新時代背景下企業(yè)檔案館藏資源建設(shè)研究

摘 要：隨著信息化建設(shè)步伐日益加快，檔案館藏資源已成為企業(yè)的一項重要的戰(zhàn)略資源，是企業(yè)的一項無形資產(chǎn)，加強企業(yè)檔案館藏資源建設(shè)，能夠為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供戰(zhàn)略依據(jù)與競爭優(yōu)勢。在新時代背景下，企業(yè)檔案工作也受到一定的沖擊，檔案管理方式也需要順應(yīng)時代的發(fā)展而改變、升級。管理者的忽視、制度的缺失、管理意識薄弱、材料收集不全以及結(jié)構(gòu)不合理等成為企業(yè)檔案資源建設(shè)的阻礙。企業(yè)只有通過提高對檔案工作的重視、完善相關(guān)制度、轉(zhuǎn)變管理意識、完善材料收集以及豐富檔案館藏結(jié)構(gòu)等手段，重視檔案資源的開發(fā)利用，才能使檔案資源更好地服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；館藏；資源建設(shè)

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展各個時期、各項工作中形成的原始記錄，是企業(yè)歷史的反映，是企業(yè)物質(zhì)層、制度層、精神層的信息總和。企業(yè)檔案館藏資源是企業(yè)的無形資產(chǎn)，記錄了企業(yè)的發(fā)展進程，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供寶貴的信息資源，是企業(yè)的先進生產(chǎn)力。企業(yè)檔案館藏資源的豐富程度、門類的多樣性以及結(jié)構(gòu)的合理性對企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。但是，現(xiàn)階段很多企業(yè)由于管理者的檔案意識不強、檔案管理制度不完善、軟硬件設(shè)備設(shè)施陳舊以及檔案管理人員專業(yè)程度不高等多方原因，導(dǎo)致企業(yè)檔案資源建設(shè)進程緩慢，阻礙了企業(yè)的高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展。

一、企業(yè)檔案館藏資源建設(shè)進程緩慢的原因

1.企業(yè)管理者不夠重視，檔案意識不強

企業(yè)檔案作為信息資源的載體，在明確政策信號、確定市場走向、降低成本、產(chǎn)品創(chuàng)新、宣傳企業(yè)文化、提高企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益上具有獨特的作用。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》深入推進“三個體系”建設(shè)中，明確指出要加快完善檔案管理體系。由此可見，國家對于檔案工作的重視程度。檔案工作服務(wù)于企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展已大勢所趨。但是，還有很多企業(yè)的管理者沒有緊跟黨的步伐，更新管理理念，對檔案管理工作還停留在比較陳舊的觀念上，認為檔案工作只是簡單的資料收集與整理，是一項輔助性的工作。檔案部門只是材料的收集與保管部門，是資料庫與倉庫，不能為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟價值，在這種觀念的引導(dǎo)下忽視檔案工作，不重視檔案管理。最直接的表現(xiàn)就是企業(yè)沒有設(shè)置專門的檔案人員從事檔案崗位工作，而是由一些文書部門的工作人員兼管，也不注意檔案的收集與整理。檔案管理部門崗位設(shè)置與人員配置不夠合理，缺少業(yè)務(wù)指導(dǎo)崗位。

2.缺少健全的檔案管理制度保障

任何一項措施的實施都離不開制度的保障，企業(yè)檔案資源建設(shè)工作也是如此。但就目前的形勢而言，很多企業(yè)都缺少相應(yīng)的檔案管理制度，或是仍然沿用過去制定的一些法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)沒有及時關(guān)注檔案法規(guī)發(fā)展的動態(tài)，沒有注意到舊的規(guī)章制度部分已不再適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度的要求，企業(yè)在應(yīng)用檔案法規(guī)上顯示出滯后性。此外，企業(yè)也沒有根據(jù)自身的實際情況，結(jié)合檔案法律法規(guī)制定一套適合自身管理的標(biāo)準(zhǔn)制度。沒有一個統(tǒng)一的適合本企業(yè)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致企業(yè)檔案在管理上會出現(xiàn)許多問題。例如，檔案的歸檔范圍不明確，導(dǎo)致該歸檔的材料沒有歸檔；檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案整理的不規(guī)范，這些都不利于企業(yè)檔案工作的制度化與標(biāo)準(zhǔn)化進程。

3.企業(yè)檔案工作者專業(yè)知識薄弱，綜合業(yè)務(wù)技能不足

計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動化的普及，信息時代已經(jīng)到來，企業(yè)的管理工作實現(xiàn)信息化、數(shù)字化，要求檔案工作者具有廣泛的知識面，熟練掌握計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟悉企業(yè)的生產(chǎn)工藝、基本建設(shè)項目的工作程序等。但就現(xiàn)階段而言，很多企業(yè)為了節(jié)約成本，并沒有配備專職檔案人員，而是由企業(yè)其他員工兼管，那些沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的人員在管理檔案過程中由于缺乏對檔案管理知識的儲備及其精力有限，知識結(jié)構(gòu)與綜合素質(zhì)跟不上時代的發(fā)展步伐，影響了企業(yè)檔案資源的信息化、數(shù)字化建設(shè)，影響了整個檔案資源建設(shè)的進程。

4.檔案收集范圍不符合實際工作要求，收集工作不到位

企業(yè)檔案館藏資源建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)在于檔案材料的收集，檔案收集的數(shù)量決定了檔案館藏資源的數(shù)量，收集的質(zhì)量決定了檔案館藏資源的質(zhì)量，檔案收集材料的多樣性決定了檔案館藏資源的多樣性。現(xiàn)在企業(yè)的活動范圍不斷擴大，形成的檔案種類也越來越多樣化，除了有普通的紙質(zhì)檔案，還有電子檔案、照片和音像等特殊載體檔案。此外，在檔案內(nèi)容方面關(guān)于廠務(wù)公開、商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)、合同、傾銷反傾銷、企業(yè)法律事務(wù)以及信用方面的檔案材料對于企業(yè)的發(fā)展來說都是非常重要的。但是，檔案部門卻沒能緊跟企業(yè)改革發(fā)展的步伐，沒能熟悉和了解企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)，缺乏有力的措施，在收集時不注重對入室檔案材料的鑒定和篩選，導(dǎo)致入室的檔案質(zhì)量不高。并且，還是繼續(xù)沿用以前的收集范圍來收集材料，沒能根據(jù)企業(yè)活動范圍而擴大收集范圍，導(dǎo)致一些非常重要的檔案沒能及時歸檔，嚴(yán)重影響了檔案館藏的完整性。

缺少相應(yīng)的制度與管理機制，沒有把歸檔工作納入部門管理流程和崗位職責(zé)，或者有些企業(yè)雖然制定了相應(yīng)的管理機制，但歸檔管控考核體系不健全，歸檔工作往往是部門員工的自覺自愿行為，僅限于“你交什么，我就歸什么”的被動狀態(tài)。有些企業(yè)存在歸檔制度落實不到位、歸檔范圍修訂不及時、指向不具體及操作性不強的問題。

5.檔案硬件設(shè)施簡陋，保管環(huán)境較差

企業(yè)是以經(jīng)濟利益為目的的，企業(yè)的資金投入都是經(jīng)過一定的分析調(diào)查和風(fēng)險評估后才決定的。但現(xiàn)階段很多企業(yè)由于企業(yè)決策者的檔案意識比較薄弱，沒有意識到檔案資源對于企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)的重要性，從而忽視了對檔案資源建設(shè)的投入，特別是檔案硬件設(shè)備設(shè)施的投入。目前，還有較多企業(yè)的檔案室比較簡陋，特別是一些小企業(yè)，沒有配備相應(yīng)的檔案保管設(shè)備設(shè)施，就算配備這些設(shè)備設(shè)施的企業(yè)往往會從運作成本上考慮而不去使用，使這些設(shè)備設(shè)施成為擺設(shè)。還有些小企業(yè)甚至連專門的檔案室都沒有，企業(yè)所有的檔案都零散分放在各個科室的資料柜中，硬件設(shè)施的老化與損壞不利于檔案的完好保存。在當(dāng)今檔案管理數(shù)字化與信息化的大環(huán)境下，由于計算機等電子設(shè)備管理的不完善，造成檔案資料的損害，不僅影響企業(yè)檔案的數(shù)字化進程，還會使企業(yè)失去一筆巨大的無形資產(chǎn)，從而阻礙企業(yè)的發(fā)展。

6.館藏資源建設(shè)厚此薄彼，存在盲點

如果把企業(yè)比作一座大廈，企業(yè)員工就是構(gòu)成這座大廈的基石，員工對于企業(yè)的生死存亡至關(guān)重要。但是，目前企業(yè)館藏檔案資源中主要還是以企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營類、企業(yè)管理類檔案為主，涉及員工的檔案卻不多，特別是員工的民生檔案，如員工的業(yè)績檔案、健康檔案等。很多企業(yè)沒有注意職工的建檔問題，或是有職工檔案但是不完整，平時不注重對職工檔案的收集，職工的檔案內(nèi)容沒有隨著其實際情況的變化而更新，如職工的職位變化、家庭情況、福利待遇變化等，導(dǎo)致有些職工的檔案與其現(xiàn)實情況不符。員工檔案對于員工的職位晉升、工傷鑒定、核算工齡、住房公積金的核算等至關(guān)重要。如果企業(yè)員工沒有相關(guān)的憑證材料，就不能在就業(yè)、社保、退休等方面享受優(yōu)惠待遇，就不能維護自身利益。

二、企業(yè)檔案館藏資源建設(shè)的一些措施

1.加大宣傳，增強檔案館藏資源建設(shè)意識

企業(yè)是一個獨立自主、自負盈虧的社會組織，其最終目的就是獲取經(jīng)濟效益最大化。因此，可以從企業(yè)檔案對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理方面的重要性來宣傳檔案資源建設(shè)的意義，讓企業(yè)從檔案資源建設(shè)中看到經(jīng)濟效益和社會效益，從而提高企業(yè)人員的檔案館藏資源建設(shè)意識。除此之外，加大宣傳的方法還有很多，如領(lǐng)導(dǎo)的重視，在開會的時候經(jīng)常強調(diào)；定期或不定期舉行檔案培訓(xùn)或座談會；開辦檔案展覽；制作檔案宣傳畫冊；編研檔案利用實例，可以通過實例來宣傳檔案資源建設(shè)的重要性；把檔案工作納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的崗位責(zé)任之中，從領(lǐng)導(dǎo)層開始自上而下關(guān)注檔案建設(shè)。

2.堅持依法治檔，完善檔案管理制度

加大對《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等檔案法律法規(guī)宣傳，加強普法教育，堅持依法治檔，貫徹落實檔案法律法規(guī)，讓檔案工作有法可依，有章可循。除此之外，企業(yè)還應(yīng)依照檔案法律法規(guī)，并結(jié)合本企業(yè)的實際情況制定檔案工作細則，如檔案收集制度、檔案管理制度，檔案借閱制度、檔案庫房管理規(guī)范等。根據(jù)工作需要建立各部門緊密配合的工作機制，保證材料收集流暢、有序。建立相關(guān)部門檔案人員責(zé)任制，把檔案工作落實到各個部門，責(zé)任到個人，加強考核機制。

3.企業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)與知識更新

現(xiàn)代企業(yè)的競爭也是人才的競爭，企業(yè)檔案資源建設(shè)離不開優(yōu)秀的檔案管理人員。與其他專業(yè)相比，檔案專業(yè)人才相對比較短缺，很多企業(yè)面臨著“引進來，留不住”人才的局面。企業(yè)可以通過培養(yǎng)人才與吸引人才雙管齊下的方式，在傳統(tǒng)管理基礎(chǔ)上，加大對檔案管理人才的培養(yǎng)，拓寬檔案人才成長通道，建立日趨完善的檔案專業(yè)人才隊伍。通過對內(nèi)組織富有挑戰(zhàn)性的工作來鍛煉和培養(yǎng)業(yè)務(wù)骨干，通過對外合作來培養(yǎng)新型專業(yè)人才，組織內(nèi)外業(yè)務(wù)交流、業(yè)務(wù)考察、學(xué)術(shù)報告及參加重要學(xué)術(shù)會議來開闊專業(yè)人員的視野，全面提升檔案人才隊伍專業(yè)技能，打造一支專業(yè)人才隊伍，為企業(yè)的檔案資源建設(shè)提供人才儲備。在企業(yè)現(xiàn)代化過程中出現(xiàn)了很多檔案人員不熟悉、不了解的內(nèi)容，特別是各類有關(guān)計算機方面的信息技術(shù)，如信息管理系統(tǒng)、CAD技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和最新的檔案管理知識。想要做到企業(yè)檔案資源及時、有效歸檔，檔案工作者必須對這些新事物有所了解和掌握，才能把握各檔案材料之間的有機聯(lián)系，把各類檔案材料及時、有效歸檔。因此，企業(yè)應(yīng)重視對檔案管理人員的培訓(xùn)及知識更新，學(xué)習(xí)各種新技術(shù)、新觀念。同時，檔案人員也應(yīng)該主動加強自身的修養(yǎng)，積極參與企業(yè)的信息化建設(shè)，與企業(yè)共同成長，努力使檔案的數(shù)字化與企業(yè)的信息化有機結(jié)合，同步發(fā)展。檔案管理人員不僅僅是檔案載體的守護者，還應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展，努力成為檔案信息的挖掘者，歷史記憶的守護者，企業(yè)文化的宣傳者。

4.加大收集力度，擴大收集范圍

企業(yè)檔案館藏資源建設(shè)是企業(yè)基礎(chǔ)性管理工作，檔案收集是館藏資源建設(shè)源頭，是豐富館藏資源的主要方式。首先，企業(yè)應(yīng)制定完善的檔案收集歸檔制度，明確歸檔范圍。有完善的制度與操作細則作為指導(dǎo)，各部門才能更好地把收集工作落實到位；其次，在收集時要注意所收集檔案材料的質(zhì)量，即個體質(zhì)量和整體質(zhì)量。個體質(zhì)量是指每份文件材料內(nèi)容有效、完整，外在形式完好，整體質(zhì)量是指整個館藏的結(jié)構(gòu)優(yōu)化。檔案的館藏結(jié)構(gòu)按照內(nèi)容可以分為文書檔案、科技檔案和人事檔案，按照檔案載體可以分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案和實物檔案等。優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)需要企業(yè)文書部門、檔案部門和信息部門加強協(xié)調(diào)合作，將收集工作放到企業(yè)的日常工作中，改變原來交什么就收什么的收集方式，變被動為主動，確保收集到的材料都是有價值的。檔案部門要時刻關(guān)注企業(yè)的動態(tài)，將收集工作提前介入各項活動中，做到及時歸檔，保證材料的完整性、多樣性。

5.完善檔案硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)，創(chuàng)建良好的保管環(huán)境

檔案的長期保管離不開良好的保管環(huán)境，檔案的硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)也是檔案資源建設(shè)的重要方面。各種檔案硬件設(shè)備設(shè)施的安裝、運行是否經(jīng)濟、實用，既關(guān)系到企業(yè)檔案資源的長期有效保存又關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營成本。檔案的硬件設(shè)備設(shè)施應(yīng)包括最基本的密集柜、計算機、掃描儀、打印機和裁紙刀等，還包括檔案管理系統(tǒng)等軟件。為保障檔案的安全，還需要做到檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室“三室分開”，做到專室專用，健全人防、物防、技防相結(jié)合的檔案安全防范體系。除此之外，檔案庫房要做到溫濕度適宜、整潔干凈，要做到無塵、無霉、無蟲蛀、無鼠害和無雜物等。總之，要為企業(yè)檔案創(chuàng)造一個良好、安全的保管環(huán)境。

6.放長眼光，拓展檔案資源建設(shè)新視角

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展前進，企業(yè)的檔案資源建設(shè)也應(yīng)該不斷拓寬角度，從企業(yè)發(fā)展的全局角度來建設(shè)企業(yè)檔案資源。企業(yè)員工是構(gòu)成企業(yè)整體的重要組成部分，但目前企業(yè)的檔案資源建設(shè)還是以企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營檔案為主，對涉及員工個人生產(chǎn)、生活狀態(tài)的企業(yè)民生檔案卻鮮有關(guān)注，如員工的業(yè)績檔案、房產(chǎn)檔案、教育檔案、社保檔案、收支檔案和健康檔案等，從員工角度看，企業(yè)民生檔案在維護企業(yè)員工合法權(quán)益上起著至關(guān)重要的作用。企業(yè)應(yīng)加強這方面檔案的收集，切實為員工的實際利益著想，在員工需要幫助時能夠提供有效的證據(jù)為員工的利益服務(wù)，只有員工利益得到維護，員工才能更加積極地促進企業(yè)的發(fā)展建設(shè)，增強了企業(yè)員工的歸屬感。從企業(yè)的角度看，企業(yè)能夠通過這些檔案更全面地了解員工，在企業(yè)的選人、用人與人才選拔上提供重要依據(jù)，對員工、對企業(yè)來說是一種雙贏的局面。

三、結(jié)束語

企業(yè)館藏資源建設(shè)的最終目標(biāo)是要企業(yè)檔案信息服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，創(chuàng)造經(jīng)濟利益。企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理思想，將傳統(tǒng)檔案管理思想向數(shù)字化管理升級轉(zhuǎn)型，在材料歸檔的時候就展開前端把控，確保歸檔質(zhì)量，建成檔案館藏豐富、種類齊全及清晰有序，并能夠反映企業(yè)發(fā)展過程的檔案資源庫。通過各種現(xiàn)代化手段對企業(yè)檔案館藏資源實行數(shù)字化建設(shè)，加強檔案館藏資源的開發(fā)利用，深層次挖掘檔案信息，利用檔案信息洞察市場走向，明確企業(yè)發(fā)展路線，打造特色品牌，塑造企業(yè)形象，宣傳企業(yè)文化。

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（作者單位：柳州市工人醫(yī)院）

作者簡介：羅利娟（1989—），女，漢族，廣西柳州人，本科，館員，研究方向：檔案管理。