煤化工基建項目檔案信息化管理措施研究

摘 要：隨著信息技術的飛速發展，煤化工企業對檔案信息化管理的重視程度不斷提升。在基建項目建設中，煤化工企業面臨的問題較為多樣，如參與主體多、項目建設環境差以及文件數量大且相對分散等，因而采取信息技術深化基建項目檔案管理十分必要。文章分析了煤化工基建項目檔案特征及其信息化管理的必要性，反思現存問題，如忽視信息技術應用、精細化程度不高以及檔案管理信息化建設缺失等，并據此提出優化建議，旨在通過積極轉變管理理念、加大基礎設施建設投入、提升團隊綜合素質、構建大數據查詢機制，以及深化協調配合的持續努力，全面提高煤化工基建項目檔案的信息化管理水平，助力基建項目順利開展，使企業實現更好地發展。

關鍵詞：煤化工；基建項目；檔案信息化管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在煤化工企業的經營發展過程中，隨著企業規模的持續擴大，檔案管理的工作量和復雜性均呈現出不斷上升的趨勢，這在一定程度上對檔案管理工作提出了新的挑戰。為了有效應對這些挑戰，煤化工企業必須優化自身的檔案管理策略。在煤化工企業檔案管理工作的實際開展過程中，信息技術為其帶來新思路，管理人員基于信息技術的支持開展檔案管理工作，能夠大幅提升檔案管理效率。另外，基建項目在煤化工企業經營發展中發揮著尤為重要的作用，作為項目的基礎性文件資料，基建項目檔案是其不可或缺的組成內容，對今后煤化工企業的生產運營具有不容忽視的意義。本文從基建項目檔案的視角出發，深入探討其信息化管理的具體措施。

一、煤化工基建項目檔案特征

在煤化工基建項目中，基建項目檔案會隨著項目的持續推進而產生，此類檔案信息具有多種類型的載體材料，如文字、圖表和聲像等，特征可主要概括為以下幾點。

1.來源廣泛性

煤化工基建項目檔案貫穿于從項目建議書提出到項目竣工結算的全生命周期，檔案材料來源極為廣泛。其不僅涵蓋政府部門的審批文件，還涉及設計、施工、監理及質檢等單位在論證設計、施工建設、項目建立與質量評定等方面的資料。除此之外，該工作還涉及材料與設備供應單位的相關事宜。受此影響，煤化工基建項目檔案呈現出材料來源廣泛的特征。

2.過程完整性

煤化工基建項目全生命周期涉及諸多環節，如項目建議書提出、項目可行性分析、初步設計方案制定、項目設計文件設計、項目施工現場勘察、項目招標設計、相關合同簽訂、項目實際施工以及項目竣工結算等，各環節產生的文件與資料共同構成煤化工基建項目檔案，能夠清晰、完整地反映整個煤化工基建項目的真實信息。

3.數量龐大性

在通常情況下，煤化工基建項目具有較大的投資規模，且涉及較多參與單位和專業，加之項目歸檔文件的套數較多，在各項因素的綜合影響下，最終所形成的基建項目檔案較之煤化工領域其他專業技術活動所生成的檔案有更為龐大的數量。

4.內容復雜性

煤化工領域的基建項目檔案除了自身專業信息外，還涉及諸多相關專業內容，如地質、結構、給排水以及供配電等，不同專業在基建項目建設過程中交叉融合，提升了煤化工基建項目檔案專業內容的復雜程度。

5.形成滯后性

煤化工基建項目檔案在項目建設過程中生成，能夠真實、客觀地反映項目的具體內容、建設歷程及其特性。然而，相較于其反映的基建項目本身，這類檔案不可避免地存在一定的滯后性。另外，鑒于基建項目檔案的獨特性，煤化工企業在驗收竣工基建項目時，主要側重于驗收已整理完畢的各項竣工資料。驗收任務完成后，還需針對相關問題整改，并進一步依照檔案管理標準的要求，細致做好基建項目檔案的后續整理工作。在此形勢下，基建項目檔案的整體形成相應地滯后于項目建設的完成。

二、煤化工基建項目檔案信息化管理的必要性

在煤化工基建項目的實際推進過程中，基建項目檔案能夠為項目質量監督工作的順利高效開展提供重要的資料保障，同時為項目建設全過程具體責任主體的確定提供線索依據。正如前文所述，煤化工基建項目檔案涉及項目建設全流程，不僅含項目施工單位的實際進度，還包括監理單位的工作執行情況，以及各部門及單位的具體責任落實，與整個煤化工基建項目建設質量及其施工效率存在尤為密切的聯系。因而深化基建項目檔案信息化管理工作，能夠從數據信息層面為基建項目管理人員提供重要支持，讓其更加高效地開展信息查詢與工程審查等相關工作，在質量監督工作的持續深化方面具有重要意義。

加強煤化工基建項目檔案信息化管理，能夠更加充分高效地發揮檔案原本的作用，不僅有利于檔案信息化轉型進程的持續加快，還能為檔案管理人員提供更加客觀全面的參考依據，使其對基建項目建設過程中各參與主體的具體責任有更加清晰、準確的界定，最大限度地減少責任不明、推諉扯皮等不良現象的發生。除此之外，借助信息技術構建基建項目檔案，能夠顯著提升資料錄入時間的明確性，確保采購單、進場驗收單等一系列關鍵記錄完整無缺。綜合而言，對煤化工基建項目檔案展開信息化管理，可以優化基建項目管理，提高管理效能，確保項目質量。

三、煤化工基建項目檔案信息化管理現存問題

1.忽視信息技術的應用

隨著信息技術的迅猛發展及其在各行業的廣泛應用，信息化已然成為各行各業的重要發展趨勢之一。為了實現信息化的高質量發展，信息技術的深入應用與持續優化成為必然。然而，通過對當前實際情況的分析，發現煤化工企業基建項目檔案管理工作存在明顯的不足。相關人員尚未對信息技術的應用給予足夠的重視和關注，這在一定程度上制約了基建項目的順利高效推進以及企業的持續健康發展。煤化工企業的檔案管理部門乃至領導層，普遍存在對信息技術價值的忽視現象，認為企業日常經營管理和基建項目的推進，只需按部就班地開展檔案管理工作即可，未意識到開展信息化創新的必要性。受到這一落后觀念的影響，煤化工基建項目檔案管理工作要想實現信息化改革及創新存在較大難度。

2.精細化程度不高

煤化工基建項目檔案管理的精細化程度會直接對檔案管理工作的實際開展成效產生影響，不僅如此，還會影響整個基建項目的建設質量，乃至煤化工企業今后的發展。分析當前實際形勢，隨著檔案信息化管理工作的深入推進，積極應用信息技術以不斷提升基建項目檔案管理的精細化程度，已然成為煤化工企業發展的必然趨勢。然而，現階段受到管理理念較為落后的影響，煤化工企業部分檔案管理人員在開展基建項目檔案管理中依舊運用相對落后的管理模式，制約了基建項目檔案管理精細化水平的提高。此外，部分管理人員在基建項目檔案管理的程序和內容精細化方面存在不足，未能充分且有效地發揮檔案管理的應有作用和價值。

3.檔案管理信息化建設缺位

盡管當前部分煤化工企業的檔案管理人員已顯著提升了對檔案管理信息化的重視程度，然而在實際的檔案管理信息化建設過程中，仍存在諸多不足之處。例如，部分煤化工企業在技術素養方面存在不足，難以開發與自身實際發展需求相匹配的信息化管理系統和設備設施。此外，這些企業在引入先進系統和設備方面也顯得較為薄弱，并在培養高素質、高信息素養的專業人才方面工作亦不到位。在各項因素的綜合影響下，企業無論是信息化硬件設施建設，還是團隊建設均有相應不足，制約了基建項目檔案管理質量及其效率的提升。

四、煤化工基建項目檔案信息化管理措施

1、積極轉變管理觀念

對于煤化工企業而言，為了全面高效達成基建項目檔案信息化管理及其建設目標，必須借助檔案管理人員這一基本力量，最大限度地發揮其管理價值。不過長期實踐顯示，有些煤化工檔案管理人員已經習慣了“坐、收、管、用”，檔案管理信息系統并未得到有效激活，受此影響，檔案應有價值的發揮受到影響，檔案管理工作的受重視程度呈現出持續下降的趨勢，目前已經陷入不重視→不改進→價值難發揮→更加不重視的惡性循環。因而采取有效措施全面激發檔案管理人員的積極性與主動性，能夠直接對檔案信息化建設產生推動作用，煤化工企業應將思想層面因素作為著眼點，確保每一位檔案管理人員均具有基建項目檔案信息化管理的重要意識，只有對檔案信息化管理及建設的重要性有清楚客觀的認知，才可以在基建項目檔案工作開展過程中始終保持強烈的責任心與使命感，進而積極投身于煤化工基建項目檔案信息化建設事業之中。

2.加大基礎設施建設力度

為加速實現基建項目檔案信息化管理的目標，煤化工企業需持續增強基礎設施建設，確保軟硬件設備設施的完善性，并在同一平臺或通過引入接口實現設備設施的統一管理。這無疑是企業推進基建項目檔案信息化管理的基礎要件。在此過程中，資金的科學高效投入至關重要，煤化工企業應著力打造優質的檔案信息化管理環境，不斷優化并完善計算機設備及網絡設施。基于此，企業還應以基建項目當前的實際建設情況為立足點，緊密跟隨時代發展的步伐，切實做好計算機系統及相關管理軟件的更新工作，最大限度地發揮信息技術在煤化工基建項目檔案管理中的效能。除此之外，煤化工企業還應聘用專業維護維修人員，嚴格做好管理系統定期或不定期的維護工作，確保系統始終處于穩定運行狀態，對各類計算機設備、軟硬件和網絡實施嚴格管控，為基建項目檔案信息化管理工作的高質量開展提供切實保證。

3.提升團隊綜合素養

在基建項目檔案信息化管理工作科學高效推進的關鍵目標驅動下，煤化工企業需采取有力措施，持續提升企業內部檔案管理團隊的綜合素質。先進的信息管理系統與設備設施需要專業人才開展準確、高效的操作，這對煤化工基建項目檔案信息化管理人員提出嚴格要求，需具備多元化的知識背景。從目前煤化工基建項目檔案管理團隊來看，其人員結構受到信息化發展及其建設的影響，企業應高效打造專業團隊，確保檔案管理人員具備扎實的業務知識及現代科學技術。作為基建項目檔案管理人員，必須清晰、準確地認知自身綜合素養與檔案管理工作實際要求之間的差距，同時不斷改進和提高自身能力。基于對現代管理技術的掌握及熟練應用，進一步高質量地推進基建項目檔案的信息化管理工作。

4.構建大數據查詢機制

煤化工企業應面向基建項目建設檔案庫，切實做好各項相關文件資料的收集工作，在此基礎上，進一步深化統計信息構建，確保基建項目各項文件資料信息的客觀性、豐富性和完備性。在基建項目檔案庫建設的過程中，企業可考慮對分布式資源庫的方式加以運用，執行檔案庫館藏資源存儲的開發任務，以此達到自動化、智能化處理基建項目電子文檔的目的。另外，針對資料中的關鍵詞匯，可考慮設定適宜的標準程序，借助傳統統計方法構建語義模型，執行內容分析任務，并提供適宜的檢索渠道，確保檔案管理或其他相關人員在有基建項目檔案庫訪問需要之時，只需使用少量關鍵詞就能夠快速、準確地查詢所需資料，真實地了解基建項目建設進度與質量等相關情況。以大數據技術為依托，開展煤化工基建項目檔案信息化建設，需要配備相應的項目建設日志或管理文件訪問渠道，保證電子文檔生成的及時性與客觀性。煤化工企業可基于互聯網的支持，打造互聯共通的積極局面，讓所需人員客觀且公正地獲取所需文件資料，進而實現對信息流的實時監控。在利用先進技術對基建項目檔案管理的過程中，需確保電子文件歸檔及驗證的同步性，圍繞真實性、可靠性、完整性和可讀性等各項相關指標，實施電子文件技術鑒定，確保電子文件不存在內容出錯或丟失的問題，可以被正常有序讀取，并嚴把內容質量關，保證其完整性以及真實性。

5.深化協調配合

煤化工基建項目檔案管理工作內容十分豐富，涉及文件收集、數據信息整理、審核以及立卷歸檔等各項相關工作，管理周期長，要求較多單位共同參與，所涉人員多且復雜。針對這一實際情況，煤化工基建項目檔案管理人員在對檔案開展信息化管理之時，應從項目建設的前期階段開始深化管理工作，采取有效措施嚴格把控檔案質量，在監督管理以及項目合同等多元化約束機制的共同作用之下，明確基建項目檔案信息的歸檔時間和驗收質量要求，進而全力保障檔案信息化管理工作高質量推進。

五、結論

進入信息化時代，以往傳統管理方式的弊端顯現出來，無法實現與煤化工企業信息化發展的良好適應。信息技術與檔案管理的科學高效融合為煤化工企業基建項目檔案管理的高質量推進提供了重要機遇，能夠從根本上提升煤化工基建項目檔案管理的成效。因而煤化工企業的檔案管理人員乃至高層領導，應切實增強對基建項目檔案管理與信息技術高效融合的重視。在日常檔案管理工作中，應科學應用信息技術，推進基建項目檔案的信息化管理，充分發揮信息技術的優勢。通過改進基建項目檔案的管理內容與方式，樹立全新的檔案管理理念，力求最大限度地提升煤化工基建項目檔案管理的質量與水平。

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作者單位：陜煤集團榆林化學有限責任公司

作者簡介：王波（1996—），女，漢族，陜西榆林人，本科，助理館員，主要從事煤化工檔案管理。