數字化檔案館建設實踐
——以張家港城建檔案館為例

文/張家港市城建檔案館 何向

在數字化檔案館的建設中，由于市縣二級檔案局普遍缺乏對其中關鍵知識信息的正確理解，缺乏對國家宏觀政策和微觀動向的一致把握。時日久之，形成了多個“信息孤島”。其中應用水平差異、技術標準不同、服務內涵不同、市場預期價格不同、業務信息不整合都是影響數字檔案館資源整合的技術性問題。同時，在信息標準化、整合思想、整合資金、項目發展推動、服務拓展等方面，也缺乏系統的理論指引。本文從數字化和信息化整合的角度，探討數字化信息如何在整合自身資源的過程中實現自身的主動性，以指導今后數字檔案館的構建和發展與實踐。

一、數字化檔案館的概述

（一）數字化檔案館的概念。數字化檔案館是指各級類別檔案館為滿足社會信息技術發展日益增長的對檔案信息資源保管、使用需要，應用現代信息系統、高新技術對數字檔案資料實行收集、處理、儲存、保管，并借助各種技術平臺，實現公眾文檔信息技術和資源共享應用的文檔信息集成系統。如今，由于信息化、數字化高速發展，電子公共信息資料的存儲已成為保存數據與資料重要組成部分。同時，計算機技術的發展也讓數字化檔案館的建立有了科技基礎，進而使數字化檔案館的建立變為可能。

（二）數字化檔案館的優勢。數字化檔案館在技術結構、信息管理和傳播、使用、服務等方面具有以下優勢：

1.檔案館具有智能化設備。數字化檔案館在檔案的實物保管、檔案管理以及辦公檔案管理上都進行了有效的自動化，不過這些都要以傳統檔案館技術為依據。

2.檔案資料數字化。館中的檔案資源主要形式是數字化檔案資源，也是對普通檔案室中的檔案進行形式化改造，進行系統存儲、集中管理，進而達到實物資源的數字化。

3.檔案傳輸網絡化。即數據能夠在網絡上實現隨意傳送，使用者在任意時間、空間都能夠查詢所需的檔案信息，而不用像過去那樣需要去檔案館里進行檢索。

4.以客戶為核心的在線業務模型。建立數字化檔案館最重要的目的是希望能夠使客戶不受時間與空間的束縛，自由自在地得到自己需要的資料數據資料。

5.綜合應用技術。涵蓋了當今世界上幾乎全部的前沿的信息，包括電子計算機、互聯網通信、存儲、數據庫、可視化等，大量的信息讓數字化檔案館的建設更加方便。

二、數字化檔案館建設實踐過程

（一）總體需求。數字化檔案館的電子歸檔系統為各地政府管理機關提升檔案管理效能、減少管理成本、管理成本提供了基本條件。檢索和使用電子文檔，可以進一步推廣電子政務體系的建立與使用，更為高效地服務于地區社會經濟建設（詳見表1）。

表1 數字檔案館需求統計表

（二）基礎架構。張家港市城建檔案館建設的過程和步驟，堅持所有的規劃和籌備，實現了“三值對等、兩相一致、兩手共享”。即在信息網絡平臺建設與基礎信息建設與管理、信息建設與安全管理與管理、數據存儲與電子數據日常、服務需求與目標期望、安裝軟硬件設施等方面保持平衡；整合開發建設，協同技術培訓、房地產開發和未來企業管理；在設計方面，必須做的工作是合理的和可能的，既要考慮到管理和使用的要求，又要考慮到未來的需要。張家港數字檔案館整個系統具備“五大平臺、三大基礎支撐”。具體如下：

1.五大平臺。（1）信息管理部門負責檔案數字化工作和館藏各類檔案的全部數字化管理工作，包括檔案、影像檔案、多媒體檔案和其他大型檔案，并收集和保存館藏的附加電子資料。（2）信息平臺，存儲采訪的數字化信息，建立重要信息和眾多應用數據庫。（3）更新信息和查詢使用事件的應用平臺，如業務中心平臺智能廣告和使用、檔案網絡遠程檢索平臺、黨政網絡檢索平臺等。（4）備份平臺，對數字數據進行異地備份或多重備份。（5）歷史檔案管理，傳統檔案和數字檔案管理檔案的完成和使用。

2.三大基礎支撐。（1）數字化檔案館的機房管理。（2）物智能管理，包括計算機網絡通信系統、庫房的自動控制、檔案與實體物聯的智能控制等。（3）大成智能集成系統。數字檔案館是未來檔案館智能化發展的云計算平臺和大數據技術，已被國家列入發展規劃。目前，數字化檔案館的建成技術已達到了相當高的水平。

三、建設成果

（一）實現了信息共享。數字化檔案館的成功建設實現了檔案互查互聯，成為推動提高檔案管理能力和檔案業務可持續發展的有力工具。

1.當前數字文件檢索系統的發展趨勢。館內公共自檢設備8套、人工輔助檢索設備4套以及識別客戶的指紋識別裝置。既能夠用在業務大廳內便捷檢索文件目錄和文檔中的原始信息，也能夠登錄網絡實現檢索業務、還能夠查閱公開的文檔。而電子觸摸屏多媒體的應用也方便了對資料的檢索，檔案不用出庫也能夠達到檢索信息的基本條件。

2.張家港檔案局積極開展網上數據共享工作。數字化檔案館項目完成了所有文件的數字化轉變以及對網上的目錄部分的整合。

3.構建完善的政府數據信息服務體系。通過現代化的技術研究發展了信息檢索的作用，檔案庫中已經存在1萬多份重要的、法規性的數字化電子文檔資料。而且由于檢索方法的簡易性，利用網絡查閱資料的人越來越多，數據利用率逐年提升。

4.避免重復勞動，提高生產效率。對新生成的電子檔案、開放檔案等進行了網上或線下的歸檔到檔案數據庫，以避免對信息的重復記錄和重復勞動，從而防止了信息錯誤。

5.檔案數據的安全。可以采取各種安全措施來保證歸檔數據的安全，例如密碼、元數據信息、應用權限管理等。

6.能夠減少各單位對電子文件管理的分散投入。

（二）標準化管理。檔案館作為電子信息管理流程，將規劃、跟蹤、監控、檢索經驗等過程作為重要信息，實施了全面、高效、高水平的電子信息管理流程。在全市各區，納入電子檔案工作管理體系考核。同時，對各單位數字檔案館的規格、種類、條件等進行了多次修訂，增加了許多新的管理方式，如數據傳輸、電子數據歸檔等。以城建檔案歸檔為例，其標準化的流程如圖1所示。

圖1 城建檔案歸檔流程

（三）深化數據應用。檔案信息系統是城市建設的重要組成部分，也是檔案信息系統的重要組成部分。數字化檔案館建設讓相關管理部門加強了對檔案數據思維的認識，形成數據治理檔案的新模式。同時，檔案館需要建立城建檔案管理人員“用數據說話、用數據管理、用數據決策、用數據創新”的觀念和數據素質。同時，在數字化檔案管理的理論框架下，檔案的數字化發展應從目前的“載體開發”到“內容開發”，以整合、關聯、挖掘、分析、推動檔案知識發現與知識服務的發展，實現從檔案資料到知識資料的轉化。通過對檔案圖像、音頻、視頻等多種形式的數字文本進行分類，建立了目錄數據庫、全文數據庫和多媒體資源庫，實現對檔案內容的訪問、調用、更新、分析和處理，建成了真正的“智慧檔案庫”。

四、對未來數字檔案館發展分析

數字檔案發展不應該局限于某一地區，而應該樹立“互聯網”和“優質信息服務”意識，著眼于全社會。按照數字化文檔的廣義范疇，各區域可建立相互聯系數字檔案網絡，使歸檔的文件信息在有效范圍內實現資源共享。國務院辦公廳明確提出，我國文件主管部門必須建立我國公共文件網絡平臺，將全國政府的公開信息相互聯系，從而達到用戶可以隨時查詢的目標，并逐步地把國家檔案館中的各個地方政府部門的檔案室中的重要文件和公共信息資料開放上傳到網絡平臺，真正構建起了一個便于全國民眾查詢的國家文件體系。

2010年，國家檔案局印發《數字化檔案館建設指南》。張家港市在數字化檔案館建設項目中，著眼于未來數字檔案館發展的總體需求，在信息系統的建設中，考慮了信息系統的開放性、和諧性和擴展性。檔案信息可無縫接入各系統，保持上下信息垂直銜接，開放端口為全區創建國家信息電子紙提供框架。同時，在數字信息創建過程中引入“大數據思維”，提出“大數據”“大服務”等概念，為全區數字信息創建創造新局面。

五、結語

在城市發展過程中，檔案管理部門在實際工作中會面臨各種問題，工作難度也會逐步提高。因此，要不斷完善檔案館管理技術，提高檔案保管效率，進一步提升檔案保管管理的水平。現階段，相較于傳統城建檔案保管工作來說，數字化技術支持下，城建檔案管理工作具備了存儲方便、數據共享、快捷檢索、電子文檔的安全穩定等優點，能夠有效提高工作人員的效率和服務質量。