醫院藥庫管理模式現狀及系統性評價

任守艷,何爽,侯飛,朱莉

(1.青島大學附屬醫院耳鼻咽喉科,山東 青島 266000;2.中國海洋大學醫藥學院,山東 青島 266003;3.青島大學附屬醫院藥學部,山東 青島 266000)

醫院藥庫既是職能部門,又是業務科室,集專業技術、管理、服務于一身,承擔著醫院藥品從采購到臨床使用全過程的管理職責[1]。藥庫藥品管理對醫院的運行和發展都有重要的意義,關乎是否能夠保證藥品安全、有效和經濟,保證臨床合理、及時和準確用藥。伴隨著新醫改的不斷推進,零加成、兩票制、DRG收費政策的落地,醫院對成本核算和科室管理的要求越來越高,而藥庫作為醫院藥品管理的第一個環節,不論是提高藥學服務質量和水平,還是降低醫院的運行成本,都需要對藥庫進行現代化和精細化管理。鑒于藥庫管理的重要性,本文了解了國內醫院藥庫管理現狀,采用循證評價方法,系統評價我國醫院藥庫的管理模式,為提升醫院藥庫管理質量提供依據。

1 資料與方法

1.1 納入與排除標準納入標準:①研究內容:與醫院藥庫管理相關的文獻;②文獻類型:文獻及其研究類型不限;③排除標準:信息不全面、文章層次較低和高度類似的重復性研究。

1.2 檢索策略計算機檢索中國期刊網全文數據庫、中國生物醫學文獻服務系統、萬方數據和維普中文科技期刊全文數據庫等數據庫中從2000年1月到2022年12月發表的藥庫管理相關文獻,同時查看納入文獻的參考文獻。中文檢索詞為 “藥庫”“管理”,英文檢索詞為“Drug storage”“Status quo of management”。

1.3 文獻篩選與數據提取、分析根據文獻題目判斷該文獻與本次研究的關聯性,篩除掉無關和重復的文獻,仔細閱讀初篩文獻的摘要;符合納入標準的文獻,再次閱讀全文,提取所需文獻信息。對于存在疑問的文獻,通過與通信作者聯系確認后決定是否納入。從文獻中提取的資料內容包括:制定關于藥庫管理總結文獻的專門的數據抽提表格,提取的內容主要包括第一作者、發表年份、文獻類型、研究內容、研究結果。

2 結果

2.1 文獻篩選結果經過對電子數據庫的文獻檢索和篩選,對56篇中文期刊文獻進行了初步篩選,排除了未通過摘要或全文閱讀的文獻,最終納入14篇文獻[2-15],均與藥庫管理現狀有關。文獻發表于2008年至2022年,研究類型為前后對照研究10篇、經驗分享4篇。納入的文獻特征見表1。

表1 納入文獻特征

2.2 我國醫院藥庫管理現狀

2.2.1 藥品的供應模式①實施藥庫零庫存理念管理。藥庫零庫存管理,是指藥品由配送的商業公司直接發給藥房,藥庫不再保持該藥品的庫存。藥庫實施零庫存可以節約醫院的人力和資金,降低損耗,提高醫院的效益。有2篇文獻提到零庫存管理,林云竹等[2]在2008年提到藥庫管理實施準零庫存管理模式,配送企業將所需藥品存儲在醫院藥庫中,并通過委托保管實現零庫存,藥庫代為保管、發放,調劑部門領用后再辦理結算,醫院實施實時結算制度,原則上每2個月結算1次,藥庫實現賬面零庫存,配送企業也可以及時收回貨款。這種管理模式使得藥品的儲存成本顯著降低,極大地盤活了流動資金,降低了醫院的運營成本。鄭解元等[13]在2020年提到用藥物經濟學評價對藥庫零庫存所帶來的收益和成本進行了綜合的評價,非零庫存和零庫存藥庫成本分別為4 739.79萬元和4 081.07萬元,二者其中的87.47%和91.64%為醫院資金周轉成本,占比最高。藥庫零庫存每年預計可以為醫院節約成本658.72萬元。但當延長藥品采購時間2 d、4 d時,成本也將隨之增加為4 475.93萬元和4 870.79萬元。②外置藥庫管理。藥庫外置是指醫院通過醫藥企業對本院需求量大的藥品實行代儲存、代配送,并將其直接由商業公司配送到醫院藥房的管理模式。張宜梅等[7]在2017年提到將使用量大、用量穩定(占全院總藥品品種的一半以上)的藥品交給醫藥商業公司,根據協議的約定由其進行收貨、儲存、養護、出庫并向醫院各調劑藥房配送。商業公司的庫房作為二級庫管理,醫院藥庫工作人員作為管理的主體,負責外置庫房的管理工作,商業公司負責藥品的驗收、儲存、養護、發放等工作。醫院設置外置庫房后,通過充分整合社會化資源,可以減少醫院對藥庫場所、人力、物力等資源的投入,提高了工作效率,使醫院相關成本和消耗大幅度降低。③精益化物流管理模式。醫院藥庫精益化物流是藥品從出廠到庫房再到各調劑科藥房再到患者實現藥品供應的信息化閉環管理模式。騰箭等[8]在2017年提到藥學部通過信息系統生成采購計劃單,供應商按照采購單上的需求把藥品分發到各個服務中心處,服務中心再按照各個病區的長期醫囑將收到的藥品進行按人、按餐的單劑量包裝,并預制條碼發送到各個病區;最后再由護士依照將患者的條形碼與其進行核對,依照醫囑執行,實現了藥品全過程追溯。通過第三方公司進行藥品物流配送,使醫院藥品流通的全過程得到了改善,醫院藥品資金的周轉率加快,減少醫院藥品庫存,節省人力資源;節約出的藥師可用于藥房的管理,以提高藥學服務水平。

2.2.2 運用管理方法進行精細化管理①質量管理方法。質量管理方法(quality management system)是以保證產品質量為核心的一系列管理方法的總稱。有3篇文獻分別提到質量管理方法,楊華等[10]在2019年提到在藥庫舉辦的品管圈活動,其主題為“優化藥品庫存量”,共有3名主管藥師和2名藥師參加。在2018年7月、8月和9月這三個月的藥品入庫信息中,發現入庫次數不少于32次的藥品有58種,并對影響藥品采購次數多的原因進行了分析,擬定對策并實施,在2018年12月品管圈實施后,這58種藥品的上月結存為893 489.11元,本月結存1 295 989.41元,本月出庫7 564 652.30元,月周轉次數6.91 d,目標達成率為101.0%。張成等[12]在2019年提到運用PDCA循環改進藥庫周轉率和周轉時間,通過現狀調查,周轉時間小于或等于15 d的品種為157個,占比76.21%,不符合三級醫院評審要求。按照PDCA循環分析確定主要原因并實施改進,占比由76.21%提升至89.08%,達到了“三甲”檢查的標準,合理的庫存周轉不僅保障藥品的供應,還避免了資金的積壓。金鑫等[15]在2021年提到藥庫引入PDCA循環法,對日常工作的各個環節展開調查,解決了與藥品的儲存、采購、保管和養護、供應與庫存管理等等多方面出現的問題,降低了發藥的錯誤率、縮短了庫存周轉周期并有效降低了藥品的斷貨率,改善工作環境和服務質量,保障了臨床安全和及時用藥。②庫存分析法。宋碧輝等[3]在2014年提到的ABC分類法,是最早的經典的用于物資和庫存管理的方法,其根據資金的比重可將物品分為ABC三類,15%為A類品種,需要重點管理,資金比重約占70%;20%為B類,進行一般控制,資金比重約占15%;65%為C類,可以適當放松控制,資金比重約占5%。ABC分類法是以銷售金額為基礎的,因此在藥品這類特殊商品的管理方面存在較大缺陷。來自美國的Dan教授提出了一種新的庫存分析方法——排序分析法。通過對比,排序分析法需要重點管理的品種數比ABC分類法要多,兼顧了藥品的庫存金額和單價,覆蓋面廣,數據切分精確,從而使藥品庫存設置合理,有效降低藥品的管理成本,提高資金的周轉率,實現醫院藥品庫存的科學化管理。

2.2.3 實施藥庫信息化管理①條形碼技術。步路標等[9]在2018年提到在醫院藥庫的藥品管理中引進條形碼技術,在醫院HIS的基礎上,依托醫藥采購平臺,將藥品信息形成條形碼,藥品入庫驗收、出庫到藥房收貨,全部使用PDA掃描器掃描條形碼,優化了藥品入庫、出庫的程序。以條形碼技術為主導的信息管理系統,提高了工作效率,節約人力,降低了差錯率。王牛民等[6]在2017年提到條形碼使用成本較低的二維碼。由于二維碼不依賴于服務器和網絡,適合用于尚未建立自己的物流平臺或者物流平臺與HIS系統無更多互動功能的醫院。當供應商接收到網上的供貨信息后,可通過相關聯的在線生產工具進行二維碼的制作,醫院藥庫用智能手機即可掃描,所花費用極低,極大地降低了醫院的運行成本。②SPD系統。該系統是醫院主導的,利用物流信息手段,通過合理使用社會資源,對醫院藥品進行統一管理的模式平臺系統。李素仙等[5]在2016年提到SPD系統實現了藥品采購計劃制定、審核、驗收入庫、基礎信息維護等功能,提高了我院藥品管理的工作質量和工作效率。缺貨頻次和周轉天數都有所下降,有助于降低醫院的運營成本,提升醫院的服務質量。董鵬志等[11]在2019年表示在SPD系統中增加藥品采購訂單“兩票制”確認、查詢、統計等功能,實現了發票的信息化管理,“兩票制”資料的核對時間縮短至0.1 min/張,準確率提高到了100%,每年可以節省約4萬紙張,減少了資源的浪費,勞動成本降低,工作效率大大提高,有效地提高了管理水平。③醫院采購模塊進行信息化管理。吳穎坤等[4]在2016年提到了基于ABC分類法,對原信息系統中的藥品采購管理模塊進行了改進,為了從該系統中自動獲得科學、精確、合理的藥品采購計劃,還在模塊中增加了采購比例系數;增加分類篩選功能,進行分類藥物采購,改進后藥品月周轉率由4.18%升至6.15%,采購計制訂時間由8 h降為2 h,提高了藥品周轉率和藥庫工作效率。冼志娥等[14]在2020年對藥庫管理中的ABC分類法和信息管理法進行了比較,顯示信息管理法在各個方面均優于ABC分類法,例如在安全庫存周期、平均庫存值、年采購金額、采購次數、采購周期、斷貨率及盤點工作所需時間等。對醫院藥庫采用信息管理法進行管理,管理效率更高。

3 討論

藥庫作為醫院的重要部門,工作內容與臨床安全用藥、患者治療效果、醫院運行情況息息相關,通過不斷完善藥庫管理模式,提高藥庫質量管理水平對于促進合理用藥,提高醫院整體運行效率與醫療質量具有重要意義,對提升整體醫療水平、促進醫院高質量發展具有積極作用[16]。

本研究采用循證評價的方法,首次評價了我國部分醫院藥庫的管理現狀,經過全面地文獻檢索后,最終篩選了有關藥庫管理現狀的文獻14篇。在已有文獻中,我國各地區部分省市醫院藥庫管理大致分為3個方向,首先從降低醫院運行成本出發,合作商業公司物流系統,對藥品的供應模式進行一定的改變,包括零庫存藥房管理、外置藥庫、實行精益化物流管理模式;再者從藥庫內部管理的精細化出發,包括藥品的ABC分類法、排序分析法來保證合理化庫存量,以及利用質量管理工具進行對日常工作的各個環節整改,提高工作效率和質量;最后從藥庫信息化管理出發,改善信息系統中的藥品采購管理模塊,充分利用計算機技術,提高工作效率和準確率,以及利用條形碼技術、信息平臺系統等現代信息化技術來提高藥庫的工作效率,降低勞動成本,從而降低醫院運行成本。

通過對我國醫院藥庫管理現狀進行簡要分析,可以看出信息化時代,醫院藥庫積極優化信息化管理,能夠使藥庫順應時代良性發展,不斷提高工作準確率和效率,同時也降低醫院運行成本;應用各種管理工具進行內部精細化管理也是非常必要的,可以提供員工凝聚力和工作積極性,同時提高工作質量;藥品屬于特殊商品,藥品供應受生產企業、臨床需求、采購周期、管理水平等各種條件限制,無論零庫存管理還是外置藥庫均應根據本院實際情況平衡利弊,合理考量,而不應該成為醫院追逐的目標。綜上所述,本文相關的數據和分析希望能夠為其他醫院藥庫管理提供對比和參考,為我國醫院藥庫管理水平的提高提供依據。