信息時代檔案工作意識與能力的創新研究

馬國英

摘 要：信息時代，信息技術對各行各業產生了一定程度的影響，機關事業單位（以下簡稱“單位”）檔案工作也不例外。比如，單位檔案工作以紙質檔案為主，執行的是單一化的紙質檔案管理模式。在信息時代背景下，單位檔案工作需要向電子化、信息化以及智能方向發展。與此同時，檔案工作人員作為單位檔案管理工作中非常重要的一部分，提升其工作意識及能力至關重要。因此，本文以信息時代做好檔案工作的意義為切入點，分析了檔案工作人員意識與能力方面的問題，并提出檔案工作人員工作意識與能力創新的策略，旨在全面提升單位檔案管理工作的質量。

關鍵詞：信息時代；檔案工作；意識；能力；問題；創新；策略

在單位內部，檔案管理是一項非常重要的工作，為了做好檔案工作，需要與時俱進，了解信息時代特點，合理應用計算機技術、信息技術和大數據技術等，并利用信息系統平臺，做好檔案資料的收集、分析整理、存儲管理及利用等各環節工作。在檔案工作開展期間，需將檔案工作人員的職能作用充分發揮出來，但從現狀來看，單位部分檔案工作人員的檔案管理信息化意識較為薄弱，且信息技術應用能力不足，難以提高檔案管理工作的效率及質量。鑒于此，從提升單位檔案管理工作效率、質量及工作發展等角度考慮，本文圍繞“信息時代檔案工作意識與能力的創新”進行分析研究。

一、信息時代做好檔案工作的意義

從單位發展角度考慮，順應信息時代發展要求，做好單位檔案工作意義顯著。

1.與時代發展需求相符

在傳統工作模式下，單位檔案管理工作以紙質檔案管理為主。信息時代對單位檔案管理工作提出了更高的要求，需從傳統紙質檔案管理模式向電子化、信息化及智能化方向發展，在實現電子檔案管理的基礎上，提高檔案管理工作的效率及質量。通過網絡平臺，利用信息技術，能夠提高檔案資料檢索、瀏覽、閱讀、下載和利用的效率，且在具備相應權限的基礎上，不受時間與空間限制。由此可見，在信息時代背景下做好單位檔案工作的優勢顯著，與時代發展需求相符，能夠使信息技術、信息系統在檔案管理工作中得到科學、合理的應用。

2.有助于提升單位檔案管理的規范性，提高檔案管理工作質量

單位檔案工作的內容較多，包括檔案的收集、整理分析、歸檔、存儲和后續利用等，各環節工作必須規范。在信息時代背景下，通過計算機網絡技術、信息技術以及大數據分析技術等現代化科學技術的合理應用，能夠使檔案各環節的工作符合規范要求，進一步促進單位檔案管理工作質量的提高。

3.有助于單位檔案工作的創新發展

順應信息時代發展潮流，在單位內部積極開展檔案信息化建設工作，引進信息技術和電子檔案信息管理系統，能夠改進單位傳統檔案管理工作的不足，通過電子檔案備份管理、計算機檢索、共享利用等，有助于單位檔案工作的創新發展，并為單位其他工作的開展提供有效的參考憑證。

二、信息時代檔案工作人員意識與能力方面存在的問題

在信息時代背景下，要想做好單位檔案管理工作，需要重視檔案工作人員意識與能力的提升。但從現狀來看，部分工作人員的檔案意識較為薄弱，能力有所不足。

1.檔案管理人員信息化意識較為薄弱

在信息時代背景下，單位檔案管理工作特點鮮明且復雜程度高，具備全員化、標準化、先進性三大特點，需要全員參與、崗位責任明確，保證檔案管理工作的規范化與標準化，并能夠合理使用先進的現代化技術，如信息技術、大數據分析技術等。在此基礎上，對檔案工作人員在檔案管理信息化意識方面提出了較高的要求。但現狀是，部分檔案工作人員的信息意識較為薄弱，具體表現為：一方面，一些檔案工作人員受到傳統紙質檔案管理模式的影響，未能與時俱進樹立全新的檔案管理意識，仍選擇使用紙質檔案管理模式，檔案管理方式方法比較滯后，未能緊跟時代的步伐，從而降低了單位檔案管理工作的效率及質量。另一方面，部分檔案工作人員安于現狀，對檔案信息化管理存在一定的抵觸心理，自主學習的意識不強，從而阻礙了信息技術、信息系統在單位檔案管理工作的應用，難以提升單位檔案管理工作的質量和水平。此外，部分檔案工作人員的檔案服務意識、安全意識薄弱，使檔案管理工作水平及安全性難以得到有效提高。

2.信息化應用能力不足

檔案管理工作開展期間，通過信息化技術、信息系統的應用，可以提升檔案管理工作的效率及質量。但是，如果檔案工作人員的信息化應用能力不足，缺乏對信息化技術、信息系統的了解，則難以提升單位檔案管理工作質量。一方面，部分工作人員的自主學習能力不足，未能及時學習檔案電子化、信息化和智能化管理的技術方法，對檔案管理信息系統了解不足，在傳統紙質檔案管理思維理念的影響下，便難以使自身檔案管理能力得到提升。另一方面，單位工作繁忙，工作內容較多，決策層在單位檔案管理工作環節投入的精力和資源有限，在人力、物力、資金不足的情況下，難以及時開展培訓教育活動，使檔案工作人員缺少參與培訓學習的機會，從而使其信息化思維能力難以得到有效提升。此外，單位檔案工作人員還要具備專業能力、信息溝通交流能力、團隊協作能力等，但因學習意識薄弱、積極性及主動性不高，加上缺少管理制度規范約束等情況，難以提升檔案管理人員各方面的能力，導致單位檔案管理工作的質量水平難以得到有效提升。

3.檔案安全管理工作存在缺陷

從現狀來看，受到諸多因素的影響，檔案安全管理工作存在缺陷。一方面，單位檔案管理人員仍延續傳統紙質檔案管理的方式方法，未能及時革新檔案管理方法理念，未能合理利用信息技術做好檔案安全管理工作，使部分檔案資料處于失管的狀態，這樣便難以保證單位檔案資料的完整性。另一方面，在檔案管理信息系統建設過程中，檔案管理人員未能及時引進安全密鑰技術、防火墻技術及軟件，使系統運行容易受到黑客入侵、病毒感染等影響，進而影響單位檔案資源的管理安全。

三、信息時代提升檔案工作人員意識與能力的創新策略

為了提升單位檔案工作人員的意識及能力，需以信息時代特點為依據，落實有效的創新策略。

1.檔案工作意識方面的創新

在信息時代背景下，為提升單位檔案工作人員的素質水平，需從其學習意識、服務意識和安全意識等方面進行創新。

（1）學習意識。在信息時代背景下，檔案工作人員必須提升學習意識，樹立終身學習意識，養成良好的學習習慣，不僅要學習檔案管理信息技術，還要能夠將信息技術合理應用檔案電子化以及信息化管理工作過程當中，并利用信息技術處理檔案收集、存儲管理、利用等環節的工作，以此促進檔案管理工作水平的提高。與此同時，在日常學習過程中，還要學習有關電子檔案管理的法律法規知識，提升自身法律素養，能夠按照規范要求做好電子檔案管理工作，保證單位檔案工作有序開展。此外，在日常學習過程中，檔案工作人員需要具備“互聯網＋”思維，在了解信息網絡技術的基礎上，通過學習掌握互聯網信息技術的應用方式方法，樹立“互聯網＋”思維，將掌握的信息技術巧用在檔案資料處理工作當中，革新單位檔案管理工作方式方法，促進單位檔案管理工作水平的提高。

（2）服務意識。檔案工作具備服務屬性，在傳統工作模式下，單位檔案管理工作以收集、整理、存儲管理檔案為主，檔案資料的利用等服務環節則顯得較為薄弱。顯然，在此情況下難以將單位檔案工作的服務屬性有效凸顯出來。在信息時代背景下，為提升工作人員的檔案服務意識，需要在做好檔案的收集、分析整理和存儲管理的基礎上，進一步注重檔案資料的利用服務。一方面，了解用戶的檔案資料服務需求，結合用戶的訪問權限，為其提供相應的檔案檢索、瀏覽、閱讀、下載等服務，滿足用戶的個性化需求，提高用戶對檔案服務工作的滿意程度。另一方面，工作人員需要重視檔案服務的創新，主動與相關用戶進行溝通交流，了解用戶的具體服務需求，并通過計算機技術、信息技術以及網絡信息平臺等應用，滿足用戶的檔案信息服務需求，進一步促進單位檔案服務工作水平的提高。

（3）安全意識。在我國《檔案法》《保密法》等法律法規中，明確要求各單位做好檔案的保密工作，以此確保單位檔案資料信息管理可靠及安全。從單位檔案工作人員角度考慮，需要在檔案保密工作開展期間，增強自身安全意識。一方面，單位在實行“紙質檔案＋電子檔案”雙軌制管理的基礎上，針對紙質檔案管理環節，需要做好紙質檔案交接、存儲管理工作，預防檔案資料缺損、盜竊等安全隱患問題。針對電子檔案，需要做好備份管理，以免受到黑客入侵和病毒感染等影響。另一方面，檔案工作人員管理機密檔案文件時，需要按照規范要求進行獨立歸檔管理，了解機密檔案類型、安全管理要求，避免此類檔案遺失以及遭遇竊取等。

2.檔案工作能力方面的創新

為提升單位檔案工作人員的工作能力水平，需要從專業能力、信息技術應用能力、信息溝通交流能力以及團隊協作能力等方面進行加強。

（1）專業能力。只有提升檔案工作人員專業能力的水平，才能夠實現對單位檔案資源的規范管理。一方面，需提升檔案工作人員的歸檔能力，確保收集、整理好的檔案資料能夠順利歸檔，保證歸檔檔案的時效性、完整性，避免出現遺落、重復等問題，進一步保證檔案資料的真實性。另一方面，提升檔案工作人員的檔案分類能力，結合信息時代對單位檔案分類管理的要求及標準，構建完整的檔案分類制度，按照制度要求對單位的各類檔案進行合理分類，進而保證提高檔案管理工作效率。此外，還需提升單位檔案工作人員檢索檔案和檔案信息核驗等專業能力，確保能夠在檔案管理工作中將自身專業能力充分發揮出來，促進檔案管理工作質量的全面提高。

（2）信息技術應用能力。在信息時代背景下，單位檔案管理工作的開展，需要合理、科學的應用信息技術，以此確保單位檔案管理工作能夠跟上時代的發展。檔案工作人員需要提升信息技術應用方面的能力。一方面，在單位電子檔案管理工作開展期間，合理應用信息技術、大數據分析技術及數據挖掘技術等，提升電子檔案管理工作效率及質量，確保電子檔案能夠快速、高效的存儲、檢索及利用等。另一方面，檔案工作人員還要根據電子檔案管理信息系統的特點，合理引進并應用防火墻技術、安全密鑰技術和各類殺毒軟件等，保證信息系統運行的可靠性及安全性，避免出現黑客入侵、病毒感染等問題，保證單位檔案資料的安全，避免出現被盜竊、遺失等情況。

（3）信息溝通交流能力。檔案工作人員需要重視自身信息溝通交流能力的提升，一方面，加強與上級領導之間的溝通交流，根據領導下達的檔案管理任務，按照規范要求做好單位檔案的收集、分析整理、存儲管理等工作。另一方面，加強與各部門同事之間的信息溝通交流，如在檔案收集方面，明確自身工作職責，收集各部門的檔案，避免和同事發生工作交叉重復收集檔案資料的情況。此外，還需加強與用戶之間的溝通交流，以網絡社交媒體平臺為渠道，建立微信群，與用戶進行溝通交流，結合用戶的權限，為用戶提供相應的檔案信息服務，滿足用戶權限范圍內的檔案信息服務需求。

（4）團隊協作能力。檔案管理工作依靠單人很難完成，尤其是在信息時代背景下，相關部門及單位領導對檔案工作提出了越來越高的要求。因此，需要發揮檔案工作人員的協作作用，提升檔案工作人員的團隊協作能力，工作人員只有互相合作，才能高效完成檔案工作任務。一方面，需要重視檔案工作人員合作意識及合作能力的提升，使其明確自身的崗位職責，能夠積極主動與各部門工作人員進行溝通交流，通過良好的合作，使檔案工作流程銜接更加順暢。例如，在檔案編制工作環節，檔案工作人員需要明確自身編制任務，加強與團隊其他成員的協作，共同完成檔案編制任務，確保檔案信息分類的標準化，避免出現檔案編制內容重疊、遺漏等問題。另一方面，團隊成員需要互相合作，通過溝通交流、信息互換，了解檔案編制、分類、歸檔存儲管理、利用等工作環節存在的問題，若存在檔案資源遺失或缺損等，需要及時溯源，查缺補漏，并做好各項檔案資料的備份管理，保證單位檔案信息資料的完整性、真實性，進一步確保檔案信息資料利用價值得到有效提升。

四、結語

綜上所述，在信息時代背景下，做好機關事業單位檔案工作的意義顯著，與時代發展需求相符，有助于提升單位檔案管理工作的規范性，并促進單位檔案管理工作的創新和開展。檔案工作人員需要遵守工作原則，培養其學習意識、服務意識、安全意識等，提升檔案工作人員的專業能力、信息技術應用能力、信息溝通交流能力及團隊協作能力，以此全面提升其管理意識與專業能力，促進單位檔案管理工作順利開展。

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（作者單位：濱州市全民健身服務中心）