檔案信息化與國家記憶工程：數字化時代的時間之旅

摘 要：檔案信息化與國家記憶工程是一次數字化時代的時間之旅。通過對檔案信息化和國家記憶工程相關概念的分析和比較，研究發現檔案信息化的定義是動態的，并具有內在的遞進規律性。在國家記憶工程中，檔案信息化具有重要地位和作用，且兩者相互促進、相互支撐。最后，文章提出了檔案信息化與國家記憶工程的發展策略。

關鍵詞：檔案信息化；國家記憶工程；關系；相互促進；相互支撐

一、檔案信息化的概念及特點

1.檔案信息化的定義和基本原理

（1）定義的動態變化過程

21世紀初，檔案信息化是指通過計算機等現代信息技術的運用，使檔案管理真正實現現代化、檔案信息資源網絡化，并以此促進檔案工作的變革和檔案信息資源的開發、利用，實現檔案信息資源共享，更好地為工作和生活服務。2010年，檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源展開處置、管理和提供利用服務。2020年，檔案信息化是指檔案管理模式從以前檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息形式向社會提供服務為重心的轉變過程。個人認為，目前檔案信息化是指將傳統紙質檔案通過信息技術手段轉換和整合為數字形式的過程，以實現檔案資源的高效管理和利用。

（2）定義的遞進規律

一是強調了應用現代信息技術實現檔案管理的現代化和檔案信息資源的網絡化，促進檔案工作的變革和開發利用；二是在此基礎上，突出了在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，全面應用現代信息技術對檔案信息資源展開處置、管理和提供利用服務；三是進一步強調了檔案管理模式的轉變，從以前的實體保管為重點轉變為以數字化信息形式向社會提供服務；四是具體描述了將傳統紙質檔案通過信息技術手段轉換和整合為數字形式的過程，以實現檔案資源的高效管理和利用。如上分析，四個定義的特點呈遞進關系，從檔案管理的現代化、網絡化到統一規劃和組織下的應用，再到檔案管理模式的轉變和紙質檔案向數字化的轉換，這一遞進規律反映了檔案信息化發展的演變過程。

（3）基本原理

首先，數據采集是指從各種來源收集檔案管理所需的數據。這些數據可以來自紙質檔案、電子文檔、圖像、音頻等多種形式。通過采集數據，將檔案信息轉化為數字化數據形式，方便后續處理和存儲。

其次，數字化加工是指處理和整理采集到的數據，使其符合特定的標準和格式要求。這個過程包括數據清洗、數據編碼、數據分類等操作，以確保檔案信息的可讀性、完整性、準確性；信息存儲是指將經過數字化加工處理的檔案信息存儲在適當的介質上，以便長期保存和管理。目前，常見的存儲介質包括硬盤、光盤、磁帶、云存儲等。合理選擇存儲介質，并采取適當的存儲方式和措施，以確保檔案信息的安全性和可靠性。

最后，智能化檢索是指利用計算機和相關技術，通過對存儲的檔案信息索引和查詢，實現快速、準確地檢索所需信息。智能化檢索可以借助各種技術手段，如全文檢索、關鍵詞檢索、語義分析等，提高檔案信息的利用效率和精確度。

2.檔案信息化的特點和優勢

檔案信息化的特點包括高效性、便捷性、持久性和安全性等，可以提高檔案管理的效率和服務質量，同時減輕了紙質檔案的管理成本，節約了時間和空間。其優勢體現在以下幾個方面：

（1）高效性

檔案信息化可以實現對大量檔案資料的快速檢索和高效管理。通過數字化的形式，可以將海量的檔案數據存儲在計算機系統中，并通過智能化檢索工具快速定位和獲取所需信息，大幅提高了檔案管理的效率。比如開展企業人事檔案信息化建設后，通過數字化手段將人事檔案轉化為電子文件，并建立智能化的檢索系統，可以實現對員工檔案的快速查詢和管理，大幅提高了人事部門的工作效率。

（2）便捷性

檔案信息化使得檔案資源的利用更加便捷。傳統紙質檔案需要人工查找和整理，浪費大量時間和精力。數字化檔案可以通過計算機網絡實現遠程訪問，用戶可以隨時隨地獲取所需的檔案信息，極大地方便了檔案資源的利用。

（3）持久性

數字化檔案可以通過數據備份和多重存儲手段來保證檔案信息的安全性和持久性。相比之下，紙質檔案容易受到時間、環境、災害等因素的影響而損壞或丟失，而數字化檔案可以通過合理的數據備份策略和分布式存儲技術實施多重保護，以確保檔案信息的長期保存和可靠性。以國家檔案館的歷史文獻檔案為例，紙質檔案容易受到濕氣、腐蝕等因素的影響而損壞。檔案信息化后，國家檔案館將歷史文獻數字化，并采取多重備份和分布式存儲技術保存，確保檔案信息的長期保存和可靠性，避免了檔案的損失。

（4）安全性

檔案信息化可以實現對檔案信息的安全管理。通過權限控制和加密技術，可以確保只有授權人員才能訪問和修改檔案信息，從而保護檔案的機密性和完整性。與傳統紙質檔案相比，數字化的檔案更具安全性，可以有效防止檔案信息被篡改、濫用或丟失。以銀行的客戶檔案為例，傳統的紙質檔案存在被泄露、篡改或丟失的風險。而檔案信息化后，銀行可以通過權限控制和加密技術，確保只有授權人員才能訪問和修改客戶檔案，保護客戶的隱私和機密信息，提高了檔案信息的安全性。

二、國家記憶工程的內涵和目標

1.國家記憶工程的定義和重要性

（1）定義

國家記憶工程是以收集、整理、保存和傳承國家歷史文化遺產為主要任務的一項重要工程，旨在通過對國家的歷史、文化、社會等方面的資料展開系統性的整理和保護，弘揚民族精神，保護國家記憶，增強國家的凝聚力和文化自信力。

（2）重要性

第一，有助于保護國家的歷史文化遺產。歷史文化遺產是一個國家的瑰寶，包括了國家的歷史事件、人物事跡、社會風貌和群眾生活等各個方面。通過對這些遺產的收集、整理、保存和傳承，可以確保它們不會因時間流逝而失去，讓后代能夠了解和學習。

第二，有助于弘揚民族精神。國家記憶中蘊含著民族的精神和價值觀念，它是民族凝聚力的重要源泉。通過對國家歷史文化遺產的傳承和弘揚，可以激發民族自豪感和自信心，增強民族凝聚力，促進社會的和諧發展。

第三，有助于增強國家的文化自信。一個國家的文化自信是國家面對外部世界時的一種自信心和底氣。通過對國家歷史文化遺產的保護和傳承，可以展現國家獨特的文化魅力和價值觀念，并能夠在文化交流中與其他國家對話和互動，提升國家的國際地位和影響力。

2.國家記憶工程的目標和內容

（1）目標

國家記憶工程的目標是通過各種手段和措施，建設和完善國家記憶體系，以保護和傳承國家歷史、文化和社會的重要遺產，增強國家的凝聚力和文化自信。

（2）內容

包括但不限于以下幾個方面：

一是國家歷史檔案。國家歷史檔案是國家記憶工程中重要的組成部分。它包括政府機構、黨派組織、企事業單位等的重要檔案資料，記錄了國家的政治、經濟、軍事、外交等各個領域的歷史發展。通過收集、整理和保存這些檔案資料，可以為后代研究國家歷史提供重要的原始資料。比如中國國家檔案館是負責收集、整理和保存國家歷史檔案的機構。通過鑒定、整理和保存各級政府機關、企事業單位和個人捐贈的重要檔案資料，建立了豐富的國家歷史檔案資源庫，供研究者和公眾使用。

二是民族文獻。民族文獻是國家記憶工程中保存和傳承民族文化的重要內容。包括民族語言文字、口述歷史、傳統文化、民間藝術等方面的資料，記錄了民族的思想、信仰、價值觀念以及社會風俗習慣等。通過保護和傳承這些民族文獻，可以加強民族認同感和文化自信。比如中國民族文獻館是負責收集、整理和研究民族文獻的機構。它通過采集和整理全國各地的民族文獻，建立了豐富的民族文獻資源庫，推動了對民族文化的保護和傳承。

三是口述歷史。口述歷史是指通過采訪和記錄大眾群體的口述，收集和保存群眾的生活經歷和見證，記錄了普通人在歷史事件中的角色和貢獻。通過收集和整理這些口述歷史材料，可以還原歷史真相，補充正史的不足，豐富歷史的多樣性和立體性。比如中國國家口述歷史工程是負責收集和整理口述歷史的機構。它通過對老年人、退伍軍人、幸存者等的采訪和記錄，收集了大量口述歷史資料，涵蓋了中國各個歷史時期的重大事件和社會轉型期的個人經歷。

四是數字化信息資源。隨著信息技術的發展，數字化信息資源在國家記憶工程中扮演著越來越重要的角色。通過數字化處理和存儲歷史文獻、檔案資料等，可以實現信息的長期保存和高效利用。同時，數字化的檔案資源還可以通過互聯網向公眾開放，提高信息的可獲取性和共享性。比如國家圖書館等機構通過數字化技術，將珍貴的文獻資料、古籍書目等轉化為電子形式，并建立相應的數字資源庫，方便研究者和公眾使用。

三、檔案信息化與國家記憶工程的發展策略

而將“檔案信息化與國家記憶工程”比喻為“數字化時代的時間之旅”，是因為它們在數字化技術的推動下將過去的時間信息以數字化形式保存、管理和傳承，為我們提供了更加便捷和全面的了解和利用歷史信息的方式。

1.信息技術在國家記憶工程中的應用

信息技術在國家記憶工程中具有廣泛的應用前景。通過采集、整理和數字化處理檔案信息，可以構建更加完善和便捷的國家記憶體系。

（1）信息技術可以實現檔案文獻的高效采集和整理，提高檔案資源的質量和數量。傳統的手工整理需要大量的人力、物力，而信息技術可以自動化開展檔案數字化處理和分類整理，提高了工作效率。

（2）利用智能化檢索和大數據分析等技術手段，可以提升研究和利用檔案信息的能力和效果。傳統的檔案檢索方式需要花費大量的時間和精力，而信息技術可以快速、準確地搜索到所需檔案信息，并實施有針對性的分析和應用。同時，通過大數據分析，可以挖掘隱藏在海量檔案信息中有價值的歷史和文化線索，為國家記憶工程提供更深入的研究和展示。

（3）信息技術還可以促進檔案資源的共享和開放。通過建立統一的檔案信息管理平臺，各級各類檔案館可以共享檔案信息，避免重復建設和資源浪費。同時，開放檔案信息也可以為學術研究、教育教學、文化創意等領域提供有力的支持和參考，豐富人們對歷史和文化的認識。

2.檔案信息化與國家記憶工程的管理與保護

檔案信息化與國家記憶工程的管理與保護密不可分。為確保國家記憶工程的長期可持續發展，需要建立健全檔案信息管理體系和安全保障機制。

（1）建立檔案信息管理體系是保障檔案信息化工作的基礎。該體系應包括檔案信息的采集、整理、存儲、檢索、傳輸、共享等環節，確保檔案信息的完整性、真實性和可靠性。

（2）加強對檔案信息的備份和恢復是保護國家記憶工程的重要措施。通過建立災備中心和數據備份系統，定期備份和儲存重要檔案信息，確保信息不會因硬件故障、人為操作失誤等原因而丟失。同時，建立完善的檔案信息恢復機制，可以在檔案信息丟失或損壞時，迅速恢復數據，保證國家記憶工程的連續性和穩定性。

（3）加強檔案信息的安全保護也是保障國家記憶工程的重要環節。建立檔案信息安全管理制度，加強對檔案信息的權限控制和訪問監管，防止非法獲取、篡改和泄露信息。同時，加強網絡安全建設，確保檔案信息不受網絡攻擊和病毒侵擾，保障國家記憶工程的信息安全。

通過檔案信息化與國家記憶工程的緊密結合，可以實現檔案資源的充分利用和保護，促進國家歷史文化遺產的傳承和發展，對于推動國家的文化建設和社會進步具有重要意義。因此，在檔案信息化的推進過程中，需要制定相應的策略，并加以實施和監督，確保國家記憶工程的成功實施和長期發展。

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作者單位：平頂山學院檔案館

基金項目：本文為2023年度河南省檔案科技項目《檔案工作賦能國家記憶工程研究》（項目編號：2023-R-027）的階段成果。

作者簡介：宋飛（1981—），女，漢族，河南寶豐人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。