淺談檔案“數(shù)據(jù)賦能”

文/寧德市公安局文職人員服務(wù)中心 陳妃

2010年以來，寧德市公安局按照福建省公安廳檔案工作的部署要求，在全市開展“全省公安檔案管理示范單位”創(chuàng)建活動(dòng)。截至2018年底，全市共11個(gè)縣級(jí)公安局和109個(gè)基層派出所檔案工作達(dá)到“全省公安檔案管理示范單位”考評(píng)驗(yàn)收，通過率達(dá)75%。通過規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)，寧德市公安機(jī)關(guān)已經(jīng)形成了數(shù)量龐大的檔案數(shù)據(jù)庫，蘊(yùn)含著豐富的檔案信息資源。面對(duì)新形勢、新任務(wù)、新挑戰(zhàn)，公安檔案部門如何順應(yīng)“數(shù)據(jù)賦能”行動(dòng)要求，充分利用檔案數(shù)字化建設(shè)成果，最大限度地發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)服務(wù)公安中心工作和現(xiàn)實(shí)斗爭的作用？筆者結(jié)合寧德市公安檔案工作實(shí)際，談一些粗淺的看法。

一、檔案“數(shù)據(jù)賦能”的重要性

“數(shù)據(jù)賦能”，顧名思義，就是通過大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息化手段，有效地整合利用各類數(shù)據(jù)資源，最大限度地發(fā)揮數(shù)據(jù)的效能。2020年6月，福建省檔案局、福建省公安廳聯(lián)合發(fā)文，從2020年至2024年，在全省公安機(jī)關(guān)組織開展創(chuàng)建數(shù)字檔案室活動(dòng)，旨在提升全省公安機(jī)關(guān)檔案服務(wù)中心工作的能力水平，構(gòu)建起適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展需求的公安數(shù)字檔案室集群和數(shù)字檔案資源共享體系，推動(dòng)全省公安檔案事業(yè)跨越發(fā)展。2019年8月，寧德市公安局開啟庫藏檔案數(shù)字化加工外包服務(wù)類采購項(xiàng)目招投標(biāo)工作，招標(biāo)金額196萬元。2019年11月，該項(xiàng)目正式進(jìn)入施工階段，并于2021年12月完成竣工驗(yàn)收。2020年7月，寧德市公安局率先在全省公安機(jī)關(guān)開展創(chuàng)建數(shù)字檔案室活動(dòng)，專門印發(fā)了《寧德市公安機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)發(fā)展規(guī)劃》，成立了數(shù)字檔案室建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組和工作專班，在人、財(cái)、物等方面給予一定傾斜，有計(jì)劃、有步驟地推進(jìn)數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作。

（一）檔案信息化建設(shè)意識(shí)不斷增強(qiáng)。隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)信息化建設(shè)進(jìn)程不斷加快，信息化已成為推動(dòng)工作的必然趨勢。各級(jí)公安機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，不斷加大對(duì)信息化建設(shè)的投入，積極推進(jìn)智慧警務(wù)、警務(wù)云建設(shè)等數(shù)據(jù)賦能行動(dòng)，信息化已經(jīng)成為推動(dòng)公安發(fā)展的主引擎。在此過程中，各級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)也高度重視檔案信息化建設(shè)，檔案民警的信息化建設(shè)意識(shí)不斷增強(qiáng)，公安檔案工作也邁上信息化建設(shè)的快車道，成為推動(dòng)公安檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要載體。寧德市公安局庫藏檔案數(shù)字化加工外包項(xiàng)目就是領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案信息化建設(shè)的很好例證。

（二）檔案信息化建設(shè)機(jī)制不斷健全。近年來，為推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案“數(shù)據(jù)賦能”，公安部檔案局、福建省公安廳先后出臺(tái)了一系列關(guān)于檔案信息化、數(shù)字檔案室建設(shè)的規(guī)范、制度、方案和評(píng)價(jià)辦法，對(duì)公安檔案信息化建設(shè)的組織與保障、軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施、檔案數(shù)字化建設(shè)以及相關(guān)工作考核等方面作出了明確規(guī)定和要求，為公安檔案信息化建設(shè)的深入推進(jìn)、檔案“數(shù)據(jù)賦能”攻堅(jiān)行動(dòng)的順利開展提供了強(qiáng)有力的機(jī)制保障。

（三）檔案信息化建設(shè)成果不斷涌現(xiàn)。隨著檔案信息化建設(shè)的深入推進(jìn)，檔案“數(shù)據(jù)賦能”行動(dòng)已初見成效。目前，寧德全市公安檔案數(shù)據(jù)庫已匯聚2112.89萬余條目錄數(shù)據(jù)及近1096.69萬余件電子文件，實(shí)現(xiàn)了檔案系統(tǒng)與OA系統(tǒng)、執(zhí)法辦案系統(tǒng)、出入境管理系統(tǒng)、戶籍管理系統(tǒng)、監(jiān)所管理系統(tǒng)的無縫對(duì)接，將檔案數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行推送，為信息研判和打擊違法犯罪提供了快捷高效的服務(wù)。同時(shí)，公安檔案管理工作依托檔案信息系統(tǒng)，推廣戶籍檔案就近在線查詢服務(wù)，解決了群眾的燃眉之急，贏得了百姓的廣泛贊譽(yù)，凡此種種，都是檔案“數(shù)據(jù)賦能”在實(shí)際應(yīng)用中的價(jià)值體現(xiàn)。應(yīng)該說，檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案“數(shù)據(jù)賦能”的前提和保障，檔案“數(shù)據(jù)賦能”是檔案信息化建設(shè)的目的和歸宿。

二、檔案“數(shù)據(jù)賦能”的制約因素

（一）系統(tǒng)建設(shè)各自為戰(zhàn)，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃。就目前福建公安檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行情況來看，公安檔案信息管理系統(tǒng)還是一個(gè)相對(duì)孤立的系統(tǒng)，雖然已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了全省一級(jí)建庫和集中管理模式，較之前各自為政的狀況有了較大改進(jìn)，也與其他系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行了一些對(duì)接，但沒有真正將檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和各類業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)籌考慮，未建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范、具有良好系統(tǒng)兼容性的數(shù)據(jù)庫，未全面實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通與數(shù)據(jù)共享。

（二）檔案數(shù)據(jù)資源質(zhì)量有待提升。經(jīng)過多年的信息化建設(shè)，目前公安檔案信息系統(tǒng)已匯聚了大量數(shù)據(jù)，但從每年的檔案質(zhì)量檢查情況來看，數(shù)據(jù)質(zhì)量還存在一些問題，如數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤，重要字段錄入不完整、不規(guī)范，電子文件掛接不準(zhǔn)確，掃描文件缺頁、漏頁和可讀性差等。另外，由于某些重要字段（如身份證號(hào)碼等）的漏錄，造成與實(shí)戰(zhàn)平臺(tái)對(duì)接上的困難，嚴(yán)重影響檔案“數(shù)據(jù)賦能”行動(dòng)的順利開展。

（三）檔案服務(wù)應(yīng)用能力仍需強(qiáng)化。檔案“數(shù)據(jù)賦能”行動(dòng)就是要充分利用信息化手段，拓寬檔案服務(wù)利用外延，提高檔案服務(wù)利用的效率和水平。但從目前情況來看，由于檔案數(shù)據(jù)資源不全面、沒有真正推送到警務(wù)云端、檔案宣傳力度不夠深入等原因，檔案信息資源并沒有得到充分地發(fā)掘應(yīng)用，主要利用方式還是停留在一般被動(dòng)的、應(yīng)付式查詢。

（四）專業(yè)人才有待補(bǔ)充。“數(shù)據(jù)賦能”是建立在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)信息技術(shù)的基礎(chǔ)之上，對(duì)檔案專業(yè)人才的信息化水平有一定的要求，而目前公安檔案部門既懂公安檔案業(yè)務(wù)又掌握信息技術(shù)的專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏。面對(duì)信息化建設(shè)的日新月異，公安檔案部門專業(yè)人才亟待補(bǔ)充。

三、檔案“數(shù)據(jù)賦能”的制約因素應(yīng)對(duì)措施

（一）增強(qiáng)檔案“數(shù)據(jù)賦能”攻堅(jiān)行動(dòng)的責(zé)任感和緊迫感。“數(shù)據(jù)賦能”是牽引帶動(dòng)智慧警務(wù)建設(shè)提檔升級(jí)的“一號(hào)工程”，也是促進(jìn)警務(wù)機(jī)制深刻變革和公安工作動(dòng)能轉(zhuǎn)換的關(guān)鍵性工程。檔案工作作為基礎(chǔ)性、保障性工作，只有順應(yīng)大勢，積極投入“數(shù)據(jù)賦能”攻堅(jiān)行動(dòng)，才能跟上信息化發(fā)展的潮流，推動(dòng)檔案工作的轉(zhuǎn)型發(fā)展。因此，各級(jí)公安檔案部門要充分認(rèn)識(shí)到“數(shù)據(jù)賦能”的重大意義，切實(shí)提高思想認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，加大經(jīng)費(fèi)投入，全力開展檔案“數(shù)據(jù)賦能”攻堅(jiān)行動(dòng)，真正把檔案中蘊(yùn)含的豐富的信息資源開發(fā)出來、應(yīng)用起來，更好地發(fā)揮公安檔案服務(wù)效能，發(fā)揮檔案的價(jià)值作用。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)上云，真正融入公安大數(shù)據(jù)中心。隨著公安信息化工作的全面推進(jìn)和信息基礎(chǔ)設(shè)施水平的整體提高，各地都建立了警務(wù)云、大數(shù)據(jù)中心，將各警種、各基層單位的海量數(shù)據(jù)集中起來，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享共用，滿足多樣化的公安應(yīng)用需求。就目前寧德公安檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用而言，雖然做了一些探索，如與OA系統(tǒng)、執(zhí)法辦案系統(tǒng)等進(jìn)行了對(duì)接，對(duì)情報(bào)信息研判等起到了一定的幫助作用，但這種應(yīng)用還比較單一，沒有真正把檔案的作用發(fā)揮出來。究其原因，還是沒有做到將檔案數(shù)據(jù)上云，實(shí)現(xiàn)全局性的共享共用。為此，公安檔案部門應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)形勢，融入大局，借助數(shù)字檔案室建設(shè)的有利時(shí)機(jī)，尋求科技信通等部門的支持配合，盡快將檔案數(shù)據(jù)上云，真正將檔案數(shù)據(jù)共享融合至“全國警務(wù)大數(shù)據(jù)智慧搜”“福建省公安廳大數(shù)據(jù)情報(bào)工作平臺(tái)”，切實(shí)將公安檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)戰(zhàn)斗力，使公安檔案工作更廣泛、更深入地融入公安現(xiàn)實(shí)斗爭的需要，服務(wù)全警種。

（三）強(qiáng)化數(shù)據(jù)治理，深層次開發(fā)利用檔案信息資源。經(jīng)過多年的信息化建設(shè)，全市公安檔案部門已形成一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)庫，但由于種種原因，檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量或多或少還存在一些問題。為此，在全省檔案數(shù)據(jù)集中的基礎(chǔ)上，要制訂全省檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范，利用數(shù)據(jù)比對(duì)、數(shù)據(jù)碰撞、數(shù)據(jù)篩查等方法，進(jìn)行數(shù)據(jù)集中清洗，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)集中補(bǔ)錄、補(bǔ)掃或修正，確保檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、可用性，切實(shí)提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量。目前，在檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)中，主要利用的是條目式的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，還有大量的視頻、音頻和掃描文檔等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)沒有真正得以開發(fā)利用，而正是這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，在分析案情、打擊犯罪、決策參考等方面能起到關(guān)鍵性作用。因此，下一步我們要著力開展視頻結(jié)構(gòu)化描述、文檔的雙層PDF掃描等加工工作，將復(fù)雜的視頻、圖片檢索轉(zhuǎn)換為文本檢索。

（四）培養(yǎng)信息化人才，為檔案“數(shù)據(jù)賦能”攻堅(jiān)行動(dòng)提供支撐。要最大化享受“數(shù)據(jù)賦能”的紅利，第一關(guān)鍵要素就是培養(yǎng)賦能人才，即具有“專業(yè)信息技術(shù)”和“公安檔案業(yè)務(wù)能力”的復(fù)合型人才。目前，大數(shù)據(jù)、警務(wù)云以及智慧物聯(lián)技術(shù)已進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域，檔案管理也實(shí)現(xiàn)了文檔一體化、信息數(shù)據(jù)共享化，這些變化深刻地影響著檔案工作隊(duì)伍結(jié)構(gòu)和檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)。可見，在公安檔案工作信息化建設(shè)水平不斷提升的狀態(tài)下，“數(shù)據(jù)賦能”攻堅(jiān)行動(dòng)能否順利開展，很大程度取決于管理檔案民警的檔案信息化技能應(yīng)用能力。因此，各級(jí)公安檔案部門應(yīng)著力于信息化人才的培養(yǎng)。一方面，要通過自身挖掘，加強(qiáng)在職檔案人員的信息化技能培訓(xùn)，提升檔案人員信息化應(yīng)用水平和科技素養(yǎng)；另一方面，要建立檔案信息化人才引進(jìn)機(jī)制，通過招聘、遴選等方式引進(jìn)檔案專業(yè)技術(shù)型人才，真正打造一支高素質(zhì)的檔案信息化人才隊(duì)伍，切實(shí)擔(dān)當(dāng)起檔案“數(shù)據(jù)賦能”職責(zé)，推動(dòng)攻堅(jiān)行動(dòng)的深入開展。

（五）健全數(shù)據(jù)資源共享機(jī)制，推動(dòng)“數(shù)據(jù)賦能”跨越式發(fā)展。各級(jí)公安檔案部門要打破單個(gè)立檔單位的庫藏檔案的利用局限，建立跨省、跨市、跨縣（區(qū)）的工作協(xié)作機(jī)制，整合各類檔案館、檔案室資源，構(gòu)建互聯(lián)互通和共建共享的檔案數(shù)據(jù)庫，推動(dòng)聯(lián)動(dòng)查檔機(jī)制的形成。當(dāng)前，特別要健全民生檔案、重點(diǎn)工程建設(shè)檔案等跨省、市異地查詢聯(lián)動(dòng)服務(wù)模式，真正以標(biāo)準(zhǔn)化形式推動(dòng)數(shù)據(jù)賦能檔案信息化建設(shè)的跨越式發(fā)展。要打通各個(gè)部門條塊分割的信息壁壘，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的集聚，主動(dòng)依托各地區(qū)各部門各行業(yè)的“城市大腦”建設(shè)，將檔案館（室）一體化系統(tǒng)建設(shè)納入政府一體化數(shù)據(jù)交換共享平臺(tái)建設(shè)，構(gòu)建跨部門、多業(yè)務(wù)協(xié)同的系統(tǒng)化平臺(tái)，促使各級(jí)各部門信息系統(tǒng)互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)共享，真正發(fā)揮數(shù)據(jù)資源的規(guī)模效應(yīng)。

四、結(jié)語

“數(shù)據(jù)賦能”是數(shù)字時(shí)代賦予檔案事業(yè)發(fā)展的新增長點(diǎn)，不僅為檔案管理提供了技術(shù)與平臺(tái)的支撐，還創(chuàng)新了檔案整合和服務(wù)思維。檔案部門要抓住機(jī)遇，趁勢而上，樹立數(shù)據(jù)化、用戶化思維，利用數(shù)字技術(shù)，整合海量數(shù)據(jù)資源，建立標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一、實(shí)用的數(shù)字化工作規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)交換、檔案資源共享和信息整合銜接一體化，及時(shí)提供多維度、多類型的檔案大數(shù)據(jù)。同時(shí)，創(chuàng)新檔案價(jià)值開發(fā)和利用模式，拓寬檔案利用服務(wù)的深度和廣度，建成智能化、人性化服務(wù)模式，更好地賦能數(shù)字經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。