高職院校檔案管理中的挑戰(zhàn)與改進策略探討

摘 要：隨著我國高等職業(yè)教育的快速發(fā)展，高職院校的規(guī)模不斷擴大，檔案管理工作在學(xué)校的教學(xué)、科研和管理等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。然而，當前高職院校檔案管理仍面臨諸多挑戰(zhàn)，如管理理念滯后、信息化程度低、專業(yè)人才匱乏以及檔案資源開發(fā)利用不足等。文章深入分析了這些挑戰(zhàn)，并提出了相應(yīng)的改進策略，旨在提高高職院校檔案管理的水平，更好地服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展和社會需求。

關(guān)鍵詞：檔案管理；挑戰(zhàn)；改進策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言

高職院校作為我國高等教育體系的重要組成部分，擔(dān)負著為社會培養(yǎng)高素質(zhì)技術(shù)技能型人才的使命。相較于普通本科院校，高職院校在專業(yè)設(shè)置、教學(xué)模式以及校企合作機制等方面具有自身的特色與優(yōu)勢。高職院校檔案是學(xué)校在教學(xué)、科研和行政管理等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表和聲像等形式的歷史記錄，不僅是學(xué)校發(fā)展歷程的真實寫照，還是學(xué)校教學(xué)質(zhì)量評估、專業(yè)建設(shè)以及人才培養(yǎng)等工作的重要依據(jù)。加強高職院校檔案管理，對于提高學(xué)校管理水平、促進教學(xué)改革以及提升人才培養(yǎng)質(zhì)量具有重要意義。然而在新形勢下，高職院校檔案管理面臨著一系列挑戰(zhàn)，需要深入研究，并采取有效措施加以改進。

一、高職院校檔案管理的重要性與面臨的挑戰(zhàn)

1.職業(yè)教育發(fā)展背景下的檔案管理需求

我國現(xiàn)有高職院校1560所（教育部2024年6月數(shù)據(jù)），在校生規(guī)模超過1600萬人。作為職業(yè)教育的重要載體，高職院校檔案不僅記錄著學(xué)校發(fā)展的歷程，還是人才培養(yǎng)、教學(xué)改革及校企合作等核心工作的基礎(chǔ)支撐。特別是在“雙高計劃”建設(shè)背景下，檔案管理工作已成為院校內(nèi)涵建設(shè)的重要指標。

2.信息化建設(shè)滯后

（1）基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。雖然信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，但一些高職院校的檔案信息化建設(shè)仍相對滯后。部分學(xué)校缺乏完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，據(jù)中國職教學(xué)會2021年調(diào)研數(shù)據(jù)顯示，有45%的高職院校仍在使用單機版檔案管理系統(tǒng)。

（2）數(shù)字化程度低。一是檔案數(shù)字化工作進展緩慢。紙質(zhì)檔案占比率高，重要教學(xué)視頻檔案數(shù)字化率不足，檔案管理依然較多依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)收集、手工分類和柜架儲存方式，數(shù)字化進程相對緩慢，檔案信息資源的共享和利用受到限制。二是檔案系統(tǒng)功能單一。檔案系統(tǒng)與教務(wù)、學(xué)工等系統(tǒng)無有效對接，電子檔案管理系統(tǒng)功能有限，數(shù)據(jù)共享和檢索效率低，形成“孤島”。現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)多局限于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)存儲，缺乏智能分類、數(shù)據(jù)分析等功能，無法滿足動態(tài)管理需求。

3.檔案資源開發(fā)利用不足

高職院校檔案資源豐富，但目前很多學(xué)校對檔案資源的開發(fā)利用不夠重視，現(xiàn)有檔案多以黨群、行政和學(xué)籍檔案記錄為主，缺乏產(chǎn)教融合、技能競賽、實訓(xùn)過程以及教師企業(yè)實踐等體現(xiàn)職業(yè)教育特色的檔案留存。檔案資源大多處于靜態(tài)保存狀態(tài)，檔案多用于常規(guī)查詢，缺乏對數(shù)據(jù)的深度分析和利用，未能充分挖掘其潛在價值，為學(xué)校的教學(xué)、科研及雙高建設(shè)等工作提供有效的支持。同時，檔案利用服務(wù)方式單一，主要以被動查閱為主，主動服務(wù)意識不強。

4.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

檔案管理工作需要具備專業(yè)知識和技能的人員來承擔(dān)，工作的質(zhì)量與效率在很大程度上依賴具備專業(yè)素養(yǎng)和實踐能力的管理隊伍。然而，目前不少高職院校的檔案工作人員往往由行政人員或分流教師兼任，缺乏系統(tǒng)的檔案學(xué)、信息技術(shù)知識以及持續(xù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)的機會。在日常工作中，他們需要處理紛繁復(fù)雜的檔案資料、與部門和外部單位溝通協(xié)調(diào)，卻因?qū)I(yè)能力薄弱或經(jīng)驗不足而難以勝任。同時，檔案管理科室被視為邊緣部門、輔助性崗位，不被領(lǐng)導(dǎo)重視，晉升概率低，導(dǎo)致人才流動頻繁或人員缺乏足夠的工作積極性。對于高職院校來說，產(chǎn)教融合、校企合作和技能競賽等活動需要不斷積累和匯總檔案資料，但若沒有一支在信息化、法律法規(guī)、保密與數(shù)字安全等方面都具備較高水平的檔案管理團隊，許多資料無法得到有效分類與歸檔，也難以實現(xiàn)深度利用與價值挖掘。

二、高職院校檔案管理的改進策略

1.更新管理理念，提高對檔案管理工作的重視程度

高職院校領(lǐng)導(dǎo)要充分認識檔案管理工作的重要性，將其納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，加大對檔案管理工作的投入，改善檔案管理的硬件設(shè)施和工作條件。同時，要加強對檔案管理工作的宣傳，提高全校師生對檔案工作的認識和支持，營造良好的檔案管理工作氛圍。檔案管理人員自身也要更新管理理念，樹立服務(wù)意識和創(chuàng)新意識，積極主動地開展檔案管理工作，不斷提高檔案管理服務(wù)水平。

2.數(shù)字賦能強化基礎(chǔ)，構(gòu)建智慧檔案管理體系

首先，數(shù)字化技術(shù)是高職院校檔案管理走向高效與智能化的必經(jīng)之路。通過OCR識別技術(shù)提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化效率，學(xué)校不僅能夠大幅提升檔案收集、存儲與檢索的便捷性，還能為后續(xù)的深度開發(fā)和跨部門數(shù)據(jù)協(xié)同打下堅實基礎(chǔ)。數(shù)字賦能強化基礎(chǔ)的重點在于加快檔案的數(shù)字化進程，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過掃描或格式轉(zhuǎn)換的方式保存為電子文件。電子文件歸檔應(yīng)建立相應(yīng)的元數(shù)據(jù)描述與索引，使其具備可查詢、可統(tǒng)計和可跨平臺共享的特性。在這一過程中，需要關(guān)注對原始檔案信息的完整保留與質(zhì)量管控，確保電子檔案的真實性，避免因技術(shù)操作不當或標準不統(tǒng)一而導(dǎo)致信息丟失、重復(fù)或混亂。

其次，加大對檔案信息化建設(shè)的投入。引進先進的檔案管理軟件和區(qū)塊鏈技術(shù)，構(gòu)建智慧檔案管理體系，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和網(wǎng)絡(luò)化傳輸。通過信息化手段，實現(xiàn)電子檔案的智能分類、歸檔，提高檔案的收集、整理、歸檔、檢索和利用效率，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

最后，加強對檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)。幫助其熟練運用信息技術(shù)，提高檔案管理工作的能力。同時，要注重檔案信息的安全管理，采取有效的安全防護措施，保障檔案信息的安全。

3.資源整合規(guī)范共享，監(jiān)督落實保障安全

高職院校檔案門類齊全、涉及部門廣泛，如果各部門只關(guān)注自身業(yè)務(wù)需求，就往往會形成“信息孤島”或“多頭管理”。為了讓檔案在校內(nèi)外的利用價值最大化，資源整合與規(guī)范共享至關(guān)重要。首先，校級管理層要重視檔案工作，把檔案工作納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃中，制定統(tǒng)一的檔案資源整合規(guī)劃，總體布局紙質(zhì)檔案、電子檔案、音視頻資料以及后續(xù)可能出現(xiàn)的新型檔案格式，并明確元數(shù)據(jù)標準與分類體系。不同院系或部門在報送檔案時，需遵循統(tǒng)一的命名、分類和標引規(guī)范，從而在校級檔案平臺實現(xiàn)“一鍵檢索、一次錄入、多方使用”。規(guī)范共享并不意味著放松監(jiān)管，相反，需要強化監(jiān)督落實和全程跟蹤機制。對于任何部門或個人提出的檔案調(diào)閱與使用申請，應(yīng)當在平臺記錄申請事由與操作痕跡，并按照既定的權(quán)限和保密規(guī)定展開審核。一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作或有信息被泄露的苗頭，必須及時介入調(diào)查并追究相應(yīng)責(zé)任。除此之外，還需通過常態(tài)化的培訓(xùn)與宣講，提升師生對檔案管理制度的認知與執(zhí)行自覺，營造“人人關(guān)心、人人維護”的良好氛圍。只有當資源整合與規(guī)范共享以及安全監(jiān)督落實形成互補，才能真正讓檔案在日常教學(xué)、科研及社會服務(wù)中發(fā)揮出其應(yīng)有的功能與價值。

4.借助人工智能技術(shù)，開拓檔案管理新境界

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的當下，人工智能技術(shù)為高職院校檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機遇，成為提高管理水平、優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵助力。

在檔案處理環(huán)節(jié)，人工智能的光學(xué)字符識別（OCR）技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案的高效數(shù)字化。其可以快速、準確地將紙質(zhì)檔案上的文字轉(zhuǎn)化為電子文本，極大地提高了檔案數(shù)字化的效率，減少了人工錄入的工作量和錯誤率。同時，自然語言處理技術(shù)能夠自動分類和標注檔案內(nèi)容。通過分析檔案文本的語義和關(guān)鍵詞，人工智能系統(tǒng)可以精準地判斷檔案的主題和類別，如教學(xué)檔案、科研檔案或行政管理檔案等，實現(xiàn)檔案的智能分類，使檔案管理更加規(guī)范、有序。

在檔案檢索方面，人工智能的智能檢索功能給用戶帶來了全新體驗。用戶無須局限于傳統(tǒng)的關(guān)鍵詞檢索方式，可以通過自然語言提問，人工智能系統(tǒng)能夠理解用戶的意圖，在海量的檔案數(shù)據(jù)中快速定位相關(guān)信息，提高檢索的準確性和效率。此外，人工智能還可以根據(jù)用戶的使用習(xí)慣和歷史檢索記錄，為用戶提供個性化的檔案推薦服務(wù)，滿足用戶的多樣化需求。

在檔案安全與服務(wù)優(yōu)化上，人工智能同樣發(fā)揮著重要作用。它可以智能識別和保護檔案中敏感信息，通過設(shè)置訪問權(quán)限、加密等技術(shù)手段，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。同時，利用人工智能開發(fā)的虛擬檔案助手，能夠為師生提供 24 小時不間斷的在線服務(wù)，及時解答他們在檔案查詢、借閱等方面的問題，提升檔案服務(wù)的便捷性和滿意度。此外，人工智能還可以深入分析檔案數(shù)據(jù)，挖掘數(shù)據(jù)背后的潛在價值，為學(xué)校的決策提供有力的支持。

5.人才培育注重實踐，文化塑造凝聚共識

高職院校檔案管理質(zhì)效的提升不僅需要技術(shù)與制度的加持，還離不開對人的關(guān)注與文化氛圍的塑造。人才培育強調(diào)實踐的重要性，通過多樣化的崗位培訓(xùn)、持續(xù)教育以及校際的經(jīng)驗交流，助力檔案管理隊伍在實際操作中持續(xù)提升專業(yè)素養(yǎng)和應(yīng)變能力。對于高職院校而言，可以通過選派檔案人員參加行業(yè)研討會、與其他院校或社會檔案機構(gòu)開展實地觀摩等方式，汲取先進做法并結(jié)合本校特色靈活應(yīng)用。此外，也可鼓勵檔案管理人員積極參與信息技術(shù)培訓(xùn)或數(shù)據(jù)分析課程，使其在未來數(shù)字化浪潮中更具競爭力與適應(yīng)性。然而，人才的成長與能力的積累往往離不開良好的組織文化與共識氛圍。文化塑造凝聚共識意味著學(xué)校層面要將檔案管理提升到制度保障和價值倡導(dǎo)的高度，積極營造“依法治檔、依規(guī)辦事”“嚴謹高效、服務(wù)創(chuàng)新”的理念。校領(lǐng)導(dǎo)可通過完善檔案管理考核機制、舉行優(yōu)秀檔案管理案例評選或創(chuàng)新論壇等活動，讓全校師生切實感受檔案管理的重要地位。同時，還要將檔案管理理念與學(xué)校整體文化相融合，使檔案部門不再是“幕后”的服務(wù)角色，而是與教學(xué)、科研和學(xué)生工作等主線共同組成學(xué)校持續(xù)發(fā)展的“基石”。唯有在人才與文化兩方面同向發(fā)力，高職院校的檔案管理才能得到真正的長期鞏固與可持續(xù)提升。

三、案例分析

高職院校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)存在普遍性與典型性，以西安職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，該校在檔案管理工作中也曾面臨著諸多問題，具體表現(xiàn)為：一是檔案管理系統(tǒng)功能單一，與OA、教務(wù)、學(xué)工等業(yè)務(wù)系統(tǒng)缺乏有效對接，無法實現(xiàn)電子文件系統(tǒng)接收、元數(shù)據(jù)存儲及各門類電子文件智能分類歸檔。二是檔案資源開發(fā)利用不足，重文書檔案收集，無產(chǎn)教融合、技能競賽、實訓(xùn)過程與教師企業(yè)實踐等體現(xiàn)職業(yè)教育特色的檔案留存。三是從事檔案管理工作人員均為本科學(xué)歷，但無檔案學(xué)、信息學(xué)等專業(yè)人才。

為了改進檔案管理工作，該學(xué)院采取了一系列措施：

第一，更新管理理念。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作，將其納入學(xué)校重點工作范疇，定期召開檔案工作會議，多次實地調(diào)研檔案工作，對檔案辦公用房不足問題召開現(xiàn)場辦公會予以解決，并要求財務(wù)資產(chǎn)管理處在經(jīng)費、場地等方面予以支持。

第二，加強信息化建設(shè)。投入資金引進先進的檔案管理軟件，建立了檔案信息化管理平臺。數(shù)字化處理全校紙質(zhì)檔案，2023年對黨群類、行政類紙質(zhì)檔案展開數(shù)字化加工，2024年對學(xué)院2004年合并以來的教學(xué)類檔案展開整理和數(shù)字化，基本完成了庫存紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，數(shù)字化率達到75%，引進了先進的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了黨群類、行政類及學(xué)生學(xué)籍等檔案的在線檢索、打印、借閱和管理，提高了工作效率，并實現(xiàn)了檔案信息的在線查詢和利用。同時，加強對檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高其操作技能。

第三，強化檔案資源的開發(fā)利用。成立了檔案編研小組，深入挖掘檔案資源，編寫了全宗指南、大事記等編研成果。加強產(chǎn)教融合、技能競賽、實訓(xùn)過程以及教師企業(yè)實踐等體現(xiàn)職業(yè)教育特色的檔案收集歸檔。舉辦了多次檔案展覽，展示學(xué)校的發(fā)展歷程和辦學(xué)成果，受到師生和社會的廣泛好評。

第四，加強隊伍建設(shè)。調(diào)一名計算機專業(yè)教師到檔案科工作，提高了檔案信息化管理水平。定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動，鼓勵他們開展科研工作，提升專業(yè)素質(zhì)。

第五，完善管理制度。結(jié)合學(xué)院實際制定了《西安職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度》《西安職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案安全應(yīng)急處理預(yù)案》《西安職業(yè)技術(shù)學(xué)院電子文件歸檔與管理暫行辦法》《西安職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理考核辦法》等檔案管理規(guī)章制度，包括檔案收集、整理、保管和利用等環(huán)節(jié)的工作規(guī)范。加強對制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作有序開展。

通過以上措施的實施，學(xué)院檔案管理工作取得了顯著成效，檔案管理水平得到了大幅提高，為學(xué)校的發(fā)展提供了有力的支持。

四、結(jié)論

高職院校檔案管理工作在學(xué)校的發(fā)展中具有重要地位，面對當前檔案管理工作存在的挑戰(zhàn)，必須采取積極有效的改進策略。通過更新管理理念、加強信息化建設(shè)、強化資源開發(fā)利用、加強隊伍建設(shè)和完善管理制度等措施，不斷提高高職院校檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的價值，為高職院校的教學(xué)、科研以及管理等工作提供更好的服務(wù)，促進高職院校的持續(xù)健康發(fā)展。同時，隨著時代的發(fā)展和技術(shù)的進步，高職院校檔案管理工作還需要不斷地探索和創(chuàng)新，以適應(yīng)新的形勢和需求。

參考文獻：

[1]鄒海霞.信息化背景下高職院校干部人事檔案建設(shè)的研究[J].蘭臺內(nèi)外，2024（19）：25-27.

[2]霍倩倩.以“雙高”計劃為引領(lǐng)，加強高職院校檔案管理人才隊伍專業(yè)化建設(shè)[J].楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2022，21（01）：70-72.

[3]李 昕.高職院校檔案利用中存在的問題及對策[J].濮陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2024，37（05）：109-112.

[4]侯佳璐.“三重優(yōu)化”提升干部人事檔案管理效能[J].企業(yè)文明，2024（10）：112-113.

[5]孫秀貞.信息化時代檔案保密工作面臨的挑戰(zhàn)及其對策研究[J].中國管理信息化，2025，28（08）：162-164.

[6]洪欣欣.人工智能背景下高職院校檔案管理的智能化發(fā)展研究[J].佳木斯職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2025，41（03）：58-60.

作者單位：西安職業(yè)技術(shù)學(xué)院

作者簡介：王莉（1972—），女，漢族，陜西西安人，本科，講師，館員，中共黨員，現(xiàn)任職西安職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案科，長期從事教學(xué)、檔案管理工作，研究方向：高職院校綜合檔案管理。