大批量書籍倒架的科學籌劃

童慶平

近年來，圖書更新速度很快，每學期都有較多的紙質圖書入庫，圖書館藏書數(shù)量明顯增大，書籍替換頻率加快，隨之產生的書籍倒架工作量也相應增加。圖書倒架是圖書館的一項基礎工作，關系到紙質圖書的查找效率，直接影響圖書借閱室的秩序和讀者的使用體驗。在倒架過程中，如果前期倒架計劃安排不合理，可能會出現(xiàn)一些窩工、返工現(xiàn)象，本來一次能完成的事情，需要兩三次完成，浪費了人力，推遲了倒架時間。初步估算出需要上架和預留空位可容納書籍的數(shù)量，科學籌劃好書籍倒架，能夠避免一些復雜的計算過程，使圖書倒架過程輕松有序。

合理確定倒架開始時機。通過查看文件、參加會議和詢問同事等途徑，收集每學期的購書情況，了解最近書籍入庫、剔舊等較大批量書籍進出庫工作的時間和各種書籍進出庫的大致數(shù)量。確認在近期沒有新書入庫和剔舊任務的前提下，如果有圖書因預留空位不夠多而不能上架，或書籍在架位置比較擁擠，就可以參照近期出入庫書籍數(shù)量進行倒架。

統(tǒng)計待上架書籍數(shù)量。待上架書籍，可分為未入庫和已入庫兩種情況。未入庫書籍，可依據(jù)書單列表或現(xiàn)場點數(shù)，按照索書號的順序，分別統(tǒng)計各號段書籍的數(shù)量，精確到千；已入庫書籍，因位置擁擠不能夠及時上架的，可以用同樣規(guī)格的書車進行裝載，整齊擺放在對應書架附近的位置，如小型書車滿載量為70冊，可以作為裝載書籍數(shù)量的計量單位，也可以先將黃皮紙鋪在地上，把書籍按照索書號順序整齊擺放于需上架位置附近，精確到千。依次記錄各號段待上架圖書的數(shù)量A1，A2，……，AX。近期的圖書采購計劃、書籍入館，是待上架圖書數(shù)量和倒架頻率的重要依據(jù)，如果單批次集中采購某一學科的圖書，則首先考慮通過專門書架用來作為臨時周轉，并尋找合適的倒架方向。

根據(jù)實際情況進行合理排架。如果沒有確定的入庫書籍數(shù)量信息，排架初步按照兩頭密中間疏的原則，對整個書庫書籍進行排架，即全部書籍最靠前的約1/4部分和最靠后的約1/4部分，每個書格預留1/5～1/4的空位，占全部書籍數(shù)量一半的中間位置書架，每個書格預留1/4～1/3的空位，這樣保證了中間部分的空位相對較多，利于以后接收來自兩端的書籍。

如果有確定的入庫書籍數(shù)量信息，那么就根據(jù)來書數(shù)量留出相應的空位。然后，在架位比較充足的情況下，考慮到各書架和各學科的獨立性，盡量將同一學科的書籍擺放在同一個書架上，如果不能夠完全擺下，盡量擺放于書架的同一面，同時一排書架與相鄰的下一排書架之間，書籍的分斷也要盡量按照比較大的分類分開，這時就不需要考慮到底每個書格上預留多少空位；在架位比較緊張的情況下，就只能按照順序排架。

統(tǒng)計空余位置可放置書籍數(shù)量。準備紙筆記錄或記憶的方式，按照書籍擺放順序，采取目測方式，從前往后依次統(tǒng)計出每個可填補幾千冊書籍的點位，可以填補書籍的數(shù)量，統(tǒng)計單位為千，整個書庫粗略按照3～5個點位進行統(tǒng)計。其中最開始和最末尾的點位需要每個架位預留1/5～1/4，中間的點位需要每個架位預留1/4～1/3。例如每個空書格滿架可容納50冊書籍，如果需要預留1/3的空位，則空書架的格子數(shù)乘以33.3就是此點位可容納圖書數(shù)量，即33.3×64（架位數(shù)）=2133；部分只有半數(shù)空位和大半空位的書格，可以將2133為基數(shù)，估算出可容納書籍數(shù)量。實際空位數(shù)可根據(jù)書籍厚度相應增減，如H類書較薄，相應可容納書籍較多；I、K類書籍較厚，相應可容納書籍較少。依次記錄下各個空位B1，B2，B3等數(shù)值，四舍五入精確到千即可。

將待上架書籍和空余位置進行合并。如圖3所示，首先進行頭部空位A1和尾部空位A3與相對應書籍的合并，并區(qū)分不同情況。

B1在前，A1在后，如圖1所示，統(tǒng)計B1和B2之間所有待上架書籍數(shù)量總和，即A1+A2+……+Ax的數(shù)值，如果A1+A2+……+Ax>B1，則計劃從第一本書開始正倒，直至剩下待上架書籍數(shù)量為A1+A2+……+Ax-B1，形成第一個區(qū)域Ⅰ；剩余的書籍和第二個空位B2進行合并并反倒，形成第二個區(qū)域Ⅱ；最后面的空位B3根據(jù)位置關系進行相應的合并，形成第三個區(qū)域Ⅲ；中間剩下的書籍看哪邊有空位再進行倒架。

B1在前，A1在后，如圖1所示，如果A1+A2+……+Ax

圖1

A1在前，B1在后，如圖2所示，如果A1+A2+……+Ax

A1在前，B1在后，如圖2所示，如果A1+A2+……+Ax>B1，則計劃抽走部分書籍至周轉架，使剩下的書籍數(shù)量之和小于B1，參照情況三進行反向倒架；或者往后找到空位B2，將B1、B2合并，從B2最后一本書的位置開始，進行反向倒架。最后的空位B3根據(jù)位置關系進行相應的合并；中間剩下的書籍看哪邊有空位再進行倒架。

圖2

按照安排進行倒架。按照之前劃分的區(qū)域，相對獨立地進行倒架。如果空余位置在前，待上架書籍在后，則采取正倒方式對書籍倒架，即區(qū)域內的第一本開始擺放，后面依次跟進，按照書籍排架方式擺放書籍；如果空余位置在后，待上架書籍在前，則采取反倒方式對書籍倒架，即區(qū)域內最后一本書開始，緊跟著倒數(shù)第二本、第三本，以此類推，按照書籍排架的反方向擺放書籍。倒架工作大部分由勤工學生或志愿者完成，利用課余時間靈活組隊，少的1～2人一組，多的3～5人一組，配置在不同距離的作業(yè)面上。取書時可以將同樣厚度、大小的書籍一起拿，厚重的書籍一次拿1～2冊，輕薄的書籍一次拿4～6冊。傳書過程中，人少時可使用書車運輸，人多時可直接穿過書架遞書或幾米距離內多人傳書。

圖3

容量在20萬冊書籍的單個書庫，由于可以采取2～3個組同時展開的方式進行，十幾萬書籍的倒架通常可以在20～40個工作日完成，可以避開進書時間，不至于嚴重影響書籍入庫。同時，大范圍倒架只有裝書的時候有一點點聲音，其他過程聲音很小，不影響書庫正常開放，可在每個學期開學后根據(jù)需要進行。正確的倒架組織，能較大程度減少窩工率，縮短倒架工作時間，提高工作效率，降低倒架頻率；同時，由于前期統(tǒng)計工作和倒架的具體安排，對圖書管理人員提出了一定要求，需要圖書管理人員有一定的數(shù)學計算能力和立體空間概念，所有參與者需具備一定的吃苦耐勞精神。

倒架完成后，需要將原來各書架上面的書籍類別標識移動到新的位置，以便于讀者通過檢索軟件確定書籍索書號，并找到對應的借閱室，自行找到對應的書架和架位，降低讀者直接找到圖書管理員的次數(shù)，為圖書管理員節(jié)省時間。

特殊情況的處置。圖書倒架不是一個按部就班的工作，突出特點是不可控因素多。例如讀者方面，學生畢業(yè)前集中還回大量圖書、每個星期開學后一周內、全校的借書活動結束等時機，都會有大量的書籍需要上架；圖書采購方面，龐大的書目體量導致無法精準選書、館藏書目查重后刪減部分圖書、驗收過程中剔除不合格圖書、圖書供貨商送書是否準時等因素，都會直接導致書籍進庫出現(xiàn)時間、種類和數(shù)量難以準確預測的特點。圖書管理人員要結合部門工作特點，愛崗敬業(yè)，主動擔當，拒絕推諉。在平時的工作中要遵守工作紀律，上班期間合理分配精力，不做與工作無關的事情，保持工作狀態(tài)，掌握工作節(jié)奏，以不變應萬變，集中有限的精力完成重點時段的工作，使書籍流通工作緊張有序地進行。

（作者單位：武漢商學院圖書館）