事業單位檔案管理質量保障體系建設研究

摘 要：事業單位檔案是我國各項事業發展的重要記錄與信息載體，具有再現歷史、汲取經驗、提煉規律、指導發展等重要價值?；谌丝诮Y構、經濟模式和科技水平等產生巨大的嬗變，我國各項事業紛紛進入轉折期，各種挑戰紛至沓來，倒逼事業單位進一步優化檔案管理質量保障體系，以更好地為社會公眾提供服務。本文在闡明事業單位檔案管理質量保障基本訴求的基礎上，進一步分析問題所在，從制度、技術、人員和物理四個維度，提出檔案管理質量保障體系的建設途徑，以供廣大事業單位參考。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；基本訴求；建設途徑

作者簡介：李全喜（1969—），男，漢族，山東濱州人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。

所謂“事業單位”泛指經由國家設置、堅守公益宗旨、基于職能分工、提供多元服務的組織，如各級學校（教育服務組織）、醫院（衛生服務組織）和圖書館（文化服務組織）等。由于事業單位在社會事務管理方面滲透度高，業務范圍廣泛，導致所產生的檔案規模龐大、種類繁多，且具有重要的留存和利用價值，因此，需要建立科學的資源管理體系與有效的質量保障體系。前者側重于檔案資源的收集、整理、歸檔、存儲及利用等，后者側重于檔案內容的可靠性、安全性和規范性價值實現。只就“質量保障體系”而言，事業單位檔案管理過程中存在許多漏洞，如事業單位缺乏檔案管理質量保障意識，在質量保障體系建設方面缺乏長期規劃、持續投入，檔案管理所需硬件、軟件設備設施陳舊落后，以及檔案管理手段單一、缺乏規范性等。從某種意義上說，構筑堅實的質量保障體系，是廣大事業單位開展檔案管理工作的前提。

一、事業單位檔案管理質量保障體系的基本訴求

在探討“質量保障體系”之前，有必要對事業單位檔案管理的“質量”內涵進行界定，很顯然，此“質量”不同于一般意義上的“產品質量”或“服務質量”，它所對應的主體是具有特殊價值、意義和功能的信息。從檔案學角度說，“原始記錄性”被定義為檔案的根本屬性，它是人們了解以往歷史、事實和人物等的一手資料，因此，所謂“質量”既要遵循“原始記錄性”的特點，又要保障“現實可用性”的需求，同時，一經歸檔的信息要素、工具及媒介等，不允許發生任何形式的篡改或變動。據此，事業單位檔案管理質量保障體系的基本訴求主要包括三個方面。

1.可靠性訴求

質量保障可靠性訴求主要是針對檔案信息的來源而言，由于事業單位具有官方性質，承擔政府職能，對待檔案要保持一定的嚴肅性和權威性態度，因此，“來源可靠”是檔案管理質量體系的基本訴求之一。這意味著在檔案資源收集過程中，事業單位檔案部門及相關人員必須明確對接組織、技術系統和傳遞方式等，以確保歸檔后的信息內容不存在錯誤節點。整體上，可靠性訴求涉及三個方面的質量保障：

（1）事業單位組織管理的質量保障，即強調參與檔案工作的人員必須具備一定的專業素養，檔案管理部門必須形成完善的內部監督及管控機制。

（2）事業單位技術條件的質量保障，即強調檔案資源收集過程中采取合理、實用的技術要素，包括硬件設備、軟件工具和工藝方法等。

（3）事業單位過程控制的質量保障，設計檔案的歸檔過程、移交過程、流轉過程及利用過程等，強調檔案業務實施過程中遵循相關法律法規、內部制度和審核手續等。

2.安全性訴求

質量保障安全性訴求主要是針對“檔案歸檔”之后的一系列操作而言，包括檔案如何存儲、如何移交、如何轉化和如何利用等，特別要預防的是檔案信息變動，主要影響因素有用戶資質、使用權限和結構形態等。安全性訴求緣起于兩個方面，一是檔案管理的本身價值。直觀上看，事業單位所編制的檔案文本是對社會特定領域和區域的歷史記錄，對未來社會發展有著重要的指導與啟發價值，如“氣象站”長期累積的氣候數據和自然災害記錄等，對于周期性的洪水、海嘯和山火等預防具有重大參考意義。在充分滿足檔案管理質量保障的安全性訴求前提下，能夠大幅度增強我國公共事業管理的效能；二是檔案管理的外部挑戰。在大數據背景下，檔案已經演變為重要的生產資料，甚至關系到社會穩定與國家安全，因此，容易被敵對勢力與不法分子覬覦，尤其是科技檔案、商業檔案和人口檔案等，因此，事業單位更要關注檔案管理質量保障的安全性訴求，以維護國家和人民的根本性利益。

3.規范性訴求

質量保障規范性訴求主要是針對事業單位檔案管理程序而言的，它可以作為衡量事業單位檔案業務活動對相關制度認同性和遵從性的指標。例如，《檔案法》針對事業單位檔案管理采取何種模式、何種流程和何種方法等作出了明確規定，規范性訴求則是對相關規定的認同與遵從。除此之外，規范性訴求涉及三個方面的質量保障：（1）技術標準方面的質量保障，日臻完善的檔案管理工作/標準體系為質量保障體系構建提供了支持，如《檔案行業標準》（DA/T 92-2022）、《檔案修裱技術規范》（DA/T 25-2022）、《紙質檔案數字復制件光學字符識別（OCR）工作規范》（DA/T 77-2019）、《檔案庫房空氣質量檢測技術規范》（DA/T 81-2019）等，要求事業單位在檔案系統建設及檔案管理活動中，必須嚴格遵循對應標準。（2）執行流程方面的質量保障，能夠按照檔案記錄信息方式（即不同介質）執行檔案管理流程。（3）部門部署方面的質量保障，主要取決于事業單位檔案部門人員，涉及行政人員、技術人員、維護人員等，能夠依據現實需求設計職能崗位，保障檔案業務安全和高效開展。

二、事業單位檔案管理質量保障體系的問題分析

從事業單位內部組織結構來看，檔案質量保障體系屬于檔案管理體系的組成部分，而管理問題的產生主要源自“人員、技術、資金”三個方面，具體問題分析如下。

1.重視不足

從“人”的角度出發，事業單位相關主體，如主要領導、檔案部門主管及業務員等對于檔案工作缺乏正確態度，未能意識到檔案管理及質量保障體系建設的重要性。例如，一些事業單位將檔案工作等同于存儲資料，只要保障這一職能存在即可，至于管理效果如何和效率如何等，并未給予足夠的重視。又如，一些事業單位對檔案工作存在認知偏差，即將宏觀的檔案管理等同于微觀的人事檔案管理，在主觀上弱化了檔案管理的價值，難以確保立卷歸檔制度的嚴格執行。以上情況都不利于質量保障體系的建設，容易造成制度建設不完善、業務流程形式化和人員專業水平低等現象。

2.技術落后

現階段，我國社會已經全面進入了信息化階段，“互聯網+檔案管理”是一個必然的趨勢，它強調在檔案管理與質量保障體系建設方面，應加速先進技術的滲透與應用。然而，相當一部分事業單位的檔案管理工作并未與時俱進，如在紙質檔案的數字轉化、檔案管理信息系統開發和檔案資源存儲硬件設備運維等方面，長期處于“淺嘗輒止”的發展狀態?？陀^上，事業單位檔案管理技術落后的問題會隨著時間延伸越發凸顯，由此所暴露的質量保障體系漏洞也會逐漸增多，尤為突出的是硬件設備、軟件開發與技術人員培養三個方面。其中，硬件設備方面的技術落后，會讓檔案管理質量保障體系缺乏建立基礎，如許多重要資料只能存儲在辦公電腦上，增加了泄露和丟失的風險；軟件開發技術落后，則會極大影響檔案共享效能與更新頻率，使其淪為“死檔”“廢檔”；缺乏技術人員或技術人員得不到培訓機會，成長停滯，則會影響整個檔案管理工作的執行，也無法為質量保障體系構筑牢固堤壩。

3.資金匱乏

事業單位應該認識到這樣一個事實，即檔案管理工作與事業單位運轉是同時起步、同向而行的，因此，檔案管理質量保障體系建設不是一蹴而就的，它是一個需要長期堅持、持續投入的項目。然而，在事業單位的日常運轉中，檔案部門很少產出對外服務的價值，加上事業單位自身的公益性特征，整個組織運轉的資金源自事業撥款。因此，為了確保其他部門對外服務的正?；聵I單位往往會有限削減檔案部門的資金。相對應的，資金匱乏必然會造成檔案部門陷入困境，在質量保障體系建設方面出現“無米之炊”的窘境，更無力進行檔案管理技術升級、人員培訓等，由此陷入惡性循環。

不難看出，人員、技術、資金三個方面是相互羈絆的，事業單位“人的主觀意識”出現問題，就會影響對檔案管理技術和資金的分配，而技術持續落后，就會造成檔案管理價值弱化，造成人們的進一步忽視。在質量保障體系方面資金投入不足，也就難以滿足軟硬件和人員培訓等需求，造成技術層面的持續落后。

三、事業單位檔案管理的質量保障體系建設途徑

為了打破事業單位檔案管理“人員、技術和資金”的三重困境，構建可靠、安全和規范的質量保障體系，可以從以下三個方面著手。

1.通過思想政治教育手段，樹立事業單位檔案管理主體的先進職業理念

事業單位的優勢之一是便于針對在編人員展開思想政治教育工作，基于這一優勢手段能夠很好扭轉全體人員（尤其是檔案管理部門人員）的觀念，促使其端正檔案管理的工作態度，自覺提高對質量保障體系的重視。在思想政治教育實踐中，一個重要任務就是幫助事業單位檔案管理主體樹立先進的職業理念，一方面，職業理念的基本內涵是社會主義核心價值觀，引導他們在檔案管理工作的質量保障體系建設方面堅持敬業、誠信、愛國和法治等原則。同時，建立健全事業單位檔案管理部門的考核機制、績效機制、獎懲機制、培訓機制和晉升機制等，把構筑可靠、安全和規范的質量保障體系視為職業價值；另一方面，職業理念的貫徹落實可采取“雙導向”模式，即“問題導向+能力導向”。在問題導向下，事業單位檔案管理遵循“統一領導、分級管理”的原則，重點貫徹落實立卷歸檔制度，形成自上而下的質量保障體系，如對各部門人員提出文檔材料處理要求，具體到材料格式、書寫清晰度和信息完整性等，部門審批環節具體到簽字筆顏色、多人簽字制度和部門公章加蓋等，送達檔案管理部門后嚴格審核是否為原件、是否存在涂改、是否準確反映事業單位工作內容等。能力導向下，基于“人員為中心”的發展理念，全面評估檔案管理人員理論素養和專業能力，篩選特定人員進行針對性業務培訓，強化其安全意識、責任意識和服務意識等，使其成長為質量管理體系建設的中堅力量。

2.搭建“一中心、多節點”的協同管理架構，消除事業單位檔案管理技術缺陷

客觀上，固定地域內不同事業單位的技術水平及資源配置等是存在差異的，如果僅基于一個事業單位“內生動力”驅動，不僅難以打破檔案管理技術瓶頸，也很難保障質量保障體系的長期建設。在此基礎上，事業單位可以通過搭建“一中心、多節點”的協同管理框架，該框架的基本原理是“檔案共享、優劣互補”，即以提高檔案利用率為前提，實現多個事業單位之間的技術互助。例如，區域消防隊為“一個中心”，區域醫院、社區、高校等為“多個節點”。首先，消防隊采取主動介入的方式，了解其他“節點”消防內容變化、年度消防計劃等，以此為基礎制定消防隊年度消防檔案工作計劃；其次，實施動態監管，消防隊按照國家、地區及行業檔案標準，以及消防工作的實際需求等，制定統一的消防檔案標準、制度及要求文本，傳遞給其他節點要求配合實施，并動態監控各節點消防工作內容和需求的變化，實現檔案管理內容及方法的實時更新；再次，采取協同備案的方式，確保消防工作檔案的信息對稱性，如各節點消防設備的更新、位置變化、新生隱患等，既要在“一中心”的檔案內容中有所體現，也要確保“對應節點”上檔案內容的積累；最后，在這一過程中，如果高校、科研機構等事業單位在檔案管理質量保障體系方面具有技術優勢，但在消防安全知識、技能方面等存在劣勢，通過雙方的優劣互補，則可以很好地克服技術缺陷的問題，甚至可以通過互派人員培訓的方式，形成事業單位檔案管理長效互助機制。

3.設置檔案專款專用制度，加速完善事業單位檔案管理信息化保障體系

制度是事業單位運行及管理工作的生命線，以檔案部門“?？顚Ｓ谩敝贫葹樽ナ郑兄诩铀偻晟剖聵I單位檔案管理信息化保障體系?！皩？顚Ｓ谩痹谑聵I單位檔案管理工作中表現為兩種形式，一是事業經費撥款中專門用來完善檔案管理的資金，這一部分資金要嚴格禁止挪作他用；二是事業單位獲得的整體經費中，每年分配出一定比例，專門用作檔案管理的質量保障體系建設，原則上分配經費比例應每年增加，至少應做到持平，這樣才能有效補齊事業單位檔案管理領域的短板。“檔案管理信息化”既是手段也是目的，它是檔案管理質量保障體系建設的必然方向，在?？罾梅矫鎽裱胺智逯鞔?、循序漸進”的原則。前期階段，將?？钯Y金應用在“雙軌制”檔案管理模式改革上，即在全面梳理、存儲和保護檔案原件的同時，加強原始檔案的數字版本轉化，這是保障事業單位檔案管理“安全性”的途徑；中期階段，將?？钯Y金應用在設備升級及人員培訓方面，逐步提升事業單位自身的檔案管理技術水平，以此提升檔案文本的收集、處理、流轉和利用等環節工作效率，這是保障事業單位檔案管理“可靠性”的途徑；后期階段，將專款資金應用在檔案管理部門制度化建設及崗位建設上，通過優化檔案管理流程和確立檔案管理標準，打通整個事業單位內部各部門的“檔案壁壘”，這是保障事業單位檔案管理“規范化”的途徑。

四、結語

綜上所述，事業單位作為我國社會的重要服務組織，在檔案管理思維、方法和模式等方面應做到與時俱進，要將“質量保障體系”視為檔案管理的有機組成部分，而非可有可無的配套機制。在建設途徑方面，事業單位可基于人員、技術和資金三要素分析自身存在的不足，正面“互聯網+檔案管理”帶來的機會和挑戰，通過樹立先進職業理念、搭建“一中心、多節點”的協同管理架構、設置專款專用制度的方式，徹底扭轉檔案管理質量保障體系落后的問題。

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（作者單位：山東省濱州市公共就業和人才服務中心）