數字化時代檔案管理信息化的建設策略分析

梁峻峰

（廣西壯族自治區來賓市興賓區環境衛生管理站，廣西 來賓 546100）

檔案管理工作在我國已經有了多年的歷史，在曾經的檔案管理工作中，人們主要通過手工記錄信息為主，雖然能滿足傳統工作的需要，但是，在目前檔案信息不斷增加的情況下，工作人員就無法在短時間內高質量的將所有信息整理完成，如果想要按時完成檔案的整理工作，就需要投入更多的人力和物力，會增加檔案管理工作的成本。因此，為了滿足時代對檔案管理工作的要求，應挖掘數字化時代的價值，在檔案管理工作中應用計算機技術，將所有的紙質版檔案數據全部變為數字化信息，在計算機內收錄、整理、儲存、查閱檔案信息，既能提高檔案管理的效率，還能降低檔案管理工作中人力以及時間等資源的投入。

1 阻礙計算機技術在檔案管理工作中順利應用的主要因素

1.1 負責檔案管理的工作人員缺乏極高的綜合素質

傳統的檔案管理工作主要考察工作人員的檔案管理技術以及個人的工作素質，所以，多數檔案管理專業的人員都能順利勝任檔案管理工作，但是，在檔案管理工作中加入計算機技術時，工作人員的工作素質就成為一項阻礙因素。如果想要準確的使用計算機技術進行檔案管理，工作人員就應會熟練的操作計算機，能使用計算機收錄檔案信息、保存并修改檔案信息，由此可以看出，工作人員的計算機操作技術就直接決定了其工作質量。但是，我國傳統的檔案管理人員通常都不具備計算機的使用技能，并且使用計算機進行檔案管理的工作方式和傳統的工作模式具有很大的不同，如果工作人員的安全意識比較單薄，整理完檔案信息后沒有將其備份以及加密保存，很有可能就會造成信息的丟失以及泄露，無法高質量的完成檔案管理工作。

1.2 多數檔案管理部門缺乏完善的信息化設備

近年來，我國檔案管理部門才開始使用計算機技術進行工作，所以，此工作模式還沒有得到大范圍的普及，只有一些大型的檔案管理部門購買了信息化設備，并用其進行工作。一些小型的檔案管理部門還沒有足夠的資金配備完善的信息化設備，從而就會降低計算機技術在檔案管理工作中的順利應用。另外，對于一些偏遠地區的檔案管理部門來說，其不僅缺乏信息化設備，還缺乏互聯網技術的人才，從而就會從整體上降低我國檔案管理工作信息化的速度[1]。

1.3 在信息化的檔案管理工作中缺乏完善的規范制度

信息化的檔案管理模式和傳統的工作模式具有本質性的不同，所以，一直使用的工作規范制度已經無法適用現在的工作模式，所以，各個檔案管理部門就需要集中商議，制定統一標準的工作規范制度，才能對各地區的檔案管理工作進行統一管理，方便各地區檔案管理部門的溝通交流。

2 推動我國檔案管理信息化建設的有效策略

2.1 從檔案管理部門以及工作人員自身入手提升其工作素質

為了順利推動我國檔案管理信息化建設，首先需要解決的問題便是工作人員的綜合素質。當工作人員的素質得到大幅度提升，才能保證信息化檔案管理工作的高效性、保密性、準確性。所以，為了培養出高素質的檔案管理工作人員，應從檔案管理部門以及工作人員兩方面入手采取措施，才能解決檔案管理信息化遇到的首要難題。首先，檔案管理部門在向社會招聘檔案管理人員時，除了嚴格考察其檔案管理的專業知識，還應從實踐上考察其計算機的操作技術，才能從根本上提升工作人員的素質。其次，對具有豐富檔案管理經驗的工作人員來說，有關部門應組織其學習計算機技術以及計算機應用的保密方式，為其提供學習的途徑，才能提高其工作素質以及保密意識，盡量避免工作人員運用計算機技術進行檔案管理的工作過程中出現信息丟失、泄露的情況[2]。最后，由于信息技術的應用方式在不斷改進，所以，每一名檔案管理人員都應樹立終身學習意識，及時學習先進的計算機應用技術，才能隨時為檔案管理工作帶來更大的發展。

2.2 有關部門應加大對檔案管理信息化工作的資金投入以及技術支持

高質量的檔案管理信息化工作模式既離不開專業的計算機技術應用人才，也離不開配套的計算機設備。所以，為了促進檔案管理信息化進程，有關部門應從技術以及設備兩方面提供大力支持。對檔案管理部門已有的計算機設備進行篩查，淘汰掉老舊的計算機設備，購買全新的、先進的檔案管理工作所需要的硬件設備。另外，信息技術部門還應定期對檔案管理工作使用的網絡以及設備進行檢測維修，保證工作的順利進行。除此之外，信息技術部門還應為檔案管理部門提供專業的計算機人才，為其工作提供指導，才能保證其能運用正確的方式開展工作。

2.3 根據相關法律法規制定信息化檔案管理工作的規范制度

完善的規章制度能保證工作人員的工作行為以及工作效率，為了保證信息化的檔案管理工作順利開展，有關部門應根據相關法律法規制定信息化檔案管理工作的規范制度，對工作人員形成一種無形的規范，提高其責任意識。除此之外，形成完善的規范制度，能為檔案管理各個環節的工作提供保障，如果某一工作環節出現了問題，還能根據相關規定采取措施[3]。

2.4 采取措施提高檔案管理信息化的保密性

對于檔案管理工作來說，保密性與檔案的安全至關重要，如果檔案信息發生泄漏，不僅會對個人造成嚴重的影響，還會影響整個單位的發展，所以，在實現檔案管理信息化的過程中，不能忽視檔案信息的保密性以及安全性。信息化的檔案管理方式和傳統紙質的檔案信息相比，具有較高的嚴密性，但是，在網絡快速發展的過程中，各種網絡病毒以及黑客的數量也在不斷增多，一些不法分子為了得到高價值的檔案信息，就會通過不良手段獲取信息，所以，為了避免檔案管理信息化系統受到黑客以及病毒的攻擊，應采取信息技術提升檔案管理信息化的保密性。首先，可以提升工作人員的保密意識，要求工作人員及時對計算機進行殺毒，防止病毒的入侵。其次，可以從技術方面建立多層的防護系統，阻止網絡黑客攻擊檔案系統。除此之外，對于一些重要的檔案信息，還可以采取特殊方式進行保存，從而有效提升檔案管理工作的安全系數。

3 結語

總體來說，推動檔案管理工作信息化發展是時代發展的必然要求，但是，我國檔案管理工作信息化仍在探索過程中，必須及時采取措施解決掉探索過程中存在的問題，才能整體加快檔案管理信息化進程，從而提升檔案管理工作的時效性、準確性以及保密性。