航天企業共享型辦公資源素材庫建設探討

鳳言 /中國空間技術研究院西安分院

航天企業作為知識密集型企業的典型代表，內部知識、數據的信息量呈現幾何式增長，其中絕大多數更是以文件、郵件、圖片等非結構化數據形式分散存儲在個人計算機系統內，當個人需要某方面信息時，由于缺乏集中、開放、結構化的數據平臺，往往需要耗費大量時間和精力查閱。因此，通過建設一個具有科學性、實用性、方便性的大型素材庫，有效提高辦公效率，加速組織內部運作流程，成為航天企業發展的重要課題。基于此，筆者提出建設共享型辦公資源素材庫的構想，旨在通過平臺建設，有效規避日常辦公過程中的大量重復性勞動，同時打破信息孤島使信息資源供企業內部共享，成為員工個人儲存、查閱、共享知識的重要工具。

一、共享型辦公資源素材庫國內外研究現狀

共享辦公資源庫建設歷程大致可劃分為建設初期、應用時期和發展時期3 個階段，其中建設初期，通過借助信息化手段，實現日常性、基礎性辦公文檔資料管理；成熟應用階段，隨著網絡技術和軟件技術的快速發展，實現了業務流程審批、會議管理、公文流轉等辦公系統的實用功能，為協同辦公提供了基礎保障；進入發展階段后，辦公資源實現由依靠單一的行政辦公信息服務，逐步擴展到組織內部的各項管理活動環節。同時，更多關注如何方便、快捷地實現縱向各級部門和人員的協同、橫向跨部門和人員的協同以及內外部各種資源的有效組合和傳遞，從而為員工提供高效的共享工作平臺。

但是，在資源庫建設過程中，還存在一些問題：一是數據庫資源數量呈海量增長，但資源內容與實際需求差距很大，資源利用率低；二是資源庫的可持續性較差，缺乏持續的維護與更新，已成為資源庫建設的“瓶頸”。

二、建設共享型辦公資源素材庫的重要意義

通過搭建共享型辦公資源素材庫，能夠有效推動企業內部知識的分享、溝通，將部門之間的信息、員工的經驗型知識進行匯總、傳播，使員工能夠隨時訪問關鍵信息，及時解決相關問題。同時能夠存儲企業重要數據，防止數據丟失，實現信息互通，釋放企業無形資產在組織運行中的價值，有效提高工作效率。

一是增強員工所在領域的專業技能，學習同崗位同事的工作技巧，走出業務困境。通過不斷的知識積累，快速提高工作能力，從而有助于員工的職業發展，提高對組織的潛在貢獻。

二是促進部門之間的溝通交流，打破信息孤島。企業內部員工可以使用平臺查詢資料，同時可以上傳分享資料，從而加速信息流通和傳遞，實現各類信息、數據共享。

三是通過篩選、審核后的長期知識共享的過程，將企業資料、核心數據、工作經驗等進行科學的管理和使用，逐漸形成統一的標準，進而推動管理規范化、標準化、精細化水平全面提升。

三、建設共享型辦公資源素材庫的構想

1.建設思路

辦公資源共享素材庫是面向日常辦公需要的電子素材庫，通過將跨職能、跨部門工作人員積累的豐富經驗和大量辦公資料進行匯集，構建起各類不同業務需求下的公共資源素材庫。該素材庫以優質辦公資源、業務實踐經驗為基礎，以信息技術和手段為保障，將原本分散在不同職能部門的公共資源進行整合，搭建統一的管理服務標準輸出平臺，為員工提供更加優質、高效的服務。

建設該平臺能夠將原本形式各異、結構分散的知識經驗統一處理并編碼輸出，在有效解決資源分散和信息孤島問題的基礎上，形成結構化、標準化的知識網絡。員工根據自身業務需求，有效獲取、沉淀、共享、應用、學習和創新知識，實現在組織、部門和個人之間開展及時高效、有序可控、規范標準的管理服務活動。

2.主要內涵

（1）共建共享，促進效能提升

辦公資源共享素材庫是以集中優質辦公資源、滿足員工個性化需要，促進工作效能大幅提升的平臺，素材庫建好后要最大限度實現高度共享。因此，應當統一組織規劃，按步驟實施素材庫建設工作，避免重復開發，迅速整合現有分散在各部門及個人手中的優質辦公資源，促進交流分享，推動工作效能整體提升。

（2）嚴格管理，統一素材標準

素材庫建設的核心在于建立統一的管理服務標準。因此，要注重對素材的嚴格篩選、甄別，保證建成實用有效的素材庫。一方面包含文本、圖片、視頻等格式類標準的統一，另一方面則是文字、信息、數據等內容標準的統一，逐漸培育形成統一、專業、高質量的工作標準，為企業發展提供有力的管理支撐。

（3）統籌規劃，實現多元化應用

在素材庫平臺建設前期，應當開展充分的頂層規劃。在統一部署基礎上，主要考慮多元化應用需求，盡可能建立全面、豐富的模塊類別。在使用過程中，員工可根據自己的需要進入相應版塊，查詢獲取相應資源。同時，平臺在建設過程中要充分考慮可延伸性，實現辦公資源共享數據庫現有功能提升、模塊完善等延伸建設。

3.素材庫的組成

（1）基本結構框架

辦公資源共享素材庫劃分為管理層、查詢層和應用層（見圖1）。其中，管理層負責底層數據庫的日常管理，為指定人員授予相應權限，以確保素材質量；查詢層是查詢結果的動態生成層，面向全體員工開放共享；應用層面向全體用戶，在查詢到可用素材的基礎上，進行再編輯、再修改，滿足個人辦公需要。

圖1 共享型辦公資源素材庫結構

（2）主要內容

結合職能部門工作實際，共享型辦公資源素材庫分為六大類別，分別是政策文件類、基礎數據類、軟件工具類、業務流程類、崗位職責類、培訓課程類。其中，政策文件類主要包括對行業信息、上級文件、專業標準以及組織內部政策要求的收集匯總，為各類業務開展提供依據和指引；基礎數據類包括人員、資產、財務等領域中，經審核確認可公開數據的匯集上傳，以充分實現數據共享，提高數據資源利用率，減少各類基礎性數據、資料收集等重復性勞動；軟件工具類主要包括Excel、Word、PPT 等常用辦公軟件的基礎操作教程、可編輯模板、圖片文字素材等，同時收集辦公需求，上傳常用軟件地址供員工下載使用；業務流程類主要通過對常用辦事流程進行梳理，形成可視化流程說明，供員工在辦理業務中隨時查詢，為業務辦理提供指導；崗位職責類是對綜合管理層各部門、崗位進行系統梳理，劃清職責界面，方便員工辦理業務時及時找到相應的崗位人員；培訓課程類包括案例庫、教學錄像、學習指導、多媒體課件等教學資源并提供在線瀏覽和下載，內容涵蓋技術、管理、經濟、文化、心理等方面，課程資源將隨時更新、完善，為員工自我學習提升搭建平臺。

4.素材庫的技術要求

一是文本類，文件格式一般應 為Doc(x)、Xls(x)、Pdf；超過10 頁需插入頁碼；計量符號應符合國家相關標準；文件不加密。二是圖片、圖像類，所有圖片資料應轉換為計算機存儲的圖像文件，并使用Jpg、Gif、Png格式，便于存儲和傳送。三是視頻類，格式一般為Flv、Rmvb、Mp4、Mvb；彩色視頻素材每幀圖像顏色均為真彩色。四是課件類，格式一般為PPT 或PPTX 格式，如果有內嵌音頻、視頻或動畫，應單獨提供一份未嵌入的文件。

5.信息來源及保障要求

首先，基于素材庫的豐富性、動態性和應用性特征，牽頭部門要切實發揮好組織領導作用，強化統籌協調。在建庫前期充分調研需求，完成資源庫總體框架構建，設置科學的模塊分類，確保建成一個框架模塊穩定、素材收集全面、可持續更新的優質辦公資源庫。其次，在框架建立的基礎上，基礎數據的進入、更新與維護是素材庫投入使用的前提保障。為避免出現素材時效性差、內容大同小異、放置模塊不統一等問題，應當在各部門指定工作人員，為其開通相應權限，負責數據的日常管理與動態更新，充分保障提供素材的質量；再次，員工作為辦公資源共享素材的提供主體，應當通過相應政策或制度建立，切實保護知識產權，充分調動員工參與建庫的主動性和積極性；最后，可考慮將資源共享數量與個人申報成果、職稱晉升等掛鉤，或給予一定的物質獎勵，從而更好地促進優質辦公經驗和資源的交流共享，推動資源庫建設持續更新。