集團(tuán)化企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)實(shí)踐與探索

文/北京公共交通控股（集團(tuán)）有限公司 楊娜 侯?lèi)?/p>

一、企業(yè)數(shù)字檔案室的內(nèi)涵及建設(shè)意義

（一）內(nèi)涵。《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》明確，企業(yè)數(shù)字檔案館（室）是指企業(yè)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)固化檔案工作業(yè)務(wù)流程，對(duì)本企業(yè)或與其具有資產(chǎn)隸屬關(guān)系企業(yè)的電子檔案或其他數(shù)字資源進(jìn)行收集、整理、保存，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺(tái)。對(duì)于數(shù)字檔案館（室）的闡述，明確了企業(yè)數(shù)字檔案室應(yīng)具備的主要功能，與企業(yè)傳統(tǒng)檔案館（室）相比，企業(yè)數(shù)字檔案館（室）是對(duì)檔案管理的改革和創(chuàng)新，推動(dòng)檔案管理向系統(tǒng)化、信息化、智能化的方向發(fā)展。

（二）建設(shè)意義。第一，打破“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的有機(jī)整合。數(shù)字檔案室系統(tǒng)與OA系統(tǒng)及各業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，各類(lèi)檔案資源實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一、規(guī)范管理，有效地解決了目前電子文件分散、不便利用、文件保管成本高、信息孤立等問(wèn)題。第二，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。數(shù)字檔案室的建立，使電子文件從原來(lái)由業(yè)務(wù)系統(tǒng)的生成、審批、定稿、歸檔升級(jí)到數(shù)字檔案室系統(tǒng)的收、管、存、用，整個(gè)生命周期實(shí)現(xiàn)信息化、自動(dòng)化管理，有效提高了檔案工作的效率。第三，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提升檔案服務(wù)水平。打破傳統(tǒng)檔案利用時(shí)間空間的限制，對(duì)整合后的檔案資源進(jìn)行深層次加工和知識(shí)化組織，使“靜態(tài)檔案”轉(zhuǎn)換為“動(dòng)態(tài)信息”，發(fā)揮檔案的重要價(jià)值，為檔案利用者提供個(gè)性化服務(wù)，同時(shí)為企業(yè)的發(fā)展提供決策依據(jù)。……