術防護仍存在不少薄弱環(huán)節(jié)。首先，網(wǎng)絡安全防護技術有待加強。部分高校的人事檔案管理系統(tǒng)在面對復雜多變的網(wǎng)絡攻擊時，抵御能力有限。例如，防火墻設置不夠精細，無法有效攔截一些新型的網(wǎng)絡攻擊手段，使得系統(tǒng)易受黑客入侵。其次，數(shù)據(jù)加密技術應用不夠廣泛和深入。一些高校僅對部分關鍵數(shù)據(jù)實行加密，大量普通但同樣重要的數(shù)據(jù)處于未加密狀態(tài)，一旦數(shù)據(jù)被泄露，極易造成信息暴露。最后，數(shù)據(jù)備份與恢復技術存在漏洞。部分高校的數(shù)據(jù)備份策略不夠完善，備份頻率過低，或者備份數(shù)據(jù)存儲位置不合理，當遭遇存儲設備故障或自然災害等突發(fā)情況時，無法及時有效地恢復數(shù)據(jù)，給人事檔案管理工作帶來嚴重影響。

3.人員安全意識亟待提高

在高校人事檔案數(shù)據(jù)安全管理中，人員安全意識的不足是一個突出問題。一方面，檔案管理人員對數(shù)據(jù)安全的重要性認識不夠深刻。部分人員在日常工作中為了圖方便忽視安全操作規(guī)范，如隨意在連接外網(wǎng)的設備上處理人事檔案數(shù)據(jù)，或者將登錄賬號和密碼告知他人，增加了數(shù)據(jù)被泄露的風險。另一方面，高校教職工自身的安全意識也較為淡薄。在提供個人信息時，未充分考慮信息的敏感性和安全性，容易輕信一些不明來源的信息收集請求，導致個人信息被非法獲取。

4.外部環(huán)境威脅日益增多

隨著信息技術的飛速發(fā)展和網(wǎng)絡環(huán)境的日益復雜，高校人事檔案數(shù)據(jù)面臨的外部環(huán)境威脅日益增多。從網(wǎng)絡攻擊來看，黑客組織和不法分子出于經(jīng)濟利益或其他目的，將高校人事檔案數(shù)據(jù)作為攻擊目標，試圖竊取其中的敏感信息實施販賣或用于其他非法活動。而且攻擊手段不斷翻新，從傳統(tǒng)的惡意軟件傳播到新型的零日漏洞利用，使得高校難以防范。同時，數(shù)據(jù)被泄露事件的頻發(fā)也給高校敲響了警鐘。在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)交易市場活躍，一些不良商家為了獲取有價值的數(shù)據(jù)，不惜通過各種手段實行竊取。高校人事檔案數(shù)據(jù)因其包含豐富的個人和學校信息，成為不法分子覬覦的對象。

四、信息化背景下高校人事檔案數(shù)據(jù)安全策略

1.健全制度執(zhí)行體系，強化規(guī)范落實

安全制度執(zhí)行參差不齊，影響高校人事檔案數(shù)據(jù)安全。高校應構(gòu)建基于信息化的制度執(zhí)行監(jiān)督與反饋機制。一方面，開發(fā)專門的制度執(zhí)行管理軟件，將檔案數(shù)據(jù)管理的各項安全制度細化為具體的操作流程和標準，嵌入軟件系統(tǒng)。通過系統(tǒng)對日常業(yè)務操作展開實時監(jiān)控，自動比對操作行為與制度規(guī)范，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作，立即發(fā)出警報并記錄相關信息。例如，對于檔案數(shù)據(jù)的訪問權限，系統(tǒng)嚴格按照制度設定的權限級別來驗證，非授權訪問嘗試將被及時攔截并記錄。另一方面，利用大數(shù)據(jù)分析技術，對制度執(zhí)行數(shù)據(jù)展開深度挖掘。通過分析操作頻率、違規(guī)行為類型等數(shù)據(jù)，總結(jié)制度執(zhí)行過程中的薄弱環(huán)節(jié)和潛在風險點，為制度的持續(xù)優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持。定期生成制度執(zhí)行報告，直觀展示各部門、各崗位的制度執(zhí)行情況，便于高校管理層全面掌握，督促整改落實。

2.升級技術防護體系，筑牢安全屏障

技術防護存在薄弱環(huán)節(jié)，威脅高校人事檔案數(shù)據(jù)安全。高校需加大對信息技術的投入，提高整體防護能力。在網(wǎng)絡安全方面，部署先進的下一代防火墻、入侵檢測與預防系統(tǒng)（IDPS），結(jié)合人工智能和機器學習技術，實現(xiàn)對網(wǎng)絡流量的智能分析和異常行為的精準識別。同時，運用零信任架構(gòu)理念，對所有訪問請求實行嚴格的身份驗證和權限評估，不論其來自校內(nèi)還是校外網(wǎng)絡。對于數(shù)據(jù)存儲安全，采用加密存儲技術，對人事檔案數(shù)據(jù)實行全生命周期加密，從數(shù)據(jù)的創(chuàng)建、傳輸?shù)酱鎯?，確保數(shù)據(jù)始終以密文形式存在。引入分布式存儲技術，將數(shù)據(jù)分散存儲在多個節(jié)點，提高數(shù)據(jù)的容錯性和抗攻擊性。建立數(shù)據(jù)備份與恢復自動化系統(tǒng)，根據(jù)預設策略定時實施數(shù)據(jù)備份，并定期開展恢復演練，確保在數(shù)據(jù)遭遇丟失或損壞時能夠快速恢復。

3.開展多元安全培訓，提升人員意識

人員安全意識亟待提升，是高校人事檔案數(shù)據(jù)安全保障的關鍵。高校應借助信息化手段，開展多樣化和常態(tài)化的安全培訓。首先，搭建在線學習平臺。提供豐富的安全知識課程資源，包括視頻講座、案例分析以及互動測試等。教職工可根據(jù)自身時間和需求自主學習，利用虛擬現(xiàn)實（VR）和增強現(xiàn)實（AR）技術，創(chuàng)建逼真的安全場景模擬，讓教職工在沉浸式體驗中學習應對網(wǎng)絡攻擊、數(shù)據(jù)被泄露等安全事件的方法。其次，定期推送安全提示信息。通過短信、即時通信工具等渠道，向教職工發(fā)送簡短實用的安全小貼士，如密碼設置技巧、防范網(wǎng)絡釣魚的方法等，強化安全意識。同時，開展安全知識競賽、主題征文等活動，激發(fā)教職工學習安全知識的積極性，營造良好的數(shù)據(jù)安全文化氛圍。

4.加強外部環(huán)境監(jiān)測，構(gòu)建協(xié)同防御

外部環(huán)境威脅日益增多，給高校人事檔案數(shù)據(jù)安全帶來挑戰(zhàn)。高校應構(gòu)建信息化的外部威脅監(jiān)測與協(xié)同防御機制。一方面，建立外部威脅情報收集平臺。通過與專業(yè)的安全情報供應商合作、加入行業(yè)安全聯(lián)盟等方式，實時獲取最新的網(wǎng)絡安全威脅情報，包括針對高校的攻擊趨勢、惡意軟件特征等信息。利用大數(shù)據(jù)分析技術對收集的情報展開篩選、分析和關聯(lián)，提前預警潛在的安全威脅。另一方面，加強與公安、網(wǎng)信等相關部門以及網(wǎng)絡安全企業(yè)的合作，建立應急響應聯(lián)動機制。一旦發(fā)生安全事件，能夠迅速啟動應急響應流程，各方協(xié)同作戰(zhàn)，及時阻斷攻擊、調(diào)查溯源，最大限度地降低損失。同時，積極參與行業(yè)內(nèi)安全交流與合作，分享經(jīng)驗和技術成果，共同提高應對外部威脅的能力。

五、結(jié)語

在信息化深入發(fā)展的當下，高校人事檔案數(shù)據(jù)安全已成為不可忽視的議題。從制度執(zhí)行的規(guī)范監(jiān)督，到技術防護體系的全面升級，再到人員安全意識的強化提升以及外部環(huán)境威脅的協(xié)同防御，各環(huán)節(jié)緊密相扣，共同構(gòu)建高校人事檔案數(shù)據(jù)安全的防護網(wǎng)。信息技術日新月異，數(shù)據(jù)安全威脅也不斷演變，高校必須保持敏銳的洞察力，持續(xù)跟進新技術，不斷優(yōu)化完善安全策略。通過不斷加強各方面的協(xié)同合作，確保人事檔案數(shù)據(jù)安全，為高校的穩(wěn)定發(fā)展與教職工權益保駕護航，在信息化浪潮中穩(wěn)步前行。

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作者單位：南陽醫(yī)學高等?？茖W校

作者簡介：田園（1978—），女，漢族，河南南陽人，本科，館員，研究方向：檔案管理。