湖北美術(shù)學院圖書館特藏資源管理優(yōu)化策略

文/湖北美術(shù)學院 朱旎

湖北美術(shù)學院（簡稱“湖美”）是華中地區(qū)唯一一所多學科門類與多學歷層次的高等美術(shù)學府，校圖書館擁有以美術(shù)學、設(shè)計學為主的紙質(zhì)圖書、期刊及特色館藏資源。在特藏資源領(lǐng)域，圖書館累計收藏了1000多幅書畫真跡，其中包含古代與近現(xiàn)代藝術(shù)家作品，370多幅中國畫高清復制畫、1200多件拓片、1000多冊古籍線裝書、數(shù)千件民間藝術(shù)品及10多件雕塑作品。根據(jù)現(xiàn)有資料，已知收藏的書畫真跡作品中最早的創(chuàng)作年代為1648年，距今已有300多年歷史。

收藏的作品數(shù)量多、種類多、跨度時間大，對藏品管理工作都存在一定的考驗。然而，由于歷史原因和現(xiàn)實條件的限制，在日常藏品管理工作中仍存在很多不足之處。

一、湖美圖書館特藏資源管理現(xiàn)狀

（一）管理制度不完善。湖美圖書館沒有設(shè)立專門的特藏部，特藏品工作都是由圖書館員執(zhí)行。由于相關(guān)管理制度不完善，存在責任分工不夠明確，藏品出、入庫流程不夠詳細，藏品登記要求不夠規(guī)范、細致等問題，對形成有效、科學的管理體系有一定的阻礙。

（二）藏品資料有待完善、分類不夠細致。藏品管理制度不健全、登記藏品信息缺乏統(tǒng)一標準的情況，容易造成登記細節(jié)不一致，導致記錄信息不夠全面。尤其是有些批量收藏的作品，缺乏單件物品的詳細記錄。在藏品分類方面，目前的分類方式是按照收藏來源和收藏時間兩個主線，但是這樣的分類方式比較籠統(tǒng)，不利于后期藏品的整理與存放。

（三）庫房空間不足。隨著時間的推移，湖美圖書館的藏品數(shù)量和種類都在不斷增多，除了有以紙質(zhì)媒介為主的拓片、古籍、國畫、版畫、水彩畫外，還有布面油畫、銅制與瓷質(zhì)的雕塑、民間手工藝品和各種農(nóng)具等物件。現(xiàn)有存儲空間已顯局促，不便于藏品清點和取用等工作，如果還需要拍攝大件藏品，則更是施展不開。

（四）柜架有待修理和調(diào)整。現(xiàn)在使用的主要是木質(zhì)柜架和鐵質(zhì)底圖柜。有的木質(zhì)柜子使用年限長，較為簡陋；有的底圖柜出現(xiàn)滑道損壞、開關(guān)鎖不靈敏等問題，都需要及時修理與更換。而且柜子都是固定大小，遇到尺寸較大的油畫、雕塑類藏品，只能直接放置在地上，增加了藏品的受損概率。

（五）藏品存放方式有待調(diào)整。由于庫房擁擠，只能找位置、擠空間放置藏品，有些紙質(zhì)的藏品甚至只能摞在一起或卷在一起，如不詳細標明，很難迅速從柜子中找出所需藏品。此外，藏品質(zhì)地不同，存放條件也應該不同。由于庫房金屬柜最多，所以藏品大部分都存放于金屬柜中，但金屬柜并不適用于存放所有材質(zhì)的藏品。另外，所有藏品都是按大類統(tǒng)一存放，沒有根據(jù)級別或其他個性因素來安排。

（六）庫房各種設(shè)備有待建設(shè)和更新。庫房采用的溫度控制設(shè)備落后，沒有安裝智能的恒溫恒濕系統(tǒng)，不能滿足精準控溫控濕需求。而且安保設(shè)備沒有形成聯(lián)動機制，不利于藏品的安全保護工作。

（七）藏品管理人員不足，專業(yè)性不強。目前，藏品管理工作面臨的主要問題是人手不足，現(xiàn)有館員關(guān)于書畫作品的保管、養(yǎng)護方面的專業(yè)知識儲備不足，在書畫作品鑒定的專業(yè)性上也有一定的差距。

二、湖美圖書館特藏資源價值和管理優(yōu)化的意義

（一）湖美圖書館特藏資源價值。湖美圖書館特藏資源中絕大部分藏品是具有獨特價值的藝術(shù)作品，是人類智慧與實踐相結(jié)合的創(chuàng)造性的產(chǎn)物，是創(chuàng)作者們對于藝術(shù)、對于美的追求與表達，具有藝術(shù)價值；它們誕生于不同的歷史時期，能反映當時的社會及思想形態(tài)，具有歷史價值；這些獨一無二的藝術(shù)品對于學校、對于社會來說，都是可供研究和學習的珍貴資料。

（二）特藏資源管理優(yōu)化的意義。管理優(yōu)化主要從“管”的優(yōu)化和“理”的優(yōu)化兩個方面來分析：

1.“管”的優(yōu)化有利于更好地保存藏品。藏品管理工作不是一成不變的，“管”的優(yōu)化是通過實施一系列更科學合理的舉措，達到更好地保護、保存藏品的目的。通過遵循科學的藏品保管制度、采用科學的藏品存儲方法，利用先進的技術(shù)、設(shè)備和手段，加強防火、防盜、防破壞等安保措施，進一步確保藏品安全。再者，通過提升藏品存儲條件、更新設(shè)備，規(guī)范工作人員操作流程，盡量將藏品受到自然或人為損害的可能性降低。

2.“理”的優(yōu)化有利于更好地利用藏品。“理”的優(yōu)化體現(xiàn)在通過對現(xiàn)有藏品資料更合理細致的分類與科學化的整理，讓其更好地被推廣和利用。管理藏品要突破“只藏不用”的壁壘，館藏的文化價值與藝術(shù)價值都頗高的書畫作品如果不能被很好地利用和研究，便是一種資源的浪費。因此，日常特藏品資料整理工作越細致，越能為藏品的存放取用操作提供便利，越能為藏品的高效推廣利用提供理論和數(shù)據(jù)支撐。

三、特藏資源管理優(yōu)化對策

（一）完善藏品管理制度。根據(jù)《中華人民共和國文物保護法》，結(jié)合本館實際情況，更新現(xiàn)有的藏品管理制度，同時完善、更新藏品提用制度。強化統(tǒng)一標準，明確崗位職責，確保藏品管理人員保持相對穩(wěn)定。細化藏品收集、登賬、編目、建檔等工作要求，在藏品收藏入庫登記時要按照制定的統(tǒng)一標準記錄信息，并注重原始資料的收集，做到每一件藏品賬目清楚、編目詳明、查用方便。明確藏品出入庫的相關(guān)要求，確保藏品在出借、回收過程中的安全，做到妥善保管藏品、科學管理庫房。

（二）注重整理藏品相關(guān)資料。具體做法如下：

1.完善藏品檔案。藏品檔案是掌握藏品全部情況的完整記錄材料，也是對藏品研究深度的集中反映，因而做好藏品的建檔工作非常重要。一是要單獨針對每一個物件建立詳細的藏品檔案，包括名稱、作者、質(zhì)地、尺寸、重量、現(xiàn)狀、印記題跋、來源等。二是作品被收藏的故事、流傳經(jīng)歷等等。三是收集整理作者的相關(guān)資料、判斷收藏的作品是否屬于作者的代表作。四是藏品的鑒定意見和有關(guān)研究成果的資料。在整理藏品檔案時要注意及時記錄、更新藏品檔案，比如藏品的提用記錄，包括用于陳列展覽、科研、教學等活動；注重收集在藏品使用或展示期間的相關(guān)資料，如照片、影像等音像材料。除了紙質(zhì)的相關(guān)材料，還要重視建立與紙質(zhì)版一致的電子檔案。注意文件的備份，以防意外損毀和丟失。

2.細化藏品分類。目前常規(guī)的藏品分類方式分別是按年代、用途和質(zhì)地分類，但是為了讓呈現(xiàn)數(shù)據(jù)更加直觀、為了建設(shè)湖美圖書館精品館藏數(shù)據(jù)資源庫時能有更詳細的分類搜索目錄，還需要細化藏品的分類。筆者認為可以從藝術(shù)家、地域美術(shù)、非遺文化等幾個方面詳細分類。比如以藝術(shù)家為主線的分類，能清楚知道館藏有多少位藝術(shù)家的作品，還能快速知道藏有某個藝術(shù)家的作品共計多少件。湖美圖書館館藏的書畫作品中有一大部分都與“湖北”有著不解之緣，比如館藏有“湖北三老”——張肇銘、王霞宙、張振鐸的國畫作品及課徒稿；有長江畫派成員湯文選、劉一原、周韶華、邵聲朗、馮今松等先生的作品等等。可以把與湖北地域相關(guān)的書畫作品單獨做分類，為相關(guān)研究與展示提供便利。館藏的剪紙、漢繡、挑花等等民間藝術(shù)品屬于非遺文化，也可以做一個歸類，方便非遺文化的研究與展示，有利于圖書館的非遺建設(shè)。

（三）拓展藏品儲存空間。優(yōu)質(zhì)的存儲空間對于珍貴的作品來說至關(guān)重要。針對目前庫房條件來說，首要的是拓展存儲空間，確保所有藏品的安全與穩(wěn)定，而當下最好的改善契機莫過于新館建設(shè)。新館建設(shè)前期除了考慮庫房的面積外，還應該規(guī)劃其他功能性的空間，比如預留出藏品拍照的空間，方便藏品入庫登記；增設(shè)藏品修復室，為就近修復殘破書畫文物提供可能。若是一個空間能滿足藏品保存、拍攝、修復等多種需要，就能減少珍貴書畫的大范圍移動，降低藏品損耗概率。

（四）更新柜架。老舊的、出現(xiàn)質(zhì)量問題的存放柜都要被淘汰，再根據(jù)不同種類、不同材質(zhì)、不同大小的藏品購置或定制滿足其需要的新柜架。從特藏品種類與質(zhì)地還有武漢地區(qū)氣候狀況來看，大多應使用具有密封性的木質(zhì)柜架。柜體設(shè)計要根據(jù)藏品尺寸，每一層合理測量、規(guī)劃，既要滿足收納又不會造成空間浪費。

其中，木質(zhì)架子也很重要。卷軸之類的畫作可以放置于屜柜里，但遇到比如尺寸較大，無法卷曲的布面油畫和已經(jīng)裝框的各種畫作時，柜子就明顯不合適了。比如館藏油畫《秘密公園藍NO.32》尺寸是180cm*150cm，就需要合適的架子來存放，而且考慮拿取和空間利用，也是豎放比橫放更合適。因此，應定制長條木架，分成若干排，每排以兩根立柱作為分隔，每排立柱間預留15～20公分的寬度，這樣每一件作品都能不貼地面豎立放置，又能因立柱的分隔相互獨立，避免擠壓損傷。

（五）調(diào)整藏品存放方式。藏品存放需要符合既能妥善保護又能方便查找與取用的要求。要適當增加保護工具，采取分級保護措施，對鑒定的特級和一級藏品進一步增加防護。比如給鑒定價值高的紙質(zhì)或絹質(zhì)的書畫作品定制大小合適的密封的囊匣，進一步避免因灰塵、霉菌或微生物對作品造成損害，而且單物單匣更方便工作人員存放與取用。對于分好類的小尺寸剪紙作品，摞在一起放置不方便翻看與查找，而且在抽取其中一張的時候也可能出現(xiàn)損壞的問題。因此，應在充分壓平后，存放于透明塑料活頁文件夾中，這樣一個文件夾就是一個大分類項，每一頁透明文件袋又使得翻看和拿取更加方便安全。

（六）更新調(diào)控與安保設(shè)備。要安裝智能恒溫恒濕空調(diào)系統(tǒng)，確保工作人員方便即時監(jiān)測庫房溫濕狀況，保持庫房空間溫度與濕度的恒定性；添加空氣凈化裝置，保證庫房空氣清潔。再者，升級消防與安保設(shè)備及系統(tǒng)，建立聯(lián)動機制。比如消防方面建立自動感煙、感溫等報警系統(tǒng)和自動滅火裝置。安保方面，建立完善庫房外的智能監(jiān)控與報警系統(tǒng)，將監(jiān)控與安保范圍擴大。

（七）加強藏品管理隊伍建設(shè)。增加藏品管理人員數(shù)量，配備一名專業(yè)的文物管理員，這是藏品有效管理的有力保障。圖書館并非博物館或美術(shù)館，不可能所有館員都具有文物管理相關(guān)專業(yè)背景，針對這種情況，可實行對現(xiàn)有館員進行藏品管理專業(yè)培訓，提高館員藏品管理工作思想意識，加強工作規(guī)范引導，增加館員在書畫作品保管與養(yǎng)護方面的知識與能力。

四、結(jié)語

湖美圖書館的特藏資源有著藝術(shù)價值、歷史價值與文化價值，是寶貴的藝術(shù)財富，科學管理這些資源顯得尤為重要。針對目前管理不足之處，在優(yōu)化管理工作中需要結(jié)合特藏資源的特點全面調(diào)整與更新，制訂切實的方案策略，保證藏品得到科學的保存，能被更好地利用。