基于信息公開制度下的高校人事檔案管理機制研究

摘 要：高校人事檔案管理屬于高校治理體系的重要組成部分，深受信息公開制度的影響。文章從信息公開制度發展背景著手，系統分析其對高校人事檔案管理機制驅動作用和規范要求，進而提出優化管理機制的策略路徑。依靠制度約束與信息技術協同推進的方式，增強高校檔案管理透明度和服務能力，達成人事信息管理科學化、規范化與公開化目標。

關鍵詞：信息公開；高校人事檔案；管理機制；制度優化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著信息公開制度在公共治理領域的全面實施，高校作為公共機構在信息透明方面面臨更高要求，人事檔案作為人員管理、績效評估及人才政策制定的重要依據，其信息屬性與公共性特征日益凸顯。在制度驅動與技術演進雙重作用的影響之下，傳統封閉式人事檔案管理機制迫切需要更新，本文聚焦信息公開制度背景下高校人事檔案管理機制改革，剖析當前存在的各種問題，探索規范、透明且高效的人事檔案管理模式，為高校治理能力提升提供相關參考。

一、高校人事檔案信息公開制度背景與發展邏輯

1.信息公開制度的政策演進與制度導向

信息公開制度是推動公共部門依法行政且接受監督的重要制度，自2007年《中華人民共和國政府信息公開條例》實施之后，信息公開逐漸從行政管理向教育、醫療及司法等公共領域延伸，并成為現代治理體系的重要支柱。在高等教育領域，中華人民共和國教育部相繼印發《高等學校信息公開辦法》《高等學校信息公開事項清單》等文件明確人事任免、崗位聘用及職稱評定等應主動公開的內容，并強調信息發布要具備及時性、準確性與可查詢性，這一政策導向不僅對高校管理行為提出了更高透明度的要求，還對人事檔案管理提出了制度響應方面的需求，從強調“結果公開”逐步轉向“過程透明”，使高校人事檔案作為人員流動與評價的重要依據，必須納入信息公開體系，構建公開有序、依法依規的信息管理機制，以推動從“被動披露”向“主動公開”的治理轉型。

2.人事檔案的公共屬性與公開需求

高校人事檔案是對教職工工作軌跡、能力水平及績效評價的真實記錄，同時，也是高校人力資源管理決策的基礎性支撐工具。其內容涵蓋任職資格、聘用情況、獎懲記錄及培訓經歷等各類信息，具備鮮明的制度性與事實性特征。從管理屬性角度來看，檔案不僅服務于個人的職業發展，還服務于單位用人方面的決策，因而具有顯著的公共屬性特點。在新時代大背景之下，隨著社會對高等教育透明度、公平性及治理規范化的關注度日益提升，公眾對高校人事檔案相關信息的知情權和監督權日益凸顯，信息公開的需求不斷增長。特別是在職稱評審、崗位競聘及考核晉升等重要領域，如果信息處于封閉狀態且程序存在不公情況，很容易引發質疑與信任危機問題。高校迫切需要以制度形式明確公開范圍內容與權限，兼顧保護個人隱私和履行公共責任之間的平衡關系，建立標準化、流程化的信息公開有效路徑，回應社會與校內各方對公平公正的共同期待訴求。

二、當前高校人事檔案管理存在的主要問題

1.檔案管理機制滯后，信息分類不清

目前，很多高校在推進人事檔案管理現代化進程中存在機制滯后的狀況，傳統以紙質檔案人工操作為核心的管理方式仍然占據主導地位，這種管理方式在信息錄入、查詢、更新以及調用等環節效率低下，很難滿足信息公開和現代高校治理的實際需求，更為嚴重的是檔案信息缺少統一的分類標準，不同業務口徑之間存在交叉重復現象，信息呈現碎片化狀態，造成數據整合非常困難。除此之外，對于檔案內容的保密等級和開放權限，普遍缺少清晰的劃分依據和操作規程，既影響對外服務的規范性又埋下信息被泄露的隱患，部分高校雖然已經啟動檔案信息化轉型，但由于系統建設不完善且業務系統互聯互通不足，導致數據冗余、接口不暢及權限設置混亂等問題頻繁出現，制約了人事檔案作為“用人依據、監督工具”的制度功能發揮。

2.信息公開程度有限，公開內容隨意性強

雖然各高校大多設有信息公開欄目，按照《高等學校信息公開事項清單》來披露人事相關信息，但在整體執行過程當中依舊存在內容不全、更新滯后以及選擇性公開等情況，有些學校只是公開人事任免結果，對于評審過程、聘任依據以及考核標準等關鍵環節的信息卻避而不談，公開內容只是走形式，很難體現程序公正和結果公信。同時，部分高校在公開權限劃分方面缺少制度規范，使得信息發布存在隨意性，由個別職能部門主導決定，缺少統一管理和過程監督，再加上信息發布平臺功能比較單一，用戶訪問體驗不佳，教師和社會公眾很難準確獲取所需內容，影響高校治理透明度和信息傳播效果，信息公開不徹底、不規范，既削弱了制度執行的權威性，也容易引發對人事管理公平性的質疑，進一步放大管理信任赤字。

3.制度保障體系不健全，責任邊界模糊

高校人事檔案管理在制度方面存在頂層設計不清晰、執行機制不完善的問題，直接影響信息公開制度落地實施。當前，多數高校還未建立統一的檔案管理規章體系，人事部門、檔案館及信息中心等多部門在檔案信息錄入、維護和發布中權責交叉，缺乏清晰責任邊界與協作機制，一旦出現數據錯誤、信息被泄露或公開爭議情況，責任追溯困難，導致治理效率低下。此外，檔案信息公開審批流程不健全，缺乏有效的過程監督與事后評估機制，易引發信息濫用或推諉扯皮現象。部分高校雖設立信息公開領導小組，但職能定位與執行力不足難以形成制度合力，缺位管理制度與模糊職責劃分使高校面對信息透明化要求常處于被動應對狀態，亟須通過制度重構和職能梳理實現職責清晰、流程順暢高效的治理體系。

三、構建適應信息公開要求的人事檔案管理機制

1.分類分級管理機制的重構

要實現高校人事檔案管理在信息公開背景下合規、安全、高效統一，構建科學合理分類分級管理機制特別關鍵。要以“用途導向”和“敏感性評估”作為基礎，對檔案信息展開系統劃分并明確等級，如對外公開類、校內使用類及保密受限類等。對于對外公開類信息，如崗位招聘、職稱評審結果，應主動發布，以此保障信息透明；校內使用類信息，如績效考核記錄、內部調崗情況，要設定訪問權限允許授權人員查詢；保密類信息，如個人身份資料、政治面貌或健康記錄等，需嚴格管控，只允許專人調閱。分類管理需要配套建立分級審批機制，依據信息等級設置不同審核流程與責任部門，確保信息發布過程有章可循且有據可查。在技術支持方面，可以借助數據標簽化、角色權限管理等數字手段，提升分類精度以及操作的便捷性。分類分級機制實現科學化，不僅有助于避免“一刀切”式的信息屏蔽現象，還能有效防范因信息過度公開導致隱私被泄露的風險，達成“應公開盡公開、應保護嚴保護”的目標。

2.檔案信息標準化建設與系統對接

因為人事檔案信息標準化屬于提高高校檔案管理效率和數據共享能力的基礎工程，當前高校檔案數據大多來源于人事處、教務處及科研管理等業務系統，因為缺乏統一標準，經常會出現信息冗余、數據沖突及內容格式不統一等問題，影響管理決策與信息公開的質量。所以亟須構建統一的檔案數據標準體系，明確字段定義、數據格式、元數據結構以及更新周期，確保各類信息在采集、傳輸和存儲過程中的規范統一。在此基礎上應推動檔案管理系統與人力資源管理系統、科研信息平臺、教務系統及財務系統等無縫對接，通過接口協議設計與數據同步機制，實現人員信息在系統間的自動更新與實時同步，避免重復錄入與人為干預造成的信息失真。同時，整合統一身份認證系統與權限管理模塊，確保系統操作安全可控，標準化建設與平臺聯動能夠有效打通信息壁壘，實現人事檔案從“靜態管理”向“動態管理”轉變，全面提升檔案數據的完整性、時效性與可用性。

3.權限審計與責任追蹤機制的建立

在人事檔案信息逐漸開放的背景下，構建清晰且嚴密的權限管理和責任追蹤機制，是保障檔案安全以及規范使用的核心環節。應依據崗位職責和具體工作需求，科學劃定不同人員對于檔案的訪問權限，實行“分級授權、按需訪問”的原則。對于檔案的查閱、修改、導出及共享等環節的操作，要設立分層權限，以此確保敏感信息在安全可控的范圍之內流通。要同步搭建權限審計系統，日志記錄所有用戶的操作行為，記錄內容涵蓋訪問時間、操作內容和操作路徑等關鍵指標，確保實現“事前授權、事中監控、事后追溯”的全過程監管。建立自動告警機制，針對超權限訪問、異常頻次操作等行為實時預警，并啟動審查流程。為了進一步落實責任，要在制度上明確管理人員、技術人員和業務人員的職責邊界，強化崗位責任認定和問責機制。通過將權限控制和責任追蹤結合起來，不僅能夠有效防范信息被泄露、篡改與濫用的情況，還能提升信息公開過程的規范性和可監管性，為高校檔案管理構建一道穩固的信息安全防線。

4.制度協同與流程優化

高校人事檔案管理關聯多個部門和制度接口，如果沒有系統性協調和流程支撐，就容易造成職責交叉及效率低下的狀況。在當前的實際操作中，檔案管理制度和信息公開制度通常并行運行，但存在內容銜接不順暢、流程對接不清晰的問題，致使部分信息在管理環節“沉沒”，公開執行難以真正落實，為了打破這一瓶頸，迫切需要在制度層面打通檔案管理、信息公開及人事管理等相關政策的邊界，達成制度間的邏輯統一與功能協同。具體來說，應該推動制度融合，構建檔案管理與信息公開的聯動機制，保證檔案形成、整理、歸檔和公開等環節在制度范圍內有依據可遵循，重新構建管理流程，精簡不必要的審批環節，明確流程節點的責任主體以及處理時限，提高跨部門協作的效率，結合信息化平臺，設置自動審批、流程提醒及進度追蹤等功能，實現管理操作的標準化與透明化。制度協同和流程優化不但能提高檔案管理的效率，還能為信息公開賦予能量，為高校治理現代化提供高效的制度支撐和服務保障。

四、推進高校人事檔案管理機制優化的路徑建議

1.完善頂層制度設計，推動規范化改革

構建科學且高效的人事檔案管理機制應把制度建設當作引領，當前多數高校在人事檔案信息公開方面存在制度碎片化、規范不足以及實施彈性大的問題，缺乏系統性與可操作性。要開展規范化改革的首要任務是完善頂層制度設計，構建包含檔案生成、歸檔、管理、查詢及公開等全過程的制度體系，明確各環節的職責邊界、權限劃分以及操作標準，制度設計要堅持“公開為原則，不公開為例外”，細化公開事項清單，明確信息類型、公開形式、時限要求與審批程序。同時，建立動態更新機制，確保制度與實際業務同步演進，對于涉及隱私信息的處理要制定科學的脫敏與授權規則，兼顧信息利用與個人權益保護。

2.強化信息技術支撐，構建智能化平臺

信息技術在提升高校人事檔案管理質量和效率方面起著關鍵支撐作用，面對信息公開與多元化服務的雙重需求，依托智能化平臺來實現檔案全生命周期的數字化管理。當前不少高校雖然已經引入檔案信息系統，但存在功能單一、系統孤立及接口不暢等問題，難以支撐檔案共享、查詢和動態更新等復雜操作。要建設集人事管理、檔案管理及信息公開為一體的集成化平臺，融合數據采集、審核審批、權限設置和統計分析等模塊，以打破部門間數據壁壘，實現信息互聯互通。平臺應具備自定義權限管理、自動歸檔、智能檢索與可視化分析等功能，提升用戶體驗與管理效能。同時，引入區塊鏈、數據加密和日志追溯等技術，增強系統安全性與審計能力。通過強化技術平臺，支撐高校實現“全過程電子化管理+實時智能服務”的檔案治理模式，為構建高效、透明和安全的管理體系提供強有力的技術保障。

3.加強人員培訓與文化建設

高校人事檔案管理機制想要有效運行，必須依靠專業化管理隊伍與良好的制度文化支撐。因為當前很多檔案管理人員在信息技術應用、政策法規理解以及信息公開操作等方面能力不足，影響了檔案公開與安全的執行力，所以需要建立常態化培訓機制，圍繞信息系統操作、數據安全、分類公開及法律合規等核心內容，分層次分崗位開展精準培訓，提升隊伍專業素養與應變能力。同時，要注重培育“公開、規范、服務、責任”的檔案文化，強化制度認同與職業榮譽感，通過設立示范崗、舉辦管理論壇以及分享優秀案例等方式，引導管理者從“事務型操作”向“治理型思維”轉變，增強其服務意識與法治意識。只有實現人本與制度的雙向提升，才能為人事檔案信息公開營造可持續、可復制的內在文化土壤。

4.建立多維監督評價機制

要保證高校人事檔案管理和信息公開工作高效、合規地推進，建立多維監督評價機制很有必要。一方面，構建由校紀檢、組織、人事及信息辦等多部門協同參與的監督體系，動態審查信息公開內容的完整性、及時性和準確性，以此防范隱性遮蔽與過度披露等風險；另一方面，鼓勵師生代表、校內群眾通過反饋機制參與評價，暢通意見表達與舉報渠道，提升監督的覆蓋度與敏感性。同時，可以引入信息化監督工具，實現檔案系統運行、信息訪問記錄以及權限使用等關鍵環節的實時監控與預警。

五、總結

在信息公開制度不斷深入發展的背景下，高校人事檔案管理機制要從封閉狀態走向開放模式、由粗放管理邁向規范管理，通過制度設計、技術支撐、流程優化以及文化引導等方面綜合施策，不僅能提高檔案管理的效率和透明度，還能為高校治理現代化提供制度保障。未來，應持續探索法治化、智能化和集約化的人事檔案管理路徑，以實現高校管理效能和信息公開水平的雙重提升。

參考文獻：

[1]陳喬輝.高校干部人事檔案中的規范管理方案研究[J].國際公關，2019（04）：133-133.

[2]王小萍.大數據時代下的高校人事檔案管理信息化建設探討[J].蘭臺內外，2021（26）：10-12.

[3]陳喬輝.高校干部人事檔案中的規范管理方案研究[J].國際公關，2019（04）：133.

[4]孫?；?新時代高校人事檔案信息化管理探析[J].檔案管理，2021（02）：124-125.

[5]高小麗.高校人事檔案管理信息化建設的價值、困境及其對策[J].人力資源管理，2017（12）：306-307.

作者單位：晉中學院人事部

基金項目：2023年山西省高等學校一般性教學改革創新項目“非遺視角下戲曲元素‘器樂化’教學實踐研究”（項目編號：J20231211）的科研成果。

作者簡介：高靜（1981—），女，漢族，山西呂梁人，文學學士，館員，從事人事檔案管理工作。