高職院校學籍檔案管理探索與實踐

摘 要 學籍檔案管理工作是高職院校管理工作中的重要一環，文章從學籍檔案管理的內容出發，分析了當前高職院校學籍檔案管理的發展現狀，總結出“學籍檔案管理制度不完善、 人員不充足、平臺未應用、資源未滿足”四個方面的問題，錨定問題解決，提出了“健全檔案管理制度，規范管理程序；充足配備管理人員，打造專業團隊；推進數字發展建設，提升管理效能；夯實管理基礎設施，加強安全保障”的管理水平提升路徑，以期為更好地進行學籍檔案管理提供經驗借鑒。

關鍵詞 高職院校；學籍檔案管理；數字化

中圖分類號：G717 " """""""""""""""""""""""""文獻標識碼：A """DOI：10.16400/j.cnki.kjdk.2024.15.008

Exploration and Practice of Student Record Management in Vocational Colleges

HAN Meiqi

（Tianjin Electronic Information College， Tianjin 300350）

Abstract Academic records management is an important part of management work in higher vocational colleges and universities， this paper analyzes the current development status of academic records management in higher vocational colleges and universities from the content of academic records management， summarizes the \"academic records management system is not perfect， personnel is not sufficient， the platform has not been applied， and the resources have not been satisfied. Four aspects of the problem， anchored in problem solving， put forward \"sound file management system standardize management procedures， adequately equipped with management personnel to build a professional team， promote the construction of digital development to enhance the effectiveness of management， and consolidate the management infrastructure to strengthen the safety and security of the\" four management level to enhance the path， in order to provide experience for better management of the school records， in order to provide experience for better management of school records.

Keywords vocational colleges; student record management; digitization

學籍檔案管理是高職院校教育管理的重要依據，對于維護學校教育秩序、保障學生權益具有重要意義。學籍檔案管理過程中需要確保檔案信息的準確性、完整性、一致性。學籍檔案管理是一項兼具專業性、周期性和系統性的工作，檔案管理工作持續時間較長，學籍檔案的收集、整理和歸檔業務流程還不夠優化，檔案收集的質量和效率還有待提升。針對目前工作中存在的問題以及學籍學歷管理中出現的新情況、新問題，應進一步強化管理、創新服務、真抓實干，努力提升學籍管理工作的科學化水平。

1 "高職院校學籍檔案管理的內容

2008年8月，教育部出臺了《高等學校檔案管理辦法》，這是針對學校檔案管理出臺的專門文件，明確提出高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。學生類文件材料的歸檔范圍主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。2017年2月，教育部重新修訂《普通高等學校學生管理規定》，高職院校的學生管理、學籍管理都是以此文件為基礎開展工作的，文件中明確提出學校應當健全學籍檔案管理制度。

部分省市為了規范做好學籍檔案管理工作也出臺了相應的政策文件，比如2021年3月，天津市教委專門針對學籍檔案管理工作，發布了《市委教育工委 市教委關于加強高校學生學籍檔案管理工作的通知》，明確了學生學籍檔案管理的內容，對于新生入學、在校期間、學校長期留存的學籍檔案材料進行了詳細的說明。學籍檔案管理工作越發嚴格，要求我們進一步加強和規范學籍檔案工作。

學生入學學籍檔案材料的內容包括但不限于高中畢業生登記表、高等學校招生報名表、體檢表。高考加分資格證明材料，農村和貧困地區專項計劃政策報考資格證明材料，保送、自主招生錄取有關資格證明材料。學生在校期間學籍檔案材料的內容包括新生入學登記表、學籍卡片、入學體檢表、學籍變更材料、獎懲材料、高校畢業生登記表、新生入學資格審查材料等。

學校要永久留存學生的部分高中學籍檔案、高考報名檔案和高校在校期間學籍檔案。綜合比較所有相關制度文件，即可梳理清楚學校需要永久留存的需要歸檔整理的高中階段學籍檔案和大學階段的學籍檔案材料。高中階段的學籍檔案材料一般是高中畢業生登記表、高考政策性優惠證明等5類，大學階段的檔案材料一般是新生入學圖像比對報告、新生入學資格復查表、學籍卡片、畢業生登記表等10類。

2 "學籍檔案管理要點分析

學籍檔案是指學生自入學之日起，在受教育過程中形成的具有保存價值的各種形式的文字和電子文檔。它是學生在校期間的學籍、成績和畢（結）業等情況的重要憑證，應當永久保存。學籍檔案是學院教學管理工作的重要組成部分，要求學籍管理人員以嚴謹負責的態度對學籍檔案材料進行收集、整理、歸檔，堅持真實、完整、保密的原則。

高職院校管理工作的重要組成之一就是學生學籍檔案管理工作，其管理質量影響著學校的可持續發展和測評狀態，對院校管理體制的完善具有重要影響[1]。高職院校需要明確學籍檔案管理的機構和職責，明確學生學籍檔案的內容，建立檔案目錄庫，厘清檔案清單的各類模板。按照不同畢業級別的學生，雙軌制同步歸檔和接收學籍檔案紙質和電子文件。在學籍檔案室內集中保管學籍檔案，指定專門的工作人員負責學生學籍檔案的管理，嚴格遵守保密、安全相關規定，在進行學籍檔案材料的收集、借閱、歸檔等工作時不違背管理的紀律。

3 "高職院校學籍檔案管理發展現狀

3.1 "學籍檔案管理制度不完善

高校學籍檔案管理缺乏科學的管理體系建設和制度支撐。據調研統計，建立學籍檔案管理制度和問責制度的高校占比不高，高校沒有科學系統的檔案管理體系制度支撐，管理內容不規范、不具體，會降低學籍檔案的完整性和真實性[2]。學籍檔案管理時間跨度長，涉及學校內部多個部門，不同部門和機構之間的信息共享不充分，導致學籍檔案信息重復收集。沒有出臺專門的學籍檔案管理制度，導致一些高校的學籍檔案管理存在不規范的現象，如檔案分類不清晰、檔案記錄不準確、檔案保存不完整等。這些問題導致了檔案查找、調閱、使用等環節的困難，同時也給高校學籍檔案管理工作帶來了潛在的風險和隱患。

3.2 "學籍檔案管理人員不充足

學籍檔案管理工作非常煩瑣復雜，學籍檔案管理工作人員需要具備極強的責任心來從事本工作。伴隨著招生規模的逐步擴大，高職院校學生人數逐步增多，學籍檔案管理業務的工作量也持續增加，但是校內專職學籍檔案管理人員數量不足，多數為兼任式管理。一般教務處、學生處等部門會配備專門人員進行檔案管理，高職院校二級學院、系部的學籍管理人員大多是臨時調用，較少有專門人員進行專門管理。臨時調用的管理人員缺少學籍檔案業務管理能力，缺乏必要的學籍檔案管理專業知識和技能，對學籍檔案數據的收集、整理和核對工作知之甚少，工作過程中無法保證信息數據的準確性和完整性。

3.3 "未應用學籍檔案管理平臺

傳統的學籍檔案以紙質文件為主，管理效率低下，容易發生信息遺失、損壞等問題，學籍檔案信息化建設滯后于數字化校園建設[3]。高職院校學籍檔案數字化管理需要信息化系統的支撐，很多學校并未建立針對學籍檔案的數字化信息系統，檔案管理工作中沒有充分運用計算機技術，管理效果不理想[4]。

目前，學校學籍檔案管理信息化程度不高，部分學校未應用學籍檔案管理系統，部分學校使用的學籍檔案管理系統不完善，功能單一，無法滿足學校學籍檔案管理的信息化需求。學籍檔案管理的信息化程度不高，暴露出信息遺失、損壞、信息共享難、使用效率低下等問題，影響學校學籍檔案管理的效果，存在信息泄露、篡改等風險。

3.4 "學籍檔案管理資源建設不足

學籍檔案管理中容易出現安全性問題，紙質檔案可能因檔案室發生自然災害或者被盜導致丟失難以補救，電子檔案數據資源可能受病毒攻擊而導致被篡改和中毒丟失[5]。

學籍檔案管理需要配備基礎的硬件資源，包括計算機設備、存儲設備、掃描設備、打印設備以及檔案室、檔案柜、檔案盒等相關設施。學校在實際工作過程中往往臨時劃分出一個空間進行學籍檔案的存放，沒有單獨劃分場地和配備設施，無法保障檔案存儲的安全性和保密性。同時學籍檔案管理也需要配備相應的軟件資源，需要利用檔案管理系統、安全防護系統等信息技術手段，實現檔案在接收、整理、分類、鑒定、統計、保管各個環節的便捷、高效和安全。

4 "高職院校學籍檔案管理水平提升路徑

4.1 "健全檔案管理制度，規范管理程序

學籍檔案管理需要保障規范性和合法性。只有依照上級制度要求和學校規范制度標準，才能構建符合要求的檔案管理體系，才能做到學生學籍檔案信息及時更新、準確無誤。

學籍檔案管理制度的完善能夠促進學籍檔案數字化建設，能夠確保學籍管理模式由靜態轉向動態管理，貼合社會發展需求，促進檔案深度開發利用，奠定良好的檔案服務效果[6]。高職院校需要增強制度執行的可操作性，做到制度內容條款涵蓋范圍全面，制度體系與信息化系統整合力度大。同時，需要繼續加強學生學籍檔案管理，優化管理流程和工作內容，對學籍檔案管理全業務流程進行深入排查，及時梳理管理過程中可操作性不強的工作流程，不斷提高工作效率和管理水平。

4.2 "配備充足的管理人員，打造專業團隊

高職院校學籍檔案管理需要選優配全管理人員，保持人員隊伍的充足和穩定。同時，著重加強人員培訓和管理，提高學籍檔案管理人員的專業素質和工作能力，引導工作人員堅定熱愛檔案管理工作，能夠按照學籍檔案管理相關規章制度開展規范化專業化的工作。鼓勵支持學籍檔案管理人員的工作，對優秀人員給予表彰和獎勵，激發團隊工作人員的積極性。

在打造專業團隊上下功夫，重視提升學籍管理人員的責任意識、工作能力以及綜合素養，革新認知儲備，提升管理水平。持續提高管理人員的素質，需要從學籍檔案管理人員的選拔、培訓、考核、激勵等多個環節發力，嚴格按照上級文件制度要求落實管理工作，加大力度開展培訓工作，深入分析研討政策文件，定期召開工作對接會議，妥當合理解決管理問題。

4.3 "推進數字發展建設，提升管理效能

高職院校需要在學籍檔案管理過程中采用數字化技術，持續更新管理理念，主動適應信息化發展態勢，在不斷做好線下檔案服務與管理工作的同時，深化開發學籍檔案管理系統線上功能，打破時間與空間限制，更好地服務學校工作和滿足學生需要。采用適合高職院校工作實際的學籍檔案管理系統，深度開發與利用好學籍檔案資源，逐步形成檔案信息數字化管理，便捷師生使用，推動實現學籍檔案管理的信息化、數字化，促進學籍檔案管理效率提高，方便檔案查詢和調取。

高職院校還應創新開拓與政府、社會的合作形式，架設系統聯結通道，打通檔案信息壁壘，學習先進經驗，建立協同合作機制，共同推動學籍檔案管理的現代化、智能化，為我國高職院校教育事業的發展提供有力支持。

4.4 "夯實管理基礎設施，加強安全保障

學籍檔案管理要不斷適應教育教學改革的新要求，更加注重個性化、人性化，同時也要更加注重檔案管理的安全性和規范性。學籍檔案管理的基礎設施關系到學籍檔案的存儲安全程度，需要投入資金定期新增檔案柜、滅火器等基礎設施，做好安全保障工作。

高職院校需要加強學籍檔案信息的安全管理，建立健全的信息安全管理制度和措施，對檔案管理人員的操作行為進行管控，避免人為操作失誤，強化其安全意識和保密意識，確保學籍檔案信息的安全性和保密性。同時，可以采用信息安全技術，如數據加密和身份認證來提高信息安全管理的效果。

5 "結語

高職院校學籍檔案管理人員應該轉變傳統管理理念，以制度、人員、平臺、資源為切入點，在學籍檔案管理的實踐過程中持續進行“健全檔案管理制度，規范管理程序”“充足配備管理人員，打造專業團隊”“推進數字發展建設，提升管理效能”“夯實管理基礎設施，加強安全保障”等4個方面的工作，從而保障學籍檔案管理水平全面提升，為高職院校學籍檔案管理的發展提供有力支持。

參考文獻

[1] 邰春蘭.辦公信息化時代高校學籍檔案管理路徑研究[J].辦公自動化，2022，27（22）：47-49，30.

[2] 李勇，王傳廣.高校學籍檔案管理數字化建設的思考[J].濟南職業學院學報，2022（4）：103-106.

[3] 李敏.管理育人視角下高校學籍檔案功能的調適拓展與開發利用[J].陜西檔案，2022（2）：29-31.

[4] 李娟.數字化趨勢下高校學籍檔案管理策略與趨勢[J].蘭臺內外，2022（35）：16-18.

[5] 陳鐳.大數據在學籍檔案管理中的應用[J].電子技術，2022，51（8）：124-126.

[6] 羅偉華.新時期電大學籍檔案管理電子化建設的路徑探索[J].辦公室業務，2023（22）：120-122.