提升事業單位檔案管理信息化建設的方法和策略探究

梁明

摘 要：隨著信息技術的飛速發展，事業單位檔案管理信息化將成為未來工作發展的一個重要方向。加強檔案管理信息化建設，是保障我國事業單位可持續發展的關鍵。當前，我國事業單位檔案管理工作存在管理機制不完善、管理理念落后、專業人員能力不足等問題。針對這些問題需要事業單位進一步加強檔案管理工作的信息化建設，以推動事業單位健康發展。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設；方法策略

新時代背景下，事業單位的服務職能越來越突出。在事業單位開展工作過程中，檔案管理已成為一個非常關鍵的環節，事業單位檔案信息化管理意味著保證檔案管理的完整性和科學性，以便充分發揮檔案管理的價值。本文就提升事業單位檔案管理信息化建設的方法和策略進行詳細闡述，以期對相關人員開展工作提供幫助。

一、事業單位檔案管理信息化建設概述

1.事業單位檔案管理信息化建設的內涵

所謂檔案管理信息化，是指經過全國檔案行政管理機關的統一組織和規范后，在開展檔案管理業務過程中，利用計算機信息技術進行檔案管理、處置和提供使用等咨詢服務，逐步實現在新檔案管理模式下，把工作重點由面向實體檔案管理轉向社會提高服務水平的過程。從實質上講，檔案保存的信息化過程是指將檔案管理模式與工作方法，由傳統的以文檔實物保存方式向現代化的以檔案管理信息數字化采集、保存、轉送方式，以信息化形式為社會提供服務的轉化過程。

2.事業單位檔案管理信息化建設的意義

（1）實現永久保存信息

在科技發展的今天，事業單位檔案管理工作中要想實現對檔案資料的長久保存，應從傳統的管理方式向信息化管理進行轉化。傳統的檔案信息多為紙質文件，在保管過程中容易受潮、發霉、破損，嚴重影響文件的信息完整性。因此，需要建立檔案信息管理系統，以便實現檔案信息化管理，并能將全部檔案信息資料存入電腦，從而有效防止檔案資料的遺失、損毀，真正做到檔案資料的永久保存。

（2）提高信息查找的便捷度

由于檔案的特殊性，在以往的文件處理過程中，常常要對文件進行存檔，因而要花費大量的人力、物力、財力，并且，在之后的檢索過程中，也會變得更加復雜，需要走很多流程，甚至不一定能保證查詢到相關信息。但實行檔案管理信息化建設可以有效加快檔案資料的查詢，減少不必要的中間環節，節省大量的人力、物力，還不會對檔案管理工作開展造成任何干擾。同時，在信息化的基礎上開展檔案管理工作，可以將外界影響降低到最小，保證了檔案文件資料不受時空約束，能在計算機中安全存儲。

（3）打造獨特的文化氛圍

從某種意義上講，檔案管理工作人員沒有正確意識到檔案管理工作開展與事業單位發展之間的關系，造成了當前事業單位在開展檔案管理工作過程中缺乏信息化建設。事業單位檔案記錄了各部門的表現，而檔案的分析則能清晰地反映各部門的運作表現、人才的專業分布，因此，需要事業單位加強檔案信息化建設，以便構建特定的單位文化氛圍，塑造事業單位的文化品牌，增強大眾對事業單位運作特性的認識，確保事業單位適應市場的發展需要，建立自己的品牌，并產生良好的效果，最終推動事業單位整體發展，形成一個良性的循環。

二、事業單位檔案管理工作開展中存在的問題

1.檔案管理機制不完善

盡管大多數事業單位已將信息化技術用于檔案管理工作，但也有部分單位由于觀念固化，還在繼續使用舊的檔案管理模式，使其無法適應現實需求，嚴重制約著事業單位的健康發展。目前，影響我國事業單位檔案管理工作的主要問題是管理機制不完善，雖然大部分事業單位都在大力推進檔案管理制度改革，但是，在某些單位制度難以順利執行，最終導致改革的實際成效并不理想。另外，由于信息技術的普及，對事業單位的信息資源產生了巨大沖擊，所以，為保證事業單位得以健康發展，必須加強自身檔案管理信息化建設。

2.缺乏信息化檔案管理理念

檔案管理是一個比較復雜的工作，要想提高檔案管理工作開展的質量，就必須要有針對性地開展管理。在新的歷史時期，傳統的檔案管理思想和手段已經不能適應現代社會的發展，因此，事業單位在發展的過程中，必須積極開展檔案管理信息化建設工作，利用現代科學技術和思想，解決傳統檔案管理工作中的不足，只有如此才能推動事業單位檔案工作順利進行。但是，從目前發展的情況來看，一些機構還沒有意識到信息化對檔案工作的重要作用，對實施信息化工作的理解不夠，有些機關領導工作的思想過于落后，不會主動學習新技術。

3.檔案管理人員專業能力不足

首先，從學科的分類來看，目前，國內高校很少專門開設檔案管理學專業，導致我國檔案管理專業人員緊缺，各機構在招錄檔案管理人員時，往往只能雇傭那些沒有掌握相關專業知識和技術的人才，導致事業單位的檔案管理工作效率不高。

其次，用人單位沒有單獨對檔案管理工作進行專門設崗。在實際工作和業務流程管理中，大部分的檔案管理員都是行政人員或是其他部門人員兼職，缺少其特有的職業性質，造成了檔案工作在執行中管理混亂。

最后，在檔案管理工作開展中沒有明確界定文件歸檔的責任，由于責任不清，出現檔案丟失、損毀時，單位內部人員之間扯皮、推諉，極大制約了事業單位檔案管理工作的順利進行，影響了檔案管理工作開展的實效性。

三、事業單位檔案管理信息化建設的策略

1.完善事業單位檔案管理制度

完善事業單位檔案管理制度是保證檔案工作順利開展的一項重要措施，由于有些單位不能確保檔案種類、內容的完整性，故而就會出現許多問題，尤其是大部分事業單位的檔案管理工作開展時間都比較短暫，缺少對檔案管理的認識和先進的管理手段，認為檔案管理工作就是對信息作簡單的統計，并保存一定實物的證據材料，這是導致管理專業性不夠和管理經驗不足的主要原因，同時，也是檔案管理工作在實際開展過程中經常出現問題的根本原因。因此，在今后的工作中需要事業單位繼續強化和健全檔案管理制度，以提高檔案管理工作開展的質量和效率。另外，要不斷改進和完善檔案管理體制，對存在的問題進行剖析，針對實際工作問題提出相應的要求，從而提高檔案管理工作的效率，進而促進事業單位檔案管理工作的開展朝著規范化的方向前進。

2.檔案信息化建設的設備設施支撐

首先，要提升事業單位檔案管理信息化建設成效，需要相關人員樹立信息化建設理念。事業單位要適當購置與之相適應的現代化儀器，如電腦、光盤記錄器、打印機、復印機、激光掃描機等，同時，還要開發并實現聯機的檔案管理系統，該系統采用軟硬件結合的方式來完成數據采集。其次，政府單位也應該在軟件研發上予以必要的幫助，通過引入開放軟件模式給事業單位提供更優秀的檔案管理軟件，根據單位內部需要進行二次開發來實現工作需求。同時，也能把各個單位的檔案系統整合到一個具有高通用開發平臺的檔案管理系統，減少單位運營成本。

3.優化檔案管理信息系統平臺的設計應用

首先，要在事業單位有效推進檔案管理信息化建設，需要做好信息系統平臺的設計工作，在信息系統平臺的具體功能配置上，充分利用各類檔案信息收集工具，及時收集各類信息，并將收集、使用、鑒定等工作流程整合到信息化系統平臺，以提升檔案信息的存檔效能。其次，在建立電子檔案時，要將檔案制作、流通環節與檔案管理平臺的界面相連，根據檔案管理的需要，提前歸檔。在管理流程方面，按照文件管理的有關規定，對信息進行收集、分類管理、檢索查詢、使用、統計識別、專題匯編等進行綜合和優化。最后，通過建立一個全面系統的檔案管理平臺，將各種檔案集中到一起，將檔案丟失的問題降到最低，從而使檔案的收集、利用的規范化和效率得到普遍提高。

4.提升檔案工作人員的專業素質

首先，要對檔案管理員進行嚴格篩選，篩選出具備一定職業素質和責任心的人才。其次，在員工入職后要定期開展培訓與教育活動，以便進一步提高檔案管理人員的綜合素質，強化檔案管理工作人員利用信息技術開展工作的能力，為今后進一步提升工作質量奠定良好的基礎。與此同時，隨著事業單位檔案管理工作朝著規范化、精細化方向不斷發展前進，相關工作人員要注重提升自身的專業知識，具有相應的專業技術。最后，建設人才隊伍，推進檔案管理工作信息化建設。相關管理人員要積極參加以計算機信息技術和檔案管理為主題的培訓和交流活動，加強與圖書館、檔案館的合作，組織人員到檔案館、圖書館進行現場考察學習，及時掌握最新的檔案管理方式，提升員工的工作能力。另外，還要增強檔案工作者的競爭意識，以確保員工能及時更新自己的專業技術、知識結構，加強對自身知識缺陷的改進，促使檔案管理人員綜合素質穩定提升。同時，還需要檔案管理人員加強與網絡技術人員的溝通和協作，運用相關的網絡技術及時更新檔案管理系統，對檔案管理平臺及時監督和維護。因此，檔案管理部門人員與網絡工程技術人員溝通、交流要及時、準確，進而及時更新和完善檔案管理系統，為提升事業單位檔案管理信息化建設奠定基礎。

5.強化事業單位檔案信息化管理標準化、安全化體系

事業單位檔案信息化管理工作要取得成效，需要根據事業單位的具體情況，建立檔案信息標準化體系，確保檔案資料的安全性和可靠性，實現檔案科學分類、編目、收集和整理。在檔案資料的安全管理中，事業單位的檔案資料內容較為繁雜，需要加強對檔案信息的安全管理，因此，在搜集檔案信息時，必須對檔案信息進行審核與分析，尤其是信息的搜集與使用，必須嚴格遵循保密原則，以保證信息的安全性與可靠性。此外，在檔案收集、制作、接收和提供、復制、轉移、儲存等程序規則應當制定規范化流程，防止檔案損毀或丟失，同時，必須嚴格遵守有關電子檔案的安全規定。另外，要對檔案管理系統的軟硬件設備設施進行定期維護，對關鍵檔案信息進行備份，保證檔案信息的安全、可靠。

6.完善事業單位檔案管理信息化建設流程

在事業單位進行檔案管理信息化建設時，應該著重對檔案管理工作進行系統的優化與改善。一是接收檔案時，必須保證檔案可以在線或離線處理，對電子檔案的完整性進行檢驗。在檔案收集過程中，要著重關注檔案的自動歸類與歸類管理，完善信息環境下的檔案描述與檢索功能。二是對電子檔案的整理要達到國家、行業標準的要求，增強信息與檔案間的相互聯系。三是保管檔案的關鍵是要確保各種存儲介質的穩定性以及足夠的存儲空間，并對其真實性、完整性、安全性、可訪問性進行定期監測和檢驗，優化和改善網上文獻的檢索和授權下載，加強對檔案的搜集和研究，提高檔案的使用效率。四是在檔案信息的鑒別和處置上，應厘清其鑒別及處置的標準，尤其是與之有關工作的辨識及處理，如加強分類、價值及透明度等，并針對不同類型的檔案性質及管理需求加以改善，以推動檔案管理信息化建設工作規范化開展。

7.持續改進意見反饋機制

當前，事業單位檔案管理信息化建設正處在一個不斷完善的階段，建立一套完善的反饋機制較為必要，可以促使檔案管理信息化建設朝著公正、準確的方向發展，能夠靈活、客觀地改變特定問題和需求之間的關系。在全面提升檔案管理質量的前提下，要不斷改進檔案管理體系，并力求將各項管理規定一一落實到具體工作中。同時，還要合理建立彈性反饋機制，定期對檔案的管理狀況進行監督，并對管理工作中出現的問題提出合理化的解決建議。另外，在構建有效反饋體系過程中，也要從員工的反饋入手，從而有效提高檔案管理人員的工作熱情，為今后提升事業單位檔案管理信息化建設水平提供依據。

8.完善電子檔案管理制度

在檔案管理工作中，確保資料和信息的安全是最重要的，必須采取各種方法，確保檔案資料的完整與安全?？梢酝ㄟ^嚴格規范歸檔電子文件的管理，使每個工作人員都具備檔案管理安全意識，并進一步健全規章制度，同時，還要做好對價值較高的紙質檔案文件的維護，進行電子文檔的備份管理等工作，存檔的內容也應當分為電子和紙質版兩種。

四、結語

總之，提升事業單位檔案管理信息化建設水平，對事業單位可持續發展具有重要意義，但在這一過程中還有一些問題有待解決，需要相關人員通過加強自身的專業能力，并根據單位的實際情況不斷努力，以提升檔案管理工作的成效，促使事業單位得以良性發展。

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（作者單位：青島市教育科學研究院）