公共圖書館戰略規劃實施效果評價實踐案例研究*
——以東莞圖書館和昆西公共圖書館為例

邱建恒

(東莞圖書館,廣東 東莞 523071)

東莞圖書館是我國率先踐行圖書館戰略規劃的公共圖書館之一,自2002年至今已制定和執行《東莞市圖書館新館建設與發展規劃綱要(2002—2010)》《東莞圖書館“十二五”發展規劃》《東莞圖書館“十三五”戰略規劃》和《東莞圖書館“十四五”戰略規劃》等發展戰略規劃,在圖書館戰略規劃方面累積了大量經驗及研究成果。除東莞圖書館外,筆者還選取了美國的昆西公共圖書館及其制定的《昆西公共圖書館戰略規劃:2019—2022》進行研究。昆西公共圖書館戰略規劃的目標有具體的量化要求,便于其對目標效果進行評估。公共圖書館戰略規劃的制定是一個集策劃、實施、評估與修正為一體的動態循環過程,目的是幫助公共圖書館隨時適應外界環境及自身業務形式的變化,實現持續健康發展[1]。

1 東莞圖書館的戰略規劃實施效果評價實踐案例

1.1 《東莞圖書館“十三五”戰略規劃》的實施與評價措施

《東莞圖書館“十三五”戰略規劃》包含5個戰略方向、20個目標、63個策略、192條行動和120個指標。為保證該戰略規劃的有效實施,東莞圖書館采取了以下管理措施:一是要求各部門于每月月末提交月度總結計劃及業務數據報表。二是要求各部門于每年年中提交半年總結計劃,并上報上級部門全館半年工作總結計劃。三是要求各開放部門于每季度末統計關鍵服務指標數據,與同期數據進行對比分析,針對存在的問題提出改進措施。四是要求辦公室及時匯總會議審議,并提交至館長辦公室。五是要求各部門于每年年末提交年度工作總結計劃,并上報上級部門全館年度工作總結計劃。六是要求各開放部門統計每年的關鍵服務指標數據,對照年度目標撰寫完成情況報告,由辦公室匯總并提交至館長辦公室進行審議。此外,東莞圖書館還不定期召開不同主題的中層會議及重大項目專題會,跟蹤監測關鍵績效目標的完成情況,及時發現問題、研究對策。

1.1.1 落實部門工作目標責任制。《東莞圖書館“十三五”戰略規劃》規定了每條行動的主要負責部門和協助部門,以及每個指標的落實部門和目標值。東莞圖書館各部門都要根據戰略規劃內容和要求,明確部門職責和任務,落實部門工作目標責任制,積極完成關鍵績效指標,保障戰略規劃的實施和執行[2]。

1.1.2 采用中期檢查的方式考核戰略規劃的實施情況。《東莞圖書館“十三五”戰略規劃》實施的第三年進入中期階段,中期檢查主要是考察行動落實及指標的完成情況。2018年,東莞圖書館針對該戰略規劃的執行與實施情況開展了中期檢查工作,根據檢查結果編寫《中期檢查報告》,報告內容包含整體狀況、執行的具體情況、規劃的調整、指標完成情況和中期調整等五個部分。

1.2 《東莞圖書館“十四五”戰略規劃》的改進措施

1.2.1 動態調整戰略規劃方案。東莞圖書館根據《東莞圖書館“十三五”戰略規劃》的實際執行情況,對《東莞圖書館“十四五”戰略規劃》進行了調整,要求各部門于每年年末進行年度工作總結分析,提交下年工作計劃草案,由辦公室匯總提交給戰略規劃小組審議,以確定下年工作重點,并開展年度檢查工作。此外,東莞圖書館還根據社會環境的變化,及時把握行業發展動向,隨時調整戰略規劃方案,以科學推動公共圖書館事業的發展。

1.2.2 制度化管理。東莞圖書館專門出臺了《東莞圖書館發展規劃編制與實施規程》,內容分為發展規劃的類型、發展規劃的管理職能部門、長期規劃的編制與執行和年度計劃的編制與實施等四個方面。其中,東莞圖書館明確要求各部門對照規劃要求,將各自負責的行動納入部門年度或長期工作任務;對照戰略規劃文本,督促各部門落實年度行動,并檢查行動完成情況;開展中期檢查工作,考察各項行動和戰略指標的落實完成情況,根據實際狀況和環境變化,隨時調整行動和指標量。

1.2.3 自上而下逐級分解落實。《東莞圖書館“十四五”戰略規劃》的各目標下均設置了相應的指標,從領導層面、小組層面和個人層面自上而下地落實發展目標,將宏觀的戰略規劃細分為可操作性較強的具體行動綱領,并根據績效指標對目標和行動的完成落實情況進行量化考核,以確保戰略規劃的有效性。

2 昆西公共圖書館的戰略規劃實施效果評價實踐案例

2.1 《昆西公共圖書館戰略規劃:2019—2022》介紹

昆西公共圖書館是一家市政公共圖書館,位于美國伊利諾伊州昆西市,主要為昆西市民提供服務。目前,昆西公共圖書館內有23人全職工作,8人兼職工作。昆西公共圖書館基金會成立于1997年,通過遺贈和支持特殊項目的方式支持圖書館服務的開展,由董事會負責管理[3]。昆西公共圖書館的愿景為創造、支持和促進一個有文化的社區,其使命是為讀者提供閱讀材料、工具和活動計劃,以滿足讀者的終身學習、文化和娛樂需求。表1為《昆西公共圖書館戰略規劃:2019—2022》目標,其戰略規劃以表格的形式羅列了目標、策略、完成步驟、責任人、合作伙伴、所需資源、時限、注意事項等,直觀且操作性強[4]。

表1 《昆西公共圖書館戰略規劃:2019—2022》目標

2.2 昆西公共圖書館在戰略規劃實施評價中的具體做法

《昆西公共圖書館戰略規劃:2019—2022》目標1的第一個策略為宣傳并堅決貫徹規劃落實,第二個策略為全員參與,使全館人員在充分了解該戰略規劃的前提下,全身心地投入規劃實踐。昆西公共圖書館規定,要在行動產生結果及績效評估完成后,立即向全館員工通報,以迅速做出相應的行動調整;定期向讀者宣傳戰略規劃內容和匯報戰略規劃行動進展,幫助讀者了解和監督其戰略規劃執行情況;明確評估的具體時間,把績效評估作為檢驗戰略規劃實施效果的重點手段之一,以提升戰略規劃實施效果。

3 東莞圖書館與昆西公共圖書館戰略規劃實施效果評價實踐的對比分析及啟示

3.1 對比分析

一方面,兩家公共圖書館都以量化的方式展示戰略規劃實施效果,明確責任部門、責任人員及時限,注重全館員工的共同參與;另一方面,兩家公共圖書館都強調戰略規劃的動態管理,定期對戰略規劃的實施效果進行評估,并根據實際情況動態調整和完善戰略規劃內容。在戰略規劃執行方面,東莞圖書館設立了專門的規劃管理部門,確保能夠達到預期的實施效果;昆西公共圖書館的戰略規劃更加細化,在為期4年的戰略規劃中設立了7個目標,每個目標都有相應的精確執行策略,且對實施過程及效果評價的標識更加明確。

3.2 思考與啟示

3.2.1 重視戰略規劃的實施效果。公共圖書館的戰略規劃主要分為4個階段,即前期準備階段、規劃分析階段、規劃制定與發布階段及規劃實施與評價階段。其中,規劃實施與評價階段的重要性較高,公共圖書館只有通過評價的方式評估規劃實施的效果,才能保證戰略規劃的科學性、合理性與可行性,動態調整戰略規劃內容,保障規劃實施效果。

3.2.2 構建科學的實施效果評價體系。公共圖書館構建科學的實施效果評價體系,有助于其保障戰略規劃的科學性、有效性。公共圖書館應明確相關定質和定量指標,以隨時根據實際情況調整戰略規劃方案;以多種評價手段開展績效評估工作,保障戰略規劃的科學、有效實施。此外,公共圖書館還可通過參加全國公共圖書館評估定級的方式,檢驗戰略規劃實施的有效性,或聘請第三方機構對其進行評估,根據客觀的評價結果及時調整戰略規劃目標。

3.2.3 跟蹤、交流評估結果。公共圖書館應定期跟蹤戰略規劃實施進程,通過網站、公眾號、發放宣傳單等途徑向上下級部門、相關組織機構、全體員工和讀者宣傳分享戰略規劃實施效果評價結果,在擴大自身影響力的同時,為公共圖書館事業的發展奠定堅實的群眾基礎。