“互聯網+”背景下，事業單位檔案信息化應用措施探析

李亞楠

摘 要：檔案信息化有利于保存檔案資料，方便查閱，減少翻閱資料帶來的人為磨損和破壞。因此，研究“互聯網+”背景下，事業單位檔案信息化方面的應用措施很有必要。文章分析了當前事業單位檔案管理中存在的主要問題，研究了“互聯網+”在檔案管理中的優勢，提出搭建檔案信息化平臺、深度挖掘檔案大數據規律、落實檔案保密工作等措施，利用互聯網解決檔案信息化問題。希望能夠為檔案信息化工作提供思路和借鑒。

關鍵詞：檔案信息化；信息技術；“互聯網+”；事業單位

引言

事業單位的檔案室存儲著大量的初始數據。這些數據是員工工作結果的具體化，涵蓋了許多有價值的內容。由于技術環境和其他因素的限制，許多項目文件都是手寫稿，而實物資料以及地質圖等其他材料閱讀起來十分不便，其材料特性十分容易損壞。檔案信息不僅能將初始文件實現電子化，也能減少閱讀時造成的人為磨損和毀壞。因此，加強檔案信息工作是有必要的。在這一過程中，檔案信息化平臺建設、海量數據分析和保密性都可以在工作中應用信息化技術手段，利用互聯網技術促進事業單位的發展，讓事業單位的檔案信息化建設更加便捷，帶來更多的效益。

一、當前事業單位檔案資料管理存在的主要問題

1.檔案資料分散

不同類型的事業單位的檔案資料在正式提交之前都會進行單獨管理，因此，管理周期長是檔案資料管理方面的重大問題，導致檔案交付周期不同，要經過復雜的審批程序和嚴格的查閱規則才能進行查閱。事業單位檔案管理模式的創新和發展水平普遍不高，一般使用傳統的收集模式。由于檔案室存儲著許多事業單位的重要信息，保證檔案資料的安全性和可靠性非常重要。為實現檔案管理的信息化，需要將檔案資料與事業單位的日常運作和管理需求相結合，以促進事業單位的發展。因此，檔案資料模式的創新發展需要綜合考慮安全性和可靠性等因素。

2.對檔案原件保護度不高

目前，大多數檔案都是以紙質形式進行利用。查閱或打印都可能損壞原始文件，長期借用或延遲文件歸檔，很容易造成文件丟失。此外，檔案備份不足，也將對事業單位檔案的完整性造成影響。

3.檔案數據再利用程度不高

檔案記錄著事業單位的發展史，每份報告都是技術人員研究和努力的結果。相對于大數據技術和云計算技術的應用，一些單位的熟練程度不高，導致在提取、收集、歸納和信息資源的分類方面效率低下，存檔資源的系統分類困難，檔案數據庫的建設速度也緩慢。因此，提高單位的總體管理水平，必須充分利用數據分析工具和先進的技術手段，對檔案資料進行安全可靠的管理。如果不能將完整的信息集成到技術人員的工作中，那么，信息化轉型勢必受阻。同時，信息資源壓縮技術的滯后，致使檔案存儲成本過高，特別是批量數據資源的存儲需求很難通過硬盤來滿足，長期存儲的目的很難通過有限的成本來實現。此外，因為檢索技術應用不夠熟練，檔案管理人員的檢索能力需要進一步提高。事業單位數字檔案的編輯已經滯后，仍然存在大量紙質檔案的編輯和使用習慣，這不僅增加了編輯成本，而且保存時間也較短，必須在事業單位檔案管理工作中盡快應用數字化技術，實現數字檔案的編輯和管理。

4.對檔案信息化工作重視程度不高

一是檔案信息化工作需要長期投入大量的人力、物力和財力。一方面，為實現系統的功能和安全使用要求，必須購買相應軟件和設備設施。另一方面，應在職業教育和培訓方面投入資金，以培養專業的檔案管理人員。然而，由于缺乏資金支持或各部門的重視程度較低，導致檔案信息化建設被推遲。某些事業單位對檔案的信息化建設、紙質檔案的數字掃描和整理、電子材料的記錄都沒有給予足夠的重視，無法建立合適的檔案數據庫，更談不上建立檔案數據庫的后期建設維護。由于種種原因，事業單位檔案管理數字化轉型的過程緩慢，紙質文檔的數字化轉型被迫推遲，也無法實現使用微縮相機或高速掃描設備等處理紙質檔案的設想。在一些事業單位中，文件轉換器或軟件使用率不高，很難在紙質文件轉換和電子文件格式化操作之間產生連接。二是缺乏人力資源。在過去幾年里，為建設檔案庫，事業單位不斷擴大檔案收集范圍，從而大大增加檔案的數量。然而，在這個發展的過程中，很多單位也堆積了大量的紙質檔案，增加了對檔案進行數字化掃描的壓力。

二、“互聯網+”在檔案資料中的優勢

1.壓縮檔案存儲成本

傳統的檔案存儲工作主要依靠人工方法，從存儲、整理到歸檔的工作過程中需要大量人力和物力的支持，導致工作效率低、質量差、人為的潛在錯誤以及糾錯困難等問題。每年由于紙質檔案不斷增加，就需要頻繁購置存儲空間，而在檔案借用過程中，紙質檔案也容易被損壞，增加保存和管理所需的高昂成本。采用信息化手段和檔案信息管理平臺系統來處理檔案，可以有效提高檔案分類的效率，適應當前的發展需求，也有助于技術分析并縮短查找檔案所需的時間，降低存檔管理成本。

2.提取檔案數據的二次價值

近年來，檔案管理服務不斷完善，如“全網通辦”和“最多跑一次腿”活動，服務的改進歸功于數據共享的實現。為促進事業單位檔案資源的開發利用，檔案信息交換平臺的建設也在不斷努力，使用VPN終端可以將信息上傳至統一平臺，讓每個部門都可以共享，事業單位工作人員可以使用內部賬戶和帶有配置授權的密碼，獲取所需的信息。

三、“互聯網+”在檔案信息化建設中的應用措施

1.搭建檔案信息化平臺

首先，需要一個數據交換平臺，滿足多個層次中所有單位的保密要求，并結合多層數據收集機制來執行動態的數據采集。隨著當前互聯網技術的快速發展，數字存儲已經成為信息資源管理的必然趨勢。事業單位需要改進硬件設備設施和軟件組合的配套工作，以滿足數字存儲的需求。同時，根據時間調整措施的基本原則，不斷擴大檔案隊伍，解決檔案工作者人數不足和工作量過大的結構性矛盾。因此，所有事業單位都應以大局意識為工作導向，加快檔案管理信息化建設流程，深入開發檔案資源。事業單位可以組織人員負責掃描文件，繼續促進檔案信息的專業化，確保掃描的檔案質量，并實現精細化管理的目標，確保數據的真實性、清晰性和完整性。其次，明確制定實施目標，成立數字化管理小組和數字化指導小組，對于檔案管理工作進行充分研究。區分檔案信息歸檔的不同任務，參與系統建設，確保檔案信息建設能夠長期發展。事業單位應尊重科學部署的基本原則，并對此做出充分回應。處理檔案資源時，需要應用多種信息技術來確保數據質量和資源數量相輔相成。另外，事業單位需要改革電子文檔分類，明確數據庫建設層級，積極豐富數據庫功能。對音頻、視頻檔案和其他類型的電子文檔進行篩選，提高數據服務的質量。最后，檔案信息化管理分為兩個階段，一是對檔案進行分類，使用高分辨率相機等設備，采用數字掃描技術和自動讀取技術創建電子檔案。在這個過程中，需要注意解決語義沖突問題，可以使用數據技術來實現。二是利用信息技術創建數據庫并實現檔案信息化。例如，將紙質載體檔案轉化為數字檔案，利用技術建立一個數據中心，更新檔案數據庫，并建立各種數據庫來收集、導入和整理信息，為提高數據收集效率、創建和識別數字檔案提供服務。以事業單位的檔案資料為例，如圖1所示。

檔案信息化將按照上級部門的指導方針進行，所有完成的數據將上傳到統一的云平臺，如圖2所示。

2.深度挖掘檔案大數據規律

目前，事業單位檔案管理中對現有資料的開發沒有給予足夠的重視，對可利用數據的價值認知也不清晰。在當前的管理模式中，只是進行簡單數據收集，而對檔案進行整理、歸納和利用較少。檔案室中存放檔案的特點是規模大、多樣性，有些數據甚至還有重復現象。“信息孤島”現象嚴重，導致高效的數據處理和融合挖掘出現新的問題。事業單位想要深入探索存檔數據規則，實現對數據的重復使用，應對當前存儲的數據進行分類研究。檔案數字化后，技術人員以網絡瀏覽的形式共享數據、分析數據，并對檔案管理工作提供支持。事實上，對存檔數據的價值進行搜索的過程并不簡單，MapRednce等處理模型能起到很好的參考作用。因此，有必要設置掃描和存檔控制器。事業單位可以從兩個方面著手對財務等其他數據進行分析和利用。首先，處理不同來源的檔案，使用身份證號碼和統一的社會信用代碼作為唯一的身份標識。這樣，各個部門在連接和共享信息（如服務往來信息）時，不需要收集相同的數據，就可以降低管理成本。其次，可以通過可視化展示制定員工成長路線圖，為員工考核提供數據支持。同時，可以繪制現有資金的流程圖，為單位的預算、供應、年終薪酬以及風險管理提供參考。

3.落實檔案保密工作

檔案管理和保密工作密不可分，兩者相互滲透。在安全方面，事業單位需要著重考慮制度和技術，對檔案的保密安全負起責任。在制度建設和管理方面，必須從三個方面開展工作。首先，簡化管理制度，形成編制制度，明確有關部門的責任，建立具體負責人和活動管理制度。為有效應用其他類型的檔案數據進行整理和收集工作，建立標準化的數據收集格式，并為數據交換和使用奠定基礎。同時，完善安全保密應急機制，能夠對緊急情況做出科學反應，有效預防和及時監測，制定風險應急計劃，包括網絡安全和數據損壞的檢測等活動。其次，成立檔案保密領導機構，在數據使用過程中，全面負責工作。第一，為確保數據安全，可以進行云存儲，并上傳到政務云統一平臺。對數據集中治理，通過檔案操作系統的權限和安全等級劃分，進行統一的信息系統保護和平臺評估，不僅可以降低分散管理的安全風險，還可以提高工作的有效性。第二，購買正版軟件和設備設施，使用浪潮政務云平臺，避免軟件和設備設施方面的外部風險，安裝病毒軟件，并定期檢測系統安全，進行病毒查殺，可以實現不同技術層面的人員保密工作，防止人員操作泄密風險。第三，使用檔案分類管理方法，配備適當的安全防控級別，及時申報符合要求的信息，利用保密觀App、中國法律宣傳和答題小程序等工具，擴大檔案信息管理的范圍。第四，利用技術檢測定期進行安全檢查，并使用保密計算機核實網絡記錄。第五，鼓勵保密人員學習和宣傳保密法以及法律法規常識等，確保事業單位檔案的安全性。

4.提高對檔案資料的重視程度

電子檔案的使用雖然大大提高了事業單位的工作效率和質量，但仍需要增強對電子檔案風險防控的意識。為此，檔案管理人員在利用信息技術時，應逐步提高對檔案資料的認識，并提升信息化水平。在工作中，按照統一的檔案管理標準，加強對電子檔案的管理，還需要做好相應的管理和維護工作，加快從紙質檔案向電子檔案的轉變。同時，與技術人員密切配合，定期完善和維護電子檔案管理系統。

四、結束語

互聯網時代，事業單位需要改變發展理念，對以數據收集為任務的技術人員，要培養其實現數據重復使用的能力，提升其使用分析工具的技術能力。目前，數據挖掘的技術難題在被不斷突破，為了檔案數據的附加值，事業單位應積極開展檔案管理工作，促進檔案管理信息化平臺上的信息交流，強調數據收集方法簡化的重要性，加強檔案管理的保密性，助力事業單位的良好發展。

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（作者單位：駐馬店市中心血站）