人事檔案信息化建設研究

張世卿　劉大偉

摘 要：單位人事檔案管理一直是一個重要的任務，然而，傳統的紙質檔案管理方式已經無法滿足時代的需要。信息化建設已經成為單位工作的必然趨勢，單位人事檔案信息化建設也不例外。文章分析了單位人事檔案管理的重要性，探討了單位人事檔案信息化建設的必要性，并從單位人事檔案信息化建設的基礎條件、要素和存在的問題等方面開展了深入探討，提出了相應的建議，以期能夠為單位人事檔案信息化建設提供一定的參考。

關鍵詞：單位人事檔案；信息化建設；創新發展

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、單位人事檔案管理的重要性

1.人事檔案對單位管理的重要性

人事檔案作為記錄單位內部人員信息和變動情況的關鍵文件，是單位管理不可或缺的一部分，扮演著基礎性工作的角色。人事檔案管理的質量直接關系到單位整體管理的效果。具體而言，人事檔案為單位提供了全面、詳細的人員信息，包括員工的教育背景、工作經歷、專業技能等關鍵要素，是單位人員配置、崗位安排的重要依據。通過對檔案信息的深入分析，單位能夠更加精準地了解員工的優勢和特長，從而將其安排到最適合的崗位，實現人力資源的最優配置。此外，人事檔案還為單位的決策提供有力支持。在制定發展策略、調整組織架構等關鍵決策時，單位領導需要充分了解現有的人力資源狀況，人事檔案提供了翔實的數據和信息，使得決策更加科學、合理。

2.單位人事檔案對員工的重要性

單位人事檔案對于員工而言承載著員工的個人信息、工作經歷以及職業發展軌跡，是員工在單位得到認可、晉升以及維護自身權益的關鍵依據。人事檔案中的信息構成了員工在單位的“身份名片”，不僅展示了員工的教育背景、專業技能和工作成果，還是員工能力和價值的直接體現。人事檔案對員工的職業生涯規劃也具有深遠的指導作用。通過對檔案信息的深入分析和比對，員工可以更加清晰地認識自己的長處、短板以及職業興趣所在。這種自我認知有助于員工明確職業目標，制定更加符合自身實際的職業發展規劃，從而實現職業生涯的可持續發展。

二、單位人事檔案管理信息化建設的必要性

在信息化浪潮席卷全球的今天，人事檔案管理信息化建設已成為不可逆轉的趨勢。這一轉變不僅順應了時代發展的需求，還在實質上提高了檔案管理的工作效率，降低了成本，并顯著提升了服務質量。

1.信息化建設是適應時代發展的必然要求

現代科技的迅猛發展，特別是數字化、網絡化技術的廣泛應用，已經深刻改變了信息處理和管理的方式。在單位人事檔案管理領域，傳統的紙質檔案管理模式已難以適應快速變化的工作需求。信息化建設通過引入先進的數字化技術，將紙質檔案轉化為數字信息，實現了檔案資料的便捷存儲、高效檢索和遠程共享，不僅減少物理存儲空間的占用，還避免了紙質檔案因頻繁翻閱而造成的損壞。更重要的是，信息化建設使得檔案管理能夠與時俱進，更好地服務于單位的整體發展戰略。

2.信息化建設是提高工作效率的有效途徑

傳統的紙質檔案管理方式往往需要大量的人工操作，如手動整理、分類和歸檔等，不僅工作效率低下，還容易出錯。信息化建設通過自動化、智能化的管理方式，極大地簡化了煩瑣的工作流程。例如，通過引入檔案管理系統，可以實現檔案的自動分類、索引和歸檔，大幅提高檔案管理的準確性和效率。此外，信息化建設還使得多用戶協同辦公成為可能，進一步提高了工作效率。

3.信息化建設是降低成本的重要手段

傳統的紙質檔案管理方式不僅需要大量的物理存儲空間，還需要定期開展檔案的維護和保養，這些都增加了檔案管理的成本。而信息化建設通過實現檔案的數字化存儲和管理，極大地減少了這些成本。數字化存儲不僅節省了物理空間，還降低了檔案的維護成本。同時，信息化建設還可以實現檔案管理的規范化和標準化，進一步降低了管理成本。

4.信息化建設是提升服務質量的有力保障

單位人事檔案的服務對象不僅包括單位員工，還可能涉及外部機構或個人。傳統的紙質檔案管理方式在提供服務時往往存在效率低下、準確性差等問題。而信息化建設通過實現遠程查詢、多用戶協同辦公等功能，極大地提升了服務質量。用戶可以通過網絡遠程訪問檔案信息，享受便捷、高效的服務體驗。同時，信息化建設還可以保證信息的準確性和及時性，避免了因信息錯誤或滯后而導致的服務質量問題。

三、單位人事檔案管理信息化建設的基礎條件和要素

1.技術支持

（1）硬件設備設施

硬件設備設施是信息化建設的基石。從高性能的計算機、服務器到存儲設備、打印機等，每一項硬件設備設施的選擇都需要經過嚴格的篩選和測試。在考慮性能、穩定性、可靠性和安全性的同時，還需要兼顧設備設施的維護和更新。

（2）軟件系統

軟件系統則是信息化建設的核心所在。一個優秀的檔案管理系統、安全管理系統以及數據備份系統等，都是單位人事檔案信息化建設中不可或缺的組成部分。在選擇軟件系統時，除了要考慮其適用性、安全性、易用性和可靠性外，還需要考慮其與硬件設備設施的兼容性以及未來的升級擴展能力。

（3）網絡基礎設施

網絡基礎設施是單位人事檔案信息化建設的關鍵，它包括網絡設備、網絡拓撲和網絡安全等。在選擇網絡基礎設施時，需要考慮帶寬、穩定性、安全性和可擴展性等因素。此外，還需要考慮網絡基礎設施的維護和更新，以保證長期穩定運行。

2.人才隊伍建設

（1）專業技術人員

技術人員不僅需要具備扎實的專業知識和技能，能夠熟練運用各種技術工具和軟件系統，以應對日常的技術開發和維護工作，還需要具備前瞻性的視野和創新性的思維，能夠不斷推動技術的更新和升級，以適應快速發展的信息化時代。

（2）信息化項目管理人員

單位人事檔案信息化建設需要信息化項目管理人員開展項目規劃、組織實施和監督評估等工作。他們需要具備豐富的項目管理經驗和技能，能夠熟練運用各種項目管理工具和方法，確保項目的順利推進。同時，還需要具備出色的溝通協調能力和團隊領導能力，能夠協調各方資源，調動團隊的積極性，形成工作合力，保證項目按時、按質、按量完成。

（3）信息化應用人員

單位人事檔案信息化建設需要信息化應用人員開展檔案管理、數據分析和決策支持等工作。他們需要具備扎實的專業知識和技能，能夠熟練運用各種檔案管理軟件和數據分析工具，能夠高效、準確地完成檔案管理工作。同時，他們還需要具備良好的溝通能力和創新思維能力，能夠根據實際工作需要，提供專業的數據分析和決策支持服務，為單位的運營和發展提供有力的數據支撐。

3.管理體系建設

（1）工作流程規范化

單位人事檔案管理的工作流程規范化，是確保檔案管理高效、有序開展的關鍵。從檔案的收集開始，就需要制定明確的標準和流程，確保每一份檔案都能完整、準確地被收集進來。在整理環節，更要注重規范化的操作，將檔案按照既定的分類標準歸類，以便于后續的存儲和檢索。存儲環節也需要規范化，要確保檔案的安全、完整，防止檔案的丟失或損壞。檢索和借閱環節更是需要規范化的工作流程來保障效率和準確性。

（2）管理流程規范化

單位人事檔案管理流程規范化是確保檔案管理結果準確、可信的重要保障。檔案管理流程包括檔案的接收、登記、分類、編號、裝訂、入盒以及上架等一系列環節，這些環節都需要有明確的管理規定和操作標準。例如，在檔案接收時，要檢查檔案的真實性和完整性；在登記時，要確保檔案信息的準確無誤；在分類和編號時，要按照既定的標準操作；在裝訂、入盒、上架時，要注意檔案的保護和易查性。

（3）管理信息化

單位人事檔案管理需要實現信息化管理，包括檔案信息化、管理信息化、數據分析和決策支持等方面。管理信息化不僅包括將傳統的紙質檔案轉化為電子檔案，實現檔案信息的數字化存儲和傳輸，還包括利用信息技術對檔案信息高效、便捷的管理和利用。

四、單位人事檔案信息化建設中存在的問題

1.政策法規不完備

在單位人事檔案信息化建設中，政策法規是基礎和保障。目前，針對人事檔案信息化管理的專門法律法規尚不健全，使得單位在檔案信息化建設時缺乏明確的法律依據和指導。由于缺乏統一的規范和程序，各單位在數據采集、存儲和使用等環節往往各行其是，不僅容易導致數據格式不統一、信息共享困難，還可能引發數據被泄露、篡改等安全問題。

2.安全風險難以避免

單位人事檔案信息化建設涉及大量的個人隱私信息，使得安全性成為信息化建設的核心問題。然而，在實際建設過程中，由于技術手段的局限性、管理漏洞或人為失誤等原因，安全風險往往難以完全避免。這些安全風險可能表現為數據被泄露、惡意攻擊、系統癱瘓等多種形式，給單位的人事檔案管理工作帶來嚴重挑戰。

3.技術手段不完善

單位人事檔案信息化建設需要借助先進的技術手段來實現。然而，目前一些單位在信息化建設方面存在技術水平參差不齊、系統互不協調等問題。這些問題不僅影響了信息化建設的效率和質量，還可能給單位的人事檔案管理工作帶來不便和困擾。有的單位在推進人事檔案信息化建設時，由于不同部門使用的系統不兼容，導致檔案信息無法順暢流通和共享，不僅增加了信息整合的難度和成本，還降低了工作效率。

4.缺乏人才隊伍支撐

單位人事檔案信息化建設涉及的領域較廣，現實中許多單位在信息化人才培養和引進上的投入不足，直接導致了信息化建設的滯后。具體表現為由于缺乏專業的信息化技術人才，單位在人事檔案信息系統的建設、維護以及更新升級等方面面臨困難，不僅影響了系統的穩定性和安全性，還可能導致信息化建設的失敗。

五、單位人事檔案信息化建設的解決措施

1.加強政策法規制定

單位人事檔案信息化建設涉及多個方面，包括數據的采集、存儲、處理、傳輸和應用等，這些環節都需要有明確的政策法規規范和指導。政府及相關部門應出臺專門針對單位人事檔案信息化建設的政策法規，明確信息化建設的總體要求、基本原則、主要任務和實施步驟。這些政策法規應具有指導性和可操作性，能夠為單位提供清晰的行動指南。政策法規應涵蓋單位人事檔案信息化建設的各個方面，包括組織管理、技術標準、數據安全和人才培養等。在組織管理方面，應明確信息化建設的領導機構、責任部門和協作機制，確保各項工作有序開展；在技術標準方面，應制定統一的數據格式、編碼規則和交換標準，促進不同系統之間的互聯互通和信息共享。

2.加強數據安全管理

單位人事檔案信息化建設是單位數字化轉型的重要組成部分，也是提高單位治理能力和服務水平的重要手段。在這一過程中，數據安全管理的有效性直接關系到信息化建設的成敗。為了確保數據的完整性、保密性和可用性，單位必須建立一套健全的數據安全管理制度。這套制度應明確規定數據安全的各項細則，包括但不限于數據的分類、存儲、處理、傳輸和銷毀等環節。通過確立明晰的職責劃分和權限設定，可以確保每個參與人員都明確自己的責任，從而避免數據被泄露、篡改或丟失等風險。對于敏感數據的保護，更是數據安全管理的重中之重。單位應采取加密技術、訪問控制等先進手段，確保敏感數據在存儲和傳輸過程中不被非法獲取或利用。

3.加強技術支持

為了解決單位人事檔案信息化建設中存在的技術問題，需要切實加強技術支撐。為了實現這一目標，單位可以采取多種措施。一方面，通過加大科技投入，單位可以為技術研發和創新提供充足的資金支持，確保技術創新的持續開展；另一方面，建立技術創新基地，可以為技術研發人員提供一個良好的工作環境和平臺，促進技術交流和合作，推動技術成果的轉化和應用。此外，加強與其他單位或機構的技術合作，也是提升技術支持能力的重要途徑。通過合作，可以共享資源、優勢互補，共同開發出更加先進、高效和適用的信息技術。

4.加強人才隊伍培養

在人才隊伍培養方面，單位應采取多元化、系統化的策略。首先，通過加大資金投入，單位可以為人才培養提供充足的經費保障，確保各項培養計劃和項目的順利實施；其次，建立培訓基地或合作機制。可以與高校、科研機構等合作，共同開展信息化人才的培養和科研工作，實現資源共享和優勢互補。此外，單位還應積極擴大人才引進渠道，通過校園招聘、社會招聘等方式，廣泛吸納具備信息化專業知識和實踐經驗的優秀人才，為單位人事檔案信息化建設注入新鮮血液。

六、結語

在信息化飛速發展的時代，單位人事檔案的信息化建設已成為推動單位現代化管理、提高工作效率以及提升服務質量的關鍵一環。文章探討了人事檔案信息化建設的必要性。提出人事檔案信息化建設的基礎條件主要包括技術支持、人才隊伍和管理體系三個方面。在探討存在問題時，指出政策法規不完備、數據安全風險、技術手段不足和人才缺乏是當前的主要困難，并提出了完善政策法規、強化數據安全、增加技術支撐和加強人才培養四點建議，旨在為單位人事檔案信息化建設提供有益的參考和借鑒，希望通過對人事檔案信息化建設的深入探討，能夠引起更多單位和個人的關注和重視，共同推動這一重要工作順利開展。

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（作者單位：遼寧省丹東市寬甸滿族自治縣政府政務服務中心）

作者簡介： 張世卿（1980—），女，滿族，遼寧寬甸人，本科，館員，研究方向：人事管理、檔案管理、檔案信息化管理；劉大偉 （1977—），男，滿族，遼寧寬甸人，本科，館員，研究方向：檔案管理、檔案現代化管理。