淺談科研單位實物檔案管理

謝志鵬、黃美丹 /北京遙感設備研究所

實物檔案是在科研生產、經營管理、黨政工團等各項活動中形成的，具有保存價值的各類實物。作為科研單位業務活動的見證者，管理好這部分檔案，對于提供業務參考、加大文化宣傳具有重要意義。對于科研單位而言，要確定歸檔范圍和保管期限、優化工作制度和流程、注重宣傳培訓、提供硬件支持、積極提供利用、加強數字化工作，從而促進實物檔案管理水平的提升。

一、實物檔案的概念和特點

1.實物檔案的概念

實物檔案是在科研生產、經營管理、黨政工團等各項業務活動中形成獲得的，具有留存價值的獎狀、獎杯、獎牌、獎旗、題詞、錦旗、牌匾、證書、模型、禮品、紀念品、產品實物、印章、字畫等實物，是有形的物品。

2.實物檔案的特點

形式的多樣性。實物檔案包括獲獎過程中形成的牌匾、認證工作通過后獲得的證書、上級領導視察過程中的題詞等各種單位科研生產、經營管理、黨政工團工作、活動中有意義的實物，并非局限于以紙質形式存在，載體形式多樣。

歸檔時間的斷續性。由于涉及業務活動時間的不固定性，實物檔案的移交時間也并不固定，任何時間均可產生歸檔材料。

保管的特殊性。由于實物檔案的大小、規格、載體多樣，統一保存至密集架并不合適，需要專門定做實物檔案的存放架，以便妥善保管。

利用效果生動、直觀。實物檔案更加生動、直觀，在文化宣傳工作中若能夠加以利用，可提升工作效果。

二、實物檔案的作用

實物檔案是科研單位各項業務活動的真實見證，是全體員工在科研生產、經營管理、黨政工團等方面辛勤工作的生動體現，管理好這部分檔案對于科研單位的工作具有積極作用。

1.業務工作的憑證

由于實物檔案是科研單位在各項業務活動中直接形成，是單位業務活動的記載和見證，可作為單位各項業務活動的重要憑證。如：質量體系認證的證書是單位通過了某項質量體系認證，反映了單位的質量工作；優秀集體、先進集體的牌匾反映的是單位在某項科研實驗工作中由于成績突出所獲得的榮譽；研發生產過程中留下的一些實物，記載了研發生產的歷程。這些實物檔案，在證明單位資質、反映單位歷史、解決法律糾紛的過程中作用尤為明顯。由此可見，實物檔案具有較強的憑證價值。

2.文宣工作的材料

加強科研單位的文化宣傳工作，對于提升科研單位的影響力和知名度、增強員工的歸屬感和自豪感具有重要的作用。單位各種建筑模型可展示單位的歷史，產品研制、生產過程中留存的物件可表現產品從研制到生產的歷程，獎牌、獎杯是單位輝煌歷史的見證者。這些生動、翔實、直觀的實物檔案可以作為單位各種周年展覽、單位宣傳等文化宣傳工作的重要材料，提升文化宣傳工作的效果。

三、如何做好科研單位實物檔案管理

1.明確實物檔案歸檔范圍和保管期限

由于實物檔案的產生和科研單位的各項業務活動密切相關，因此檔案部門應當明確了解科研單位的各項業務活動，加強與各業務部門之間的溝通，明確實物檔案的歸檔范圍，保證實物檔案收集的完整性。科研單位實物檔案歸檔范圍應包括：單位、個人在市局級以上活動中獲得的獎牌、獎杯、證書、獎章、獎狀、錦旗、證書等；國際事務合作以及處理涉外事務過程中有保存價值的禮品；上級領導和知名人士為單位的題詞字畫等；科研單位各項認證、審核、檢查過程中形成的各類證書、牌匾等；科研單位在研發、生產、修改等科研生產工作中形成的有保存價值的物件；本單位形成的有價值的宣傳物品；單位失效的印章。這些是科研單位普遍存在并需要收集的實物材料，只有充分和各部門協調溝通、充分調研，才能保證歸檔范圍的完整，進而保證歸檔工作的完整。同時，要將實物檔案進行科學分類，確保實物檔案收集、歸檔工作清晰明了。

確定明確、科學的保管期限有助于優化館藏結構，保證實物檔案的安全性。科研單位的檔案管理人員應當根據行業法規和標準，緊密結合本單位實際，明確每一門類實物檔案的歸檔期限，促進實物檔案歸檔、保管的科學化。

2.完善制度，優化流程

檔案部門應當根據國家和上級單位最新的標準和制度，根據各個單位的工作實際，在明確歸檔范圍的基礎上建立完善的實物檔案管理工作制度，規范各環節工作。一是明確各個部門對實物檔案管理的責任。二是嚴格根據歸檔范圍進行收集。三是規定實物檔案收集的時間節點，保證歸檔的及時性。四是優化歸檔工作流程，業務部室移交實物之前應和檔案部門進行溝通，待檔案部門對需歸檔移交的檔案進行核驗之后，雙方在歸檔移交清單上簽字，檔案部門對實物進行著錄、標注檔號，編寫實物檔案目錄，歸檔上架。四是建立相應的庫房管理制度，保證實體檔案安全。五是規范檔案使用工作，如需使用檔案，須向檔案部門提交申請，寫明使用檔案名稱、時間、緣由后方可利用，使用重要檔案需經領導同意，并保障檔案無丟失、損壞，按期歸還。

3.提高認識，注重培訓

科研單位對實物檔案的管理應予以足夠的重視，首先是單位的領導應當充分認識到實物檔案管理對本單位科研生產、經營管理等各方面工作的重要意義，為實物檔案的管理在資金、人員、硬件上提供支持，為完善管理制度、工作流程提供便利。業務部室要積極關注本部門產生的實物檔案，歸檔之前持有要愛護，歸檔之時移交要及時，歸檔之后利用要合規。檔案部門要做好宣教工作，在檔案培訓工作中納入實物檔案收集、移交工作內容，對實物檔案在業務工作中發揮作用的具體事例進行宣傳，以促進實物檔案收集、歸檔工作。

良好的環境是實物檔案保管的重要保障。檔案管理部門應當根據自身檔案實體的體量、類別、體積大小等因素，設置足夠面積的保管庫房，定制相應規格的架柜，做好庫房規劃，保證歸檔檔案有地可放。庫房內要放置空調和除濕機，并設置溫濕度計，監控室內溫度，并做好記錄；也要做好防光、防磁、防塵、防蟲、防潮等“十防”措施，為實物檔案的保管提供良好的環境。檔案人員要定期巡查庫房和檢查檔案實體，發現問題立即報告。

4.提供設施，保障安全

良好的環境是實物檔案保管的重要保障。檔案管理部門應當根據自身檔案實體的體量、類別、體積大小等因素，設置足夠面積的保管庫房，定制相應規格的架柜，做好庫房規劃，保證歸檔檔案有地可放。庫房內要放置空調和除濕機，并設置溫濕度計，監控室內溫度，并做好記錄；也要做好防光、防磁、防塵、防蟲、防潮等“十防”措施，為實物檔案的保管提供良好的環境。檔案人員要定期巡查庫房和檢查檔案實體，發現問題立即報告。

5.積極利用，發揮價值

為需要者提供實物檔案是歸檔工作的最終歸宿，也是體現實物檔案價值的重要方式。實物檔案在服務科研生產、支持當中工作、助力文化宣傳等方面作用重大。科研單位的檔案部門應當將室（館）藏實物檔案作為一筆重要的財富，加強實物檔案資源開發。

一是要服務好單位科研生產、經營管理、黨政工團等各項工作。檔案部門在提高檔案意識、優化制度流程、及時完整歸檔、保障硬件設施的基礎之上，積極為單位各項業務工作提供借閱利用服務。保證單位在各項工作中有憑可靠、有據可依，保證本單位產品研發生產、準備各項認證、應對法律糾紛等各項工作順利進行。

二是要積極參與單位文宣工作。牌匾、印章、證書等實物檔案是單位業務活動的印記。檔案部門充分利用實物檔案，在記錄單位歷史、開展展覽、編寫宣傳材料、制作紀念品等工作中予以展示，使單位文化宣傳工作更加生動翔實，對于提升單位文化“軟實力”增強員工凝聚力和自豪感，具有重要促進作用。

三是要加強檔案編研工作。檔案編研也是檔案有效利用的重要途徑之一。檔案部門可以圍繞單位某一時間段獲得的榮譽、取得的資質認證、部門改革演變，利用牌匾、證書、印章，展示其圖片、印模或編寫檔案編研材料供單位員工查閱，不僅豐富了檔案利用的方式，也進一步增強了員工對單位的認識。

6.做好實物檔案數字化工作

實物檔案的數字化將會大大提升實物檔案的工作效率，檔案部門可根據不同實物檔案種類的特點，采取不同的辦法。可以掃描的證書，可直接對檔案進行掃描，將條目錄入單位檔案系統，并將掃描文件進行掛接。對于無法掃描的實物檔案，可將檔案條目錄入檔案管理系統，將實物照片掛接在條目之下，以更加清晰、直觀的方式展示實物檔案。

實物檔案是科研單位檔案的重要組成部分，在單位的各項活動中發揮著重要的作用。科研單位可以通過確定歸檔范圍和保管期限、優化工作制度和流程、注重宣傳培訓、提供硬件支持、積極提供利用、加強數字化工作，來加強科研單位實物檔案的管理，充分發揮實物檔案應有的價值，進一步提升檔案管理水平，助力單位各項工作的開展。