信息化背景下投標檔案數字化管理研究及創新

白雪嬌

（遼寧省沈陽市城市精細化管理服務中心，遼寧 沈陽 110400）

1 實施投標檔案數字化管理的重要性

投標是企業進行競標、承攬項目的重要途徑，而投標檔案（以下簡稱檔案）則是記錄投標過程和結果的重要依據。傳統的檔案管理方式已經無法滿足現代企業的需求，因此，數字化管理成為現代企業檔案管理的重要趨勢。

采用數字化的檔案管理方式可以更快速、更方便地進行信息檢索、查詢和共享，提高檔案管理效率，降低檔案管理成本。對于投標檔案來說，利用計算機技術將其從紙質形式轉化為電子文檔形式，可以更好地保護原始投標資料，避免因紙張破損、字跡模糊等原因導致的信息丟失。同時，數字化管理也有助于更好地進行數據分析、數據挖掘和決策支持，提高投標成功率。因此，投標檔案的數字化管理已成為一種趨勢和必要手段。

2 投標檔案數字化管理的優勢

（1）提高檔案管理效率。實現檔案信息的數字化采集，通過數字化技術將紙質檔案轉化為電子檔案，實現檔案信息的快速、準確采集，減少人工錄入和錯誤率。建立數字化檔案數據庫，建立數字化檔案數據庫，將電子檔案進行分類、編目和存儲，方便檔案信息的檢索和管理。實現檔案信息的自動化處理，通過自動化技術對電子檔案進行自動化處理，例如自動分類、自動排序、自動索引等，提高檔案管理效率。

（2）保障檔案信息安全。制定嚴格完善的安全管理制度，對數字化檔案進行加密處理，可以防止未經授權的人員獲取檔案信息。可以采用對稱加密或非對稱加密技術，對檔案信息進行加密，根據用戶的角色和職責，設置不同的訪問權限，確保只有合法用戶可以訪問數字化檔案。建立安全審計機制，對數字化檔案的操作進行記錄和監控，通過審計日志，可以追蹤用戶的操作行為，確保數字化檔案的安全性和可靠性。

（3）提高檔案利用價值。數字化管理可以實現檔案的共享和遠程利用，提高了檔案的利用價值。傳統檔案管理中，查閱檔案需要到檔案管理部門進行現場查詢，數字化管理可以實現檔案的在線查詢和共享，方便了用戶對檔案的利用，提高了檔案的利用價值[1]。

（4）數字化檔案可以節省存儲空間并改善存儲環境。將傳統的以紙質為載體的檔案信息轉為機讀檔案，可以節省大量的存儲空間，同時也可以節省保管費用。

3 投標檔案數字化的應用實踐

3.1 檔案當前數字化的現狀

檔案數字化是一種利用計算機技術、數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將傳統載體的檔案信息轉化為數字形態的信息記錄方式。具體來說，就是將紙質文件、聲音圖像文件等傳統介質的文件，通過一定的技術手段轉化為數字信號，并存儲在計算機可以識別的存儲介質中，形成有序結構的檔案信息庫。這種技術使得檔案信息可以更方便地進行檢索、維護和管理，同時也有利于檔案的保存和備份。

檔案數字化關鍵的技術包括數字化加工技術、掃描技術、錄音（像）檔案的模數轉換技術、自動識別技術和方法等。需要注意的是，檔案數字化工作的要求包括目標合理、遵守法規、遵循標準、管理集成、互相協作和強化核查等方面。同時，在數字化過程中還需要注意檔案的安全問題，確保數字化過程中檔案信息的完整性和安全性。

3.2 檔案數字化的規范流程

（1）檔案出庫：對每一本檔案材料做出庫登記、入庫盤點、雙方核對、驗收移交。

（2）整理編碼、核對：對接收的每本檔案材料進行核查與整理，比如拆除材料紙頁上舊的裝訂、對存在破損或未達掃描標準的材料進行技術修復，編制材料的類號和頁號，整理編碼完成后仔細核查，防止漏編錯編。

在檔案數字化整理編碼核對過程中，可以采用一些創新性的技術和方法來提高效率和準確性。首先，OCR技術可以對掃描的檔案進行文字識別。通過高精度的掃描設備將紙質檔案轉化為圖像文件，利用OCR技術將這些圖像文件轉換成可編輯的文本，方便后續的檢索、查詢、編輯等操作。這個過程中，OCR技術的精度和準確性非常重要。如果OCR技術的精度不夠高，可能會出現識別錯誤、格式混亂等問題，影響數字化檔案的質量，OCR技術可以提高數字化檔案的效率和準確性，數字化檔案最大的優勢是可以快速地進行檢索、查詢等操作[2]。

（3）電子目錄的錄入、校對、調整：將每一份檔案紙質材料編制對應的電子目錄，對完成的目錄進行校對，確保準確，避免出現錯別字等，還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁數是否有誤。

電子目錄的錄入是數字化檔案管理的第一步，根據檔案的內容和特點，確定需要錄入的目錄項，如文件名、文號、責任者、形成時間等。根據確定的目錄項，將數字化圖像和相關信息進行錄入，如標題、作者、出版時間等。根據要求將錄入的目錄轉換為特定的格式，如CSV、XML等。

電子目錄的校對是確保電子目錄準確性和完整性的關鍵環節。將電子目錄與紙質檔案進行對比，檢查是否有遺漏或錯誤的信息。如果發現錯誤信息，需要及時進行修正和調整，以確保電子目錄的準確性。如果發現缺失信息，需要及時進行補充和完善，以確保電子目錄的完整性。檢查電子目錄的格式是否符合要求，如字段類型、長度、格式等是否正確。

電子目錄的調整是為了滿足實際需求而對電子目錄進行的修改和完善。根據實際需求和分析結果，確定需要調整的原因，如分類不準確、字段過長或過短等。根據調整原因，制定相應的調整方案，如重新分類、修改字段長度等。

（4）檔案文件掃描：將紙質檔案文件放在掃描儀的掃描平臺上，確保文件平整、無折疊或扭曲。選擇合適的掃描模式，如彩色或黑白掃描。一般來說，對于以文字內容為主的檔案文件，選擇黑白掃描可以更好地保留文件的清晰度和對比度。調整掃描分辨率，建議選擇300 dpi或以上。高分辨率可以更好地保留文件的細節和清晰度。點擊掃描按鈕，等待掃描完成。掃描后的文件通常以TIFF格式或JPEG格式保存，對掃描后的文件進行校對和修正。檢查掃描的文件是否清晰、有無扭曲或缺失，如有需要進行修正或重新掃描。將修正后的電子化檔案文件進行保存和備份，方便后續的檢索、編輯和打印等操作。

（5）原始圖像制作、數據初審、高清圖像刻作：原始圖像制作是指對已掃描的檔案文件進行修整，包括在不影響材料內容的前提下，對紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進行修理，修整后對電子數據進行核查核對，防止在轉換過程中出現錯誤。數據初審是指對原始掃描圖像數據進行核查，確定其準確性，對數據的格式、文件名等進行檢查，確保其符合要求。高清圖像刻作是指對符合要求的圖像進行處理，如調整分辨率、色彩等，使其清晰度和對比度更高，將處理后的圖像進行保存和備份，方便后續的檢索、編輯和打印等操作[3]。

（6）重新裝訂并檢查：將掃描、處理完成的圖片裝訂還原回原檔案。

（7）數據總審入庫：在完成上述步驟后，進行數據的總審入庫，確保數據的準確性和完整性。

4 投標檔案數字化的發展趨勢

4.1 技術發展趨勢

（1）全數字化發展。隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展，檔案數字化已經成為了必然的趨勢。全數字化發展是指檔案館將館藏檔案進行全面的數字化轉換，使其能夠以數字化的形式進行存儲、管理和利用。

（2）智能化發展。智能化發展是指將人工智能技術、物聯網技術等應用于檔案管理中，實現檔案的智能化分類、檢索、整理、分析和利用。智能化發展可以提高檔案管理的效率和精確度，同時還可以為檔案管理提供更多的安全保障。

（3）網絡化發展。將計算機技術、網絡技術等應用于檔案管理中，實現檔案信息的網絡傳輸和共享。網絡化發展可以打破時間和空間的限制，使得人們可以在任何時間、任何地點獲取所需的檔案信息。此外，網絡化發展還可以促進各地區、各機構之間的信息交流和合作，推動檔案管理的現代化發展[4]。

（4）安全性提升。數字化技術的不斷發展和應用，將更加注重安全管理的提升，包括數據加密、訪問控制、權限管理等措施，還需要加強人員的安全意識和培訓，提高整個系統的安全性。

4.2 法規與政策發展趨勢

（1）法規體系日益完善。隨著檔案數字化的深入發展，相關法規體系也在不斷完善。國家層面相繼出臺了《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國電子簽名法》等法律法規，為檔案數字化的健康發展提供了基本保障。同時，各級地方政府也結合實際情況，制定了一系列有關檔案數字化的地方法規和實施細則，進一步細化了檔案數字化的規范和要求。

（2）標準化建設加速推進。近年來，我國在檔案數字化標準化建設方面取得了一系列重要成果。例如，國家檔案局先后發布了《紙質檔案數字化規范》、《錄音錄像檔案數字化規范》等一系列重要的檔案管理標準，為檔案數字化的標準化建設提供了指導和依據。

（3）安全管理要求更加嚴格。國家層面，我國政府對檔案數字化安全管理提出了更高的要求。例如，《中華人民共和國網絡安全法》等法律法規對檔案數字化安全管理提出了明確的要求和規定，這些法規和政策的出臺，為檔案數字化安全管理的有效實施提供了有力的保障。

5 結束語

利用計算機和網絡等技術可以實現自動化、智能化的信息處理和檔案管理，大大提高了檔案管理效率；檔案數字化管理可以減少紙質材料的消耗和存儲空間的需求，降低檔案管理成本。總之，投標檔案數字化管理是必然趨勢。通過加強培訓和管理、強化數據安全保障、完善標準規范等措施，可以推動投標檔案數字化管理的進一步發展，提高檔案管理效率和協作效率，降低檔案管理成本，實現數字化管理的優勢。未來，隨著技術的不斷進步和應用場景的不斷擴展，投標檔案數字化管理將更加完善和成熟，為企業的可持續發展提供有力支撐。