數(shù)字化背景下企業(yè)財務(wù)共享費用報銷優(yōu)化策略研究

摘 要：費用管控是企業(yè)日常經(jīng)營管理的重要組成部分，只有合理管控費用支出，才能加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制，增進(jìn)企業(yè)財務(wù)管理水平。數(shù)字化背景下，如何加強(qiáng)財務(wù)共享費用報銷，成為現(xiàn)代企業(yè)費用管控的主要問題。為此，本文詳細(xì)分析了數(shù)字化背景下企業(yè)財務(wù)共享費用報銷存在的問題，并從相關(guān)方面提出了優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享；費用報銷；數(shù)字化轉(zhuǎn)型；優(yōu)化策略

隨著數(shù)字時代的深入發(fā)展，企業(yè)財務(wù)共享費用報銷管理面臨新的挑戰(zhàn)與問題。數(shù)字化背景下，如何利用數(shù)字技術(shù)賦能報銷流程，加強(qiáng)費用數(shù)據(jù)管理，成為各類企業(yè)關(guān)注的重要問題。財務(wù)共享費用報銷關(guān)乎企業(yè)財務(wù)管理水平，是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)成本精細(xì)化管理的關(guān)鍵舉措。為此，新時代，探討數(shù)字化背景下企業(yè)財務(wù)共享費用報銷優(yōu)化策略具有重大現(xiàn)實意義。

一、財務(wù)共享費用報銷概述

數(shù)字化背景下，大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)促進(jìn)了企業(yè)財務(wù)智能化轉(zhuǎn)型，推動了財務(wù)共享模式的出現(xiàn)與發(fā)展。當(dāng)前，各大企業(yè)都建立了以財務(wù)共享為核心的數(shù)字化管理系統(tǒng)，加快了會計數(shù)字化轉(zhuǎn)型步伐，為財務(wù)數(shù)字化發(fā)展提供數(shù)據(jù)平臺與基礎(chǔ)。財務(wù)共享模式下，費用報銷作為財務(wù)管理的重要組成部分，貫穿于企業(yè)經(jīng)營的全過程，是新時代財務(wù)數(shù)字化變革的關(guān)鍵。傳統(tǒng)費用報銷以紙質(zhì)票據(jù)管理為基礎(chǔ)，是以人工記錄為主要手段的數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)整理以及數(shù)據(jù)分析的全過程。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)需要處理的數(shù)據(jù)信息成倍增長，傳統(tǒng)費用報銷模式不再符合時下管理需求，嚴(yán)重制約企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。而以光學(xué)字符為代表的OCR識別技術(shù)、以自動流程為代表的RPA技術(shù)和以無線虛擬計算為代表的云計算技術(shù)為費用報銷新模式提供可能。財務(wù)共享費用報銷是人工智能時代企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必然產(chǎn)物，它不僅能夠體現(xiàn)新技術(shù)在財務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用，還能轉(zhuǎn)變企業(yè)管理思維，推動企業(yè)數(shù)字化發(fā)展[1]。

二、財務(wù)共享費用報銷存在的問題

（一）數(shù)據(jù)錄入效率不強(qiáng)

財務(wù)共享模式下，工作人員的費用報銷需填寫諸多信息并向上級提交，獲得上級審批同意。比如，人員出差須填寫出差申請，通過出差日期、預(yù)計時間、出差目的等信息，區(qū)分出差的報銷類別，并由主管部門錄入信息、上傳單據(jù)以及提交審批。當(dāng)前，大部分企業(yè)雖已實現(xiàn)了報銷費用業(yè)務(wù)流程的線上化，但大多以PC端為主導(dǎo)，移動端報賬實效不佳，費用報銷途徑仍然不夠快速、便捷。值得注意的是，在信息錄入方面，受制于當(dāng)前的技術(shù)局限，諸如增值稅專用發(fā)票等單據(jù)信息仍然采用手工錄入方式進(jìn)行，影響了信息錄入的效率與準(zhǔn)確。特別是隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，各類票據(jù)信息將呈指數(shù)級增長，人工錄入會極大地耗費人員精力，錄入錯誤的風(fēng)險也較高。此外，鑒于當(dāng)前電子發(fā)票推行的難度，很多企業(yè)仍然沿用紙質(zhì)發(fā)票，工作人員需通過票據(jù)粘貼、掃描拍照、數(shù)據(jù)上傳、編輯形式等一系列操作，才能將紙質(zhì)發(fā)票轉(zhuǎn)為電子信息。在這個過程中，一旦某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，其他工作也就作廢，連環(huán)效應(yīng)使信息錄入的操作風(fēng)險較大，從而會影響企業(yè)費用報銷的實效。

（二）報銷審核不夠及時

費用報銷的及時性會直接影響員工的利益，決定員工工作的積極性和主動性。但是當(dāng)前，報銷審核的不及時嚴(yán)重影響了費用報銷的時效性，這主要表現(xiàn)在三個方面：首先，審核確認(rèn)不及時。很多企業(yè)特別是建筑工程企業(yè)都會面臨跨區(qū)工程和大型業(yè)務(wù)，這些項目遍布全國多個地區(qū)，存在地域性協(xié)同辦公難題。雖然很多企業(yè)已經(jīng)采取“雙線”審核模式，以圖整合線上線下兩股力量提高審批效率，但鑒于審批信息需要跨區(qū)域，甚至跨系統(tǒng)傳遞，信息傳遞速度較慢，會導(dǎo)致審核滯后。其次，線上審核不及時。發(fā)票是財務(wù)審核的重要內(nèi)容，但是，當(dāng)前電子發(fā)票發(fā)展尚不完善，仍然存在認(rèn)證時間較長、導(dǎo)出業(yè)務(wù)不熟、撤銷程序不清以及紅沖規(guī)則不明等諸多問題。電子發(fā)票的不完全推行，導(dǎo)致線上審核不完善，造成發(fā)票錄入與數(shù)字審批的不匹配，嚴(yán)重影響了審批計量的準(zhǔn)確性。最后，報告處理不及時。現(xiàn)代企業(yè)業(yè)務(wù)量大，其財務(wù)共享中心每天都需處理海量數(shù)據(jù)，以確保日常經(jīng)營的順利有序。然而，現(xiàn)有的財務(wù)共享系統(tǒng)無法做到智能分流，人員業(yè)務(wù)熟練程度不夠，導(dǎo)致票據(jù)堆積，審批事項處理的及時性不足[2]。

（三）風(fēng)險防控程度不高

風(fēng)險防控程度不高，主要表現(xiàn)在：一方面，電子發(fā)票尚未完全普及。與傳統(tǒng)發(fā)票相比，電子發(fā)票能夠提高費用報銷實效，降低企業(yè)財務(wù)風(fēng)險。但是，鑒于很多企業(yè)對電子發(fā)票認(rèn)識不足、管理不夠，人工操作仍然作為費用報銷的主要形式，從而影響費用管控工作，導(dǎo)致費用報銷缺乏可視化數(shù)據(jù)分析，財務(wù)共享系統(tǒng)只能停留在會計核算等基礎(chǔ)工作上，缺乏對費用開支的精細(xì)化管控，也就失去了對風(fēng)險的及時識別。同時，電子發(fā)票的管理不足，還會造成發(fā)票上傳滯后、重復(fù)報銷以及識別失誤等問題，極大增加了相關(guān)風(fēng)險。另一方面，報銷審核不夠整體化。企業(yè)費用報銷審核往往側(cè)重單流程費用標(biāo)準(zhǔn)，忽略從會計科目相關(guān)性的角度加強(qiáng)費用管控，從而給工作人員很大的可操作空間。比如，有的人員會將單次超標(biāo)費用拆分開票，以實現(xiàn)全部報銷的結(jié)果。同時，當(dāng)前業(yè)務(wù)流程沒有做到智能分流，企業(yè)對費用報銷的業(yè)務(wù)處理仍然局限于個別工作人員身上，人員精力耗費過多，便會極大地增加費用報銷審批的不準(zhǔn)確性風(fēng)險。加上財務(wù)共享系統(tǒng)仍處于實踐摸索階段，不能適配繁瑣的費用報銷審批流程要求，風(fēng)控難以達(dá)到較高水平。

三、財務(wù)共享費用報銷優(yōu)化策略

（一）優(yōu)化數(shù)據(jù)采集方式

1.加強(qiáng)費用報銷雙路徑

費用報銷雙路徑是指以移動端和PC端為核心的兩種費用報銷途徑。從移動端來說，企業(yè)要注重加強(qiáng)移動端報銷路徑運(yùn)行的常態(tài)化、穩(wěn)定性。比如可以設(shè)置企業(yè)微信，在工作臺界面建立智能報銷平臺，并優(yōu)化平臺設(shè)計，引導(dǎo)業(yè)務(wù)人員通過選擇報銷類型、填寫報銷信息以及票據(jù)急速審核等方式，簡化報銷申請流程，提升報銷申請效率。這個過程中，要尤為注意“報銷單事由”填報一欄設(shè)計，引導(dǎo)業(yè)務(wù)人員寫明報銷項目，并在上傳票據(jù)憑證過程中，嵌入上傳附件、上傳圖片等多類選擇，以此方便系統(tǒng)快速生成數(shù)據(jù)，提交票據(jù)審核。從PC端來說，企業(yè)要特別注意信息識別與提取，通過OCR、自然語言處理等技術(shù)，幫助財務(wù)共享系統(tǒng)加快識別數(shù)據(jù)，收集影像信息。同時，利用業(yè)務(wù)流程自動化系統(tǒng)（如RPA）模擬人工操作，將工作人員從大量簡單且重復(fù)的工作任務(wù)中解放出來，實現(xiàn)信息的自動生成與錄入。這個過程中，還要注意進(jìn)一步優(yōu)化財務(wù)共享系統(tǒng)與稅務(wù)系統(tǒng)的有效銜接，方便財務(wù)人員合法檢驗各項發(fā)票來源的真實性，將費用報銷審批過程通過系統(tǒng)整合完整連接在一起。

2.重視業(yè)務(wù)活動價值鏈

財務(wù)共享模式下，企業(yè)大數(shù)據(jù)平臺建設(shè)應(yīng)以價值鏈為基礎(chǔ)展開，以此打破傳統(tǒng)業(yè)財封閉狀態(tài)，實現(xiàn)財務(wù)思維模式的提升。一方面，企業(yè)要以數(shù)據(jù)為核心，在智能財務(wù)共享系統(tǒng)嵌入商業(yè)管理應(yīng)用程序，實現(xiàn)費用報銷及時性。以差旅費報銷為例，企業(yè)可在財務(wù)共享應(yīng)用平臺嵌入攜程商旅應(yīng)用程序，并在平臺設(shè)計“公司鏈接”一欄，讓員工通過點擊鏈接，自動跳轉(zhuǎn)到攜程商旅等企業(yè)的網(wǎng)頁端，在進(jìn)行綁定手機(jī)號或者錄入個人信息等操作后，實現(xiàn)預(yù)訂車票和酒店的自助性。這種打通內(nèi)外部系統(tǒng)的方式，能夠充分集成企業(yè)財務(wù)共享平臺與互聯(lián)網(wǎng)商旅平臺數(shù)據(jù)，確保在報銷來源可追溯的情況下，簡化相關(guān)業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)費用報銷的高效性。另一方面，構(gòu)建基于價值鏈管理的費用報銷新模式。企業(yè)要以價值鏈管理為基礎(chǔ)，借助信息技術(shù)協(xié)調(diào)企業(yè)上下游、各部門之間的費用支出關(guān)系，通過系統(tǒng)互通、系統(tǒng)聯(lián)營以及系統(tǒng)融合等方式，打通研發(fā)、生產(chǎn)、采購以及銷售各主體之間的費用信息壁壘，建立以費用支出為核心的快速反應(yīng)鏈[3]。

（二）加強(qiáng)關(guān)鍵節(jié)點控制

1.加強(qiáng)合理合規(guī)性審查

財務(wù)費用審核要點是費用報銷的合理性與合規(guī)性。一方面，要加強(qiáng)費用報銷合理性判斷。企業(yè)可以根據(jù)費用報銷制度以及實際支出情況，設(shè)定科學(xué)的費用報銷制度與票據(jù)上傳規(guī)則，對費用報銷的錄入原則、輸入程序、收據(jù)格式、評判標(biāo)準(zhǔn)以及其他附件要求制定精細(xì)化規(guī)則，從而優(yōu)化相關(guān)程序，在將企業(yè)費用支出控制在合理范圍內(nèi)的同時，降低報銷申請駁回率，實現(xiàn)費用開支的合理性。另一方面，要加強(qiáng)費用報銷合規(guī)性審查。企業(yè)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格把守發(fā)票或者收據(jù)的審核關(guān)，借助信息系統(tǒng)自動讀取票面信息，對發(fā)票種類、發(fā)票監(jiān)制章、購買方消息、應(yīng)稅勞務(wù)信息、發(fā)票稅率、發(fā)票金額等信息進(jìn)行自動化審核與稽查，以提高票據(jù)審核效率，降低審核失誤風(fēng)險。同時，在發(fā)票合規(guī)性審核過程中，還要注意重點關(guān)注已停止使用的發(fā)票，并對取得不合規(guī)發(fā)票稅前扣除、取得不合規(guī)發(fā)票抵扣進(jìn)項稅額等違規(guī)情況及時采取補(bǔ)救措施，確保相應(yīng)稽核的真實性。此外，當(dāng)報銷系統(tǒng)無法按照預(yù)設(shè)規(guī)定自動處理報銷申請時，要設(shè)定自動轉(zhuǎn)入人工系統(tǒng)，交由專業(yè)人員識別解決。

2.注重業(yè)務(wù)流程分流與排序

當(dāng)前，企業(yè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程分流不足，使得海量的數(shù)據(jù)資源只分配到極少數(shù)部門乃至個人頭上，極大地增加了人員的工作負(fù)擔(dān)和相關(guān)工作風(fēng)險。為此，必須注重業(yè)務(wù)流程分流，以整合集體力量，增進(jìn)工作效率和內(nèi)部控制實效。一方面，要確立流程分流原則，根據(jù)風(fēng)險系數(shù)、戰(zhàn)略層級以及發(fā)起時間確定審批順序，實現(xiàn)相關(guān)工作的秩序性。比如，企業(yè)可以通過“三級流程”劃分，確定各部門的核心職責(zé)為一級流程、具體職責(zé)為二級流程以及操作職責(zé)為三級流程，并由此確定審批申報優(yōu)先級。同時，對每一級流程中的費用申報項目，建立一般審核通道，按照風(fēng)險等級與業(yè)務(wù)性質(zhì)分流項目，交由財務(wù)進(jìn)行審核，由此避免票據(jù)堆積，提升審核效率。另一方面，設(shè)置緊急處理通道。為了避免一些重要且緊急的申請單據(jù)未能得到及時處理，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在一般審批流程中設(shè)置特殊審核通道，以加快重要事項審核，確保相關(guān)工作的順利開展與及時解決。此外，業(yè)務(wù)流程分流還要切實注意體現(xiàn)每個流程的責(zé)任部門，以實現(xiàn)費用審批過程的歸口管理。

（三）構(gòu)建多維分析系統(tǒng)

1.實時跟進(jìn)業(yè)務(wù)流程

要想提高費用報銷效率，就必須借助數(shù)字化工具實時跟進(jìn)業(yè)務(wù)流程，以及時發(fā)現(xiàn)相關(guān)問題，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的可追溯性和監(jiān)控能力。具體來說，企業(yè)要以流程數(shù)字化為核心，圍繞業(yè)務(wù)流程全生命周期建立費用審核系統(tǒng)，以有效分析包括費用發(fā)生額在內(nèi)的數(shù)據(jù)變動特征，幫助企業(yè)充分協(xié)調(diào)收入、費用與預(yù)算之間的關(guān)系，以更高效、精準(zhǔn)的可視化分析直觀展示數(shù)據(jù)內(nèi)容，實現(xiàn)業(yè)務(wù)操作與費用管理雙向協(xié)調(diào)。這個過程中，企業(yè)還要推動財務(wù)共享平臺向“流程大腦”進(jìn)化，讓平臺在整合分析流程數(shù)據(jù)的同時，具備信息洞察、數(shù)據(jù)監(jiān)控以及風(fēng)險識別功能。以發(fā)票報銷流程為例，傳統(tǒng)發(fā)票報銷需要審批人結(jié)合紙質(zhì)單據(jù)，通過與報銷人的實時溝通，才能做出決定。這個過程耗費時間過長，且過度依賴人際信任與審批人主觀。為此，要構(gòu)建以數(shù)據(jù)分析能力為主的財務(wù)共享平臺，打通各系統(tǒng)流程數(shù)據(jù)的壁壘，實現(xiàn)業(yè)務(wù)、客戶以及項目領(lǐng)域的費用的自動追溯。只有這樣，審批人員才能結(jié)合企業(yè)審核規(guī)定，快速做出決策，以最終提高審核報批的準(zhǔn)確性與效率。

2.深度挖掘相關(guān)數(shù)據(jù)

企業(yè)費用報銷優(yōu)化過程就是費用管理升級過程，費用管理過程中，包含了審批、內(nèi)控、核算、資金以及數(shù)據(jù)等多維度數(shù)據(jù)，對企業(yè)決策具有重要參考價值。為此，要深度挖掘相關(guān)數(shù)據(jù)價值，充分發(fā)揮費用管理的數(shù)據(jù)優(yōu)勢。一方面，要以企業(yè)價值鏈為核心，借助數(shù)字化技術(shù)統(tǒng)一匯集財務(wù)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)審批、內(nèi)控、核算等業(yè)務(wù)流程的銜接統(tǒng)一，縮短信息在系統(tǒng)之間的傳遞時間。同時，利用數(shù)字系統(tǒng)科學(xué)模型、先進(jìn)算法與人工智能技術(shù)，加快推進(jìn)決策者與數(shù)據(jù)預(yù)測最優(yōu)解的融合，提高管理者戰(zhàn)略決策效率，實現(xiàn)費用支出可視化、自動化與精準(zhǔn)化。另一方面，建立合作生態(tài)。費用報銷不僅發(fā)生在企業(yè)內(nèi)部管理行為中，而且還發(fā)生在企業(yè)外部商務(wù)行為中。要基于合作伙伴關(guān)系，集成費用報銷場景，將業(yè)務(wù)人員辦公采購、商旅出行、酒店住宿、交通出行等各項消費情境整合匯聚，實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)共享平臺與外部供應(yīng)商之間的有效對接，從而打通費用報銷渠道，避免員工提前墊付報銷、超預(yù)算開支、虛假報批以及不合理消費等問題的出現(xiàn)。此外，建立基于大數(shù)據(jù)的費用支出描述，能夠?qū)Ρ确治龈黝愘M用場景價格，快速響應(yīng)員工需要，為其費用支出提供最優(yōu)消費方案。

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