探究國企采購業務內部控制的主要風險和優化策略

□ 北京 王開拓

采購是一種購買形式，它受到《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國招標投標法》等法律的約束，采購的方式主要有七種，分別是：①公開招標；②邀請招標；③競爭性談判；④競爭性磋商；⑤單一來源采購；⑥詢價；⑦國資委認定的其他方式。

一般情況下，國有企業采購業務的基本流程如下：①接收采購申請單；②溝通采購物資的相關要求；③貨比三家并進行詢價對比，最終鎖定最優供應商；④執行領款單手續，并到財務處領款；⑤貨物抵達后，申請人需核對貨物的數量和質量；⑥按照財務管理制度相關標準執行發票報銷。

一、國企采購業務內部控制主要風險

（一）采購計劃安排不合理，可能導致企業資源浪費

1.采購計劃偏行政化。國有企業物資采購過程中需要制定采購的程序和采購的計劃，但是在制定以上計劃，安排整體工作的時候，可能存在不合理之處。在采購程序上，一些國有企業在制定采購內部控制制度的時候，多參考政府采購法。但政府采購法的制定是為了提升財政資金的使用成效，其復雜性決定了政府采購效率較低。但是，國有企業不屬于政府采購法所規定的采購主體，也不適用于政府采購法，而過于行政化的采購程序往往會導致國有企業難以快速針對市場做出反應，進而影響到采購的整體效率、影響業務的拓展水平，因為行政化的采購程序也會導致資源的浪費。

2.沒有持續優化意識。國有企業的采購工作內部控制制度的構建旨在提高企業采購的規范性和效率性。整體上，構建采購內部控制制度既要不違反國家和地方的法律法規，又要與國有企業目前的主營業務、規模和管理狀況相契合，整體要考慮的因素眾多，且需要根據市場的變化不斷優化。在法律法規的更新和企業的發展帶動下，國有企業采購內部控制制度也應與時俱進，不斷修訂。但事實上，很少有企業會單獨定向進行此工作，甚至于一些國有企業在采購工作中存在“一錘子買賣”的思維偏差，在內部控制制度的制定上缺乏持續優化的意識，進而使采購內部控制制度脫離企業實際運作，出現采購工作“有章難循，無章可循”的尷尬局面。

（二）采購物資供應商選擇不合適，定價審批不夠規范

1.沒有關注電商采購的重要性。在互聯網的發展帶動下，以電子商務平臺作為采購平臺成為一大趨勢，在大型、正規的網絡商城上交易不僅采購效率高，采購成本還低。電商采購所能選擇的物資供應商更加廣泛，一些大型國企通過創建交易網站的方式來進行內部采購，而盡管有互聯網的加持，卻未能發揮出電商平臺在對比價格、確定供應商方面的優勢，且物資采購的供應商選擇中更傾向于線下，導致一些物資在采購中存在價格虛高，性價比不高的問題。

2.采購過程可能出現違法亂紀。國有企業作為市場主體，它需要以招標投標法中的相關規定，優化國有企業的公開招標和邀請招標的方式，借鑒政府采購法中規定的非招標采購方式。但是，國企具有其特殊性，需要參與到市場競爭中，且根據市場的需求做出快速的反饋。在采購方式的確定上，國有企業招標采購領域中多出現違法和違規的問題，一般集中于采購程序不規范、內定中標單位、應公開招標而未公開招標以及招標采購的競爭性不足等情況。以上違法違規的行為出現會導致違法亂紀，也不利于國有企業內部的管理。在采購業務控制的時候，沒有考慮到國企的未來長遠發展計劃和安排，并可能因為供應商和國企之間簽訂戰略合作協議，以互惠互利的角度互相采購而影響采購效率，進而產生采購風險。

（三）采購驗收審核不嚴格，存在信用受損風險

在物資抵達的時候，相關負責人需要對于物資進行驗收審核，避免在物資驗收中出現證件不齊、數量短缺、質量不合格等異常問題，也防止問題物資進入倉庫并投入使用。在實際的物資采購過程中出現驗收異常的情況比較多，審核不嚴格就會導致采購物資的缺失，資金的損失以及信用的受損。在公司的SAP系統中，不同的部門以及不同崗位用戶的權限不同。物料驗收合格之后，采購部門在SAP系統中做收貨處理，然后才能由采購人員辦理應付賬款的掛賬和支付，但如果為了完成業務違規開通權限以外的功能，沒有履行收貨程序的物料也會收貨或掛賬，同樣會讓驗收工作產生風險，影響整體工作有效性。

二、優化國企采購業務內部控制的主要策略

（一）在采購環節的內部控制

1.建立采購申請制度。采購申請制度的建立，對于規范個人行為、提升采購質量、避免多頭采購的問題非常關鍵。在實際的工作過程中，可以根據購買的物資類型或接受勞務的類型等，確定好相關的歸口管理部門，并規定只有賦予相應的請購權之后才能夠審批相關的采購物資。在實際的工作中，要明確相關工作人員和部門的職責以及權限后，部門根據發展需求提出采購申請，請購部門對于提出請求的部門需求進行審核，審核通過之后要將各類采購信息分類匯總，因為不同部門采購內容存在交叉重疊，如非緊急物資，需要匯總之后統籌安排采購和分配。若因為生產經營之用而急需購買相關物資，根據實際制定限額，并由負責人批準，其他物料采購需要經由采購部門辦理采購。采購申請制度的建立能統籌安排整體的采購工作，嚴格規范各個部門的采購行為，并能引導部門按照預算執行進度辦理請購手續，提出采購申請。一般情況下，使用單位需要以節約本部門費用為目標，選擇物美價廉的物料供應商，并提交給采購部門。若存在超預算和預算外的采購項目，則需調整預算履行程序之后駁回，部門再次審核物資采購需要，經過相關部門和人員審批之后，再辦理采購申請。

2.科學評估供應商資質。企業需要構建科學的供應商評估機制和準入機制，嚴格按照國家法定和中國中鐵股份有限公司的規定，結合采購項目的規模和屬性，選擇采購方式。公共采購是采購物資的主要方式。選擇非公開采購方式應規范決策程序，嚴禁化整為零規避招標。在選擇供應商的時候，可以委托有相關資質的機構進行資信調查，實時管理供應商的經營情況和資信情況，并進行綜合評價，確定是否繼續與供應商合作，并保證采購工作的順利有序進行。在確定好合格的供應商清單之后，要與相關供應商簽訂協議，并建立供應商管理系統。采購文件應當明確誠信要求，明確雙方的責任和義務，并按照要求簽訂誠信協議或者將誠信要求納入采購合同。在簽訂協議的時候，供應商需要對其合作年限和產品質量做好保證。國有企業對于供應商提供的勞務和物資質量、價格、供貨條件、供貨時間等進行協商規定，并根據國有企業的實際發展需要，及時和供應商協商調整供貨計劃。

3.采購人員定期輪崗。采購具有其專業性，提升采購人員的專業度至關重要，但為了控制出現腐敗風險，積極組織定期輪崗，能規避不必要的風險。保證整體工作的順利有效，遵循先熟練后輪換的原則，建立在采購人員自身職業發展規劃之上，做好輪崗計劃。同時，為了避免采購人員出現消極情緒，企業也需要做好員工疏導，給予采購人員更大的成長空間。這樣，輪崗制度才能被廣泛接納和認可。為保證輪崗有序，并避免因為輪崗人員無相關采購經驗而影響采購質量，在輪崗的時候可以劃分領域輪崗進行物資采購，并確定該類物資是否需要輪崗，例如采購日常管理辦公用品不需要頻繁輪崗，在一些技術類器械的采購中也需要保持穩定。

4.規范采購合同。簽訂采購合同能夠規范雙方的行為并優化供應工作，在采購合同的制定中應當規范科學，且能保障企業的自身利益。從合同起草方面上看，國有企業合作的供應商眾多，擁有標準的合同文本才能降低工作壓力。但考慮到供應商眾多、情況各異的問題，在制定標準文本的時候應當有浮動范圍。一般情況下，在標準文本的基礎之上，可以加入特定供應商有關的內容，并形成合同初版文件。在簽訂合同的時候，按照物資采購的相關規定，需要按照公司范本簽訂合同，盡可能選擇公司擬定的合同模板或建立在公司合同模板之上進行裁判，如存在其他無范本的采購合同，應嚴格按照采購文件簽訂，并經公司法律部或法律顧問審核，大額合同應聯合簽訂。具體合同中要根據采購內容的不同以及業務的需要，及時修訂和增補刪除相關的條款。在修改合同之后，相關工作人員要對合同中的相應財務條款進行審核，例如財務部要對合同中的財務條款進行審核和價格監控，并審核物料請購單和物料報價單。審核完畢之后，要明確相關條款是否清晰明確，并對合同進行二次審核，審核之后，相關部門做好合同的歸檔管理。

（二）在付款環節的內部控制

1.保證付款的合法性和真實性。采購部門需要對采購的合法性和真實性負責，并保證企業存貨的安全性以及存貨計量的準確性。由專職的采購人員負責擬定采購合同后，必須由采購管理人員進行審閱，并交由相關負責人審批通過后才能簽訂采購合同。為保證付款的合法性及真實性，需要企業財務會計對采購業務的各種原始憑證展開審計，重點審核采購中各類單據、憑證是否齊全，內容是否真實，計算是否準確。嚴格資金支付審批程序，在審核通過后由財務部門負責會計付款憑證，并按照資金支付規定、合同約定和物資供貨驗收情況進行支付，由采購員及時與供應商進行聯系。一般情況下，合同付款以月結為主，并開具增值稅專用發票，大額資金支付實行聯簽制。對于一些不含稅的、開增值稅普通發票等情況的付款，應當做好審批，供應商應說明理由，財務負責人同意之后方可付款。

2.加強預付賬款和定金管理。在工作中，要建立國有企業應付賬款和定金管理的相關責任制度。在財務部門中，相關人員負責應付賬款和定金的管理工作，如工程管理人員則負責其中的設備管理工作，材料核算人員負責其中的材料借款管理，供應部門負責其中的清查。催收通過優化優惠賬款和現金的管理，能夠保證資金的周轉效率，也能夠提升資金的使用效益。要做好預付賬款的控制，在發生預付款項時，必須簽訂合同并上交一份由財務部門備案。為了節省資金支出，相關部門也需要在財務部門和總會計師的審批之后，按照購貨合同的相關規定，嚴格控制各種款項的額度。若購貨合同中業務明確規定不得發生預付賬款，則不得給予預付賬款的額度。對供貨商而言，相關部門應當與供貨商協商，并建立預付賬款臺賬，對于各項預付款項，應按照合同的規定明確記載，并與購貨合同和臺賬等一并保管。一般情況下在購貨合同規定的時間內組織交貨，并驗收入庫，七日之內要進行報銷，若超過報銷期限，則需要追究經辦人的責任。建立責任制度的目的是保證避免因為供貨單位破產或供貨撤銷等原因，難以回收貨物所產生的資金損失問題。

3.定期核對往來賬款。國企在采購業務的付款環節，應加強對往來賬款的核對，選擇適當的對賬時間，只有通過定期核對才可以保證雙方賬目一致性。往來賬款核對周期需要由采購業務的大小決定，業務較小可以按照季度、半年設置核對周期。在業務量較大的情況下，可以按照月度、季度、半年度設置核對周期。無論核對周期的長短，在每次進行往來賬款的核對時，都需要填寫對賬單，且需要雙方簽字確認，并由相關負責人做好保管。針對往來賬款的核對，需要確定正確的對賬方式，如財務少且交單的采購業務，可以通過電話核對的方式，如雙方距離較遠，可以采取電子郵件、傳真等核對方式。倘若采購量龐大、賬目比較復雜的，雙方必須進行面對面核對。

4.建立驗收及退貨管理機制。建立驗收及退貨管理機制，需要企業安排相關部門按照企業驗收規定做好對采購物品的驗收，明確驗收責任，材料部門應負責組織對材料的外觀、數量、規格的檢驗，專業技術部門應負責組織對材料的性能、質量和技術文件的檢驗，必要時可委托第三方進行質量檢驗，在驗收中一旦發現問題需及時報告采購部門，由采購人員根據實際情況進行處理。在驗收過程中，需要重點查看采購商品是否與企業規定相符，由采購人員提出解決方案并由采購管理人員負責審批。嚴格核對材料，確保兩人以上參與驗收工作。對質量缺陷、技術證書不全等不符合合同要求的產品，按合同規定進行退貨處理，確保入庫物資的質量。針對驗收中存在重大質量問題的情況，需要由采購管理人員組織財務部門、質量管理部門等進行集中處理，制定解決方案并由上級管理人員進行審批后，交由采購部門進行處理。在退貨管理機制的建立上，需要明確退貨的要求、標準，在撤銷請購事項時，需要由原請購部門及時通知采購部門，并在請購單上做好相應的標記，說明撤銷請購的原因。采購部門在辦理退貨業務時，需要在原請購單上加蓋相應的章，并將其送回原請購部門。

三、結語

一個企業若想在復雜多變的市場經濟環境中發展下去，優化內部控制至關重要。采購業務的內部控制關系到企業的供應鏈順暢，在難以改變外部宏觀環境的條件之下，企業將目光放在提升內部管理效能之上，也能夠完善內部控制體系。內部控制能讓企業由內而外提升自身的競爭力，在企業的內部控制工作中，定期根據自己的實際情況進行分析并優化改進。提升內部控制的有效性，切實保證物資采購內控有效才是采購工作的重中之重?？傊?，在采購工作中，應當結合實際情況，全方位梳理、落實好采購流程，并統籌安排整體的采購計劃，規范各自的審批權限，并按照流程辦理采購業務。在實際的采購業務內部控制中，應當根據采購過程的薄弱環節進行有序控制，才能夠保證物資采購滿足企業的生產經營需要，并保障整體采購工作的有效性。