淺談5S管理制度在企業辦公區域中的應用

摘 要：辦公區域的狀態是科研技術人員以及管理人員行為習慣和個人素質的集中體現。良好的辦公環境，不僅可以讓員工心情愉悅地投入到每天的工作中，還能有效提高工作效率。本文結合動素理論，通過對某央企辦公區域5S應用狀況進行剖析，探討如何在競爭激烈的市場環境中構建科學的管理模式，營造高質量、高效率、低浪費的辦公環境，從而提高員工工作效率和工作質量，提高企業競爭力。

關鍵詞：5S；動素分析；精益化管理；SOP；辦公區域

一、5S管理制度的起源及含義

5S管理起源于日本，是一種現代企業的管理模式。具體包含以下內容：

1.整理（SEIRI）：用“紅單”將現場需要的東西與不需要的東西分開，并處理掉不必要的東西，將“空間”釋放出來，靈活使用。

2.整頓（SEITON）：三定，即“定名、定量、定位”，根據使用頻度分別放置，使常用的東西能及時、準確地取出。

3.清掃（SEISO）：去除現場的臟物、垃圾、污點。

4.清潔（SEIKETSU）：定期進行衛生、安全檢查，采取防止污染、噪聲和震動的對策，使現場明亮化。

5.素養（SHITSUKE）：培養員工文明禮貌習慣，員工按規定著裝及佩戴工作牌，按規定行事，養成良好的工作習慣。

20世紀90年代，隨著中國改革開放的發展，外資企業陸續來中國建廠，也將日本5S管理思想帶到了中國。最開始實行5S管理辦法的是廣東的一些日本企業，緊接著臺灣企業、香港企業也開始引進并推行，到2000年左右，中國本土企業開始試行5S管理辦法并取得顯著成效。比如：海爾集團在5S管理的基礎上首次提出6S管理概念，即在5S管理基礎上，增加了安全（Safety），使海爾品牌聞名于世。

二、在業務部門辦公區域運用5S的必要性

本文以A公司為例，探討在業務部門辦公區域運用5S管理的必要性。

A公司業務部門辦公區域處于與客戶溝通和生產管理的核心區域，既要幫助客戶了解生產進度，又要幫助企業解決各種內部問題，是連接客戶、領導、供應鏈和財務等各級部門的重要樞紐。但隨著A公司業務不斷擴大、訂單不斷增加，業務部門接觸的事務越來越繁雜，加上部門之間溝通不暢，職責履行情況參差不齊，工作人員自身素質迥異等原因，業務部門整體工作效率開始降低，甚至出現辦公桌面臟亂差等問題。

眾所周知，辦公區域是企業生產與管理的場所，每天都接觸內部與外部人員，是公司對內對外的“窗口”，代表著公司的形象。隨著企業不斷發展，在數字化不斷推進的大背景下，若相關人員還處于傳統的管理方式中，會導致工作與發展脫節，效率效益也隨之下降。因此，將5S管理應用于日常辦公區域，對推動A公司日常工作規范化，使相關人員提高工作效率是非常必要的。

1.普及5S理念的必要性

近年來，A公司在車間及辦公區域大力普及5S管理理念，并制定了相關制度，但在推行過程中還存在不盡如人意的問題，尤其是在提升員工對5S管理理念的認同方面還需要下大力氣。比如，根據B部門2023年5S評分統計表（如圖1），在產能集中的月份5S評分卻較低，重復問題發生次數占違規現象的58%。由此可見，A公司員工對5S的認知仍有不足。比如，一些員工不太清楚5S的底層邏輯，認為5S只是領導安排的衛生打掃工作；一些部門管理者對違規現象習以為常，或者認為“正確與錯誤的邊界不明晰”，故而未加以糾正。這些片面認識，導致5S管理活動效果不佳。

在辦公區域普及5S管理理念，目的在于建設美觀舒適的工作環境，呈現良好的企業形象，減少尋找東西的時間，從而提高工作效率，降低出錯概率。需要注意的是，推行5S管理需要全員參與，只有每一名員工都充分了解5S管理的目的、實施要領、具體做法，養成“人人都有改善能力”的素質要求和“事事都有提升空間”的行為習慣，才能真正把5S管理工作落到實處。

2.推行5S管理模式的難點

5S管理是A公司精益管理的重要內容之一。該公司分3個階段大力推進5S管理制度，即啟動示范階段、全面展開階段、長效鞏固階段。自活動開展以來，該公司逐漸摸索出一條理論與實踐相結合、管理與改革相承接的精益改善之路，有效解決了企業生產經營管理中的痛點、難點問題，辦公區域面貌得到顯著改善。為達到5S成果長效保持，全體員工自覺做到“班前班后五分鐘，主動維護辦公環境”的要求，各部門領導需要對重復發生的問題進行根本原因分析。

開展5S活動以來，A公司通過行跡管理、定點攝影、紅牌作戰、目視化管理等方式，極力降低重復問題發生的幾率，提高了管理效率，保障了生產作業環境的安全，努力讓員工在規范、清潔的工作環境中保持身心健康，有效提高了員工整體素質和工作效率。目前，5S管理制度已在A公司全面落地生根，該公司所屬的B業務部更是處于長效鞏固階段。

取得成績的同時，更應該看到需要引起重視并加以整改的問題。A公司推行5S管理過程中，遇到的最突出的難點問題有以下幾點：

首先，員工主動性不強。A公司在培養員工5S自主意識上缺乏系統教學，員工更多的是從兼管5S的專員那里得到需要整改的通知，對為何要整改、整改的目的、整改的好處、不整改的危害等問題沒有深究。5S是實踐性很強的活動，僅靠領導發號施令就想取得成效是不現實的，此項工作必須充分調動起每一位員工的積極性，讓所有員工都清楚地知道5S管理是干什么的、有什么好處、準備怎么推進、達到什么目的。

其次，推動力有待加強。在推行5S活動過程中，一些員工認為，5S管理就是開展大掃除，開展一下衛生清掃活動，對5S的本質缺乏深刻理解。領導層面沒有給予足夠重視，而是將更多的精力放在業務層面和利潤層面，鮮少通過精益化改進措施降低企業運營成本，提高員工工作效率。公司在推行5S專項活動時沒有提供足夠的資源支持，也沒有做到明確的職能劃分。目前，A公司大部分5S工作是由各部門推選員工兼職負責，細化分工和精力上都有所欠缺。因此，企業應該通過開展培訓、督導執行、懲罰獎勵等多種方式，引導員工充分認識5S管理活動的本質，激勵員工積極主動參與5S管理，才能真正從5S管理中獲得收益。

最后，制度與現場實際脫節。一些制度的制定者沒有深入實際調研，坐在辦公室里“閉門造車”，這樣制定出來的制度很可能與實際脫節，難以取得實效。5S管理的工作流程、工作標準、工作方法，必須在工作實踐中驗證其合理性、可行性和科學性，待這些條件確認后，再把制度固化，這樣才能“接地氣”，才能得到員工的擁護。

推行5S管理的最終目的是實現員工自我管理。5S作為A公司的生產管理工具，是一項需要長期執行的工作，需要制定長效維護機制并不斷改進，不能僅停留在清潔清掃和整理整頓階段，更多的工作是要提高員工的5S素養，這需要進一步向員工普及5S相關知識，幫助員工真正理解5S管理的重要性。

三、在辦公區域推行5S管理方法的具體實踐

1.優勢分析

（1） A公司領導對推行5S管理的重視度不斷提升。目前，A公司領導牽頭推廣5S管理工作，各部門主要負責人成為5S管理工作的核心責任人。

（2） A公司作為央企，不僅是知識型企業，也是學習型企業，其招聘的員工普遍有較高的文化水平，且行政管理人員擁有較高的工作技能和專業化水平，工作責任感較強，對科學可行的管理辦法普遍支持。

（3） A公司目前推行的5S管理制度是AEOS管理體系中不可或缺的一部分。在推行過程中，公司領導針對現場問題不斷改進并構建了相關考核辦法，已實現了全體員工參與5S管理，在優化工作環境方面取得了明顯成效。

2.劣勢分析

（1） A公司為制造型企業，分廠位置分散，涉及辦公區域的場所散落分布，且每個部門涉及的基礎設施不一樣，難以做到集中管理，需各單位根據自己的現場情況自行處理，這對該部門5S管理負責人的專業知識和技能有較高要求。

（2） A公司是以制造為主營業務的企業，主要精力和人力必然集中于產值產能的增強，當業務需求增加，交付時間緊迫時，很難分出精力保持5S整改成果，這需要每個員工提高自身5S素養，將5S要求養成習慣。

（3） A公司大部分部門都屬于經營生產性質，所以部分5S需求，如修繕、消防等，需要后勤部門和安保部門的協調和幫助，部門之間溝通不及時、需求不明確會造成5S管理工作滯后。

（4） 部門成員兼職5S管理工作，精力有限，當本職業務飽和時，無剩余精力處理5S相關事務，導致5S執行力不高。

3.應對舉措

各部門范圍內的5S管理，可結合自身業務性質，在遵照公司規章制度的前提下，制定可視化的管理看板和管理方案。

（1） 成立部門5S管理小組

建立金字塔式的管理矩陣，明確小組中各個管理成員的工作職責和職能范圍。

同時，以屬地管理、自主管理、全員參與為手段，制定部門適用的5S管理實施細則，做到有章可循、有據可依。

（2） 網格化管理，目標明晰

嚴明紀律、嚴格管控、嚴肅考核，實現責任到人。將辦公區域進行網格化劃分并指定固定責任人，同時制定標準統一的網格區域管理制度，將可視化管理看板運用到辦公室5S管理工作中。網格區域細分到每個人的辦公桌及其周圍區域，包括公司的文件柜以及公共區域。同時，根據5S管理細則對每個網格評分并進行合規整改。

（3） 制定5S管理獎懲機制

“是非分明，賞罰得當?！逼渲饕獏⒖挤绞接校孩傥镔|獎勵；②精神鼓勵；③物質與精神相結合。其目的在于鼓勵員工參與，增加積極性。目前，A公司采用的方式為單一懲罰制度，也就是通常所說的罰款，這在調動員工參與5S活動積極性上收效有限，還需要改進。

（4） 強化教育培訓

A公司及部門結合自身工作實際，采取線上與線下相結合的方式，通過講座、研討會、實地參觀、視頻教學、PPT講解等多種方式大力開展5S培訓，及時了解員工對培訓內容的掌握情況，收集員工對開展培訓工作的意見和建議。A公司通過開展多樣化的培訓工作，幫助員工樹立精益化管理的核心思維，引導員工掌握科學的工作方法，提高自行解決問題的能力，強化5S學習效果，鞏固5S管理成果。

四、多措并舉推動5S管理走深、走實

5S管理對企業有著重要的現實意義，通過持續有效的改善活動，可以培養員工良好的敬業精神，塑造企業良好的形象。但運用5S管理工具不能簡單地照搬別人的經驗，而是應該結合自身實際，運用多種手段分析問題、解決問題，真正推動5S管理走深、走實。

1.遵循PDCA原則強化5S管理

PDCA是英語單詞Plan（計劃）、Do（執行）、Check（檢查）和Act（行動）的第一個字母組合，PDCA循環就是按照這樣的順序進行質量管理，并且循環進行下去的程序。該理念針對品質工作按計劃、執行、檢查與行動進行活動，以確?？煽慷饶繕说倪_成，進而促使品質持續改善。

這個管理模式同樣適用于推進5S管理，因為5S中的每一個要素都需要全面細致地落實，通過逐一落實、持續改進，才能形成完整的管理體系。

（1） 提高管理層對5S管理的重視程度，進行5S技能培訓。根據公司經營生產現場特點，探索新思路，開發新技術，建立全員精益化管理的5S風氣；通過管理層積極參與，各單位積極分享優秀精益化管理案例等方式，多維度宣傳5S，增強全體員工的參與度。

（2） 持續改善，鞏固改進成果。遵循PDCA原則，通過計劃—執行—檢查—行動這一過程，保障5S目標得到執行，并在改進過程中不斷完善，形成長期執行方案；結合部門目標制訂年度計劃，細化網格任務，將任務指標委派給固定負責人，定期進行跟蹤反饋，保障年度計劃按要求完成。

（3） 消除浪費，降低成本?？茖W區分哪些步驟不產生經濟效益，將工作分為“增值、非增值以及非增值但需要”三種，剔除非增值部分，減少非增值但需要的部分，協調資源，將運營指標數據用可視化管理看板的方式反饋給員工，讓員工能夠通過看板及時清晰地了解需改進的部分。

2.動素分析助力5S精益管理

如何持續改善辦公區域工作環境？如何顯著提升辦公區域工作效率？在5S實施過程中，會遇到很多諸如此類的問題。動素分析，有助于人們找準癥結所在，有針對性地制定改進措施。

動素分析由美國工程師吉爾布雷斯（Frank Bunker Gilbreth）創立。所謂動素（Therblig），是指完成一件工作所需要的基本動作。

動素可以分為3種類型：第1類為有效動素，包括空手、抓取、移物、放開、使用、組合、拆開、檢查和休息。第2類為輔助動素，包括發現、檢查、思考、預定位。第3類為無效動素，包括握持、預對、對準、尋找、選擇、計劃、延遲、拖延。

筆者以A公司辦公區域為例，將進出口業務部制單員工辦公操作動作進行分解，根據動素理論，如實記錄該制單員的日常工作并進行分析（表1）。

分析結果顯示，制單員工辦公操作包含了交接紙質發運單、打開Excel表格尋找對應單證、電腦制作發運單發票、等待打印等28個動作（或工序）。其中，工序3“電腦制作發運單發票”和工序4“登記臺賬”所需時間最長，其次是工序27“登記臺賬”?？梢?，這三項是整個工作流程中最大的“瓶頸”，且純人工錄入，正確率也會大大降低。要提高工作效率，縮短工作時間，在公司不引進ERP/SAP等新操作系統的前提下，需要結合工作流程，對“瓶頸”工序和工作流程進行優化。

（1） 運用ECRS程序分析法對現狀進行調查，最大限度減少無效動素（如表2所示）。

ECRS分析法，是工業工程學中程序分析的四大原則，用于對生產工序進行優化，以減少不必要工序，達到更高的生產效率。ECRS即取消（Eliminate）、合并（Combine）、重排（Rearrange）、簡化（Simplify）。運用該方法，可以幫助找到更好的效能和更好的工序方法。

平衡率改善是指通過調整工序的作業內容，使各工序作業時間接近或減少偏差。平衡率=實際工作時間÷理論工作時間×100%。

理論工作時間是指完成生產任務所需要的最短時間，實際工作時間是指實際完成生產任務所需時間。工序平衡率越高，工作效率就越高，工作時間就越短，工作成果也越多。

通過以上方法進行整改，可以計算出，進出口業務部制單員工工作流程的平衡率提升了0.4%。

（2） 運用SOP改善辦公流程

SOP是指標準作業程序，是將某一事件的標準操作步驟和要求以統一的格式描述出來，用于指導和規范日常工作。由“設計、實施和維護”3個主要步驟組成，通過制作SOP操作流程，將項目細化，每個時期每個步驟該做什么一目了然。那么，如何運用SOP改善辦公流程？

首先，制定網格區域，如辦公桌和設備均可劃為一個網格，工位上的員工則是該網格的負責人。其次，根據公司管理要求和現場情況，將網格可視化處理，并制定科學合理的5S管理細則。同時，制定賞罰機制，定期對網格進行5S檢查，并規定整改期限。

需要注意的是，在對各個網格制定SOP時，需明確該工序在此流程中的重要程度，以及可否通過工具提高作業效率。單個環節的最優不代表整體的最優，SOP的制定也不是一勞永逸，要隨著現場操作的內容以及工具而靈活變動，最終實現系統平衡。

對員工在辦公區域的辦公設備，如抽屜和計算機等進行SOP規則制定時，可以參考“六不原則”，即不等、不碰、不動、不想、不找、不寫。

標準作業流程對指導員工進行標準化作業十分重要，也有利于實現新老員工工作交接。有了標準作業流程，當老員工離職或者離開原崗位時，新員工可以根據已有的流程迅速上手，減少試錯時間和成本。

五、結語

實際生產活動中，致使生產效率低下的原因很多，而對辦公室職員來說，提高辦公簡便程度是提高工作效率的重要方法之一。

本文通過對5S工作制度的起源和工作原理進行較細致的解釋與分析，使讀者能夠從思想上更容易接受5S管理辦法。同時，以A公司辦公區域為例，對工作人員日常處理事務的流程進行動素分析，根據ECRS原則進行SOP改善，提出了提高工作效率的方法。需要注意的是，由于工作中不同崗位所遇問題不同，復雜性和不確定因素不一致，所以并沒有一套一勞永逸的標準化制度，企業需要根據現場實際情況因地制宜推行5S管理方法，才能有效改善工序流程，消除浪費，提高工作效率。

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作者簡介：徐瑤岑（1989— ），女，四川成都人，本科，中國航發航空科技股份有限公司，中級經濟師。