事業單位辦公室檔案規范化管理措施

文/吉首市德夯風景名勝區管理處 吳小艷

檔案管理是事業單位辦公室系統工作開展的基礎，也是辦公室業務開展與結果反饋的前提。規范化管理是對事業單位辦公室檔案進行統一、集中、安全、高質的管理措施。當前，事業單位辦公室檔案管理存在管理流程復雜、軟件設施不先進、管理制度不完善等問題，阻礙了檔案規范化管理進程。因此，探究事業單位辦公室檔案規范化管理措施具有非常重要的現實意義。

一、事業單位辦公室檔案規范化管理的內容

德夯風景名勝區管理處的檔案工作主要以《檔案法》及州、市檔案管理要求為依據，在每年年初成立領導小組，以專題研究的方式抓好一年的檔案工作，建立健全檔案管理機制并制訂檔案管理工作計劃，狠抓責任落實，統一部署。安排一名辦公室人員專門推進檔案接收、整理、保管、利用等程序，在規定時間內完成檔案文件的收集、歸類、登記、入庫，并編制檔案目錄，按照永久、30年、10年的保管期限存放，并定期清掃檔案室，有序開展防火、防蟲、防盜、防霉以及其他安全隱患整改工作。在確保檔案管理環境安全的情況下，單位應注重檔案利用等級與制度化管理，并為檔案工作提供充足的經費保障。2022年，單位共整理文書檔案33盒822件，利用檔案35人次，共移交2013至2018年檔案74盒1877件，目錄2套，投入經費3500元。

二、事業單位辦公室檔案管理現狀

（一）管理流程復雜。從事業單位辦公室檔案管理實踐過程來看，檔案編號、整理、歸檔處理流程復雜，需要提前整理人員編號電子表格并進行對應紙質檔案編號，后期整理檔案到入庫歸檔期間也存在錯位風險，對事業單位辦公室檔案規范化管理提出了較大挑戰。

（二）軟件設施不先進。當前，事業單位辦公室檔案軟件設施不夠先進，無法有效幫助辦公室檔案管理者進行信息規范處理，人力資源損耗問題較為突出。無法為事業單位辦公室檔案規范化提供支持，影響了檔案管理規范化進程。

（三）管理制度不完善。較之一般企業，事業單位內部具有一套獨立的檔案管理制度。但是，持續擴展的檔案資料內容對管理制度提出了更高要求，以往的人員崗位責任制度、檔案查閱利用制度、檔案保密工作制度與檔案銷毀鑒定制度等先后呈現出一些不適應之處，影響了檔案管理的規范化進程。

三、事業單位辦公室檔案規范化管理措施

（一）簡化管理流程。電子簽章是簡化事業單位辦公室檔案規范化管理流程的首選工具之一。現代環境中的電子簽章特指經編碼與算法將圖像處理為電子化簽章，電子簽章所在第三方平臺與政府事業單位達成電子簽章協議，為事業單位提供安全、保密的電子簽章，適用的公文涵蓋網上辦公系統流轉的多類別行政文件、辦公室文件，涉及表格類文書、制作類文書、填充類文書等，與加蓋實物印章的紙質公文具有同等法律效力。

首先，由辦公室統一制作并頒發電子簽章，由辦公室文書（或其他指定專人）保管，相關人員應自覺遵守檔案管理制度，進行電子簽章的維護、運行與管理，定期更改密碼。

其次，辦公室檔案管理人員通過嵌入式提取方式，將業務系統需要轉換為PDF版本的文件文檔數據自動導入電子檔案管理系統中，并根據需要批量生成通用版本文件的文檔。針對處于Word、ORACLE、XML、Mysql、Excel、Access等不同數據源內的PDF版本文件轉換數據，直接在電子簽章系統中引用相關數據源，根據版本文件模板定義格式，進行版式文件的自動合成；針對自主開發的版式模板，利用電子簽章平臺自帶的模板控制功能，靈活定位版式模板字段、調整版式模板填寫區域，涵蓋填充域的寬度、坐標、長度、位置分布、間距以及版式文件模板導入導出、修改保存等。

最后，經系統提供專用接口，將事業單位辦公室原始信息配合時間戳、數字簽名、數字證書等信息打包保存到PDF版本文件隱藏域，允許使用單一簽名單元或若干簽名單元信息。其中數字簽名為單向散列函數、非對稱加密（Secure Hash Algorthm 256）技術的組合——固定256bit加密數據，可以將電子蓋章轉換到數字世界，由檔案管理者保存私鑰，公鑰發布到辦公室網絡節點，私鑰擁有者可以生成簽名，辦公室節點經公鑰驗證簽名準確性。對于PDF可信電子檔案文件，使用事業單位服務器證書，進行電子簽章，自動執行簽章服務并返回簽章結果后，經PKI（公鑰基礎設施，Public Key Infrastructure）技術加蓋安全、精準、可信的時間戳。整個過程省略了辦公室檔案查閱者向自身所在部門申請、再向被查檔人員所在部門領導申請、申請后向檔案總管申請等環節，將線下蓋章經數字簽名方式實現，提高利用效率。

除利用電子簽章簡化辦公室檔案管理流程外，還應根據日常工作內容，建立健全辦公室檔案基本情況統計臺賬，對報送機關、附件、文種、磁盤等載體承載的檔案入庫、移出、保管、鑒定、整理、利用、銷毀、經費、設備、機構、人員等信息進行全面核查，一次性提出缺少部分，規避多次報送問題。同時，辦公室可對現有檔案文件的數量、報送范圍進行壓縮，按照規定的統一格式、口徑，及時編制、分析、上報檔案統計相關資料，并明確檔案載體紙張要求、載體字跡要求、現代設備打印材料要求，落實簡明扼要的書文風格以及問題分析原則。在壓縮檔案收錄文件內容的基礎上，從提高檔案審批效率著手，要求一般文件在24小時內提出擬收錄意見報送主管部門，加急或特急文件建立綠色審批通道，提高審批速度，確保辦公室檔案審批機制的快速、有效性。同時引入手機在線審批功能，在線授予副職審批人審批權限由其在線審批，在審批通過后，立即傳送給檔案查勘人。整個過程中，指派專人依據審批規范化模式要求，對審批過程進行階段性抽查，主動查找檔案審批管理中的不足，梳理檔案審批流程簡化前后標準差異，形成檔案規范化管理閉環，為各類檔案管理事項完整率、準確率、及時率的提升提供依據。

（二）升級軟件設施。升級軟件設施是當下事業單位辦公室檔案規范化管理的關鍵。在計算機硬件配置的基礎上，辦公室檔案管理者可以引入區塊鏈技術、云平臺設施等。

1.區塊鏈軟件設施。區塊鏈技術特有的去中心化、不可篡改、防偽、可匿名特性在檔案信息記錄、借閱、利用、存證等環節具有突出優勢。在區塊鏈平臺中掃描事業單位檔案內照片或錄入檔案中簽名，將辦公室檔案轉化為區塊鏈可理解語言。此時，辦公室成為區塊鏈網絡的對等節點，每一個節點都可以上傳檔案材料進入區塊鏈，經節點投票認證后，在智能合約的約束下分享到區塊鏈的各個節點，便于辦公室各節點保存在同一份檔案信息中，規避中心數據庫被攻擊致使檔案信息可信度存疑。在歸檔期間，可直接調取節點下單份檔案資料，經區塊鏈技術歸并，在提高檔案規范化管理效率的同時，降低整個過程中人力資源損失，從源頭解決檔案遺漏、有意篡改問題。

2.云平臺設施。為解決事業單位辦公室檔案規范化管理過程中存在的信息共享、協同溝通、資源調配等問題，可以引入事業單位辦公室檔案管理一體化云。以一體化云平臺為中心，匯集單位基建檔案、管理檔案、經營檔案、會計管理檔案、實物檔案、設備檔案、聲像檔案、人事檔案與圖書檔案。其中，風景名勝區工程檔案管理涵蓋市場調研、行政發文、產品文件、實物案卷、會計案卷、聲像案卷、職工案卷、征管文件、行政收文、市場檔案目錄、演示庫等。在云平臺支持下，辦公室檔案管理人員可以根據要求利用增、刪、改、查功能鍵進行數據處理、數據查詢的規范化操作，并根據需要將數據規范轉換為XML或PDF格式。對于批量文件，利用文件樹的管理方式，結合規范化目錄，實現批量掛接，最終以現代案卷視圖的形式表現，包括案卷視圖、經典案卷視圖、層次視圖、機構視圖等。整個過程中，實物檔案與電子檔案數據聯動，實時自動更新數據狀態，辦公室檔案數據可跟蹤，避免人工記錄差錯或更新滯后對辦公室檔案規范化管理的影響。

（三）完善管理制度。在檔案工作規范化管理熱潮的推動下，事業單位辦公室檔案管理者應緊緊圍繞單位工作大局，完善管理制度，拓寬檔案領域，為檔案規范化管理提供依據。同時，圍繞檔案工作規范化管理的推進要求，以檔案管理人員崗位責任為核心，落實穩中求進原則，統籌推進檔案規范化管理制度建設。進而組織檔案管理者與檔案使用者反復修改、論證，并公開征求單位基層工作人員意見，落實民主方針，匯集單位基層智慧，在確保辦公室檔案安全的前提下，盡力提升檔案管理質量與效率。

1.職責制度。事業單位辦公室檔案管理人員應嚴格按照《中華人民共和國檔案法》《湖南省檔案管理條例》與《檔案管理違法違規行為處分規定》進行操作。在落實《中華人民共和國檔案法》的基礎上，事業單位辦公室應樹立檔案法治意識，學習檔案專業知識，了解檔案收集、保管、鑒定、保護、統計等工作內容，并參與編制資料檢索工具、檔案檢索工具，依據相關法律規范開展檔案資政服務。同時，指導、監督單位所屬部門、二級機構檔案工作，保證檔案室整潔，及時登記、匯報、搶救檔案破損等安全隱患。若檔案工作人員發生工作變動，要履行檔案移交手續，并參與編制檔案移交清冊，在單位部門主要負責人、分管領導的監督下移交。

2.檔案保密制度。在明確人員在檔案收集與歸檔方面職責的基礎上，從檔案保密著手，責令檔案管理人員采取有效措施維護檔案完整性與安全性，依法依規變更檔案密級，規范解密程序，不得擅自變更原始檔案文件密級，或者摘錄、匯編、引用、復制屬于單位秘密的文件、資料。同時按照國家有關規定，嚴禁未經事業單位授權的任何組織、個人公布單位檔案，單位辦公室為檔案公布的唯一主體，在確保國家安全、國家利益的前提下公布開放檔案，充分彰顯單位檔案文化的魅力。對于泄密事件責任人，第一時間查明被泄露的國家秘密的內容、密級，根據可能造成危害的范圍、嚴重程度、有關責任人、事件主要情節，上報單位領導、有關部門。

3.檔案銷毀鑒定制度。檔案銷毀鑒定制度是維護檔案專業性、保密性的關鍵制度。單位檔案管理人員應與辦公室主任、分管領導共同成立檔案銷毀鑒定領導小組。以小組為單位，對保管期限屆滿的檔案進行鑒定，判定是否延長保管期限，并對到期不具備保存價值的檔案提出意見，登記造冊并書寫申請報告。得到批準后，由小組開展指定檔案的鑒定工作，并由小組參與鑒定人員簽署個人確認信息。整個鑒定活動中形成的文件資料均需歸入特定年份的文書檔案并永久保存，杜絕單位或個人在不經過鑒定的情況下擅自銷毀檔案。

四、結語

檔案是事業單位辦公室在科學研究、文化傳承創新、社會服務等活動中形成的歷史記錄，涉及多種形式，具備保存價值。針對事業單位在檔案管理流程、軟件設施、管理制度等方面存在的不足，單位辦公室檔案管理者應根據新形勢開展檔案工作規范化管理的要求，簡化管理流程，升級軟件設施，完善管理制度，為檔案規范化管理提供保障。