高校畢業生檔案管理工作現狀及問題分析

張超

摘 要：作為高校畢業生來說，檔案對其十分重要，高校畢業生檔案不但記錄了學生的成長，學習與生活，同事也對其參加的各項活動給予記錄，在畢業生投入工作崗位后的重要記錄，在日后的單位組織考核過程有著重要作用，這是因為這樣，作為高校檔案管理人員必須給予重視，并且要認真分析畢業生檔案管理不足，本文針對這些問題進行了分析，旨在提出相對應的措施，明確高校畢業生檔案管理目的，促進高校畢業生檔案管理工作的有效進行。

關鍵詞：高校畢業生；檔案管理；問題；措施；借鑒

學生檔案是一個重要的信息載體，不但記錄了學生信息，而且也是學生綜合成績與能力的體現，畢業生檔案管理工作尤其重要，對于學生日后選拔、考核等等都十分重要，這些數據的真實性與安全性受到廣泛關注，下面通過具體分析其管理意義與工作現狀，進而旨在明確新時期高校畢業生檔案管理工作的具體措施。

1 高校畢業生檔案管理的意義

高校畢業生檔案管理其目的是明確的，對于用人單位來說也是主要參考依據，畢業生檔案是學生大學生活與學習活動等諸多方面的整合，是高校畢業生學習生涯的重要依據。同時，高校畢業生檔案也是學校管理學生過程的重要途徑，管理的意義也在于如何發揮出畢業生檔案管理的作用，畢業生的學生檔案包括學校的表現，實踐記錄，以及畢業論文，黨團關系等等，這些對于學生來說十分重要，也是日后工作考核的重要依據，作為高校來說，必須發揮出管理的真正意義。

2 高校畢業生檔案管理工作現狀

2.1學生檔案內容單一，缺乏個人特色

目前在高校中，畢業生檔案管理形式與內容都十分單一，對于學生的檔案管理也不夠突出學生的特點，這就造成了千篇一律的現象，學校的特色與專業的特點都沒有明確反映，畢業生在校期間參加的活動也沒有得到完全記錄，通過分析我們也明確了，目前在高校中，畢業生檔案管理形式與內容都十分單一，對于學生的檔案管理也不夠突出學生的特點，這就造成了千篇一律的現象，學校的特色與專業的特點都沒有明確反映，畢業生在校期間參加的活動也沒有得到完全記錄，通過分析我們也明確了這些突出問題，那么不同高校對于畢業生學校期間的檔案記錄必然也會不同，所以這種單一形式是突出的問題。例如大部分學生檔案記錄的是學生的學習、體檢、獎懲記錄等等，學校并沒有及時進行其他活動的收集與整理，這些資料對于用人單位來說只是簡單的依據，起不到有效的作用。真是因為這些問題也直接影響了學生就業。如今高校發展也面向了實用型人才發展，那么畢業生的實際檔案內容也應該進行豐富。要真實的反映出學生實踐活動內容。

2.2管理方式落后，重視程度不高

隨著信息時代的到來，高校畢業生的就業壓力也增大，面對時代的發展，這種機遇與挑戰都必須認真對待，學校對于畢業生檔案管理也要結合這些特點，部分高校畢業生檔案管理工作并沒有認識到這一點，學校在進行積極開展畢業生校園招聘過程，若在結合畢業生檔案工作的有效進行也是對畢業生的一種肯定。在管理過程也會受到管理人員素質的制約，若工作重視不夠，必然影響到檔案管理工作效率。這樣必然造成畢業生檔案管理現象的混亂。降低工作的實際效率的同時也不利于畢業生日后發展。

3 高校畢業生人事檔案管理的對策

3.1從畢業生入手，提高其認識及管理水平

檔案是畢業生日后發展過程重要依據，是對于學校學習與活動的認可，所以從加強畢業生對檔案的認識入手，提高學生認識，積極的向學生宣傳自身檔案的重要作用，只有學生認真對待自身檔案問題才能有效的進行檔案管理，同事作為學校方面，必須提高檔案管理水平，相關的檔案管理部門分工必須明確，學生檔案的收集與整理過程必須認真對待，尤其是高校畢業生的檔案管理，必須按照嚴格的考核制度，結合實際的相關規定，將檔案及時送達就業單位或其他保管部門。對于暫時沒有就業的學生來說也要盡快安全的送達到人才管理部門。不可以進行檔案擱置。

3.2確保畢業生檔案的完善

首先就是要及時搜集畢業生參與學校活動的各種資料，并建立完善的畢業生檔案，不斷的豐富和完善學生檔案資料，使其能夠更加多元化。針對每個不同高校的教學特色不同，必須要結合院校的教學目的，主要就是培養具有一技之長的專業性人才，也正是因為這一性質決定了期學生檔案的內容必須具有豐富性、多元化、真實性等特點，在檔案中，除了學生學習成績，考核成績等基本資料之外，更為重要是參與社會實踐、單位實習等成績的記錄，這些都是非常重要的檔案內容，高校必須要積極搜集這些資料，及時與學生以及學生所在實習單位進行溝通，

3.3規范檔案轉遞流程，確保檔案轉遞安全

檔案流程傳遞十分重要，結合相關的調查，在每年畢業生中都存在檔案丟失、開封等現象，從根本上考慮是工作人員工作疏忽造成的，對于這方面高校必須結合實際情況制定嚴格的檔案轉遞流程，通過制度的有效執行提高檔案轉遞的安全。進而避免類似問題在發生。同時在轉交過程也要重視對于畢業生的利益保護，在確保檔案安全性的同事也不要侵犯畢業生的利益。不可以私自改動與違規操作。對于送達的地址學校也要認真核對，不可轉到無檔案管理權的單位。

4 結束語

綜上，對于畢業生檔案管理工作來說，相關部門必須給予重視，要結合實際情況制定合理的創新和改革途徑，針對目前發展情況進行不斷的完善與發展。從管理人員的素質出發，結合市場競爭需求，通過對畢業生檔案的多方采集，完善學生在校期間的檔案實踐內容。進而為用人單位提供可靠的參考數據，也提高高校畢業生的就業率。

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（作者單位：青島科技大學）