高校圖書館中文紙質圖書招標采購現狀調查研究
——以湖北省15所普通本科院校圖書館為例

文/武漢體育學院圖書館 肖夏 徐曉峰（通訊作者） 王晨綾

高校圖書館的中文紙質圖書采購是一項重要的基礎工作。國內傳統985和211高校預算經費普遍比較充足，分配給圖書館的文獻資源建設經費也相當可觀。但是，對于一些普通本科院校來說，這方面的經費投入不甚樂觀。本文對湖北省15所普通本科院校圖書館近年的中文紙質圖書招標采購工作情況進行了統計分析，以掌握目前圖書采購的現狀，總結了最合理的中文紙質圖書招標模式和方法。

從表1可以得知，15家圖書館的年平均中文紙質圖書采購經費是121.13萬元，紙質圖書采購經費普遍不足。2004年印發的《普通高等學校基本辦學條件指標關于監測辦學條件指標》要求，不同類別院校圖書館均年進書量指標是3或4冊，部分圖書館很難達標。值得一提的是，15家圖書館中只有3家在招標文件中明確提出了外文圖書的采購需求，其中武漢科技大學圖書館和湖北工業大學圖書館額外分別有30萬元和10萬元的外文圖書采購經費，這個數據沒有包含在表1中。湖北文理學院在50萬元的采購經費里明確提出包含采購不少于3000冊的外文圖書，這部分外文圖書采購總費用不確定，所以沒有去除。總的來說，15家圖書館中絕大多數對外文圖書采購沒有單獨安排預算，這可能是受到師生對外文紙質圖書需求不多、價格較貴和經費不足的影響。另外，對師生少量的外文圖書需求，完全可以采用文獻傳遞或查找電子版圖書的方式替代，在經費成本和時間成本方面更具優勢。

表1 15 家圖書館紙質圖書招標采購信息匯總表

一、競爭性磋商正在成為主流的招標方式

公辦高校圖書館的圖書采購經費基本上來自財政撥款，統計數據顯示，有3家采用了公開招標的方式，11家采用了競爭性磋商的方式，只有1家采用了詢價的方式。可見，競爭性磋商的方式是目前絕大多數圖書館的選擇。

（一）競爭性磋商方式采購的主要優勢。競爭性磋商和公開招標的主要流程和要求區別不大。競爭性磋商的優勢主要是招標流程時間大大縮短，能給圖書館每年的“采購季”留下更多的時間。而且，這兩種招標方式都是綜合評分法，也就是通過設置評分細則，抽取政府采購評審專家組成評委會打分，其中可以包括一名采購人代表，分數由高到低來確定中標供應商順序，綜合評分法是目前最公平合理而且有效的評標方式，確保了圖書招標工作的有序開展。

（二）詢價采購以最低價者中標，圖書采購中應該謹慎采用。15家圖書館中僅有一家采用的是詢價的方式采購。詢價是指采購人向有關供應商發出詢價單讓其報價，在報價基礎上進行比較并確定最優供應商的一種采購方式，適用于采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的政府采購項目，詢價過于傾向報價，忽視對供應商資格性審查和服務質量的考察。在紙質圖書采購中，對不同品類或不同出版社圖書的挑選是有很大選擇空間的，供應商的進貨采購成本差異也非常大。另外，供應商的圖書加工服務的質量同樣非常重要，應該作為重要評價指標考察，如果投標人采用惡意低價中標的方式中標，中標后卻不能提供質量有保證的圖書和配套加工服務，會給圖書館的采購帶來極大的風險和不確定性。所以，一般很少有圖書館會選擇詢價的招標方式來采購。當然，如果圖書館提前確定好所有計劃采購的圖書清單，在嚴格制定加工服務標準要求的情況下，也是可以考慮詢價采購的。

不管采取哪種采購方式，最終的目的都是為了挑選到優質的供應商，在采購政策許可的情況下，競爭性磋商是目前最優的招標采購方式，其次是公開招標，詢價應該謹慎選擇。

二、高校圖書采購可以大膽嘗試服務類型招標

表1顯示，15家圖書館中有13家在采購圖書時選擇的招標類型是貨物，只有兩家選擇的是服務。從一般理解上認為，紙質圖書采購應該屬于貨物采購，但實際上供應商不僅只是把圖書送到圖書館，一般還包括圖書的配套加工服務，即圖書編目取號、貼標簽、貼防盜磁條、覆膜、蓋章等加工環節。圖書加工質量也是衡量供應商供貨質量的一個重要指標。有實力的供應商一般有自己專業的圖書加工團隊，加工水平比較高且人員相對穩定；而有些供應商會把圖書加工環節外包給其他公司，相對來說加工質量很可能無法保證，問題較多。

（一）以貨物來采購缺點明顯。在實際采購圖書的工作中，大多數圖書館選擇用貨物的招標類型采購，這就要求圖書館每年都要進行新一輪的招標采購流程。實際上圖書館真正可以采購圖書的“采購季”時間是很有限的。雖然圖書采購經費一般都屬于政府財政資金，但資金來源不盡相同，經費到位有早有晚，而且高校的財務報銷截止時間一般在12月中旬，再加上寒暑假影響，每年圖書采購的時間最多只有4～5個月，時間緊張的甚至只有1個多月，圖書館的圖書采購會出現明顯的滯后現象，特別是對師生越來越多的個性化薦購需求無法及時得到滿足，最新出版的圖書無法及時采購入藏，待新書上架儼然已成舊書。

（二）圖書以服務來采購如何實現。《政府購買服務管理辦法》規定，政府購買服務合同履行期限一般不超過1年；在預算保障的前提下，對于購買內容相對固定、連續性強、經費來源穩定、價格變化幅度小的政府購買服務項目，可以簽訂履行期限不超過3年的政府購買服務合同。也就是說，在經費穩定的情況下，如果采用服務的招標類型，就可以做到兩年或三年招標一次，在具體的操作上，圖書采購可以考慮設置為圖書供貨服務，使用“1+1”或“1+2”的模式。也就是說，當年執行招標采購流程確定中標商，簽訂當年的采購合同，接下來第二年甚至第三年，在圖書館對供應商服務滿意的情況下，圖書館就可以直接和供應商續簽合同，這樣能大大縮減每年圖書采購的“等待期”。當然，圖書館可以通過第一年的合同條款約束供貨商，如果對供貨商當年的服務不滿意，可以選擇拒絕續簽合同，重新招標。如果第二年經費出現變動，也可以在第一年的合同里說明解決方案，比如可以按照經費的比例來分配給不同的供應商，這也是對圖書館權益的保障。

從表1可以看出，武漢工程大學和湖北經濟學院在這方面已經開始嘗試。武漢工程大學選擇的“1+1”模式，也就是當年招標第二年可以直接再續簽一年。湖北經濟學院選擇的“1+2”模式，可以連續續簽兩年。圖書館中文紙質圖書采購每年都要開展，且連續性強、內容相對固定、經費來源比較穩定，非常適合選擇服務的招標類型進行招標，既可以節約招標成本，減少采購流程的時間消耗，又能讓圖書館的圖書“采購季”時間大大增加，更好地保持全年圖書采購的連續性。

三、評分細則的制訂

15家圖書館的招標文件中只有三峽大學圖書館采用了詢價的招標方式，其他14家圖書館都采用的綜合評分法來確定中標商，綜合評分法是定性分析和定量分析相結合的數量化分析方法，引入權值的概念，使評價指標結果更具科學性，也有利于發揮評審專家的作用，還能有效防止不正當行為。它的準確性決定于正確選擇評分指標和確定權重。因此，評分指標的正確選擇，權重的合理確定是提高綜合評分法的科學性和可靠性的客觀基礎。

（一）評分細則的統計匯總。經過對14家圖書館制訂的評分細則進行匯總分析，主要有十二條受到普遍采納（如表2所示）。

表2 評分細則匯總表

評分細則主要分為價格、商務和技術三個部分。首先是價格部分，也就是供應商報出的折扣率，折扣率越低，價格部分得分越高。其次是技術部分，主要是對供應商在供貨過程中能夠提供的服務能力的評價。最后是商務部分，一般是對供應商的公司實力、信譽和業績等方面的評價。

關于價格部分，政策規定貨物項目的價格分值占總分值的比重不得低于30%，服務項目的價格分值占總分值的比重不得低于10%。所以，選擇不同的招標類型，對價格分的比重設置是有不同的要求的。從各家圖書館招標文件了解到，評標價格占比區間位于20%～40%之間，平均值為32.86%，其中有8家選擇了30%的價格分占比，這也是比較合理的選擇。

（二）評分細則條款解析。評分細則一般由采購人來制訂，它代表了采購人對供應商的實力和服務能力的綜合評價，是采購人對采購活動最關切點的逐項體現，同時也受到相關法律法規的約束，不能隨意制定。表2中第1、2、6、8、10、11條基本屬于客觀分，客觀分是根據投標人提供的符合要求的證明材料給分，有材料證明有則給分，沒有則不給分，相對更加公平，要求每位評審專家的評分必須一致。主觀分則是各位評審專家根據投標材料內容自行判斷給分，這也賦予了評審專家一定的“自由裁量權”。

可以看出，前三條14家圖書館均納入評分細則，其中對圖書供貨商采購渠道的要求非常重要，有實力的供貨商能獲得更多重要出版社的授權，擁有更順暢的采購渠道，確保圖書館圖書訂單的到書率。第2條類似業績的要求也是供應商在圖書館配業務方面服務能力的證明，圖書館配服務還是有其行業門檻要求的。第3條的圖書加工方面的要求，一般會對加工團隊人員的素質，加工差錯率等提出要求，最好是做出承諾。第4至8條也是過半圖書館會提出的評分要求，對售后服務的要求是必要的，圖書上架后，可能會有比如缺頁、排版錯誤、加工質量等明顯質量問題的圖書陸續被發現，甚至還可能有盜版書夾雜其中，這些可以要求書商終身質保，只要發現就隨時免費更換。第5條提供現采場地和服務也是很多館考慮比較多的問題，現采包括本地現采和全國各地的外采，是圖書館獲取一手圖書書單信息的重要渠道，可以組織圖書采購人員或師生參加圖書博覽會或圖書展銷會等，也可以到書商提供的自有的樣本書庫或圖書賣場門店去選書，第6條企業信譽和榮譽的考量也是對供應商實力的要求，良好的企業信譽是基本保障，在圖書館行業獲得榮譽可以獲得加分。第7條采訪數據質量的要求是一項基本要求，一般來說，圖書館會要求供應商提供量化的承諾，這樣能更好地確保后期服務質量。第8條增值服務承諾有8家圖書館專門提出，增值服務可以是書商根據自己的能力和特點給圖書館提供個性化服務，書商可以給圖書館提供專業的館藏圖書數據分析，可以協助圖書館舉辦校園書展，利用自有的作家資源聯合舉辦讀書分享會等活動，一般可以要求供應商提供服務承諾，便于后期開展合作。增值服務項的設置也是圖書館在這方面的一種嘗試，不必拘泥于傳統服務，書商多樣化的服務也能給圖書館的服務理念更多開拓創新的機會。第9至12條有少數圖書館采用，服務實施方案和應急預案需要供應商制定詳細的服務流程方案，能夠反映供應商的服務能力和經驗，屬于評審專家的主觀分評分項，便于主觀對比評分。類似項目用戶評價和類似業績的作用比較相近，類似業績的用戶一般都會給予正面評價，如有負面評價投標人也不會把材料放入投標文件。所以，建議可以選取一項評分即可，不必兩項都做要求。

制定招標文件時，對政策法規明令禁止的條款把關會比較嚴格，但是每個人對政策的理解不一樣，還是會存在偏差，所以仍然會存在不合理的情況。表2中列出的十二條基本代表了這些圖書館關切的重點，今后圖書館在制定評分細則的時候，可以參照這十二條來制定。

四、結語

目前，很多區域性的書商開始把業務向全國拓展，行業競爭更加激烈，如何挑選出更加優質的圖書供應商是高校圖書館全年圖書采購工作中最重要一環。競爭性磋商可以作為首選的招標方式，在招標類型的選擇上，圖書館不妨大膽嘗試以服務的類型招標，兩年或三年招標一次，合同逐年續簽即可，有利于減少采購成本和延長圖書館“采購季”。招標采購評分細則的制訂直接關系到中標商的選定，是招標文件的核心內容，圖書館制訂的評分細則要求越高，才能讓圖書供應商提高自身能力，對圖書館配全行業的發展也是有利的。本文匯總分析的十二條評分細則，可以作為圖書館制定評分細則的重要參考。